المستندات والوثائق المطلوبة لزيارة الحوكمة

عند زيارة مندوب أو فريق تقييم الحوكمة، ينبغي على أخصائي الحوكمة في الجهات الخيرية أن يقوم بتجهيز وتوفير الوثائق والمستندات الواردة أدناه ووضعها تحت الطلب من قبل فريق أو مندوب تقييم الحوكمة أثناء زيارته للجهة الخيرية، ويفضل أن تكون مرتبة ومرقمة ومرمزة – إن أمكن – لتسهيل الوصول إليها، مما يساعد في تسريع عمل المندوب من جهة، والتعبير عن جاهزية الجهة للتقييم من جهة أخرى، وهذه الوثائق هي:

 1اللائحة الأساسية المحدثة والمعتمدة للجمعية
 2الإجراءات التي تمت عند التعديل على اللائحة، والمخاطبات والمراسلات الخاصة به ا
 3سجل أعضاء الجمعية العمومية المحدث
 4سجل محاضر اجتماعات الجمعية العمومية العادية
 5سجل محاضر اجتماعات الجمعية العمومية غير العادية
 6محتوى المراسلات والخطابات التي تمت بين الجمعية والمركز الوطني حول التغيير في أعضاء الجمعية
 7العمومية أو مجلس الإدارة
 8نسخ من الدعوات المرسلة للأعضاء لاجتماعات الجمعية العمومية
 9محتوى إرسال محاضر اجتماعات الجمعية العمومية للمركز الوط ي
 10محتوى محاضر فرز أصوات اجتماعات الجمعية العمومية
 11محتوى الإنابة في اجتماعات الجمعية العمومية
 12شهادات إفصاح أعضاء الجمعية العمومية عند تعارض المصالح
 13الخطة التشغيلية للجمعية
 14المراسلات والدعوات لاجتماعات الجمعية العمومية غير العادية
 15محتوى موافقة المركز الوطني على تنفيذ قرارات الجمعية العمومية غير العادية
 16قرار تعيين أو تكليف المراجع الداخلي
 17محتوى نظام الرقابة الداخلي
 18آلية إدارة طلبات العضوية في الجمعية العمومية
 19محتوى تقارير المتابعة والإشراف
 20سياسة تعارض المصالح المعتمدة
 21سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات المعتمدة
 22سياسة خصوصية البيانات المعتمدة
 23سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها المعتمدة
 24سياسة جمع التبرعات المعتمدة
 25سياسة تنظيم العلاقة مع المستفيدين وتقديم الخدمات لهم المعتمدة
 26آلية التأكد من استحقاق المستفيد للخدمة
 27آلية إدارة المتطوعين
 28لائحة الموارد البشرية المعتمدة
 29الميثاق الأخلاقي الموقع من العاملين في الجمعية
 30لائحة صلاحيات مجلس إدارة والصلاحيات الممنوحة للمجلس
 31قائمة بصلاحيات المجلس ومدة التفويض
 32تقارير متابعة ممارسة الصلاحيات الممنوحة من مجلس الإدارة
 33موافقة المركز الوطني على الصلاحيات المالية
 34قائمة أسماء أعضاء مجلس الإدارة المحدثة ووظائفهم الرئيسية والمدة المتاحة لهم
 35قائمة أسما ء أعضاء مجلس الإدارة في الدورتين السابقتين
 36موافقة المركز الوطني على أعضاء مجلس الإدارة
 37محتوى تقارير البرامج التوعوية الداخلية
 38محتوى قائمة الإجراءات المتبعة لتعريف أعضاء مجلس الإدارة الجدد بعمل الجمعية
 39قرار مجلس الإدارة بتعيين المدير التنفيذي
 40عقد المدير التنفيذي
 41خطاب تعيين المحاسب للمركز
 42مؤهلات المشرف المالي
 43موافقة المركز السابقة على المجلس الذي انتهت دورته أو الذي على وشك الانتهاء
 44قرار تشكيل لجنة الانتخابات
 45محاضر اجتماع لجنة الانتخابات مع مجلس الإدارة لعرض قائمة الأسماء الواردة من المركز
 46قائمة المرشحين لعضوية المجلس الجدد
 47تقارير تصحيح المخالفات إن وجدت
 48تقارير عدم وجود أية مخالفات مالية أو إدارية أو فنية على الجمعية
 49قائمة فروع الجمعية داخل المملكة
 50موافقة المركز الوطني على إنشاء الفروع داخل المملكة
 51قائمة المكاتب التعريفية للجمعية
 52محتوى قائمة الأنشطة التي تقوم بها المكاتب
 53التقرير السنوي المفصل عن القوائم المالية المعتمد
 54صورة من إرسال التقرير السنوي للمركز الوطني
 55التقارير المالية الربعية المعدة من المشرف المالي
 56صورة من إٍرسال التقارير المالية الربعية المعدة من المشرف المالي للمركز
 57التقرير السنوي لبرامج وأنشطة الجمعية المعتمد من الجمعية العمومية
 58تقارير برامج وأنشطة تحديد وفهم مخاطر جرائم الإرهاب وتمويله وتقييمها وتوثيقها
 59محتوى تقييم المخاطر المتأصلة والكامنة مطابقة مع عمل الجمعية
 60قائمة السياسات والإجراءات المتعلقة بتدابير العناية الواجبة لمكافحة جرائم الإرهاب وتمويله
 61قائمة المؤشرات الدالة على وجود شبهة غسيل أموال
 62قائمة السياسات والإجراءات عند الاشتباه في أن الأموال أو بعضها تمثل عمليات لها علاقة بغسل
 63الأموال أو أنها سوف تستخدم في عمليات غسل أموال
 64تقارير البرامج التوعوية للعاملين في الجمعية
 65شهادة تسجيل الجمعية
 66محتوى أنشطة الجمعية خارج نطاق الجمعية الإداري وموافقة المركز الوطني عليها
 67قائمة الأنشطة والفعاليات خارج المملكة ووجود موافقة الوزارة عليها
 68قائمة التعاقدات أو الشراكات أو الاتفاقات مع دول أو منظمات أو مؤسسات دولية ووجود موافقة
 69المركز الوطني عليها
 70قائمة استلام الخدمات والمساعدات للمستفيدين
 71موافقة المركز الوطني على جمع التبرعات
 72محتوى قائمة العقارات والاستثمارات في ملكية الجمعية
 73موقع الملفات والسجلات والمستندات داخل مقر الجمعية
 74بطاقات عضوية أعضاء الجمعية العمومية ومسخ البطاقات المسلمة للأعضاء
 75قائمة باللجان الدائمة والمؤقتة بالجمعية
 76محتوى قرارات تكوين اللجان وتحديد أعضائها واختصاصاتها
 77محتوى سجل التوظيف والوظائف الشاغرة والإعلان عنها
 78سجل الاستفسارات أو المقترحات أو الشكاوى التي تم أو يتم معالجتها
 79استبانات قياس رضا أصحاب العلاقة والقرارات المتخذة بخصوصها من مجلس الإدارة
 80تقارير التواصل مع المستهدفين لإبلاغه م عند نشر أو تحديث الأنظمة أ و اللوائح أو السياسات
 81الهيكل التنظيمي للوظائف المالية في الجمعية ضمن هيكل الجمعية المعتمد من مجلس الإدارة
 82بطاقات الوصف الوظيفي للوظائف المالية
 83لائحة السياسات المالية
 84دليل الإجراءات المال ي
 85إجراءات التعامل مع المقبوضات
 86لائحة المشتريات
 87سياسة الصرف للبرامج والأنشطة
 88تقارير مالية
 89سياسة الاستثمار

انقر على الرابط أدناه لتحميل ملف الوثائق المستندات المطلوب توفرها عند زيارة الحوكمة

انشر تعليقك

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

شعار ووردبريس.كوم

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   /  تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   /  تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   /  تغيير )

Connecting to %s