متطلبات حوكمة الجمعيات الأهلية

متطلبات أنظمة الحوكمة حسب معايير حوكمة القطاع غير الربحي في المملكة العربية السعودية، هي ثلاثة معايير، معيار الامتثال والالتزام، معاير الشفافية والإفصاح، معيار السلامة المالية، وتجدون في نهاية هذه الصفحة روابط تحميل الحوكمة – الإصدار الثالث (2022) بصيغة pdf

متطلبات معيار الامتثال والالتزام

وجود لائحة أساسية معتمدة من الجمعية العمومية والوزارة.
تتضمن اللائحة تحديد طريقة إنشاء الفروع داخل المملكة واختصاصات كل فرع.
تتضمن اللائحة اختصاصات مجلس الإدارة
تتضمن اللائحة آلية اختيار رئيس مجلس الإدارة، ونائبه، والمشرف المالي، واختصاصات كل منهم.
تتضمن اللائحة الأساسية (واللوائح الأخرى) اختصاصات المشرف المالي بشكل واضح.
تتضمن اللائحة آلية تشكيل اللجان الدائمة والمؤقتة واختصاصاتها وطريقة عملها.
تتضمن اللائحة فئات وشروط وأحكام العضوية في الجمعية العمومية.
بيان بأية تعديلات تم إجراؤها على اللائحة الأساسية خلال السنة المالية الحالية أو السابقة.
وجود الشواهد اللازمة حول اتباع الإجراءات المحددة عند تعديل اللائحة وقبل تحديثها واعتمادها.
وجود سجل متكامل ومحدث بأعضاء الجمعية العمومية
يتضمن السجل بيانات جميع الأعضاء المؤسسين ومن مضى على عضويته 6 أشهر على الأقل وحالة اشتراكهم وسداد رسوم الاشتراك -إن وجدت.
التأكد من عدم وجود تناقص في عدد أعضاء الجمعية العمومية الحاضرين لآخر اجتماعين.
وجود بيان في حال التغير على حالة أعضاء الجمعية العمومية، أو مجلس الإدارة، أو المدير التنفيذي، أو المدير المالي، أو المحاسب.
وجود الشواهد حول إبلاغ الوزارة خلال شهر من تاريخ حدوث التغير.
محضر فرز أصوات عند انتخاب مجلس إدارة جديد أو أحد أعضائه عندما يحين موعد ذلك.
وجود قرار إبراء ذمة مجلس الإدارة المنتهية فترته أو إبراء ذمة أحد أعضائه حال زوال عضويته.
وجود محضر اجماع الجمعية العمومية (العادي أو غير العادي) خلال السنة الحالية.
وجود دعوة خطية من مجلس الإدارة (أو نائبه المفوض منه) لانعقاد الجمعية العمومية.
تتضمن الدعوة على جدول الأعمال ومكان الاجتماع وتاريخ وساعة انعقاده.
بيان يؤكد أن كل من حضر الجمعية العمومية إما من المؤسسين أو من مضى على عضويته في الجمعية ستة أشهر على الأقل.
خطاب موافقة الوزارة والجهة المشرفة وأعضاء الجمعية العمومية قبل موعد انعقاد الجمعية العمومية بـ (15) يوما على الأقل.
وجود بيان يثبت أن الجمعية العمومية انعقدت بطريقة صحيحة وفقا لما يلي:
حضور أكثر من نصف عدد الأعضاء؟
صدور القرارات بالأغلبية في الاجتماع العادي، وأغلبية الثلثين في الاجتماع غير العادي ممن يحق لهم التصويت.
التأكد من أنه (لم) تتم مناقشة أي مسائل أو قضايا غير مدرجة في جدول الأعمال المرسل لأعضاء الجمعية العمومية قبل الاجتماعي.
وجود كشف يثبت إنابة (أو عدم إنابة) أي من أعضاء الجمعية العمومية في الاجتماعات.
وجود كشف يثبت أنه لا يوجد أي عضو حاضر أناب عن أكثر من عضو آخر في اجتماع الجمعية العمومية.
التأكد من أنه (لم) يتم طرح أية قضايا أو مسائل للتصويت عليها من قبل أعضاء الجمعية العمومية.
التأكد من أنه لا يوجد أي تعارض مصالح عند التصويت على أي قرار يعرض على الجمعية العمومية بشكل عام، وقرارات الاستثمارات والعقارات بشكل خاص فيما عدا انتخاب أعضاء مجلس الإدارة.
وجود محضر اجتماع للجمعية العمومية يثبت انعقاد (الاجتماع العادي) خلال السنة المالية الحالية.
يؤكد محضر الاجتماع أن الجمعية العمومية درست في اجتماعها الأول تقرير مراجع الحسابات عن القوائم المالية للسنة المالية المنتهية.
يؤكد محضر الاجتماع أن الجمعية العمومية العادية (أقرت) مشروع الموازنة التقديرية للسنة المالية الحالية
يؤكد محضر الاجتماع أن الجمعية العمومية العادية ناقشت تقرير مجلس الإدارة عن أعمال الجمعية ونشاطاتها للسنة المالية المنتهية.
يؤكد محضر الاجتماع أن الجمعية العمومية العادية ناقشت الخطة المقترحة للسنة المالية الجديدة، واتخذت التوصيات والقرارات بذلك.
خطاب رئيس مجلس الإدارة بإرسال نسخة من محضر اجتماع الجمعية العمومية مع محضر فرز الأصوات – إن وجد – إلى الوزارة خلال (15) من تاريخ الاجتماع.
وجود خطة تشغيلية لدى الجمعية للسنة المالية الحالية (مرسلة للوزارة).
التأكد من أن الخطة معتمدة من الجمعية العمومية بموجب محضر اجتماع مجلس الإدارة.
محضر الاجتماع غير العادي للجمعية العمومية (للسنة المالية الحالية أو الماضية) ودعوات وجدول الأعمال المرسل للوزارة والجهة المشرفة والأعضاء.
يؤكد محضر الاجتماع غير العادية وجود طلب مسبب لانعقاد الجمعية العمومية من قبل (الوزارة، أو مجلس الإدارة، أو ما نسبته 25% على الأقل من الأعضاء الذين يحق لهم حضور الجمعية العمومية).
التأكد من أن كل ما تمت مناقشته في الاجتماع غير العادي هو ضمن اختصاصات الجمعية العمومية غير العادية.
وجود خطاب بإرسال نسخة من محضر اجتماع الجمعية العمومية مع محضر فرز الأصوات – إن وجد – إلى الوزارة خلال (15) يوما من تاريخ الاجتماع غير العادي.
يؤكد المحضر عملية اتخاذ قرارات في الاجتماع غير العادي للجمعية العمومية.
التأكد من الحصول على موافقة الوزير على قرارات الاجتماع غير العادي قبل تنفيذها
وجود مراجع داخلي لمراجعة وتحديث اللوائح والسياسات الداخلية بقرار من مجلس الإدارة.
وجود قرار من مجلس الإدارة بتعيين المراجع الداخلي لمراجعة وتحديث اللوائح والسياسات الداخلية.
وجود نظام رقابة داخلي لمراجعة أوامر وقرارات الصرف الداخلية، ومراجعة تطابق قرارات الإدارة. التنفيذية مع السياسات واللوائح الداخلية المعتمدة.
وجود اعتماد مجلس الإدارة لنظام الرقابة الداخلي لمراجعة أوامر وقرارات الصرف الداخلية بموجب محضر اجتماع مجلس الإدارة.
وجود آلية مفعلة تمكن المجلس بالبت في قبول عضو الجمعية العمومية الجديد، أو اعتذاره، أو إلغاء عضويته بقرار مسبب.. ووجود ما يؤكد ذلك في محتوى طلبات العضوية للجمعية العمومية.
وجود ما يؤكد قيام مجلس الإدارة بالإشراف على تنفيذ قرارات وتعليمات الجمعية العمومية أو المراجع الخارجي (من خلال تقارير المتابعة ومحاضر اجتماع المجلس).
وجود سياسة معتمدة من مجلس الإدارة لتعارض المصالح.
وجود سياسة معتمدة من مجلس الإدارة للإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات.
وجود سياسة معتمدة من مجلس الإدارة لخصوصية البيانات.
وجود سياسة معتمدة من مجلس الإدارة للاحتفاظ بالوثائق وإتلافها.
وجود سياسة معتمدة من مجلس الإدارة لجمع التبرعات.
وجود سياسة معتمدة من مجلس الإدارة لتنظيم العلاقة مع المستفيدين وتقديم الخدمات لهم.
وجود آلية معتمدة من مجلس الإدارة لإدارة المتطوعين في الجمعية.
وجود لائحة معتمدة من مجلس الإدارة للموارد البشرية.
وجود لائحة معتمدة من مجلس الإدارة لحفظ الوثائق والمكاتبات والسجلات الخاصة.
وجود ميثاق أخلاق للعاملين في الجمعية معتمد من مجلس الإدارة.
وجود إقرار لجميع العاملين بالتوقيع على الميثاق الأخلاقي.
وجود لائحة لصلاحيات مجلس الإدارة والصلاحيات الممنوحة من قبل المجلس للإدارة التنفيذية.
وجود قائمة بصلاحيات المجلس والصلاحيات التي فوضها، وإجراءات اتخاذ القرار ومدة التفويض.
وجود شواهد تثبت قيام المجلس بمتابعة ممارسة الصلاحيات المفوضة (تقارير متابعة ممارسة الصلاحيات الممنوحة، محاضر اجتماعات المجلس)
وجود صلاحيات مالية (تشمل صلاحية التوقيع) مفوّضة من رئيس المجلس أو نائبة والمشرف المالي لاثنين من أعضاء المجلس أو من قياديي الإدارة التنفيذية.
وجود موافقة الوزير أو من يفوضه على الصلاحيات المالية المفوضة من رئيس مجلس الإدارة أو نائبه والمشرف المالي لاثنين من أعضاء المجلس أو من قياديي الإدارة التنفيذية.
التأكد من انعقاد مجلس الإدارة خلال السنة المالية السابقة (أربعة) اجتماعات على الأقل.
التأكد من أن اجتماعات مجلس الإدارة عقدت بشكل منتظم (كل ثلاثة شهور) بحد أعلى بين كل اجتماعين متتاليين.
التأكد من أن حضور الاجتماعات من قبل الأعضاء متزايد أو ثابت.
التأكد من أي من أعضاء مجلس الإدارة لا يعمل في إدارة الجمعية أو في إحدى وظائفها.
وجود موافقة الوزير أو من يفوضه في حال وجود أي عمل أي من أعضاء مجلس الإدارة في إدارة الجمعية أو إحدى وظائفها.
التأكد من عدم وجود أي من أعضاء مجلس الإدارة ممن يعمل في الإدارة المختصة بالإشراف على الجمعية في الوزارة أو الجهة المشرفة.
وجود موافقة من الوزير أو من يفوضه على الجمع بين الدورين المذكورين.
التأكد من عدم وجود أي من أعضاء مجلس الإدارة استمر في عضويته لأكثر من دورتين متتاليتين.
وجود موافقة الوزير أو من يفوضه على استمرار العضو لأكثر من دورتين متتاليتين.
التأكد من عدم وجود أي من أعضاء مجلس الإدارة من أصحاب الفضيلة في السلك القضائي.
قيام الجمعية بتقديم برامج تعريفية مخصصة لأعضاء مجلس الإدارة متعلّقة بعمل الجمعية وخاصة الجوانب المالية والقانونية وذلك خلال السنة المالية الحالية أو السابقة.
وجود آلية تتضمن إجراءات واضحة لتعريف الأعضاء الجدد في مجلس الإدارة بالقضايا المالية والقانونية المرتبطة بعمل الجمعية
وجود مدير تنفيذي للجمعية.
وجود قرار مجلس الإدارة بتعيين المدير التنفيذي.
يتضمن قرار التعيين قائمة صلاحيات ومسؤوليات المدير التنفيذي، وحقوقه والتزاماته.
التأكد من إرسال نسخة من قرار التعيين ومسوغات الراتب مع إرفاق صورة من هويته الوطنية، وبيانات التواصل معه إلى الوزارة.
وجود محاسب سعودي لدى الجمعية وقرار تعيينه، وعقد العمل معه.
التأكد من إرسال نسخة من قرار التعيين ومسوغات الراتب مع إرفاق صورة من هويته الوطنية وبيانات التواصل معه إلى الوزارة.
التأكد من مؤهلات المشرف المالي تتناسب مع عضويته في مجلس الإدارة كمشرف مالي (سيرة ذاتية وقائمة المؤهلات).
التأكد من أن مدة دورة مجلس الإدارة باقية لأكثر من ستة أشهر قبل إجراء التقييم أو شهر على الأقل بعد التقييم.
وجود قرار بتشكيل لجنة انتخابات في الاجتماع العمومية الذي يسبق اجتماع الترشيح.
التأكد من أن أي من أعضاء لجنة الانتخاب ليس من المرشحين لعضوية المجلس الجديد.
وجود دعوة من مجلس الإدارة لأعضاء الجمعية العمومية الين تنطبق عليهم شروط الترشح لعضوية مجلس الإدارة قبل (180) يوما على الأقل من نهاية مدة مجلس الإدارة.
التأكد من إقفال باب الترشح لعضوية مجلس الإدارة قبل (90) يوما من نهاية مدة المجلس على الأٌقل، ورفع أسماء المترشحين إلى الوزارة خلال أسبوع من قفل باب الترشيح.
التأكد من أن لجنة الانتخاب وبالتنسيق مع مجلس الإدارة (عرضت) قائمة أسماء المترشحين الواردة من الوزارة في مقر الجمعية أو موقع الجمعية الإلكتروني قبل خمسة عشر يوما على الأقل من نهاية مدة المجلس.
وجود خطاب مرسل إلى الوزارة بأسماء الأعضاء الذين تم انتخابهم خلال خمسة عشر يوما من تاريخ الانتخاب.
وجود بيان أو قائمة بفروع الجمعية إن وجدت داخل المملكة تتضمن بياناتها الرئيسية.
وجود موافقة الوزير أو من يفوضه والجهة المشرفة على إنشاء هذه الفروع إن وجدت.
وجود بيان أو قائمة بفروع للجمعية خارج المملكة إن وجدت.
وجود موافقة الوزارة على فتح فروع للجمعية خارج المملكة.
وجود مكاتب تعريفية للجمعية تابعة لها.
التأكد من أن هذه المكاتب التعريفية تقع داخل النطاق الإداري للجمعية
التأكد من أن الغرض من هذه المكاتب هو التعريف بالجمعية، أو تنفيذ نشاط أو أكثر من أنشطة الجمعية المصرح لها بها.
وجود تقرير سنوي مفصل عن القوائم المالية، ومعتمد من مراجع حسابات خارجي، ومن الجمعية العمومية.
خطاب يتضمن رفع التقرير السنوي المفصل عن القوائم المالية إلى الوزارة خلال الأربعة الأشهر من نهاية السنة المالية.
وجود تقرير سنوي مفصل عن البرامج والأنشطة معتمد من الجمعية العمومية.
خطاب يتضمن رفع التقرير السنوي المفصل عن البرامج والأنشطة إلى الوزارة خلال الأربعة الأشهر من نهاية السنة المالية.
قيام المشرف المالي بإعداد التقارير المالية الدورية والربعية خلال السنة المالية الحالية والسابقة.
التأكد من أن التقارير المالية ربعية، ومكتملة (أربعة تقارير في السنة المالية، بحيث يكون هناك تقرير واحد كل ثلاثة أشهر).
التأكد من أن التقارير المالية الدورية والربعية تم عرضها ومناقشتها من قبل مجلس الإدارة.
وجود خطاب يتضمن تزويد الوزارة بنسخة من التقارير المالية الدورية والربعية.
وجود تقرير يتضمن أنشطة وبرامج وتحديد وفهم مخاطر تمويل الإرهاب وتقييمها وتوثيقها.
وجود وثيقة تقييم المخاطر المتأصلة والكامنة ووضع التدابير المناسبة حيال ذلك من قرارات وتوصيات مبينة على نتائج التقييم.
وجود خطة معتمدة تتضمن القرارات والتوصيات للتعامل مع المخاطر والحد منها، بموجب محضر اجتماع.
وجود قائمة بالسياسات والإجراءات والضوابط المتعلقة بتدابير العناية الواجبة لمكافحة تمويل الإرهاب.
وجود قائمة تتضمن المؤشرات الدالة على وجود شبهة عمليات غسل الأموال.
وجود السياسات والإجراءات التي يجب اتخاذها عند الاشتباه في أن الأموال أو بعضها تمثل عمليات لها علاقة بغسل الأموال أو أنها سوف تستخدم في عمليات غسل الأموال.
التأكد من السياسات والإجراءات الخاصة بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب تتضمن ما يمنع تنبيه العميل أو أي شخص آخر بأن تقريرا بموجب النظام أو معلومات متعلقة بذلك قد قدمت أو سوف تقدم إلى الإدارة العامة للتحريات المالية أو تحقيقا جنائيا جار أو قد أجري.
وجود تقارير تتضمن برامج التوعية لنشر وتعميق الوعي داخل الجمعية حول نقاط الضعف الممكنة والتي قد تستغل من قبل ممولي الإرهاب.
التأكد من أن شهادة تسجيل سارية.
تتضمن الشهادة تصنيف الجمعية.
التأكد من توافق برامج وأنشطة الجمعية مع أهدافها المحددة في اللائحة الأساسية.
قائمة بالبرامج والأنشطة المنفذة خارج النطاق الإداري للجمعية.
التأكد من موافقة الوزير أو من يفوضه على البرامج والأنشطة المنفذة خارج النطاق الإداري للجمعية.
قائمة بالفعاليات والأنشطة والخدمات والعضويات والشراكات مع جهات خارج المملكة.
التأكد من موافقة الوزير الكتابة على الفعاليات والأنشطة والخدمات والعضويات والشراكات مع جهات خارج المملكة.
قائمة التعاقدات والشراكات والاتفاقيات مع دول أو منظمات أو مؤسسات دولية، ونسخة من كل منها.
هل توجد موافقة من الوزير والجهة المختصة على هذه التعاقدات والشراكات والاتفاقيات.
قيام الجمعية بحملات لجمع التبرعات، ومدرجة في التقارير المالية.
موافقة الوزارة على هذه الحملات أو النشاطات.
التأكد من وجود قائمة التبرعات المقيدة، والتأكد من صرفها في الأنشطة والأوجه المقيدة لها.
موافقة الوزارة على استخدام أو صرف التبرعات المقيدة في أنشطة أو أوجه خلاف ما قيدت لها.
بيان باستخدام فائض إيرادات الجمعية وإدخالها في الأوقاف أو الاستثمارات المرجحة الكسب أو إعادة توظيفها في المشروعات الإنتاجية أو الخدمية.
وجود قرار من الجمعية العمومية بالموافقة على استخدام فائض إيرادات الجمعية واستثماره.
قائمة الإعانات التي تلقتها الجمعية من خارج المملكة.
وجود موافقة الوزارة على تلقي الإعانات من خارج المملكة.
قائمة العقارات والاستثمارات التي تمتلكها الجمعية.
قرار موافقة الجمعية العمومية قبل التملك أو تم إقرار ذلك في أول اجتماع تال لها أو بقرار من مجلس الإدارة في حال تم تفويضه من الجمعية العمومية باتخاذ القرارات في ذلك.
وجود سجلات المستفيدين والتأكد من حفظها بالجمعية في مكان آمن ويحفظ سريتها.
وجود السجلات والمستندات المالية (في مقر الجمعية) وكذلك وملفات الحسابات والمراسلات المالية، وصور وثائق الهويات الوطنية للمؤسسين وأعضاء الجمعية العمومية وأعضاء مجلس الإدارة والعاملين في الجمعية والمتعاملين معها ماليا بشكل مباشر لمدة لا تقل عن عشر سنوات من تاريخ انتهاء التعامل.
سجل محدث خاص بوقائع جلسات الجمعية العمومية العادية وغير العادية.
تتضمن السجلات محاضر الاجتماعات التي توضح وقائع جلسات الجمعية العمومية وقراراتها.
تمكين كل عضو من الجمعية العمومية يستطيع الاطلاع على هذه السجلات بكل يسر وسهولة.
التأكد من حفظ السجلات المتعلقة باجتماعات مجلس الإدارة.
التأكد من أن سجلات اجتماعات مجلس الإدارة توضح وقائع الاجتماعات وقراراتها، وكذلك القرارات التي يصدرها المدير التنفيذي للجمعية بتفويض من مجلس الإدارة.
تمكين كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة من الاطلاع على السجلات بكل يسر وسهولة
وجود بطاقة عضوية لكل عضو من أعضاء الجمعية العمومية.
التأكد من أن كل عضو من أعضاء الجمعية العمومية استلم البطاقة (بموجب توقيع العضو بالاستلام).
التأكد من أن بطاقة العضوية تتضمن: (بيانات العضو الأساسية، رقم العضوية، نوعها، وتاريخ الانضمام).
وجود لجان دائمة أو مؤقتة تم تكوينها من قبل الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة للقيام بمهام محددة من حيث طبيعتها ومدتها. (وجود قائمة باللجان الدائمة والمؤقتة)
التأكد من أن هذه اللجان شكلت بموجب قرارات صادرة بتكوينها.
التأكد من أن قرارات تشكيل اللجان اشتملت على: (اسم اللجنة، عدد أعضائها، اختصاصاتها، اختصاصات أعضائها، تسمية رئيسها)
التأكد من وجود عضو على الأقل من أعضاء مجلس الإدارة في كل لجنة من اللجان المشكلة.
التأكد من وجود لجنة تنفيذية في الجمعية.
التأكد من وجود قرار بتشكيلها، وتحديد المهام والصلاحيات المفوضة فيها التي تكفل سير عمل الجمعية.
التأكد من وجود لجنة تدقيق ومراجعة داخلية.
التأكد من أن المشرف المالي (لا) يرأس لجنة التدقيق والمراجعة الداخلية.
التأكد من أن رئيس مجلس الإدارة لا يرأس أي من اللجان، ولا يشارك في عضوية لجنة التدقيق والمراجعة الداخلية.
التأكد من عدم اشتراك عضو مجلس الإدارة بعضوية المجلس أكثر من مرتين.

متطلبات معيار الشفافية والإفصاح

وجود لائحة أساسية معتمدة ومنشورة على الموقع الإلكتروني للمنشأة
وجود سياسة لجمع التبرعات معتمدة من مجلس الإدارة، ومنشورة على الموقع الإلكتروني.
وجود سياسة تنظيم العلاقة مع المستفيدين معتمدة من مجلس الإدارة ومنشورة على الموقع الإلكتروني
وجود آلية لإدارة المتطوعين معتمدة من مجلس الإدارة ومنشورة على الموقع الإلكتروني.
وجود سياسة تعارض المصالح معتمدة من مجلس الإدارة ومنشورة على الموقع الإلكتروني.
وجود سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات معتمدة ومنشورة على الموقع الإلكتروني.
وجود سياسة خصوصية البيانات معتمدة من مجلس الإدارة ومنشورة على موقع الجمعية الإلكتروني.
وجود سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها معتمدة من مجلس الإدارة ومنشورة على الموقع الإلكتروني.
وجود قائمة لأسماء أعضاء الجمعية العمومية ومنشورة على الموقع الإلكتروني.
وجود محاضر لاجتماعات الجمعية العمومية للجمعية ومنشورة على الموقع الإلكتروني.
وجود قائمة بأعضاء مجلس إدارة الجمعية ومنشورة على الموقع الإلكتروني تتضمن (مدة الدورة الحالية، المدة المتاحة للأعضاء، وقرار موافقة الوزارة على تشكيل المجلس).
الإفصاح عن وجود أي علاقة عائلية أو تجارية بين أحد من أعضاء مجلس الإدارة أو المديرين أو الموظفين القياديين مع عضو مجلس إدارة أو مدير أو موظف قيادي آخر في الجمعية.
الإفصاح عن تعاقدات الجمعية مع شركة لـعضو مجلس إدارة أو أحد من أقاربه من الدرجة الأولى.
وجود اللجان الدائمة في الجمعية (حسب قواعد الحوكمة) وهي أربع لجان :
لجنة التدقيق والمراجعة الداخلية
لجنة الموار المالية والاستثمار
لجنة التخطيط والتطوير
لجنة إدارة المخاطر
الإفصاح عن أسماء اللجان الدائمة واختصاصاتها مع أسماء أعضائها ورؤسائها.
وجود مجالس إشرافية في الجمعية (اختياري)
الإفصاح عن أسماء المجالس الإشرافية – إن وجدت – وبيان اختصاصاتها وأسماء أعضائه
الإفصاح عن اسم المدير التنفيذي وبيانات التواصل معه.
وجود بيان (أو قائمة) لفروع الجمعية أو مكاتبها إن وجدت
الإفصاح عن أسماء مديري الفروع والمكاتب وبيانات التواصل معهم (إن وجدت)
وجود قائمة بالوظائف القيادية الشاغرة لدى الجمعية خلال السنة المالية الحالية.
الإفصاح عن هذه الوظائف القيادية على موقع الجمعية وحساباتها على المنصات الإلكترونية.
وجود موقع إلكتروني خاص للجمعية.
وجود شواهد على تحديث الموقع الإلكتروني بشكل دوري وكلما لزم الأمر ويتضمن جميع بيانات التواصل مع الجمعية وحساباتها على منصات التواصل الاجتماعي (وفروعها ومكاتبها – إن وجدت).
وجود نافذة لاستقبال الاستفسارات والمقترحات والشكاوى في الموقع الإلكتروني للجمعية سهلة الوصول.
وجود شواهد حول تفاعل الجمعية مع الاستفسارات والمقترحات والشكاوى التي ترد إليها.
وجود تقييم وتحليل نتائج تقييم قياس رضا أصحاب العلاقة خلال السنة المالية الحالية أو السابقة
وجود شواهد حول عرض نتائج تقييم وقياس رضا أصحاب العلاقة من قبل مجلس الإدارة.
وجود شواهد حول اتخاذ القرارات والتوصيات من مجلس الإدارة على نتائج التقييم.
نشر التغذية الراجعة من عمليات التقييم على منصات الجمعية الإلكترونية المناسبة.
قيام الجمعية بنشر أهدافها الاستراتيجية والتشغيلية في منصاتها الإلكترونية بما فيها موقعها الإلكتروني.
قيام الجمعية بنشر تقارير برامجها وأنشطتها في منصاتها الإلكترونية بما فيها موقعها الإلكتروني.
قيام الجمعية بنشر قرارات الاستثمار أو التملك الصادرة من الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة في منصاتها الإلكترونية أو موقعها الإلكتروني.
قيام الجمعية بنشر الإحصائيات الدقيقة المتعلقة بالمساعدات النقدية والعينية وأعداد وفئات المستفيدين منها في مواقع التواصل الاجتماعي للجمعية أو موقعها الإلكتروني.
قيام الجمعية بإبلاغ المستهدفين من الأنظمة واللوائح والسياسات عند نشرها أو تحديثها.
قيام الجمعية بنشر التقارير المالية الربعية المدقّقة للسنة المالية الحالية والمعتمدة من مجلس الإدارة في موقع الجمعية الإلكتروني.
قيام الجمعية بنشر التقرير المالي السنوي المدقّق والمعتمد للجمعية على موقع الجمعية الإلكتروني.
قيام الجمعية بتوفير البيانات المطلوبة في النموذج الشامل في الوقت المحدّد.
قيام الجمعية باعتماد النموذج من رئيس مجلس الإدارة.
قيام الجمعية بالتأكد من تطابق بيانات الجمعية المعتمدة في النموذج الشامل مع واقع الجمعية

متطلبات معيار السلامة المالية (الممكنات)

وجود هيكل تنظيمي للوظائف المالية في الجمعية ضمن هيكل الجمعية معتمد من مجلس الإدارة؟
التأكد من تفعيل وتطبيق الهيكل في العمل المالي في الجمعية؟
وجود وصف وظيفي للوظائف المالية، واضح، يحدد مسؤوليات واختصاصات كل موظف في الوظائف المالية المعتمدة في الهيكل التنظيمي؟
التأكد من أن هذا (الوصف الوظيفي) مفعل في واقع العمل المالي في الجمعية؟
وجود لائحة الصلاحيات المالية للمجلس، والصلاحيات الممنوحة من المجلس للإدارة التنفيذية؟
التأكد من أن لائحة الصلاحيات المالية متطابقة مع المستويات الموجودة في الهيكل التنظيمي المعتمد؟
وجود قائمة اختصاصات المشرف المالي في اللائحة الأساسية؟
ملائمة مؤهلات المشرف المالي تتناسب مع عضويته في مجلس الإدارة كمشرف مالي؟
التأكد من أن المشرف المالي يباشر المهام الموكلة إليه في هذه الممارسة؟
وجود محاسب سعودي تم تعيينه بقرار من مجلس الإدارة؟
وجود مراجع داخلي لمراجعة وتحديث اللوائح والسياسات، تم تكليفه أو تعيينه بقرار من مجلس الإدارة؟
وجود تقرير من المراجع الداخلي مرفوع لمجلس الإدارة والإدارة التنفيذية؟
وجود نظام للرقابة الداخلية لمراجعة الصرف وباقي الإجراءات المالية، معتمد من مجلس الإدارة بقرار اعتماد؟
التأكد من أن نظام الرقابة الداخلية مفعل في واقع العمل المالي في الجمعية؟
وجود لجنة تدقيق ومراجعة داخلية (إذا كانت الإجابة لا: تحصل الجمعية على درجة) – وإذا كانت الإجابة نعم، يجب ألا يرأسها المشرف المالي (لكي تحصل على الدرجة) – إذا ترأسها المشرف المالي فتحصل على صفر.
وجود لائحة للسياسات المالية؟
التأكد من أن لائحة السياسات المالية معتمدة من مجلس الإدارة؟
التأكد من أنها مفعلة في واقع العمل المالي في الجمعية؟
وجود دليل إجراءات مالية لدى الجمعية؟
التأكد من اعتماد الدليل من مجلس الإدارة؟
التأكد من أنه مفعل في واقع العمل في الجمعية؟
وجود سياسة لتعارض المصالح معتمدة من مجلس الإدارة، ومفعلة في واقع العمل المالي في الجمعية؟
وجود سياسة للإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات معتمدة من مجلس الإدارة ومفعلة في واقع العمل المالي في الجمعية؟
وجود سياسة لخصوصية البيانات معتمدة من مجلس الإدارة ومفعلة في واقع العمل المالي في الجمعية؟
وجود سياسة للاحتفاظ بالوثائق وإتلافها معتمدة من مجلس الإدارة، ومفعلة في واقع العمل المالي في الجمعية؟
وجود سياسة لمكافحة غسل الأموال ومكافحة جرائم الإرهاب وتمويله؟ ومفعلة في واقع العمل المالي في الجمعية؟
وجود سياسة لجمع التبرعات معتمدة من مجلس الإدارة؟ والتأكد من أنها مفعلة في واقع العمل المالي في الجمعية؟
وجود إجراءات ملائمة للتعامل مع المقبوضات في الجمعية؟
التأكد من أن هذه الإجراءات مفعلة في واقع العمل المالي في الجمعية؟
قيام الجمعية بجمع التبرعات (عن طريق الحملات الخاصة أو جمع الحشود مثلا)، إذا كانت الإجابة (لا) تحصل الجمعية على كامل الدرجة – وإذا كانت الإجابة (نعم) هل توجد موافقة من الوزارة بذلك؟
استخدام التبرعات التي تم جمعها نشاط آخر غير ما جمعت لأجله؟ إذا كانت الإجابة (لا) تحصل الجمعية على كامل الدرجة – وإذا كانت الإجابة (نعم) هل توجد موافقة من الوزارة أو من المتبرع بذلك؟
تلقي الإعانات من خارج المملكة؟ إذا كانت الإجابة (لا) تحصل الجمعية على كامل الدرجة وإذا كانت الإجابة (نعم) هل تم أخذ الموافقة من الوزارة؟
وجود سجل يدوي أو عبر برنامج محاسبي لمتابعة اشتراكات الأعضاء؟
وجود لائحة وإجراءات للمشتريات؟ معتمدة من مجلس الإدارة، ومفعلة في واقع العمل المالي في الجمعية؟
وجود سياسات وإجراءات خاصة بعمليات الصرف للبرامج والأنشطة، معتمدة من مجلس الإدارة، ومفعلة في واقع العمل المالي في الجمعية؟
وجود سياسات وإجراءات مالية للاستثمار في الجمعية، معتمدة من مجلس الإدارة، ومفعلة في واقع العمل المالي في الجمعية؟
هل لدى الجمعية استثمارات أو أصول، إذا كانت الإجابة (لا) تحصل الجمعية على كامل الدرجة وإذا كانت الإجابة (نعم) هل أقرت الجمعية العمومية خطة هذه الاستثمارات والأصول واقترحت مجالاته؟
هل توجد عقارات أو استثمارات في ملكية الجمعية؟ إذا كانت الإجابة (لا) تحصل الجمعية على الدرجة، وإذا كانت الإجابة (نعم) فهل توجد موافقة من الجمعية العمومية قبل التملك، أو تم إقرارا ذلك في أول اجتماع تال لها، أو بقرار من مجلس الإدارة إن تم تفويضه من الجمعية العمومية باتخاذ القرارات في ذلك؟
التأكد من عدم وجود تعارض مصالح عند التصويت على قرارات الاستثمارات والعقارات بشكل خاص؟
هل تم استخدام فائض إيرادات معينة وإدخالها في أوقاف الجمعية، أو تم استثمارها في مجالات مرجحة الكسب تضمن لها الحصول على مردود ثابت أو تم إعادة توظيفها في المشروعات الإنتاجية والخدمية؟ إإذا كانت الإجابة (لا) تحصل الجمعية على كامل الدرجة وإذا كانت الإجابة (نعم) هل تم أخذ موافقة الجمعية العمومية على ذلك؟
وجود السجلات والدفاتر الإدارية التي تحتاجها وفقا للأنظمة واللوائح والتعليمات ومتطلبات العمل المالي والمحاسبي لكافة العمليات المحاسبية.
هل هي مفعلة في واقع العمل المالي في الجمعية؟
وجود موازنة تقديرية للجمعية، وتم إعدادها بناء على الخطة التشغيلية المعتمدة للجمعية.
التأكد من قيام المشرف المالي بإعداد التقارير المالية الدورية الربعية خلال السنة المالية الحالية والسابقة؟ والتأكد من أنها مكتملة (أربعة تقارير في السنة المالية بحيث يكون تقرير واحد كل ثلاثة أشهر)
التأكد من عرضها (أي التقارير المالية) على مجلس الإدارة ومناقشتها.
خطاب تزويد الوزارة بنسخة من هذه التقارير؟
التأكد من إصدار القوائم المالية للجمعية من قبل المحاسب القانوني
التأكد من دراسة تقرير مراجع الحسابات عن القوائم المالية واعتمادها بعد مناقشتها من قبل الجمعية العمومية.
خطاب رفع التقرير للوزارة خلال الأربعة أشهر من نهاية السنة المالية؟
التأكد من تقيد الجمعية في عملياتها المالية بالمعايير المحاسبية الصادرة من الهيئة السعودية للمحاسبين القانونيين، وبالنماذج والتقارير المحاسبية التي تصدرها الوزارة.
وجود برنامج محاسبي لدى الجمعية، والتأكد من أنه مفعل في واقع العمل المالي في الجمعية؟
التأكد من تطبيق دليل الحسابات الموحد في الجمعيات الأهلية والمعتمد من الوزارة بشكل صحيح؟

قرارات التعيين التي يتطلبها نظام الحوكمة:

صاحب الصلاحية	فحوى القرار	شروط خاصة
الجمعية العمومية	قرار تعيين محاسب قانوني خارجي
مجلس الإدارة	قرار تعيين المدير التنفيذي	موافقة الوزارة على التعيين
مجلس الإدارة	قرار تعيين المحاسب	موافقة الوزارة على التعيين
مجلس الإدارة	قرار تعيين القيادات في الجمعية – قرار منفرد لكل منصب قيادي
مجلس الإدارة	قرار تعيين أخصائي حوكمة
مجلس الإدارة	قرار تعيين مراجع للأنظمة واللوائح الداخلية للجمعية