ما هي الإدارة؟ التعريفات والوظائف

تعتمد أماكن العمل على قوة أولئك الذين يشغلون المناصب الإدارية. بالإضافة إلى توجيه الموظفين، وتواصل المديرين مع كبار المهنيين في المنظمة لضمان تحقيق الفريق للأهداف وتعزيز مهمة الشركة، وعلى الرغم من أن واجبات المديرين تختلف باختلاف مجال ومكان عملهم، إلا أن معظمهم يفي بنفس المسؤوليات الأساسية. في هذه المقالة ، سنتطرق إلى (ماهية الإدارة)، وعملياتها، وكيف يمكنك أن تصبح مديرا جيدا.

ما هي الإدارة؟

الإدارة هي تنسيق وإدارة المهام لتحقيق الهدف. وتشمل هذه الأنشطة الإدارية وضع استراتيجية المنظمة، وتنسيق جهود الموظفين لتحقيق هذه الأهداف من خلال الاستخدام أو الاستثمار الأمثل للموارد.

ولكي تكون مديرًا فعالًا، ستحتاج إلى تطوير مجموعة من المهارات الأساسية،من أهمها: التخطيط والتواصل والتنظيم والقيادة. ستحتاج أيضًا إلى معرفة واسعة بأهداف المنظمة وكيفية توجيه الموظفين والمبيعات ومراقبة الأداء والعمليات الأخرى التي تساهم في تحقيق الأهداف.

خمس عمليات أساسية للمدير

1 . تحديد الأهداف

تحديد الأهداف وتحقيقها هو الطريقة الأساسية التي يحقق بها المدير النجاح ويحافظ عليه. يجب أن يكون قادرا أيضًا على نقلها إلى الموظفين والعاملين بطريقة مقنعة. على سبيل المثال، يمكن لمدير مطعم أن يقول إنه يريد تحسين أوقات الخدمة وتذكير الموظفين بأن الخدمة الأسرع تزيد الإيرادات والنصائح.

2 . تنظيم

يقوم المدير بتقييم نوع العمل وتقسيمه إلى مهام قابلة للتحقيق، ويفوض بعض مهامه بشكل فعال إلى الموظفين ليقوموا بأدائها. تتكون المنظمة عموما من سلسلة من العلاقات بين الموظفين الأفراد وكذلك الإدارات أو الكيانات داخل المنظمة. تقع على عاتق المدير مسؤولية ضمان عمل هؤلاء الأفراد والكيانات معًا في وئام وانسجام، والذي يتضمن تحفيز الموظفين والإدارات على الاستمرار في مهامهم في تحقيق أهداف المنظمة. يتمتع المدير الجيد بالمهارة في بناء العلاقات الشخصية بين أعضاء فريقهم ويمكنه استكشاف الأخطاء وإصلاحها عندما يخلط الأعضاء بين تحديات المواجهة.

تتطلب المنظمة أيضا من المدير إنشاء علاقات سلطة بين أعضاء فريقه. بما يساعد على تعزيز كفاءة الشركة في السوق وتقليل تكاليف الأعمال وتحسين الإنتاجية.

3 . تحفيز الفريق

بالإضافة إلى مهام التنظيم والتفويض، يشمل التحفيز امتلاك المهارات اللازمة للتعامل مع أنواع مختلفة من الشخصيات في الفريق. يجب أن يعرف المدير الفعال كيفية تشكيل وقيادة فرق ناجحة ومعرفة كيفية تحفيز أعضاء الفريق حول قضية ما، مع مراعاة الفروق الفردية فيما بينهم فيما يتعلق بالرغبات والاحتياجات وغير ذلك.

4 . ابتكار أنظمة القياس

يحتاج المديرون إلى تحديد الأهداف أو مؤشرات الأداء الرئيسية التي يهدف إليها الفريق ثم إيجاد طرق لقياس ما إذا كان فريقهم على المسار الصحيح لتحقيق تلك الأهداف نظرًا لأنه قد يكون من الصعب التوصل إلى طرق قابلة للقياس لفهم الأداء ، يجب أن يكون المديرون في الغالب مبدعين ومدروسين. ومع ذلك ، مثل الوظائف الأخرى للإدارة ، فإن القياس أمر بالغ الأهمية لتحسين أداء الأعمال.

5 . تطوير أعضاء المنظمة (عاملين ومشرفين وقيادات)

بالإضافة إلى قيادة الفريق نحو الهدف وقياس تقدمهم على طول الطريق، يستثمر المديرون الجيدون في تطوير موظفيهم. يمكن للمديرين على سبيل المثال العمل مع فريقهم لمساعدتهم على تحديد أهدافهم للارتقاء في حياتهم المهنية.

يجب أن يكون لدى المديرين مهارات قيادية لاستخدام هذه العمليات الخمس بنجاح. إنهم مسؤولون عن تدريب أعضاء فريقهم من خلال مساعدتهم على التعرف على نقاط القوة والضعف لديهم وتحسين أدائهم. قد يكون للمديرين المختلفين أساليب مختلفة في القيادة. وعلاوة على الأسلوب يجب على المديرين تطوير مهاراتهم القيادية ليكونوا مشرفين فعالين.

مفاهيم الإدارة

يحتاج المدير إلى فهم بعض الأفكار البسيطة لتوظيف العمليات الأساسية الخمس. هذه المفاهيم ضرورية لضمان اجتماع فريقهم للوصول إلى أهداف العمل:

_{التحكم:  يحتاج موظفو المؤسسة إلى فهم الأهداف التي يهدفون إليها بالإضافة إلى القياس الذي سيتم استخدامه لتحديد ما إذا كانوا ناجحين أم لا. الموظفون المختلفون في الشركة لديهم أدوار مختلفة تستلزم مستويات منفصلة من المسؤولية. يجب أن يتحكم المدير في ما يفعله الأعضاء ، وكيف يفعلونه وكيف يقيسون تقدمهم. يساعد التحكم في هذه العوامل المدير على الوصول إلى النجاح.
التخطيط:  يعرف أفضل المديرين أن التخطيط أمر بالغ الأهمية قبل تنفيذ أي استراتيجية ، ولكنه أيضًا نشاط مستمر. التخطيط لا ينتهي عندما يبدأ التنفيذ. بدلاً من ذلك ، يجب أن تكون الإدارة مستعدة للإجابة على أسئلة من وماذا ومتى وأين يعمل الفريق لتنفيذ مهمة المنظمة. يجب أن يشمل التخطيط اختيار الأهداف وكذلك تنفيذها.
التوظيف:  التوظيف هو وظيفة إدارية لا تحظى بالتقدير الكافي ولكنها حاسمة. يحتاج المديرون إلى التأكد من أن لديهم الأشخاص المناسبين للوظيفة ، لكنهم بحاجة أيضًا إلى الاهتمام بقضايا مثل تنظيم سياسات مكان العمل. تحتاج الشركة إلى الاحتفاظ بأفضل المواهب من خلال تقديم حوافز مثل المزايا والإجازات المدفوعة وبرنامج تدريب شامل.}

أنماط الإدارة

حدد خبراء الإدارة أساليب الإدارة الفعالة. لا يوجد أسلوب واحد أفضل للإدارة، وسيشعر بعض الناس أنهم أكثر ملاءمة شخصيًا لنوع أو لآخر. يمكنك أيضًا تحديد عناصر من أنماط مختلفة للإدارة لإنشاء أفضل نموذج مناسب لك ولمنظمتك.

دعنا نراجع بإيجاز ثلاثة أساليب إدارية إيجابية يمكن أن تساعد في جعل أي مدير قائدًا أكثر فاعلية.

أسلوب الإدارة المقنع

يقضي القائد الجذاب الكثير من الوقت مع أعضاء فريقه وينخرط معهم، و للمدير المقنع أن يكون قدوة يحتذى به، ويحظى بالتأييد والامتثال من الفريق عن طريق الإقناع بدلاً من التوجيه أو الطلب. يدرك المديرون المؤثرون العمل الذي يقوم به أعضاء فريقهم على أساس يومي ويشاركون في حياتهم العملية.

أسلوب الإدارة الديمقراطية

يدعو المدير الديمقراطي الفريق للمشاركة بشكل مباشر في صنع القرار. تسمح خطوط الاتصال المفتوحة بين المديرين والموظفين الديمقراطيين لهذه الأنواع من المديرين إدراك المهارات والمزايا التي يجلبها كل موظف إلى الطاولة. تتيح المشاركة المفتوحة وتبادل الأفكار بين مستويات مختلفة من الموظفين للجميع المساهمة في نتيجة قرار أو مشروع.

يكون هذا النمط من الإدارة أكثر نجاحًا عندما يقوم المديرون بتطوير عمليات صنع القرار بشكل منظم وبسيط. وإلا فإن قبول المداخلات من الجميع يمكن أن يجعل العملية بطيئة وغير منظمة.

إدارة سياسة عدم التدخل

يعمل مدير سياسة عدم التدخل كموجه أكثر من كونه مديرًا. إنه أسلوب يمكّن الموظفين من التقدم واتخاذ القرارات بالاعتماد على أنفسهم. يتيح ذلك للفريق الشعور بأنهم يمتلكون جزءًا من كل مشروع. يأخذ المدير دورا في المقعد الخلفي، ويتدخل لتقديم المشورة أو إعادة الأمور إلى مسارها الصحيح عندما يحدث خطأ ما. وبخلاف ذلك فإنهم يقفون جانبًا، مما يسمح لموظفيهم بالازدهار الإبداعي وممارسة قيادتهم الخاصة.

مستويات الإدارة

غالبًا ما يكون للشركات والمؤسسات الكبيرة ثلاثة مستويات أساسية للإدارة منظمة في هيكل هرمي. ربما سمعت عن مصطلحات تشير إلى طبقات الإدارة المختلفة هذه ، مثل “الإدارة الوسطى” أو “الإدارة العليا”. 

إدارة منخفضة المستوى

يشمل المديرون ذوو المستوى المنخفض أدوارًا مثل قادة فرق الخط الأمامي ، ورؤساء العمال ، ورؤساء الأقسام والمشرفين. هذا المستوى من الإدارة ، وهو الأدنى في الطبقات الثلاث ، مسؤول عن الإشراف على العمل اليومي للموظفين أو الموظفين وتزويدهم بالتوجيهات في عملهم.

غالبًا ما تتضمن مسؤوليات الإدارة ذات المستوى المنخفض ضمان جودة عمل الموظفين ، وتوجيه الموظفين في الأنشطة اليومية وتوجيه مشكلات الموظفين عبر القنوات المناسبة. كما أنهم مسؤولون عن الإشراف اليومي والتخطيط الوظيفي لفريقهم ، بالإضافة إلى تقديم ملاحظات حول أداء موظفيهم.

ادارة مركزية

المديرين المتوسطين ، الطبقة التالية في التسلسل الهرمي للإدارة ، تشرف عليهم الإدارة العليا. تشمل الإدارة الوسطى أولئك الذين يعملون في أدوار مدير القسم والمدير الإقليمي ومدير الفرع. الإدارة الوسطى مسؤولة عن إيصال الأهداف الإستراتيجية التي وضعتها الإدارة العليا إلى مديري الخطوط الأمامية.

على النقيض من الإدارة العليا ، يقضي المديرون المتوسطون المزيد من وقتهم في الوظائف التوجيهية والتنظيمية. وهذا يشمل تحديد ومناقشة السياسات الهامة للإدارة الدنيا ، وتقديم التوجيه للإدارة ذات المستوى الأدنى لتحقيق أداء أفضل وتنفيذ الخطط التنظيمية بتوجيه من الإدارة العليا.

الإدارة العليا

الإدارة العليا ، بما في ذلك الرئيس التنفيذي والرئيس ونائب الرئيس وأعضاء مجلس الإدارة ، هم في الطبقة العليا من هذا التسلسل الهرمي الإداري. تحتاج الإدارة العليا إلى تحديد الأهداف العامة واتجاه المنظمة. تضع الإدارة العليا الخطط الإستراتيجية والسياسة على مستوى الشركة وتتخذ قرارات حول اتجاه المنظمة على أعلى مستوى. كما أنهم عادة ما يلعبون دورًا أساسيًا في تعبئة الموارد الخارجية ويكونون مسؤولين أمام مساهمي الشركة وكذلك الجمهور العام عن أداء الشركة.

نصائح مهمة لتكون مديرًا جيدًا

هناك عدة طرق لتطوير مهاراتك الإدارية كمدير في المنظمة، بما في ذلك:

اتقن مهارات التواصل الفعال: من المهم التواصل مع فريقك حتى تتمكن من فهم احتياجاتهم وتقييم تقدمهم ومساعدتهم على تحقيق أهدافهم.

كن إيجابيا: يجب أن تكون الشخص الذي يضرب مثالاً يحتذى به لفريقك. كن إيجابيًا أثناء تفاعلك مع فريقك حتى يشعروا براحة أكبر في التواصل معك.

تدرب عند الحاجة: قم بتقييم مهارات فريقك ومعرفة ما إذا كان بإمكانك تحسين أي مجالات من خلال التدريب. يساعد التدريب أيضًا فريقك على تعلم مهارات جديدة ويعزز النمو.

أظهر رغبتك بالتعاون: بصفتك مديرًا ، يجب أن تشعر بالراحة في تفويض المهام ، ولكنك تعمل أيضًا مع فريقك لتحقيق الأهداف المشتركة. سيسمح لك التعاون مع فريقك أيضًا بمعرفة ما إذا كان هناك أي شيء يمكنك القيام به لمساعدة زملائك الفرديين أو الفريق ككل.

مارس المهارات الجديدة:  ربما تكون أفضل طريقة لاكتساب مهارات جديدة هي ممارستها في بيئة إدارة واقعية. سيساعدك اكتساب الخبرة أثناء العمل في هذه المهارات على سلم الترقية. ابذل قصارى جهدك لفريقك ، واعمل كقائد وعامل فريقك بإنصاف.

المصدر: indeed career guide