متى تنجح الإدارة؟

الإدارة الناجحة هي التي توازن بين وظائفها الأربعة: (التخطيط، التنظيم، التوجيه، الرقابة)

1- التخطيط:

التخطيط هو عملية تشمل تحديد الأهداف المستقبلية للمنظمة ووضع الخطط والبرامج لتحقيق هذه الأهداف. ويعد عملية استشراف المستقبل والتنبؤ به والاستعداد له، وتتضمن تحديد الأهداف، ووضع الاستراتيجيات، ورسم السياسات، تحديد الإجراءات والقواعد، ثم إعداد البرامج الزمنية لوضع الأهداف في موضع التنفيذ.

مراحل التخطيط:

1. تحديد الأهداف: أول خطوة في التخطيط هي تحديد الأهداف التي تسعى المنظمة إلى تحقيقها، ويجب أن تكون الأهداف واضحة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق ومحددة بوقت زمني محدد.
2. تحليل الموقف الحالي: بعد تحديد الأهداف، يجب تحليل الموقف الحالي للمنظمة، ويتضمن ذلك تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات التي تواجهها المنظمة.
3. وضع الخطط والبرامج: بناءً على تحليل الموقف الحالي، يتم وضع الخطط والبرامج اللازمة لتحقيق الأهداف، ويجب أن تتضمن الخطط تفاصيل واضحة حول المهام والمسؤوليات والجدول الزمني والموارد المطلوبة.
4. تنفيذ الخطط والبرامج: بعد وضع الخطط والبرامج، يجب تنفيذها بشكل فعّال، ويتطلب ذلك توفير الموارد اللازمة وتوجيه وتنسيق الجهود ومتابعة سير العمل.
5. التقييم والمراجعة: يجب تقييم الخطط والبرامج بشكل دوري لقياس مدى تقدمها في تحقيق الأهداف، بحيث تتم مراجعة الخطط وتعديلها حسب الحاجة لضمان مواكبتها للتغييرات في البيئة الداخلية والخارجية.

أنواع التخطيط:

التخطيط التشغيلي: هو التخطيط قصير المدى الذي يُحدد المهام والأنشطة اليومية اللازمة لتحقيق الأهداف التكتيكية.
التخطيط الاستراتيجي: هو التخطيط طويل المدى الذي يُحدد الرؤية والرسالة والأهداف العامة للمنظمة.
التخطيط التكتيكي: هو تخطيط المبادرات ويعد متوسط المدى إذ أنه يُحدد الخطط والبرامج لتحقيق الأهداف الاستراتيجية.

2- التنظيم:

هو باختصار ترتيب وتنسيق موارد المنظمة (البشرية والمادية) بشكل فعّال لتحقيق أهدافها. ومن خلاله تحديد الأنشطة والمهام المطلوب إنجازها لتحقيق الأهداف السابق تحديدها في وظيفة التخطيط، ويحدد التنظيم:

يحدد كيفية تقسيم العمل إلى مهام ومسؤوليات محددة
يحدد العلاقات بين الموظفين والإدارات المختلفة في المنظمة
يحدد خطوط التواصل والسلطة داخل المنظمة.

أما عناصر عملية التنظيم فتتمثل في:

1- تقسيم العمل: تقسيم العمل إلى مهام ومسؤوليات محددة تُسند إلى الموظفين حسب مهاراتهم وخبرتهم
2- السلطة والمسؤولية: تحديد خطوط السلطة والمسؤولية داخل المنظمة، وتحديد من يُشرف على من
3- التنسيق: تنسيق العمل بين الموظفين والإدارات المختلفة في المنظمة لضمان سير العمل بشكل فعّال
4- التواصل: تحديد قنوات التواصل بين الموظفين والإدارات المختلفة في المنظمة
5- القياس والتقييم: قياس وتقييم فعالية هيكل التنظيم بشكل دوري وإجراء التعديلات اللازمة.

3- التوجيه:

وهي قائمة على الإرشاد والتحفيز، بحيث تؤدي تقرب الإدارة من الكوادر التنفيذية وتحببها لديهم، وهو بمعنى آخر: يشير إلى عملية إرشاد الموظفين وتحفيزهم لتنفيذ مهامهم وواجباتهم بكفاءة وفعالية، وتوجيه موارد المنظمة نحو تحقيق الأهداف، ويمكن تفعيل مفهوم التوجيه من خلال:

تحديد الأهداف: يُساعد المديرون الموظفين على تحديد أهدافهم الوظيفية وتحديد المهام المطلوبة لتحقيقها.
تقديم التوجيهات: يُقدم المديرون للموظفين التوجيهات والإرشادات اللازمة لتنفيذ مهامهم بشكل صحيح
التدريب والتطوير: يُساعد المديرون الموظفين على تطوير مهاراتهم ومعارفهم من خلال برامج التدريب والتطوير
التحفيز: يُحفز المديرون الموظفين على العمل بجد وإبداع من خلال تقديم المكافآت والحوافز
التقييم: يُقيم المديرون أداء الموظفين بشكل دوري ويقدمون لهم ملاحظات هادفة لتحسين أدائهم
حل المشكلات: يُساعد المديرون الموظفين على حلّ المشكلات التي تواجههم أثناء عملهم
بناء روح الفريق: يُعزّز المديرون روح الفريق والتعاون بين الموظفين
خلق بيئة عمل إيجابية: يُساعد المديرون على خلق بيئة عمل إيجابية ومحفزة للموظفين

4- الرقابة:

هي عملية مستمرة تهدف إلى قياس أداء المنظمة في مختلف جوانبها، ومقارنته بالمعايير والأهداف المحددة، وتحديد الانحرافات عن تلك المعايير، واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لتصحيحها، وتتم عملية الرقابة من خلال المراحل التالية:

تحديد المعايير والأهداف: يجب تحديد المعايير والأهداف التي ستُستخدم لقياس أداء المنظمة.
قياس الأداء: يجب قياس أداء المنظمة بشكل دوري باستخدام أدوات ووسائل مناسبة.
مقارنة الأداء بالمعايير: يجب مقارنة الأداء المقاس بالمعايير والأهداف المحددة.
تحديد الانحرافات: يجب تحديد أي انحرافات عن المعايير والأهداف.
تحليل أسباب الانحرافات: يجب تحليل أسباب الانحرافات لتحديد العوامل التي أدت إليها.
اتخاذ الإجراءات التصحيحية: يجب اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لتصحيح الانحرافات ومنع تكرارها.
متابعة النتائج: يجب متابعة نتائج الإجراءات التصحيحية للتأكد من فاعليتها.

والتوازن بين هذه الوظائف يعني عدم التركيز على أي منها على حساب غيرها، ولا بد من الأخذ بعين الاعتبار أن الاهتمام بالعاملين (كمحور) لوظيفة التوجيه تؤتي ثمارا يتجاهلها الكثير من المديرين، إذ أن الموظفين التنفيذيين هم أهم مورد في المنظمة.. ينبغي الاستفادة منهم بأعلى درجة، وهذا لا يتحقق إلا (برضاهم)..

مدونة خالد الشريعة