أسلوب الإدارة بالتجوال

أحمد مدير جديد، استقطب من قبل الشركة لإدارة أحد المصانع، أخذ على عاتقه أن يتبع أسلوب الإدارة بالتجوال إلى جانب أساليب الإدارة الأخرى التي تتطلبها الإدارة الناجحة.

عندما وصل إلى موقع العمل، طلب من مدراء الأقسام الاجتماع بجميع العاملين، وخلال فترة ما قبل الاجتماع، تعرف على أقسام المصنع ومنتجاته ومدخلات الإنتاج والعمليات وغير ذلك من المعلومات التي يحتاجها.

وعندما حان موعد الاجتماع، توجه جميع العاملين إلى المكان المحدد، وأخذ كل واحد منهم مكانا يجلس فيه، ومضت نحو خمس دقائق ولم يظهر المدير، وفجأة نهض أحد الجالسين وتوجه إلى منصة قاعة الاجتماع، ووقف خلف منضدة القاعة، ورحب بهم..

إنه أحمد.. المدير الجديد، الذي حضر أول من حضر إلى القاعة، وجلس بينهم يراقب ويتسمع الحوارات والنقاشات، إن هذه الدقائق الخمس كانت طويلة لدرجة أنه أخذ صورة وانطباعا عن كثير مما يجري داخل المصنع، وتمكن من التقاط إشارات حول طبائع هؤلاء الأشخاص.

رحب أحمد بالحاضرين، وعرفهم عن نفسه، وأنه منذ هذه اللحظة هو جزء من فريق العمل، وأن هذا المصنع هو الذي جمع أهداف كل واحد منهم ممزوجة بأهداف المصنع، وأن هذا المزيج هو الذي سيحقق أهداف جميع الأطراف، وأخبرهم عن أسلوبه وطريقته في الإدارة من أجل أن يتحقق الفوز للجميع.

في اليوم التالي، حضر أحمد مبكرا قبل جميع العاملين، لقد قام بمفرده بجولة في أرجاء المصنع ليتعرف على أجزائه، وتقييم حالته ومدى قدرة بيئة العمل المادية والتقنية والبنية التحتية على تحقيق أهداف المصنع وأخذ بعض الملاحظات للعمل على معالجتها.

وعند الساعة العاشرة من صباح ذات اليوم، قام بجولة أخرى على المصنع، بحضر أحد المشرفين، وتوقف عند كل عامل منهم، يبادله الحديث والنقاش حتى أكمل جولته.

كان من بين الملاحظات التي وجدها أحمد:

1. عدم توفر وسائل الأمن والسلامة الكافية للعاملين والآلات، فيما عدا الخوذ.
2. إنارة المصنع خافتة إلى حد ما، مما قد يزيد من فرص الحوادث.
3. تهوية المصنع لا تحمي العاملين من التلوث.
4. أصوات الآلات مرتفعة، بحث لا يسمع العاملين من يناديه.
5. لاحظ أيضا بعض الفوضى في ترتيب وحفظ بعض المواد والمنتجات.
6. وجد أن نظافة المكان وطلاء الجدران يفي بالحد الأدنى المطلوب.

بعدما أنهى جولته، اجتمع أحمد مع المشرفين لديه، وناقش معهم الملاحظات وآلية معالجتها، وخلال أسبوع تمت معالجة جميع الملاحظات التي رصدها عندما قام بالجولة الأولى منفردا، وكان من بعضها:

1. وضع في منطقة كل عامل مفاتيح تنبيه، متصلة بلوحة ضوئية على مرأى العامل، ويمكن لأي شخص الضغط على المفاتيح لينتبه العامل، كما وضع أمام كل عام مرآة مقعرة تكشف له المنطقة الواقعة خلفة. وبذلك أصبح العامل يشعر بأنه يتحكم ويسيطر على الموقع الذي يعمل فيه.
2. عالج مشكلة الإنارة، وتمت زيادتها بما يتناسب مع المساحات والزوايا داخل المصنع.
3. تمت معالجة مشكلة التهوية، حيث تم تزويد المصنع بشفاطات للهواء ونقله إلى الخارج.
4. زود كل عامل بأدوات لعزل الصوت وتم دمجها مع الخوذة.
5. تحسين نظافة الموقع والإبقاء على طلاء الجدران والحواجز.

أما زيارته الصباحية الثانية ونقاشاته مع العاملين، فقد تم رصد بعض المشكلات ومنها ما يتعلق بالاستماع لصوتهم وقبول آرائهم ومقترحاتهم، وكذلك الاستجابة للشكاوى المقدمة من قبلهم، وتم وضع الآليات المناسبة لمعالجتها والتأكد من قدرة كل شخص على إيصال صوته وحاجته إلى الإدارة وضمان النظر فيها ومعالجتها.

وفي الأسبوع التالي، كان لدى أحمد جولة أخرى داخل المصنع، ولكن بمعية عدد من الموردين للتعرف على ملاحظاتهم، أما الأسبوع الثالث، فقد خصصه للالتقاء بالزبائن وتجار التجزئة للتعرف على آرائهم تجاه منتجات المصنع ومدى جودتها وإشباعها لرغباتهم، وهذا أخذ بقوم بجولات متتالية على كافة مرافق وعمليات ومدخلات وخرجات المصنع وكذلك موارده البشرية والمادية وبدأ بمعالجة كل ملاحظة يلتقطها، حتى أصبح العاملون يشعرون بأنهم أصحاب المصنع والشركاء فيه.

في هذه المقالة، سنستخدم كلمة (العامل) كبديل عن كلمة (الموظف) أو الموارد البشرية.

مفهوم الإدارة بالتجول:

إن فكرة الإدارة بالتجوال (أو الإدارة المتجولة) تتمحور حول قيام المدير بالتجول في أرجاء المنشأة، ليعيش الواقع ويتفاعل مع العاملين والزبائن والموردين، فهي تقوم على تواجد المدير بشكل فعّال في الميدان، بدلاً من البقاء منعزلا في مكتبه المغلق، ويعد هذا الأسلوب مقاربة إدارية حديثة تساهم في تعزيز التواصل والتحفيز والإنتاجية. وتجوال المدير يشجع العامل على التعبير عن مخاوفه والعقبات التي تواجهه، وأيضا التعبير عن آرائه ومقترحاته ووجهات نظره.

وتعمل الإدارة بالتجوال على كسر الحواجز بين الإدارة والعاملين، وتفهم الإدارة لاحتياجات العاملين وتوجهاتهم، وتعمل على تحفيزهم من خلال التواصل وجها لوجه معهم، إضافة إلى خلق بيئة عمل تركز على الإنتاج والجودة، ويساعد هذا النمط من الإدارة في جعل العاملين أكثر جدية والتزاما، وتعمل على ترسيخ سياسات واستراتيجيات المنشأة في نفوس العاملين.

وقد يكو أسلوب الإدارة بالتجوال نمطا دائما ويتعامل المدير على أساسه مع مرؤوسيه بشكل مستمر، أو قد يكون أسلوبا إداريا يتبع بشكل غير دائم، بحيث يلجأ إليه المدير بين الحين والآخر.

فوائد الإدارة بالتجوال:

1. تحسين قنوات التواصل والتعاون في بيئة العمل: تتيح الإدارة بالتجوال للمديرين التفاعل مع العاملين بشكل مباشر وفهم احتياجاتهم ومخاوفهم بشكل أفضل، مما يساعد على تحسين التواصل والتعاون بين الإدارة والعاملين، كما يمكن للمديرين أيضًا مشاركة رؤية المنظمة وأهدافها وقيمها مع العاملين بشكل أكثر فعالية.

2. زيادة الدافعية والالتزام: عندما يشعر العاملون بأن الإدارة تقدرهم وتستمع لهم، يزداد دافعهم والتزامهم بعملهم، وتظهر الإدارة بالتجوال للعاملين أن المديرين يهتمون بعملهم ويرغبون في مساعدتهم على النجاح.

3. تعزيز ثقافة إيجابية: تساعد الإدارة بالتجوال على خلق بيئة عمل أكثر إيجابية وانفتاحًا، حيث يشعر العاملون براحة أكبر في التعبير عن أفكارهم ومخاوفهم، مما يُؤدي إلى بيئة عمل أكثر تعاونا وإنتاجية، ويمكن للمديرين أيضًا استخدام الإدارة بالتجوال للتعرف على نقاط القوة والضعف في ثقافة المنظمة ومعالجتها.

4. اكتشاف المشكلات وحلها بشكل مبكر: تتيح الإدارة بالتجوال للمديرين ملاحظة المشكلات المحتملة في مكان العمل ومعالجتها بشكل مبكر، يمكنهم التحدث إلى العاملين مباشرةً لفهم جذور المشكلات، وهذا يمكن أن يساعد على منع حدوث مشكلات أكبر في المستقبل.

5. تحسين مهارات القيادة: تتيح الإدارة بالتجوال للمديرين ممارسة مهاراتهم القيادية في بيئة واقعية وحقيقية، تمكنهم من تعلم وتعزيز مهارات التواصل بشكل فعال مع العاملين من جميع المستويات، كما أنها تمكنهم من اكتساب مهارات إدارة وحل النزاعات والخلافات. وهذا ينعكس على تحسين مهاراتهم القيادية بشكل عام.

6. زيادة الابتكار: تشجع الإدارة بالتجوال على تبادل الأفكار والتعاون فيما بين العاملين وبين العاملين والإدارة، ويؤدي ذلك حتما إلى زيادة الابتكار والإبداع في مكان العمل. كما يمكن للمديرين أيضًا استخدام الإدارة بالتجوال لجمع ملاحظات العاملين حول المنتجات والخدمات الجديدة بهدف تحسين وتطويرها وابتكار القيمة المناسبة لها.

7. تحسين صورة المنظمة: تظهر الإدارة بالتجوال للعاملين والعملاء أن المنظمة تهتم بعامليها وتقدر مساهماتهم، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين صورة المنظمة وسمعتها وزيادة ولاء العاملين لها.

عوامل نجاح الإدارة بالتجوال:

أولا – توفر المهارات الناعمة لدى المدير: والمهارات الناعمة هي مجموعة من القدرات والصفات الشخصية التي تُمكّن الفرد من التفاعل بشكل فعّال مع الآخرين والتأقلم مع مختلف المواقف ويمكن اكتساب هذه المهارات عن طريق التعلم والتدريب والخبرة، ومن أبرز هذه المهارات:

1. التواصل الفعّال: وهو القدرة على التعبير عن الأفكار بوضوح واستماعٍ فعّال للآخرين.
2. العمل الجماعي: ويقصد به القدرة على التعاون مع الآخرين بشكل فعّال لتحقيق الأهداف المشتركة.
3. حلّ المشكلات: وهي القدرة على تحديد المشكلات وتحليلها وإيجاد الحلول لها.
4. الذكاء العاطفي: وهو القدرة على فهم وإدارة المشاعر الخاصة والتعاطف مع مشاعر الآخرين.
5. إدارة الوقت: أي تنظيم الوقت وتحديد الأولويات وإنجاز المهام بكفاءة.
6. التفكير النقدي: القدرة على تحليل المعلومات وتقييمها بشكل موضوعي.
7. الابتكار: القدرة على ابتكار أفكار جديدة وحلول إبداعية.
8. المرونة: القدرة على التكيف مع التغيير والتعامل مع المواقف الصعبة.
9. الاحترافية: القدرة على التصرف بشكل مهذب ومسؤول في جميع المواقف

ثانيا – مهارات التواصل الفعّال: حيث يتميز المديرون المتجولون بمهارات تواصل ممتازة، كما يجيدون الإصغاء والاستماع النشط وطرح الأسئلة وتقديم التوجيه البنّاء، علاوة على أنهم يجعلون بيئة مفتوحة للتواصل مما يشجع العاملين على مشاركة أفكارهم ومخاوفهم دون تردد.

ثالثا – التركيز على الملاحظة: يمضي المديرون المتجولون وقتًا في ملاحظة سير العمل والتفاعل مع العاملين في بيئة العمل الطبيعية، مما يتيح ذلك لهم اكتساب فهم أفضل للتحديات والفرص، وتحديد مجالات التحسين والتطوير.

رابعا – تقديم الملاحظات المُفيدة: حيث يقدم المديرون المتجولون ملاحظات مُفيدة في الوقت المناسب للعاملين سواء كانت إيجابية أو سلبية، وتساعد هذه الملاحظات العاملين على تحسين أدائهم وتطوير مهاراتهم.

خامسا – حل المشكلات بشكل استباقي: حيث يستكشف المديرون المتجولون إلى المشكلات المحتملة ويبادرون بحلها قبل أن تتفاقم، مما يساعد على تحسين الكفاءة والإنتاجية وتقليل التوتر بين العاملين، إضافة إلى تقليل الهدر أو التعطل المحتمل نتيجة حدوث أية مشكلة طارئة.

سادسا – بناء العلاقات: من خلال أسلوب الإدارة بالتجوال، يبني المديرون المتجولون علاقات قوية مع العاملين على جميع المستويات، وهذه الخطوة تساعد في خلق بيئة عمل إيجابية وثقافية تشجع على التعاون والابتكار.

سابعا – المرونة والتكيف: يجب أن يكون لدى المديرين المتجولين المرونة الكافية التي تساعدهم على التكيف مع المواقف المختلفة وتتيح لهم التعامل بفعالية مع التحديات غير المتوقعة وتغيير الأولويات حسب الحاجة

ثامنا – استخدام التكنولوجيا: حيث أن قدرة المدير المتجول على استخدام التكنولوجيا تساعده على التواصل بفعالية مع العاملين وتتبع المهام وإدارة البيانات، كما يجب أن يكونوا على دراية بأحدث الأدوات والتطبيقات وأن يستخدموها بشكل فعال.

تاسعا – التقييم المستمر: وهي قدرة المدير المتجول على إجراء تقييم الأداء والإنجاز والممارسات بشكل دوري من أجل تحديد المجالات التي تسير بشكل جيد وتلك التي تحتاج للتحسين وتدوين ذلك في سجلات خاصة لتسهيل متابعتها بين الحين والآخر.

موانع استخدام أسلوب الإدارة بالتجوال:

لا ينصح بتطبيق الإدارة بالتجوال في بعض الحالات، من أبرزها:

• بيئات العمل الخطرة: حيث قد تعرّض سلامة المدير والعاملين للخطر.
• المهام التي تتطلب تركيزا عميقا: فقد يُشتت انتباه العاملين عن عملهم.
• غياب ثقافة التواصل المفتوح: فقد لا يشعر العاملين بالراحة لمشاركة أفكارهم ومخاوفهم مع المدير في بيئة غير رسمية.
• المؤسسات ذات الهياكل التنظيمية الشديدة المركزية: قد لا يرغب كبار المديرين بقيام المديرين ذوي المستويات الأدنى بالتجول في أماكن العمل.
• المؤسسات التي تُعاني من نقص الثقة بين الإدارة والعاملين: قد يُنظر إلى الإدارة بالتجوال على أنها أداة للتجسس أو المراقبة.
• كبر حجم المنظمة أو توزعها على مواقع جغرافية متعددة: قد يصبح من الصعب على المديرين التجول في جميع أماكن العمل بشكل منتظم، ولكن يمكن إسناد هذه المهمة إلى مديري المواقع نفسها.
• افتقار المدير للمهارة والخبرة الكافية: فقد لا يتمكن المدير من الاستفادة القصوى من الإدارة بالتجوال دون امتلاك مهارات التواصل والتحفيز والملاحظة الجيدة.

التحديات التي تواجه الإدارة بالتجوال:

1. صعوبة قياس الفعالية: من الصعب قياس التأثير الحقيقي للإدارة بالتجوال على الأداء بشكل مباشر، فقد قد تختلف النتائج اعتمادا على عوامل مختلفة مثل نوع الصناعة وثقافة المنظمة وشخصية المدير، ويعتمد تقييم فعالية الإدارة بالتجوال على ملاحظات غير رسمية وتقييمات أداء العاملين، مما قد لا يُقدم صورة دقيقة.

2. ضيق الوقت: قد لا يمتلك المديرون الوقت الكافي للتجول بشكل منتظم بسبب مشاغلهم الكثيرة، حيث يتطلب التجول الفعال تخصيص وقت كاف للتفاعل مع العاملين والاستماع إلى مخاوفهم وملاحظاتهم.

3. المقاومة من العاملين: قد لا يرحب بعض العاملين بتدخل المدير في عملهم، خاصة إذا اعتبروا ذلك شكلاً من أشكال المراقبة أو التدقيق. وهنا يجب على المديرين كسب ثقة العاملين وإظهار أن هدفهم هو مساعدتهم وليس تقييمهم.

4. صعوبة تطبيقها في بعض البيئات: لا تناسب الإدارة بالتجوال جميع بيئات العمل، مثل تلك الخطرة أو التي تتطلب تركيزًا عميقًا، فقد لا تكون أداة فعالة في المؤسسات ذات الهياكل التنظيمية الشديدة المركزية أو التي تعاني من نقص الثقة بين الإدارة والعاملين.

5. محدودية مهارات وخبرات المديرين: قد لا يتمكن بعض المديرين من الاستفادة القصوى من الإدارة بالتجوال دون امتلاك مهارات التواصل والتحفيز والملاحظة الجيدة، حيث يتطلب التجول الفعال مهارات قيادية قوية وقدرة على التواصل بشكل فعال مع العاملين من جميع المستويات.

6. كبر حجم المنظمة أو توزعها على مواقع جغرافية متعددة: قد يصبح من الصعب على المديرين التجول في جميع أماكن العمل بشكل منتظم، خاصةً إذا كانت المنظمة كبيرة أو موزعة على مواقع جغرافية متعددة. وفي هذه الحالات، قد يكون من المفيد استخدام تقنيات أخرى للتواصل مع العاملين، مثل الاجتماعات الافتراضية أو استطلاعات الرأي.

7. غياب ثقافة التواصل المفتوح: قد لا يشعر العاملون بالراحة لمشاركة أفكارهم ومخاوفهم مع المدير في بيئة غير رسمية. فيجب على المديرين خلق ثقافة من الثقة والانفتاح حتى يشعر العاملون بالأمان لمشاركة أفكارهم دون خوف من التقييم أو الانتقاد.

وبناء على ما تقدم، يجب على المديرين تقييم مزايا وعيوب الإدارة بالتجوال بعناية قبل اتخاذ القرار بتطبيقها، ويفضل البدء بمشروع تجريبي صغير وتقييم النتائج قبل التوسع نطاق التطبيق. من المهم أن نضع في اعتبارنا أن الإدارة بالتجوال هي أداة وليست حلًا سحريًا. ويجب على المديرين استخدامها إلى جانب أدوات وممارسات إدارية أخرى لتحقيق أفضل النتائج.

الإدارة بالتجوال مقابل مدير الدقيقة الواحدة:

كتاب “مدير الدقيقة الواحدة” هو كتاب صغير من تأليف كل من: (كين بلانشر وسبنسر جونسون)، وطبع منه العديد من الإصدارات وترجم للعديد من اللغات، وفي هذه المقالة سنحاول الربط ما بين أسلوب الإدارة بالتجوال ومدير الدقيقة الواحدة.

يعد كل من “مدير الدقيقة الواحدة” و “الإدارة بالتجوال” فلسفتين إداريتين تهدفان إلى تحسين الأداء والنتائج من خلال التواصل الفعال والتحفيز. وبينما تركز فلسفة “مدير الدقيقة الواحدة” على مبادئ محددة لتقديم الملاحظات وتوجيه العاملين، فإن “الإدارة بالتجوال” هي أسلوب يطبق هذه المبادئ من خلال التفاعل المباشر مع العاملين في بيئة العمل. بمعنى آخر، يُمكن اعتبار “الإدارة بالتجوال” تطبيقا عمليا لفلسفة “مدير الدقيقة الواحدة”.

وتتقاطع العلاقة فيما بينهما في التركيز على النقاط التالية:

1. التركيز على التواصل الفعال.

2. التحفيز والتشجيع من خلال التعزيز الإيجابي أو السلبي

4. خلق بيئة عمل إيجابية قائمة على الثقة والاحترام بين المدير والعاملين.:

5. القيام بجولات متتالية في موقع العمل.

ويركز كتاب مدير الدقيقة الواحدة على ثلاثة محاور، هي نفسها التي يتم أخذها بعين الاعتبار في أسلوب الإدارة بالتجوال:

1. أهداف الدقيقة الواحدة: بحيث تحدد الأهداف من قبل المدير والعامل معا خلال دقيقة واحدة، وتوثيقها بما لا يزيد عن (250) كلمة قابلة للقراءة في دقيقة واحدة، وكذلك تحديد آلية قياس نتائجها.
2. تأنيب الدقيقة الواحدة: عندما يرتكب العامل خطأ أو يقوم بعمل غير جيد، مما يدفع العامل نحو التعلم من الأخطاء وتحويلها إلى فرص للنمو والتحسين.
3. مديح الدقيقة الواحدة: المدح فيقدم المدير المدح والثناء للعامل عندما يقوم بعمل جيد، حيث يعد المدح أحد أهم أنماط التحفيز والتشجيع ويعد أداة قوية في رفع مستوى الأداء والانتاجية.

بشكل عام، يُكمل كل من “مدير الدقيقة الواحدة” و “الإدارة بالتجوال” بعضهما البعض، فبينما يُقدم “مدير الدقيقة الواحدة” إطارًا نظريًا لمبادئ الإدارة الفعالة، تتيح “الإدارة بالتجوال” تطبيق هذه المبادئ بشكل عملي في بيئة العمل. يمكن للمديرين الذين يستخدمون كلا الفلسفتين معا أن يخلقوا بيئة عمل أكثر إنتاجية وإيجابية، وأن يحققوا أفضل النتائج من خلال عامليهم.

• القصة الواردة في صدر المقالة هي قصة رمزية من تأليف الكاتب

مدونة خالد الشريعة