المقدمة:

تلعب مجالس الإدارة دورا حيويا ومحوريا في توجيه وإدارة المنظمات، إذ تتمثل مهمتهم في تحديد الاستراتيجيات العامة، والإشراف على الأداء التنفيذي، وضمان تحقيق الأهداف التنظيمية بكفاءة وفعالية. ومع ذلك، فإن مجالس الإدارة ليست معصومة من الوقوع في الأخطاء، والتي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على أداء المنظمة واستدامتها. وتعرف أخطاء مجالس الإدارة على أنها الإجراءات أو القرارات التي تنحرف عن الممارسات المثلى أو المعايير المهنية، مما يؤدي إلى نتائج سلبية تؤثر على جميع جوانب المنظمة.

أحد أبرز آثار أخطاء مجالس الإدارة يتمثل في تعطيل العملية التنفيذية وخلق بيئة عمل غير مستقرة. على سبيل المثال، عندما يتدخل المجلس بشكل مفرط في العمليات اليومية للإدارة التنفيذية، ويقيد حرية المديرين في اتخاذ القرارات الضرورية، مما يؤدي إلى تقليل الكفاءة وتعطيل الأداء، وهذا النوع من الأخطاء قد يتسبب في حدوث صراعات داخلية ويعيق الابتكار والتطور، وينعكس سلبا على النمو المستدام للمنظمة.

يتناول هذا المحتوى المعرفي أو هذه المساحة المعرفية جملة من أخطاء مجالس الإدارة مصنفة حسب درجات تشابهها، وسيتم خلاله استعراض أبرز هذه الأخطاء، وتقييم آثارها على المنظمة، ومن ثم تقديم منهجية لمعالجتها. سيتم تحليل الأخطاء الشائعة مثل التدخل المفرط في الأعمال التنفيذية، نقص التنوع والخبرة، ضعف التواصل، وعدم كفاءة الرقابة والإشراف. وسنناقش كيف تؤثر هذه الأخطاء على أدائها وسمعتها.

في إطار معالجة هذه الأخطاء، ستتناول هذه المساحة المعرفية أفضل الممارسات التي يمكن أن تعتمدها مجالس الإدارة لتعزيز أدائها وتجنب الوقوع في هذه الأخطاء. سنتحدث عن أهمية التدريب المستمر والتطوير المهني لأعضاء المجلس، بالإضافة إلى تعزيز التنوع في الخبرات والخلفيات لضمان وجود وجهات نظر متعددة وشاملة. كذلك، سنسلط الضوء على أهمية التواصل الفعال بين المجلس والإدارة التنفيذية لضمان تحقيق الأهداف المشتركة وفهم الأدوار والمسؤوليات بوضوح.

وفي هذه المساحة وهذا المحتوى الشيق، سنتناول عددا من الأخطاء التي تقع بها مجالس الإدارة عموما، وخاصة مجالس إدارات المنظمات غير الربحية أثناء أدائهم لعملهم كوحدة تنظيمية تقود المنظمة لتحقيق أهدافها قريبة ومتوسطة وبعيدة المدى، وستكون هذه الأخطاء مصنفة في عشرة أبواب، آملا أن تجدوا في هذا المحتوى الفائدة والاستمتاع.

أخيرا، ستقدم هذه المساحة مجموعة من التوصيات العملية التي يمكن لمجالس الإدارة اتباعها لتحسين ممارساتهم الإدارية. ومن خلال اعتماد هذه التوصيات، يمكن لمجالس الإدارة تعزيز قدرتهم على توجيه المنظمات بفعالية وكفاءة، وضمان تحقيق النمو المستدام والاستقرار في البيئة التنظيمية.

مجالس الإدارة وصناعة الأخطاء:

مجلس إدارة المنظمة هو الجهة الإدارية العليا التي تشرف على جميع الأنشطة والقرارات الاستراتيجية فيها. يتألف المجلس عادة من مجموعة من الأعضاء المتميزين الذين يتمتعون بخبرة واسعة في مجالاتهم المختلفة، مما يضمن تنوع الأفكار والرؤى. ويكون قادرا على تحديد السياسات والأهداف الطويلة الأمد، ومراقبة الأداء المالي، وضمان التزام المنظمة بقيمها وأهدافها. وينبغي أن يتمتع أعضاء المجلس بالكفاءة والنزاهة، ويقدمون قدرا كافيا من الالتزام بتحقيق رؤية المنظمة ودعمها في تحقيق تأثير إيجابي ومستدام في المجتمع.

تتطلب إدارة المنظمات من مجالس الإدارة القيام بدور حاسم في تحقيق أهداف المنظمة، إلا أنها تواجه تحديات كبيرة قد تؤثر على أدائها وفعاليتها. يعتبر تفهم ومعالجة الأخطاء الشائعة التي تقع في مجالس الإدارة أمرا بالغ الأهمية؛ لضمان استمرارية ونجاح المنظمة. تتنوع هذه الأخطاء بين نقص في التخطيط الاستراتيجي، وعدم الامتثال للمعايير القانونية، وضعف في الحوكمة، وسوء التواصل، مما يستدعي التفكير بحلول شاملة وفعالة للتغلب عليها.

أحد أبرز الأخطاء التي تقع في مجالس الإدارة هو عدم وضوح التخطيط الاستراتيجي. فإدارة المنظمات بحاجة إلى رؤية واضحة ومحددة للأهداف والخطط الاستراتيجية التي توجه جهودها وتحدد مسارها المستقبلي. عدم التركيز على التخطيط الاستراتيجي قد يؤدي إلى فقدان التوجه والتنسيق بين الأقسام داخل المنظمة، مما يعرضها للخطر عندما لا تحقق أهدافها الطويلة الأمد بطريقة فعالة ومستدامة.

أما الامتثال للمعايير القانونية واللوائح فيمثل تحديا آخر يواجه مجالس الإدارة. فعدم الالتزام بالقوانين المحلية والدولية يمكن أن يؤدي إلى مشاكل قانونية خطيرة تهدد استمرارية المنظمة وسمعتها، بالإضافة إلى تأثيرها السلبي على علاقاتها مع العملاء والداعمين المحتملين.

لتفادي هذه الأخطاء، ينبغي على مجالس الإدارة تطوير سياسات وإجراءات دقيقة وفعالة تحكم عمليات المنظمة بشكل كامل، بما في ذلك وضع استراتيجيات واضحة للتخطيط الاستراتيجي وتعزيز ثقافة الامتثال للقوانين واللوائح. كما يجب تعزيز الشفافية والتواصل الفعال داخل المنظمة وخارجها، وتوفير التدريب والتطوير المستمر لأعضاء مجلس الإدارة لضمان قدرتهم على التعامل مع التحديات المتزايدة وتحقيق أهداف المنظمة بنجاح وبشكل مستدام.

وفيما يلي نستعرض أبرز هذه الأخطاء حسب التصنيف الذي يجمعها:

المجموعة الأولى – أخطاء في الحوكمة والإدارة

أحد الأخطاء الشائعة التي ترتكبها مجالس إدارة الجمعيات الخيرية في نطاق الحوكمة والإدارة هو عدم تبني ممارسات حوكمة قوية وشفافة. هذا النقص يؤدي إلى عدم فهم الأعضاء لدورهم ومسؤولياتهم بوضوح، وقد يتسبب في قرارات غير فعالة أو غير مستدامة. الحوكمة السليمة تتطلب تحديد الأهداف بوضوح، وتوفير هياكل واضحة لاتخاذ القرارات، وضمان تقديم التقارير بشكل دوري وشفاف لجميع أصحاب المصلحة، مما يساهم في بناء ثقة المجتمع والممولين وضمان استدامة المنظمة في تحقيق أهدافها الإنسانية والاجتماعية، أو تنمية ومواردها.

وفيما يلي أبرز الأخطاء المتعلقة بنطاق الحوكمة والإدارة:

أولا – عدم الامتثال للقوانين واللوائح

عدم الامتثال للقوانين واللوائح يعد انتهاكا جسيما يقع فيه مجلس الإدارة في المنظمات غير الربحية، حيث يؤدي ذلك إلى تعريض المنظمة للمساءلة القانونية والعديد من المشكلات القانونية المحتملة. هذا الخطأ قد ينشأ نتيجة لعدم فهم وتطبيق القوانين المحلية أو الدولية المتعلقة بالمنظمة، مما يؤثر سلبا على سمعتها وقدرتها على تحقيق أهدافها الإنسانية.

يمكن أن يتسبب عدم الامتثال للقوانين في عواقب وخسائر قانونية جسيمة، مثل فرض غرامات مالية، إغلاق المنظمة مؤقتا أو بشكل نهائي، أو حتى متابعة الأفراد الذين يتورطون في الانتهاكات. تلك العواقب ليست فقط مالية وقانونية، بل تتسبب أيضا في تدهور الثقة بين العملاء والداعمين، مما يضر بسمعة المنظمة وقدرتها على جذب العملاء والتمويل والدعم.

حيث يجب على مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية تحديد ومراقبة الالتزام بالقوانين واللوائح المعمول بها. من خلال إنشاء سياسات وإجراءات واضحة ومحدثة بانتظام تضمن الامتثال الكامل للقوانين المحلية والدولية ذات الصلة. علاوة على ذلك، ينبغي توفير التدريب المناسب لأعضاء المجلس والموظفين حول القوانين المتعلقة بالمنظمة ومتطلبات الامتثال، وتعزيز ثقافة النزاهة والشفافية داخل المنظمة لتعزيز الالتزام بالقوانين واللوائح بشكل دائم.

وعلاوة على ذلك، ينبغي أن يكون هناك نظام داخلي للمراجعة والتقييم لضمان الامتثال المستمر، بما في ذلك إجراء تدقيق (أو مراجعة) داخلية منتظمة ومراجعة خارجية عند الضرورة، للتأكد من أن المنظمة تسير بموجب أفضل الممارسات والمعايير القانونية في جميع أنشطتها وعملياتها.

ثانيا – تجاهل المهام والمسؤوليات المحددة في النظام الأساسي

عندما لا يكون هناك تحديد واضح للمهام والمسؤوليات بشكل واضح وفقا للنظام (أو اللائحة) الأساسية للمنظمة يعتبر انحرافا جوهريا يرتكبه مجلس الإدارة في المنظمات غير الربحية، مما يؤثر سلبا على فعالية العمل والتنسيق بين أعضاء المجلس والموظفين. فعندما يتم تجاهل المهام والمسؤوليات المحددة، ينشأ فراغ في التنظيم الداخلي ويتعذر حينئذ على الأعضاء تحقيق أهداف المنظمة بشكل فعّال.

إن عدم وضوح المهام والمسؤوليات يمكن أن يؤدي إلى سوء الإدراك التفاهم وتعثر في التنفيذ، حيث يمكن أن يتجاوز بعض الأعضاء حدود صلاحياتهم أو يتجاهلون مهامهم المحددة، مما يزيد من احتمال الاضطرابات التنظيمية وتباين الأداء.

ومن جهة أخرى، سينعكس تجاهل المهام المحددة إلى هدر الطاقات وتدهور الكفاءة والفعالية في إدارة المشاريع والبرامج، حيث يصعب على الإدارة التنفيذية تخصيص الموارد وتحديد المسارات الواضحة لتحقيق أهداف المنظمة بدقة.

الحل المقترح يتمثل في إعادة النظر وتحديد المهام والمسؤوليات بشكل دقيق ومفصل في النظام الأساسي للمنظمة، مع توضيح الصلاحيات والتفاصيل الخاصة بكل مسؤولية. كما يجب أن يتم توزيع المهام بناءً على الخبرات والكفاءات لكل عضو بالمجلس، وتعزيز التفاهم حول هذه الأدوار والمسؤوليات من خلال جلسات تدريبية دورية وورش عمل تفاعلية داخلية. بالإضافة إلى ذلك، يجب على المجلس إنشاء آليات لمتابعة تنفيذ المهام وتقييم أدائها بانتظام؛ لضمان التزام الجميع بالسياسات والإجراءات المحددة.

ثالثا – عدم تطوير سياسات وإجراءات واضحة وفعالة

عدم مراجعة وتطوير سياسات وإجراءات العمل لتكون واضحة وفعالة في مجال التواصل والعلاقات يعد خطأ كبيراً يرتكبه مجلس الإدارة في المنظمات الربحية وغير الربحية. مما قد يحدث سوء فهم في التواصل، ويقود إلى تدهور الثقة وتراجع العلاقات مع العملاء والمجتمع المحيط.

إن عدم وجود سياسات واضحة يمكن أن يؤدي إلى عدم تجانس وتوافق الرسائل التي تنتقل من وإلى المنظمة، مما يزيد من احتمال حدوث تفسير غير صحيح للمعلومات والأخبار. فعلى سبيل المثال، قد يحدث تباين وتعارض في الإعلانات أو في التصريحات العامة ما لم تكن هناك سياسات لضبط المحتوى وقنوات النشر والتواصل العام.

ويمكن أن يؤدي عدم وضوح الإجراءات إلى تأخير في التعامل مع الأزمات أو الشكاوى، مما يترك انطباعا سلبيا على سمعة المنظمة وقدرتها على التعامل مع التحديات الخارجية بفعالية. يجب أن تحتوي الإجراءات على خطوات واضحة للتواصل مع الجمهور في حالات الطوارئ أو الأزمات أو السخط لضمان الشفافية والاستجابة السريعة.

الحل المقترح يتمثل في تطوير سياسات وإجراءات واضحة دقيقة وشفافة، تنظم عمليات التواصل والعلاقات داخل المنظمة ومع الجمهور. يجب أن تشمل هذه السياسات معايير للنشر والتواصل، وتحفظ التوازن ما بين الشفافية والخصوصية، بالإضافة إلى إيجاد آليات لجمع ومعالجة الشكاوى والاقتراحات بشكل فعال. وعلى صعيد التمكين، يجب تدريب أعضاء المجلس والموظفين على تطبيق هذه السياسات والإجراءات بشكل منتظم؛ لضمان التفاعل المرغوب والإيجابي مع جميع أطراف العلاقات الخارجية والداخلية للمنظمة.

رابعا – عدم الشفافية في العمليات الإدارية

عدم الشفافية في العمليات الإدارية يعد من الأخطاء الشائعة التي يقع بها مجلس إدارة المنظمات الربحية وغير الربحية، مما يؤثر سلبا على علاقتها مع أعضاء المنظمة والمجتمع بشكل عام. فعندما تفتقر المنظمة إلى الشفافية، يمكن أن تنشأ مشكلات مثل عدم الثقة، وارتفاع مستويات الشكوك، وتقليل الدعم المالي والموارد.

بداية، يؤدي عدم الشفافية إلى عدم فهم دور الأطراف داخل المنظمة وكيفية اتخاذ القرارات، مما يؤدي إلى عدم انخراط الأعضاء والمتبرعين بفعالية في الأنشطة والمبادرات. فعلى سبيل المثال، قد تحدث الشكوك بشأن استخدام الأموال أو توزيع الموارد بشكل غير عادل إذا لم تكن العمليات واضحة ومفتوحة ومدرجة في تقارير أداء وأنشطة موثوقة.

الحل المقترح يشمل تعزيز ثقافة الشفافية داخل المنظمة من خلال اتباع سياسات وإجراءات تضمن نشر المعلومات بشكل منتظم وشفاف لأعضاء المجلس والمتبرعين والمستفيدين. ينبغي أيضا تعزيز التواصل الفعّال للإدارة مع الجمهور، سواء كان ذلك من خلال تقارير الأداء الدورية أو جلسات الحوار المفتوحة، لضمان فهم وتقدير جميع الأطراف لاستراتيجيات المنظمة وطرق تنفيذها. علاوة على ذلك، يمكن لاستخدام التكنولوجيا الحديثة مثل منصات الإنترنت وقنوات التواصل الاجتماعي أن تسهم في تحسين الشفافية وزيادة التفاعل والمشاركة بين المنظمة وأصحاب المصلحة المختلفين.

خامسا – ضعف عمليات التدقيق الداخلي والخارجي

من بين الأخطاء التي قد ترتكبها مجالس إدارة المنظمات في نطاق التواصل والعلاقات هو نقص أو عدم القيام بعمليات المراجعة أو التدقيق الداخلي والخارجي بشكل منتظم. يعتبر التدقيق الداخلي والخارجي أداة أساسية لتقييم أداء المنظمة وضمان مطابقتها للمعايير والسياسات الداخلية المعمول بها، وكذلك التشريعات التي تحكم عمل المنظمة، وعدم القيام بهذه العمليات بانتظام يمكن أن يؤدي إلى عدم كشف الثغرات والمشكلات والمخالفات التي قد تؤثر سلبا على سمعة المنظمة وعلاقتها مع الأطراف المعنية.

إجراء التدقيق الداخلي يسهم في تقييم فعالية العمليات الداخلية وتحسين إدارة المخاطر، بما في ذلك التأكد من تطبيق السياسات والإجراءات بشكل صحيح. وعدم إجراء التدقيق الداخلي يمكن أن يتسبب في عدم اكتشاف السلبيات المحتملة في الأداء أو التحكم الداخلي، مما يعرض المنظمة للمخاطر القانونية والمالية.

الحل المقترح يتمثل في تعزيز ثقافة الالتزام بعمليات التدقيق الداخلية والخارجية بما يتناسب مع حجم ونطاق المنظمة. ينبغي على مجالس الإدارة تعزيز السياسات والإجراءات المتعلقة بعمليات التدقيق وتخصيص الموارد اللازمة لتنفيذها بانتظام وبشكل شفاف. كما يجب أن تكون هناك متابعة دورية ومستمرة لنتائج عمليات التدقيق وتطبيق التوصيات المقدمة من المراجعين والمدققين، والعمل أيضا تعزيز ثقافة المراجعة والتحسين المستمر داخل المنظمة لضمان استمرارية تحسين الأداء وتعزيز الشفافية والمساءلة.

سادسا – عدم الالتزام بسياسات المنظمة وإجراءات العمل

من بين الأخطاء التي قد تقع فيها مجالس الإدارة في نطاق التواصل والعلاقات هو عدم الالتزام بسياسات وإجراءات المنظمة. فعندما يتجاوز أعضاء مجلس الإدارة السياسات المحددة والإجراءات المعتمدة، يمكن أن يؤدي ذلك إلى فقدان التناغم والتناسق في التعاملات الداخلية والخارجية للمنظمة والحد من شفافية المنظمة، فعلى سبيل المثال، قد يؤدي عدم الالتزام إلى اتخاذ قرارات غير مدروسة أو تنفيذ إجراءات غير متوافقة مع مبادئ ومعايير الحوكمة.

للتغلب على هذه الأخطاء، يجب على مجالس الإدارة إعادة التأكيد على الالتزام بالسياسات والإجراءات المعتمدة لدى المنظمة سواء من قبل مجلس الإدارة أو كافة العاملين، وينبغي توضيح هذه السياسات لجميع أعضاء المجلس وضمان فهمهم الكامل لمضمونها وأهدافها. كما يجب توفير التدريب وورش العمل المناسبة لأعضاء المجلس لضمان أن يكونوا على دراية دائمة بالسياسات والإجراءات الجديدة أو المحدثة.

علاوة على ذلك، ينبغي للمنظمة توفير آليات للمراقبة والتقييم المستمر لتنفيذ السياسات والإجراءات، بما في ذلك آليات لجمع الملاحظات والتعديلات اللازمة لتحسينها. هذا يسهم في بناء ثقة الأطراف المعنية وتعزيز الشفافية والمصداقية في عمل المنظمة، مما يعزز من قدرتها على تحقيق أهدافها المالية والاجتماعية بفعالية أكبر.

المجموعة الثانية – أخطاء في التخطيط الاستراتيجي

أحد الأخطاء الشائعة التي تقع فيها مجالس إدارة الشركات الجمعيات الخيرية في مجال التخطيط الاستراتيجي هو عدم الاستثمار في عملية تخطيط استراتيجي متكاملة ومستدامة. فإذا لم يتم تخصيص الوقت والجهود الكافية لتحديد رؤية واضحة وأهداف استراتيجية محددة، يمكن أن يؤدي إلى عجز المنظمة على تحقيق نتائج ملموسة ومستدامة في المدى الطويل. التخطيط الاستراتيجي الجيد يتطلب النظر بعين الاعتبار إلى التحديات المستقبلية والفرص المحتملة، وتوجيه الجهود والموارد بشكل فعال نحو تحقيق الأهداف المحددة، مما يسهم في نمو وازدهار الشركة أو الجمعية الخيرية وزيادة تأثيرها الإيجابي لدى العملاء والمجتمع.

وفيما يلي أبرز الأخطاء المتعلقة بالتخطيط الاستراتيجي للمنظمة:

أولا – عدم وضع خطة استراتيجية طويلة الأجل

إن عدم وضع خطة استراتيجية طويلة الأجل (من 3 – 5 سنوات) هو خطأ شائع يرتكبه مجلس الإدارة، ويؤدي إلى عواقب سلبية على المنظمة. فغياب الرؤية الواضحة للمستقبل، تفقد المنظمة قدرتها على توجيه جهودها نحو أهداف محددة، مما يؤدي إلى التشتت وهدر الموارد. بالإضافة إلى ذلك، يؤدي غياب التخطيط الاستراتيجي إلى عدم استعداد المنظمة لمواجهة التحديات والتغيرات في السوق، مما يضعف قدرتها على المنافسة.

لتصحيح هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة البدء بوضع خطة استراتيجية طويلة الأجل. تشمل هذه العملية تحليل الوضع الحالي للمنظمة، وتحديد الأهداف المستقبلية، ووضع الاستراتيجيات المناسبة لتحقيق هذه الأهداف. ومن المهم أيضا إشراك جميع الأطراف المعنية في هذه العملية لضمان توافق الرؤى وتوحيد الجهود، وينصح الخبراء بمشاركة مستشارين من خارج المنظمة في وضع الخطة الاستراتيجية أو تحكيمها من قبل أحد بيوت الخبرة قبل اعتمادها والبدء في تطبيقها.

بمجرد وضع الخطة الاستراتيجية، يجب على مجلس الإدارة مراجعتها بانتظام وتحديثها حسب الحاجة. يضمن هذا النهج الاستباقي أن تبقى المنظمة مرنة وقادرة على التكيف مع التغيرات الخارجية والداخلية. كما أن وجود الثقافة التنظيمية التي تدعم التخطيط الاستراتيجي المستدام سيساعد المنظمة على تحقيق النجاح طويل المدى.

ثانيا – التركيز المفرط على الأهداف قصيرة الأجل على حساب الأهداف طويلة الأجل

من أخطاء مجلس الإدارة في مجال التخطيط الاستراتيجي التركيز المفرط على الأهداف قصيرة الأجل على حساب الأهداف طويلة الأجل. هذا النهج يؤدي إلى تحقيق مكاسب سريعة، لكنه يضعف القدرة على تحقيق النمو المستدام. يمكن أن يؤدي ذلك إلى إهمال الابتكار وتطوير المنتجات والخدمات الجديدة، مما يجعل المنظمة عرضة لتقلبات السوق وفقدان ميزاتها التنافسية.

لحل هذه المشكلة، يجب على مجلس الإدارة تحقيق التوازن بين الأهداف قصيرة وطويلة الأجل. ينبغي تحديد الأولويات بحيث تساهم الأهداف قصيرة الأجل في تحقيق الأهداف طويلة الأجل. هذا يتطلب وضع خطة استراتيجية شاملة تتضمن أهدافًا قصيرة الأجل تدعم الرؤية المستقبلية للمنظمة وتساعد في بناء أساس قوي للنمو المستقبلي.

إضافة إلى ما سبق، يجب على مجلس الإدارة مراجعة الأداء بانتظام لضمان تحقيق التوازن المطلوب. يمكن استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتتبع التقدم نحو الأهداف قصيرة وطويلة الأجل على حد سواء. يساهم هذا النهج في تحقيق الاستدامة والابتكار والنمو المستمر للمنظمة، مع الحفاظ على القدرة على التكيف مع التغيرات في البيئة المحيطة.

ثالثا – الفشل في تحديث الخطة الاستراتيجية بانتظام

الفشل في تحديث الخطة الاستراتيجية بانتظام يعد من الأخطاء الجسيمة التي يمكن أن تؤثر سلباً على المنظمة بشكل عام، فالخطط الاستراتيجية ستكون غير فعالة ما لم تتماشى مع التغيرات في البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة، وعدم التحديث الدوري للخطة يمكن أن يؤدي إلى فقدان الفرص الجديدة والتعامل غير الفعال مع التحديات المستجدة، مما يضعف قدرة المنظمة على المنافسة، وقدرتها على النمو.

لحل هذه المشكلة، يجب أن يلتزم مجلس الإدارة بمراجعة الخطة الاستراتيجية بانتظام. يمكن أن تشمل هذه المراجعات تحليل السوق، ومراجعة الأداء، وتقييم مدى تحقيق الأهداف المحددة. وهذا بدوره يساعد في تحديد الفجوات والفرص، ويسمح بتعديل الخطة وفقا للتغيرات والمتطلبات الجديدة. من المهم إشراك جميع الأطراف المعنية في هذه العملية لضمان الحصول على رؤية شاملة ودقيقة.

علاوة على ذلك، يمكن استخدام أدوات مثل تقارير الأداء الدورية والمراجعات السنوية لضمان أن الخطة الاستراتيجية تظل حديثة وفعالة. ويجب أن تكون هذه العملية جزءا من الثقافة التنظيمية السائدة، القائمة على تشجيع الابتكار والتحسين المستمر. ومن خلال ذلك، تستطيع المنظمة الاستفادة من التغيرات والاستعداد للتحديات المستقبلية، مما يعزز قدرتها على تحقيق النجاح المستدام.

رابعا – عدم التكيف مع التغيرات في البيئة الخارجية

عدم التكيف مع التغيرات في البيئة الخارجية بمختلف أطيافها، يعد خطأ كبيرا في نطاق التخطيط الاستراتيجي، حيث يمكن أن يؤدي إلى فقدان المنافسة والميزات التنافسية وخسارة أجزاء من الحصص السوقية، والبيئة الخارجية تشمل عوامل مثل التغيرات الاقتصادية، التكنولوجية، الاجتماعية، والسياسية والثقافية، وعدم التكيف مع هذه التغيرات يمكن أن يعيق نمو المنظمة ويجعلها غير قادرة على تلبية احتياجات العملاء ويعطلها عن الإبداع والابتكار.

لحل هذه المشكلة، يجب على مجلس الإدارة تبني نهج استباقي في متابعة وتقييم التغيرات الخارجية بانتظام. يمكن تحقيق ذلك من خلال إجراء تحليلات بيئية منتظمة واستخدام أدوات مثل تحليل بيستيل وتحليل سوات (SWOT and PESTEL) لتحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات وتحليل البيئة الخارجية، وينبغي أيضاً أن يكون لدى المنظمة نظام لرصد الاتجاهات وتقديم تقارير دورية حول التغيرات المحتملة في البيئة المحيطة، وتأثيرها على عمليات المنظمة وأهدافها.

وفضلا عما تقدم، يجب أن تكون المنظمة مرنة ومستعدة لإجراء التعديلات اللازمة على استراتيجياتها وخططها. يتطلب ذلك تعزيز ثقافة التغيير والابتكار داخل المنظمة، وتوفير التدريب المستمر للموظفين ليكونوا قادرين على التعامل مع التغيرات بفعالية. من خلال ذلك، يمكن للمنظمة تحسين قدرتها على التكيف مع البيئة المتغيرة وضمان الاستدامة والنمو في المستقبل.

خامسا – تجاهل تقييم الأداء والنتائج بشكل دوري

إن تجاهل تقييم الأداء والنتائج بشكل دوري هو خطأ كبير من قبل مجلس الإدارة في نطاق التخطيط الاستراتيجي، حيث يؤدي إلى فقدان فرص الحسين الأداء وإمكانية تصحيح الأخطاء. ودون تقييم دوري، تصبح المنظمة غير قادرة على معرفة مدى تحقيقها لأهدافها الاستراتيجية وتحديد العقبات التي تواجهها، أي أنها تفقد بوصلتها، مما قد يؤدي إلى فشل الجهود المبذولة لتحقيق النجاح المستدام.

لحل هذه المشكلة، يجب على مجلس الإدارة وضع نظام لتقييم الأداء بشكل منتظم. يمكن أن يشمل ذلك تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي تعكس الأهداف الاستراتيجية ومراجعة التقدم المحرز نحو هذه الأهداف بانتظام. هذه التقييمات تساعد في اكتشاف الفجوات في الأداء وإجراء التعديلات اللازمة لضمان تحقيق الأهداف.

علاوة على ذلك، يجب أن تكون عملية التقييم شفافة وشاملة، تشمل جميع مستويات المنظمة. من المهم إشراك الموظفين في هذه العملية وتقديم ملاحظات مستمرة حول الأداء. يمكن أيضاً استخدام نتائج التقييم لتطوير خطط تحسين وتدريب مستمر للموظفين، مما يعزز ثقافة التحسين المستمر والابتكار داخل المنظمة. ومن خلال هذه الإجراءات، يمكن للمنظمة تعزيز فعالية استراتيجياتها وخططها، وتحقيق النجاح المستدام.

سادسا – اتخاذ قرارات استراتيجية بناءً على معلومات غير كاملة أو غير دقيقة

اتخاذ قرارات استراتيجية بناءً على معلومات غير كاملة أو غير دقيقة هو خيار غير موفق، وخطأ جسيم يرتكبه مجلس الإدارة، ويمكن أن يؤدي إلى نتائج وخيمة على المنظمة. فالاعتماد على بيانات غير موثوقة أو غير محدثة أو غير صحيحة يمكن أن يضلل مجلس الإدارة ويدفعه إلى اتخاذ قرارات غير مستندة إلى الواقع، مما يزيد من مخاطر الفشل وحدوث خسائر وهدر في موارد المنظمة.

لحل هذه المشكلة، يجب على مجلس الإدارة تبني ممارسات جمع وتحليل البيانات بدقة، ووضع معايير صارمة للبيانات والمعلومات والتحليلات التي تعرض عليه، ويتضمن ذلك استخدام مصادر موثوقة ومتنوعة للمعلومات، وتحديث البيانات بشكل دوري. كما يجب التأكد من أن البيانات تم تحليلها بشكل شامل قبل استخدامها في اتخاذ القرارات الاستراتيجية. يمكن استخدام أدوات تحليل البيانات والتقارير التفاعلية لضمان دقة المعلومات.

علاوة على ذلك، من الضروري تعزيز ثقافة الشفافية والمساءلة داخل المنظمة. يجب تشجيع الموظفين على تقديم تقارير دقيقة وصادقة حول الأداء والمعلومات ذات الصلة. يمكن أيضاً تشكيل لجان مراجعة داخلية لضمان جودة البيانات وصحتها قبل تقديمها لمجلس الإدارة. من خلال هذه الإجراءات، يمكن للمنظمة تقليل المخاطر المرتبطة بالقرارات الاستراتيجية وتحقيق نتائج أفضل ومستدامة.

سابعا – عدم التنسيق بين استراتيجيات العمل والأهداف العامة لمنظمة

عدم الانسجام بين استراتيجيات العمل من جهة والأهداف العامة للمنظمة من جهة أخرى، هو خطأ يمكن أن يؤدي إلى تشتيت الجهود وفقدان التركيز على تحقيق الأهداف العامة التي تبناها المؤسسون أو الجمعية العامة فيما بعد، وعندما لا تتماشى استراتيجيات العمل مع الأهداف العامة، يمكن أن تفتقر المبادرات إلى الانسجام والتكامل، مما يعوق تحقيق الأداء الأمثل والنمو المستدام.

لحل هذه المشكلة، يجب على مجلس الإدارة التأكد من أن جميع استراتيجيات العمل تنبثق من الأهداف العامة للمنظمة وتدعمها بشكل مباشر. يمكن تحقيق ذلك من خلال عملية تخطيط استراتيجي شاملة تشمل جميع مستويات المنظمة وتضمن توافق الرؤية والرسالة والأهداف مع الاستراتيجيات العملية. والجدير بالذكر أنه يجب يجب أن تكون الأهداف العامة واضحة ومحددة بحيث يمكن ترجمتها إلى استراتيجيات عمل قابلة للتنفيذ.

وفضلا عما سبق، ينبغي إقامة نظام تواصل فعال بين جميع الإدارات والأقسام داخل المنظمة لضمان التوافق المستمر بين استراتيجيات العمل والأهداف العامة. يمكن عقد اجتماعات دورية لمراجعة التقدم المحرز وضمان أن جميع الجهود تسير في نفس الاتجاه. من خلال تعزيز التنسيق والتكامل بين جميع جوانب التخطيط الاستراتيجي، وفي ظل ذلك، يمكن للمنظمة تحقيق أداء أعلى وتحقيق أهدافها بكفاءة وفعالية.

المجموعة الثالثة – أخطاء في النطاق المالي

من بين الأخطاء الشائعة التي يرتكبها مجالس إدارة الجمعيات الخيرية في نطاق الأداء المالي هو عدم القدرة على تحقيق التوازن بين الإيرادات والنفقات، مما قد يؤدي إلى صعوبات مالية وتأثيرات سلبية على قدرة المنظمة على تقديم خدماتها وبرامجها بشكل فعال ومستدام.

وفيما يلي أبرز الأخطاء المتعلقة بأداء المجلس في النطاق المالي:

أولا – سوء إدارة الموارد المالية

سوء إدارة الموارد المالية يعد من الأخطاء الكبرى التي يمكن أن تؤدي إلى عواقب وخيمة على المنظمة. فعندما تُدار الموارد المالية بخلاف القواعد والمعايير الصحيحة، يمكن أن تواجه المنظمة نقصا حادا في السيولة، وتراكم الديون، وفقدان الثقة بين المستثمرين والمساهمين. هذه المشكلات المالية قد تعوق قدرة المنظمة على تنفيذ استراتيجياتها وتحقيق أهدافها.

لحل هذه المشكلة، يجب على مجلس الإدارة وضع نظام محكم لإدارة الموارد المالية، يشمل وضع موازنات دقيقة مرتبطة بالأهداف والعمليات والأنشطة، ووضع إجراءات صرف مالي صارمة، ورصد الحركات المالية الواردة والصادرة بعناية، وتقييم الأداء المالي بشكل دوري. ويمكن استخدام أدوات التحليل المناسبة لمراقبة الأداء المالي واتخاذ القرارات المستنيرة، وينبغي أيضا تعزيز الرقابة الداخلية للتأكد من استخدام الموارد بكفاءة وفعالية.

ومن جهة أخرى، يجب أن يكون لدى المنظمة خطة مالية طويلة الأجل تتضمن توقعات مالية مستدامة، وتقديرات للمخاطر المحتملة. يساعد ذلك في تحديد الاحتياجات المالية المستقبلية وتخطيط التمويل اللازم لمواجهة التحديات الاقتصادية. كما يجب على مجلس الإدارة أن يكون مستعدا لتعديل الخطط المالية بناء على التحليلات الدورية والتغيرات في البيئة الاقتصادية.

من الضروري أيضاً تعزيز مبدأ الشفافية في إدارة الموارد المالية من خلال تقديم تقارير مالية دقيقة وشفافة للمساهمين أو أعضاء الجمعية العمومية وكذلك لأصحاب المصلحة. يمكن أن يعزز هذا الإجراء ثقتهم بالمنظمة، ويزيد من قدرة المنظمة على جذب الاستثمارات والدعم المالي. وبتبني هذه الحلول، يمكن للمنظمة تحسين إدارة مواردها المالية وتحقيق استدامة مالية قوية.

ثانيا – عدم تحقيق التوازن بين الإيرادات والنفقات

عدم تحقيق التوازن بين الإيرادات والنفقات يعد من الأخطاء المالية الشائعة التي يمكن أن تؤدي إلى مشاكل مالية خطيرة داخل المنظمة. عندما تفوق النفقات الإيرادات، تواجه المنظمة مخاطر العجز المالي، مما قد يؤدي إلى تقليص الأنشطة والخدمات، أو حتى الإفلاس. هذا الخلل المالي يقلل من القدرة على الاستثمار في الفرص الجديدة والنمو المستدام.

لحل هذه المشكلة، يجب على مجلس الإدارة وضع ميزانية دقيقة تشمل توقعات واقعية للإيرادات والنفقات. يجب مراجعة هذه الميزانية بانتظام لتعديل التوقعات بناءً على الأداء الفعلي والمتغيرات الاقتصادية. من المهم مراقبة النفقات بدقة لضمان عدم تجاوزها للإيرادات المتاحة.

علاوة على ذلك، يمكن تعزيز الإيرادات من خلال تنويع مصادر الدخل، مثل البحث عن فرص تمويل جديدة، أو زيادة المبيعات، أو تحسين كفاءة العمليات. تنويع الإيرادات يساعد في تقليل المخاطر المالية وزيادة الاستقرار المالي. يجب أن تتبنى المنظمة استراتيجيات تسويق فعالة وتعزيز العلاقات مع العملاء لزيادة الإيرادات.

من الضروري أيضاً تحسين كفاءة الإنفاق من خلال تحديد الأولويات والتركيز على النفقات الضرورية التي تساهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية. يمكن استخدام أدوات التحليل المالي لتقييم الأداء المالي وتحديد المجالات التي يمكن فيها تقليل التكاليف دون التأثير على الجودة. من خلال اتباع هذه الحلول، يمكن للمنظمة تحقيق توازن أفضل بين الإيرادات والنفقات وضمان استدامة مالية قوية.

ثالثا – الفشل في متابعة الأداء المالي بانتظام

يعتبر عدم متابعة الأداء المالي بانتظام من الأخطاء الشائعة التي يقع فيها مجلس الإدارة، حيث يمكن أن يؤدي ذلك إلى فقدان الرؤية الشاملة للوضع المالية الحالي والاتجاهات المستقبلية للمؤسسة. وبدون متابعة دورية ودقيقة، يصعب على أعضاء المجلس فهم الأداء المالي الفعلي والتصدي للمشاكل المالية في مراحلها المبكرة.

ومن الحلول المناسبة تعزيز آليات المراقبة المالية الدورية، مثل إعداد تقارير مالية شهرية وربع سنوية وسنوي ومراجعتها بانتظام في اجتماعات المجلس بالمقارنة مع التقارير السابقة، ويجب أن تتضمن هذه التقارير مؤشرات أداء رئيسية ومقاييس مالية تساعد في تحديد الاتجاهات السلبية بما في ذلك الزيادات غير المبررة في التكاليف أو التراجع في الإيرادات.

وعلى أعضاء المجلس تبني ثقافة الشفافية والتواصل المفتوح حول الأداء المالي. إذن ينبغي أن يكون هناك دعم قوي من الإدارة التنفيذية لتوفير المعلومات والبيانات المالية اللازمة للمجلس، مما يسهل عليهم فهم الصورة الكاملة واتخاذ القرارات الاستراتيجية بناءً على معلومات صحيحة ودقيقة.

في النهاية، يجب على المجلس تقييم أداء نفسه بانتظام فيما يتعلق بمتابعة الأداء المالي. يمكن تحسين هذه العملية من خلال إدخال أنظمة تقييم دورية ومستمرة لكفاءة الإجراءات المالية وفعالية استخدام الأموال، مما يسهل على المجلس تحديد نقاط الضعف واتخاذ الإجراءات التصحيحية الضرورية لضمان استمرارية النجاح المالي للمؤسسة.

رابعا – نقص الشفافية في التقارير المالية

إن نقص الشفافية في التقارير المالية يعد من الأخطاء الجسيمة التي يمكن أن يقع فيها مجلس الإدارة، حيث يؤدي ذلك إلى عدم توفير صورة واضحة وشاملة عن الوضع المالي للمؤسسة. وبدون شفافية كافية يصعب على أعضاء المجلس فهم القرارات المالية المتخذة وتقييم تأثيرها على الأداء العام للمؤسسة.

الحلول المناسبة تتضمن تعزيز مستوى الشفافية في التقارير المالية من خلال زيادة الوضوح في المعلومات المالية والملاحظات المهمة المرتبطة بالقرارات المالية الرئيسية. ويجب أن تكون التقارير واضحة وقابلة للفهم من جميع أعضاء المجلس، وتشمل معلومات محدثة ودقيقة بما يكفل فهم الأثر المالي لكل قرار تم اتخاذه.

على فريق الإدارة التنفيذية والإدارة المالية أن يكونوا على استعداد للإجابة على أية استفسارات تتعلق بالتقارير المالية خلال اجتماعات المجلس. وينبغي أن تعقد هذه الاجتماعات بانتظام، وأن يتم توفير الوقت الكافي لمناقشة الأمور المالية بشفافية ودقة، مما يساهم في بناء ثقة أعضاء المجلس وتعزيز فهمهم للتقارير.

في نهاية المطاف، يجب على المجلس تبني سياسات صارمة تضمن الامتثال للمعايير المالية الدولية والمحلية، بالإضافة إلى إجراء مراجعات خارجية منتظمة للتأكد من دقة وشمول التقارير المالية. حيث ستسهم هذه الإجراءات في تعزيز الشفافية وتقديم تقارير مالية شفافة وموثوقة تدعم عملية اتخاذ القرارات الاستراتيجية بفعالية وثقة.

خامسا – تجاهل التخطيط للأزمات المالية المحتملة

ينظر إلى تجاهل التخطيط للأزمات المالية المحتملة على أنه من الأخطاء الشائعة الخطرة التي يقع فيها مجلس الإدارة، حيث يمكن أن يؤدي هذا التجاهل إلى عدم الاستعداد لمواجهة تحديات مالية غير متوقعة مثل انخفاض في الإيرادات أو زيادة في التكاليف.

وحل هذه المشكلة يتطلب تطوير خطط استجابة للأزمات المالية تشمل سيناريوهات محتملة مثل تراجع السوق، أو زيادة في التكاليف العامة، أو تأثيرات اقتصادية غير متوقعة. يجب أن تتضمن هذه الخطط إجراءات واضحة لإدارة الأزمات المالية بما في ذلك تخصيص موارد إضافية، وتقليل التكاليف غير الضرورية، وتعديل استراتيجيات التمويل.

وعلى أعضاء المجلس اتخاذ موقف استراتيجي يركز على الوقاية من الأزمات المالية بدلا من معالجتها عند حدوثها. ينبغي أن يتمتع المجلس بفهم عميق للمخاطر المالية المحتملة، ويعمل على تحليل الفرضيات المتوقعة لتقييم التأثيرات المحتملة على النطاق المالي واتخاذ القرارات الملائمة مسبقا.

في النهاية، يجب أن يكون هناك تفاعل مستمر ومنتظم بين الإدارة التنفيذية وأعضاء المجلس لمراجعة وتحديث خطط الطوارئ المالية. ويمكن أن تسهم هذه العملية في تعزيز الاستعداد والمرونة المالية للمنظمة، مما يمكنها من التكيف بشكل أفضل مع أية تغييرات طارئة في البيئة الاقتصادية أو السوقية.

سادسا – عدم الاستعداد للأزمات المالية أو الاقتصادية

عدم الاستعداد للأزمات المالية أو الاقتصادية من الأخطاء الجسيمة التي يمكن أن يقع فيها مجلس الإدارة، حيث يعكس هذا الخطأ عدم القدرة على التكيف مع التغيرات غير المتوقعة في البيئة الاقتصادية، مما يؤثر سلبا على استقرار المؤسسة ونموها المستدام.

الحلول المناسبة لهذه المشكلة تشمل تطوير خطط استجابة للأزمات المالية والاقتصادية تتضمن تحديد المخاطر المحتملة مثل انخفاض الطلب على المنتجات أو زيادة في التكاليف الإنتاجية. يجب أن تتضمن هذه الخطط استراتيجيات محددة للتعامل مع كل سيناريو بما في ذلك خفض التكاليف، وتحسين إدارة رأس المال، ومراجعة السياسات المالية والاستثمارية.

ينبغي للمجلس أيضا إجراء تقييم دوري للمخاطر المالية والاقتصادية وتحليل السيناريوهات المحتملة للأزمات، كما يجب أن يتمتع المجلس بفهم عميق للمخاطر المالية المحتملة ويعمل على تطوير استراتيجيات متعددة للتخفيف من العواقب المالية للأزمات المحتملة.

في النهاية، يجب القيام بمراجعة وتحديث خطط الطوارئ المالية والاقتصادية بانتظام لضمان استمرارية فعالية الاستعداد والاستجابة. كما ينبغي أن تكون هذه العملية جزءا من ثقافة المنظمة في نطاق الشفافية والمساءلة، مما يساعد على تعزيز الاستعداد والمرونة المالية للمنظمة، وقدرتها على البقاء والازدهار في ظل التحديات الاقتصادية المتغيرة.

سابعا – عدم التحقق والفحص الدقيق للتقارير المالية

عدم التحقق من التقارير المالية والفحص الدقيق لها، يعد من الأخطاء الجسيمة التي يقع بها مجلس الإدارة. يمكن أن يؤدي هذا الخطأ إلى اعتماد قرارات استراتيجية مهمة استنادا إلى معلومات مالية غير دقيقة أو غير موثوقة. وفي ظل غياب الفحص الدقيق للتقارير المالية، يمكن أن تبرز أخطاء مالية أو يتم اعتماد معلومات غير صحيحة، سيكون لها تأثير على سلامة القرارات المالية والاستراتيجية وصحتها.

وتتضمن الحلول المناسبة لهذه المشكلة، تعزيز آليات المراقبة والمراجعة الداخلية للتأكد من دقة التقارير المالية. ويجب أن تشمل هذه الحلول تطوير إجراءات محددة للتحقق من صحة المعلومات المالية والإدارية، مثل مراجعة الحسابات، والتدقيق الداخلي، وفحص النظم المحاسبية.

وعلى أعضاء المجلس أن يكونوا على استعداد لطلب تفاصيل إضافية وتوضيحات من الإدارة التنفيذية خلال مناقشة التقارير المالية في الاجتماعات. ويجب أن يكون هناك تفاعل نشط ومنتظم بين الإدارة التنفيذية وأعضاء المجلس لضمان توفير المعلومات اللازمة والتأكد من دقتها، كما يجب إجراء تقييم دوري لكفاءة إجراءات التحقق والفحص لعمليات المنظمة وتقاريرها. يمكن أن تسهم هذه العملية في تحسين جودة التقارير المالية وزيادة الثقة في دقة البيانات المالية، مما يسهل على المجلس اتخاذ القرارات الاستراتيجية السليمة بثقة وبناء على معلومات دقيقة وأساس مالي موثوق.

المجموعة الرابعة – أخطاء في التواصل والعلاقات

من الأخطاء الشائعة التي تقع فيها مجالس الإدارة في الشركات والجمعيات الخيرية في نطاق الاتصال والعلاقات هو عدم فهم أهمية بناء علاقات قوية ومستدامة مع العملاء والمتبرعين والمجتمع بشكل عام. فعدم الاستثمار في العلاقات والتواصل الفعّال قد يؤدي إلى فقدان الثقة والدعم، مما يعرقل قدرة المنظمة على تحقيق أهدافها التجارية أو الخيرية وجذب التمويل المستدام.

وفيما يلي أبرز الأخطاء التي يقع بها أعضاء مجالس الإدارات وخاصة في القطاع غير الربحي:

أولا – ضعف التواصل فيما بين أعضاء مجلس الإدارة

ضعف التواصل فيما بين أعضاء مجلس الإدارة يعد من الأخطاء الشائعة في مجالات التواصل والعلاقات داخل المنظمات الربحية وغير الربحية، وهو يضعف كفاءة الإدارة وقدرتها على اتخاذ القرارات الاستراتيجية بفعالية. هذا الخطأ قد ينشأ من عدة عوامل، منها عدم وجود هيكل تنظيمي واضح يعزز من التواصل الداخلي، وعدم التركيز على تعزيز العلاقات الإنسانية بين أعضاء المجلس، أو عدم وجود من يقود عملية التواصل فيما بين الأعضاء.

ضعف التواصل بين أعضاء المجلس قد يؤدي إلى عزوف الأعضاء عن المشاركة بفعالية في النقاشات الهامة أو عن طرح الآراء المبتكرة التي قد تثري عملية صنع القرارات نتيجة نمو بعض الحواجز النفسية بين الأعضاء بسبب قلة التواصل. كما أنه يمكن أن يؤدي إلى تباعد الأفكار وتشتت الجهود، مما يؤثر على التكامل والتناغم الداخلي للمجلس.

للتغلب على هذا الخطأ، ينبغي على مجلس الإدارة تطوير استراتيجيات واضحة لتعزيز التواصل الداخلي، مثل تنظيم اجتماعات دورية متقاربة زمنيا، وتتناول القضايا الاستراتيجية والتشاور حولها. كما يجب أن تشجع الإدارة التنفيذية وتدعم المبادرات التي تعزز الروح الجماعية والتعاون بين أعضاء المجلس، مثل المناسبات الاجتماعية وورش العمل والندوات التي تعزز من الفهم المتبادل والثقة بين الأعضاء.

وعلاوة على ما سبق، يجب أن يكون هناك تركيز على بناء ثقافة من الاحترام والاستماع الفعال، حيث يشعر كل عضو بأهمية وجوده ودوره في القرارات والإجراءات التي تؤثر على المنظمة بأسرها. ومن خلال تعزيز هذا التواصل الفعال، يمكن للمجلس أن يتجاوز تلك العقبات ويعزز من أدائه في دعم أهداف المنظمة والمساهمة في نجاحها الاستراتيجي.

ثانيا – عدم إشراك أصحاب المصلحة في صنع القرار

أصبح من المؤكد أن عدم إشراك أصحاب المصلحة في صنع القرار يعد من أبرز الأخطاء التي يمكن أن يرتكبها مجلس إدارة المنظمات وخاصة غير الربحية في مجال التواصل والعلاقات. هذا الخطأ يمكن أن يؤدي إلى انعدام الشفافية والثقة بين المنظمة وأصحاب المصلحة المختلفين، مما يعرض سمعتها واستمراريتها للخطر.

وقد تعود أسباب هذا الخطأ إلى مصادر وجذور متعددة، منها عدم فهم أهمية تضمين أصحاب المصلحة في عملية صنع القرارات، أو الخوف من المشاركة الفعالة التي قد تعرض القرارات الإدارية للتأخير أو التعقيد. كما قد يكون هناك عوامل أخرى ثقافية داخلية في المنظمة تعيق اتخاذ خطوات فعّالة نحو الاستشارة والمشاركة الفعالة.

لتجاوز هذا الخطأ، ينبغي على مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية العمل على تطوير ثقافة تنظيمية تعزز من شفافية ومشاركة أصحاب المصلحة. ويجب على المنظمة إنشاء أدوات وآليات فعالة للاستشارة والتواصل مع أصحاب المصلحة، مثل عقد اجتماعات دورية أو ورش عمل مع الأطراف المعنية؛ لمناقشة القضايا الرئيسية وجمع الآراء والمقترحات.

إضافة إلى وجوب توفير معلومات كافية وواضحة لأصحاب المصلحة حول القرارات المتخذة والسياسات المنفذة، بما يضمن فهما أفضل وتعاونا أعمق. ومن الضروري أن تتبنى المنظمة مبادرات لتعزيز التواصل الفعال وبناء الثقة، وهذا يدعو القيادات العليا لأن تكون مستعدة للاستماع والتفاعل بجدية مع مختلف أصحاب المصلحة لضمان استجابة فعّالة ومواكبة دائمة لاحتياجات وتطلعات العملاء وعموم المجتمع.

ثالثا – تجاهل الشكاوى والاقتراحات المقدمة من المستفيدين والمتطوعين

عدم التفاعل مع شكاوى واقتراحات الزبائن والمستفيدين والمتطوعين يعتبر خطأ كبيرا يمكن أن يسيء لسمعة وفعالية المنظمة. فالزبائن والمستفيدون والمتطوعون هم جزء حيوي من البنية التحتية لأي منظمة ربحية أو غير ربحية، ويجب أن يكون تفاعلها معهم مركزا في استراتيجية الإدارة.

أحد الأسباب الرئيسية لتجاهل الشكاوى والاقتراحات أيضا هو عدم فهم أهمية الاستماع والتفاعل الجدي والمستمر مع مختلف المعنيين وأصحاب المصلحة. فعندما لا تدرج الشكاوى في إجراءات معالجة الأخطاء، أو لا يتم الرد عليها بطريقة مناسبة، يمكن أن تزيد هذه السلوكيات من مستويات الاستياء والإحباط بين الزبائن والمستفيدين والمتطوعين، مما يؤدي إلى انخفاض الروح المعنوية وتراجع الالتزام.

للتغلب على هذا الخطأ، يجب على مجالس الإدارة والإدارات التنفيذية تطوير نظام شفاف وفعّال لاستقبال ومعالجة الشكاوى والاقتراحات. ينبغي توفير آليات سهلة لتقديم الشكاوى، مثل نماذج عبر قوقل وميكروسوفت وغيرها، وكذلك جلسات استماع مخصصة. وفي ذات الوقت يجب أن يتم تدريب فريق العمل على كيفية التعامل مع الشكاوى بعناية واهتمام وفعالية، وضمان حلها بطريقة ترضي جميع الأطراف المعنية.

كما ينبغي على المنظمة تنظيم جلسات دورية لمراجعة الاقتراحات المقدمة، وأن تكون الجهة التي تستقبل وتدير الشكاوى والمقترحات إحدى الجهات العليا في الجمعية القادرة على تحليل الشكاوى والمقترحات وإنشاء تقارير دقيقة بشأنها قبل رفعة إلى الجهة المختصة أو مجلس الإدارة، والعمل على تنفيذ هذه الاستراتيجيات سيسهم في تحسين الخدمات والبرامج بشكل فعّال. كما أن هذا النهج سيعزز من الشفافية والمشاركة الفعالة، ويسهم في بناء علاقات مستدامة وإيجابية مع العملاء، مما يعزز من قدرة المنظمة على تحقيق أهدافها ومهمتها بنجاح.

رابعا – عدم الشفافية في التواصل مع الجمهور والإعلام

عدم الشفافية في التواصل مع الجمهور والإعلام يعتبر خطأ جسيما تقع فيه مجالس إدارة المنظمات الربحية وغير الربحية، مما يخدش صورتها ويشوه علاقتها بالمجتمع والمتعاملين معها. عندما لا تتم ممارسة الشفافية بشكل كافٍ، يمكن أن تترك التساؤلات والشكوك تنمو بين الجمهور والأطراف المعنية، ومن الممكن أن يؤدي إلى فقدان الثقة وتقليل دعم الجمهور والمتبرعين للمنظمة.

للتغلب على هذا الخطأ، ينبغي أن يكون التواصل مع الجمهور والإعلام شفافا ومستمرا. كما يجب على مجالس الإدارة أن تطلع الجمهور على المعلومات المفصلة عن أنشطة المنظمة، وتوفر تقارير دورية وواضحة تعكس أداءها ونتائجها. وأن تتبنى سياسات شفافة تضمن الوصول السهل للمعلومات، سواء من خلال الموقع الإلكتروني، النشرات الإخبارية، أو الفعاليات المجتمعية.

وفضلا على ذلك، يجب أن تكون المنظمات على استعداد للتعامل مع الأخطاء والمشكلات بشكل علني ومتحفظ، وتقديم التفسيرات والإجابات الواضحة والدقيقة عند الطلب. هذا يساعد على بناء سمعة قوية وثقة متبادلة مع الجمهور والمجتمع، مما يدعم استمرارية عمل المنظمة ونجاح مبادراتها في المستقبل.

خامسا – الفشل في الحفاظ على علاقات جيدة مع الممولين

عدم القدرة على الحفاظ على علاقات جيدة مع الممولين يعد خطأ كبيرا يؤثر سلبًا على استدامة ونمو المنظمات غير الربحية. الممولون يمثلون مصدرا أساسيا للتمويل والدعم المالي، وبناء علاقات قوية معهم يسهم في تعزيز الثقة واستمرارية الدعم المالي للمشاريع والبرامج.

أحد الأسباب الرئيسية لفشل الحفاظ على هذه العلاقات يمكن أن يكون عدم فهم احتياجات وتوقعات الممولين بشكل صحيح. فعندما لا تتمكن المنظمة من توفير التقارير المالية الدورية والشفافة، أو عندما تفشل في تحقيق النتائج المتوقعة من المشاريع الممولة، ستنخفض حتما مستويات الثقة والاستمرارية في الدعم.

للتغلب على هذا الخطأ، يجب على مجالس الإدارة تحديد استراتيجيات فعالة للتواصل والتفاعل المستمر مع الممولين. يجب أن تشتمل هذه الاستراتيجيات على الاجتماعات الدورية والتقارير المالية المفصلة، وأن تركز على توضيح الأثر الإيجابي الذي تحقق بفضل دعمهم. كما يجب على المنظمة الاستماع إلى ملاحظات الممولين والاستفادة منها لتحسين أدائها وزيادة فعالية استخدام الموارد.

وعلاوة على ما سبق، ينبغي على المنظمة أن تبني ثقافة من التقدير والاحترام تجاه الممولين، وتتبنى ممارسات تعزز من مستويات الشفافية والشفافية في جميع جوانب التعامل معهم. هذا يساعد على بناء شراكات قوية ومستدامة تعود بالفائدة على المنظمة والممولين على حد سواء.

سادسا – عدم انخراط مجلس الإدارة في استقطاب الداعمين والمتبرعين:

يعتبر عدم انخراط مجلس الإدارة في استقطاب الداعمين والمتبرعين أحد أخطر الأخطاء الجوهرية التي قد تؤدي إلى النقص في التمويل والتباطؤ في تحقيق الأهداف المرجوة للمنظمة. هذا الخطأ يعكس عدم الوعي بأهمية الدور الذي يمكن أن يلعبه أعضاء مجلس الإدارة في تعزيز الموارد المالية للمنظمة. فعدم مشاركة المجلس في هذه الجهود يجعل العبء كله يقع على عاتق الإدارة التنفيذية وفريق العمل التابع لها فقط، مما قد يقلل من فعالية واستدامة جهود جمع التبرعات.

لتجنب هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة أن يدرك أن استقطاب الداعمين والمتبرعين ليس مهمة فردية بل مسؤولية جماعية. وعلى أعضاء المجلس أن يكونوا نشطين في بناء شبكة علاقات قوية مع الجهات المانحة المحتملة والمستدامة، وأن يكونوا قدوة في هذا المجال من خلال تقديم الدعم الشخصي والتشجيع على المشاركة من خلال دائرة معارفهم وعلاقاتهم الشخصية والمهنية.

يمكن تحقيق ذلك من خلال تنفيذ برامج تدريبية متخصصة لأعضاء مجلس الإدارة تركز على مهارات جمع التبرعات وبناء العلاقات. هذه البرامج يمكن أن تشمل ورش عمل، ندوات، واستشارات مع خبراء في مجال جمع التبرعات. بالإضافة إلى ذلك، يجب تشجيع المجلس على المشاركة الفعالة في الأحداث والمناسبات التي تقيمها أو ترعاها المنظمة، وذلك لتعزيز الحضور وبناء الثقة مع المتبرعين المحتملين، والتي تستهدف في نهاية المطاف جمع التبرعات.

ومن جانب آخر يمكن تطوير استراتيجية شاملة لجمع التبرعات تكون واضحة وملموسة، وتشمل أدوار ومسؤوليات محددة لكل عضو من أعضاء المجلس، وتساهم المنظمة في تعويضهم عن أية تكاليف تقع على عاتق أعضاء المجلس. كما يجب العمل وضع خطة تتضمن توزيع الأدوار والمسؤوليات بوضوح بين أعضاء المجلس فيما بينهم من جهة، وبين المجلس الإدارة التنفيذية من جهة أخرى، والتأكيد أن يكون لكل عضو دور فعال في دعم الاستدامة المالية للمنظمة، هذه الاستراتيجية يجب أن تتضمن أهدافا قابلة للقياس وآليات لمتابعة التقدم وتقييم الأداء. مما يؤدي في النهاية إلى تحقيق النجاح والنمو.

سابعا – تمرير صفقات وصرف على مشاريع غير مدروسة:

إن تمرير الصفقات وصرف الأموال على مشاريع غير مدروسة يعتبر من أكبر وأخطر الأخطاء الفادحة التي يمكن أن يقع فيها مجلس الإدارة، لأنها ببساطة تؤدي إلى هدر الموارد المالية وتقويض الثقة بين المساهمين والداعمين من جهة، والمنظمة بمجلس إدارتها وإدارتها التنفيذية من جهة أخرى، وهذا الخطأ ينشأ عادةً من قلة التخطيط، وضعف التحليل المالي، وعدم الالتزام بمعايير الحوكمة الرشيدة. إذ يمكن أن تتسبب هذه التصرفات في تدهور الوضع المالي للمنظمة بصورة متسارعة وفشلها في تحقيق أهدافها العامة التي أنشئت من أجلها فضلا عن أهدافها الاستراتيجية اللاحقة.

لتجنب هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة تعزيز عملية التخطيط المالي الشامل لكل مشروع قبل الموافقة على تمويله. يتضمن ذلك إجراء دراسات جدوى دقيقة تشمل تحليل التكلفة والعائد، وتقييم المخاطر المحتملة، وضمان توافق المشروع مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة. يجب أن تكون هذه الدراسات معدة بواسطة خبراء مختصين، وتتم مراجعتها من قبل لجان متخصصة داخل المجلس.

كما ينبغي تعزيز الشفافية والمساءلة في اتخاذ القرارات المالية. ويمكن تحقيق ذلك من خلال إنشاء نظام رقابي داخلي يتضمن تدقيقا دوريا للصفقات والمشاريع من قبل جهات مستقلة. هذا النظام سيساعد على كشف أي تجاوزات أو إخفاقات في التخطيط المالي، مما يسمح للمجلس لاتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب.

ومن جهة أخرى يجب تطوير سياسة واضحة لإدارة المخاطر تشمل إجراءات محددة لتقييم المخاطر المرتبطة بكل صفقة أو مشروع. هذه السياسة يجب أن تكون معتمدة من قبل المجلس وتطبق بصرامة؛ وذلك ضمان اتخاذ قرارات مالية مبنية على معلومات دقيقة وتوقعات واقعية.

وفي نهاية الحديث عن الأخطاء المتعلق بالجوانب المالية، فلا بد من التأكيد على ضرورة تعزيز قدرات أعضاء مجلس الإدارة من خلال برامج تدريبية تركز على الإدارة المالية والتخطيط الاستراتيجي. هذه البرامج يجب أن تشمل أحدث الأدوات والأساليب في تحليل البيانات واتخاذ القرارات المالية المدروسة. ومن خلال تمكين أعضاء المجلس بالمعرفة والمهارات اللازمة، يمكن تحسين جودة القرارات المالية وضمان استدامة الموارد المالية للمنظمة

المجموعة الخامسة – أخطاء في التوظيف والتعيينات

واحدة من الأخطاء الشائعة التي تقع فيها مجالس إدارة المنظمات الربحية وغير الربحية هي أخطاء متعلقة التوظيف والتعيينات نتيجة عدم وضوح استراتيجيات التوظيف وتعيين الكفاءات الملائمة واستقطابها لتحقيق أهداف المنظمة بشكل فعال. عادة ما ينجم هذا الخطأ عن عدم وجود عملية توظيف شفافية وقائمة على تقييم واقعي، مما يؤدي إلى تعيين أفراد غير مناسبين أو قادرين على تلبية احتياجات المنظمة أو لا يمتلكون المهارات اللازمة لتحقيق النتائج المطلوبة. ولتجاوز أخطاء التوظيف والتعيينات، ينبغي على المجالس الاهتمام بوضع استراتيجيات توظيف واضحة ومحددة، قائمة على معايير أكاديمية ومهنية وأخلاقية تعزز من الشفافية والمساءلة في عملية التعيينات، بالإضافة إلى تحسين عمليات التقييم والاستخدام المناسب لأدوات وأساليب الاختيار، وكذلك إجراء المقابلات للتأكد من تعيين الأفراد المناسبين قادرين على تحقيق رسالة وأهداف المنظمة بفعالية وكفاءة.

وفيما يلي أبرز الأخطاء المتعلقة بهذا المجال:

أولا – تعيين أشخاص غير مؤهلين في مناصب قيادية

عندما يقوم مجلس إدارة منظمة غير ربحية بتمرير أو تعيين أشخاص غير مؤهلين في مناصب قيادية، يمكن أن يتسبب ذلك في تداعيات سلبية على أداء المنظمة وقدرتها على تحقيق أهدافها الاستراتيجية. هذا الخطأ يعكس نقصاً في فعالية عملية التوظيف والتعيينات، مما يؤثر على الكفاءة والفعالية العامة للمنظمة.

يمكن أن يؤدي تعيين أشخاص غير مؤهلين إلى انخفاض في مستوى الأداء، وكذلك تعثر تحقيق الأهداف. فالقيادات غير المؤهلة قد تفتقر إلى الخبرة اللازمة أو الرؤية الاستراتيجية، مما يمنعها من اتخاذ القرارات الصائبة في الوقت المناسب أو من التعامل بفعالية مع التحديات المستجدة في بيئة العمل للمنظمة.

هذا الخطأ يمكن أن يؤثر على ثقة أعضاء وعملاء المنظمة والمانحين والجمهور بشكل عام، حيث قد يتسبب في تراجع جودة وتطبيق المعايير والتقدير العام للمنظمة. إذا كانت القيادة لا تتمتع بالكفاءة والتأهيل المطلوب، ويكون الأمر أكثر خطورة على المنظمات غير الربحية، إذن يمكن أن يعرض سمعة المنظمة غير الربحية للخطر ويقلل من قدرتها على جذب المانحين والداعمين لأنشطتها وبرامجها.

ولحل هذه المشكلة يجب على مجلس الإدارة تحسين عمليات التوظيف والتعيين باتباع إجراءات دقيقة وشفافة. ينبغي وضع معايير واضحة للمؤهلات والخبرات المطلوبة لكل وظيفة قيادية، والتأكد من تطابق هذه المعايير مع أهداف واحتياجات المنظمة. كما ينبغي على المجلس أن يستثمر في عمليات تقييم مستمرة لأداء القيادات، وتقديم التدريب المستمر والتطوير المهني لهم لضمان استمرارية النمو والابتكار داخل المنظمة.

ثانيا – نقص التدريب والتطوير لأعضاء مجلس الإدارة

عدم توفير التدريب والتطوير المناسب لأعضاء مجلس الإدارة في المنظمات غير الربحية يُعتبر خطأ حاسما يمكن أن يؤثر سلبا على أدائهم وفعاليتهم في إدارة المنظمة. ينبغي أن يكون التدريب والتطوير جزءا أساسيا من استراتيجية النمو والتحسين المستمر لأعضاء المجلس، وإهمال هذا الجانب قد يؤدي إلى تقليل القدرة على التعامل مع التحديات المعقدة والمتغيرات في بيئة المنظمة.

وعموما، يتجسد التأثير الرئيسي لهذا الخطأ في عدم إكساب أعضاء المجلس المهارات اللازمة لتحقيق أداء متميز وتحقيق أهداف المنظمة بفعالية، وقد يؤدي ذلك إلى غياب استراتيجية متكاملة للتنمية والابتكار، كما أنه قد يعرض المجلس للمخاطر التي تنشأ من عدم إدراكهم الكامل للتطورات في قطاع عمل المنظمة أو في القوانين واللوائح ذات الصلة.

ولمعالجة هذه المشكلة، ينبغي على مجلس الإدارة تطوير خطة واضحة للتدريب والتطوير تتضمن الجوانب الأساسية مثل التنظيم والإدارة، ومهارات التواصل والقيادة، والمعرفة بالمخاطر والالتزام، ويفضل أن يتم هذا التدريب بانتظام وباستخدام أساليب تفاعلية تشمل الدورات التدريبية، وورش العمل، والاستشارات الخارجية. كما ينصح بتخصيص ميزانية محددة للتدريب والتطوير وتحديد أولوياته بناءً على احتياجات المجلس وأهداف المنظمة، مع تقديم متابعة دورية لفعالية هذه الجهود وتعديلها حسب الضرورة.

ثالثا – الفشل في تقييم أداء أعضاء مجلس الإدارة بانتظام

لعدم تقييم أداء أعضاء مجلس الإدارة بانتظام يمكن أن تنشأ آثار سلبية تحد من فعالية وتوجه المنظمة. يعد هذا الخطأ من الأخطاء الشائعة التي قد تؤثر على قدرة المجلس على تحقيق الأهداف وتقديم الإشراف الفعال على إدارة المنظمة بشكل عام.

الأثر الرئيسي لهذه المشكلة يكمن في عدم توفير آلية فعالة لتقييم أداء أعضاء مجلس الإدارة، مما يمكن أن يؤدي إلى انحراف التوجه الإستراتيجي للمنظمة أو عدم القدرة على التعامل بفعالية مع التحديات الداخلية والخارجية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يؤدي عدم التقييم الدوري إلى استمرار الأساليب والسلوكيات غير الفعالة (أو غير المرغوبة) والتي قد تكون غير ملائمة لمتطلبات المنظمة في ظل المستجدات المؤثرة في بنية وأداء المنظمة.

ولتفادي هذا الخطأ، ينبغي على مجلس الإدارة تطبيق عملية تقييم دوريّة ومنتظمة لأداء أعضائه، تتضمن معايير واضحة للأداء والمسؤولية. ويجب أن تكون هذه العملية شفافة ومستنيرة، تشمل تقييما للمشاركة الفعالة في الاجتماعات، والالتزام بأخلاقيات العمل، والمساهمة في تحقيق أهداف المنظمة. كما ينبغي أن تتضمن العملية فرصا للتغذية الراجعة من أعضاء المجلس ومن الجهات المعنية الأخرى، بهدف تحسين أدائهم وتعزيز مساهمتهم في التطوير الاستراتيجي للمنظمة. ومن هنا فإن تعزيز ثقافة التقييم المستمر يسهم في بناء مجلس إدارة قادر على الاستجابة للتحديات والفرص بشكل فعال ومستدام.

رابعا – عدم وجود خطة للتعاقب القيادي والوظيفي

هذا الخطأ المتجسد في غياب خطة للتعاقب القيادي والوظيفي يمكن أن يكون له أثر كبير على استدامة ونمو المنظمة، ويعد هذا الخطأ من الأخطاء الشائعة التي قد تؤثر سلبا على استقرار الأداء والتطوير الاستراتيجي على المدى البعيد. إن عدم وجود خطة مدروسة للتعاقب يمكن أن يؤدي إلى تعطيل الانتقال السلس للقيادات الجديدة، وقد ينتج عن ذلك فجوات في المهارات والخبرات والتوجهات اللازمة لإدارة المنظمة بشكل فعال.

الأثر الرئيسي لهذا الخطأ يكمن في عدم تحضير المنظمة للتحديات المستقبلية من خلال توفير قادة وموظفين مؤهلين لتولي المسؤوليات المتزايدة، وفي غياب خطة تعاقبية واضحة، قد يجد مجلس الإدارة نفسه في موقف لا يستطيع فيه تحديد وتأهيل الخبرات والكفاءات اللازمة لتولي القيادة، مما يزيد من المخاطر المحتملة للاستقرار والنمو المستدام للمنظمة.

لتفادي هذا الخطأ، ينبغي على مجلس الإدارة تطوير خطة للقيادات المتعاقبة وقيادات الصف الثاني تتضمن تحديد الاحتياجات المستقبلية للقيادة والموظفين الرئيسيين، ووضع خطوات واضحة للتعيين والتطوير والتقييم المستمر. كما ينبغي أن تتضمن الخطة تدابير مناسبة لتطوير الموظفين الحاليين وتحفيزهم على النمو المهني، إلى إجراءات فعالة لتوظيف وتدريب المواهب الجديدة التي تلبي احتياجات المنظمة في المستقبل. كما على المجلس الاهتمام بتعزيز ثقافة الابتكار والاستعداد للتحديات المستقبلية لبناء منظمة قادرة على التكيف والنمو بفاعلية.

خامسا – الفشل في جذب المواهب والكفاءات والحفاظ عليها

أحد الأخطاء الشائعة التي يقع فيها مجلس إدارة المنظمات غير الربحية في مجال التوظيف والتعيينات والموارد البشرية هو الفشل في جذب الكفاءات الموهوبة والحفاظ عليها على المدى الطويل. إذ ينبغي أن تتمتع المنظمات الربحية وغير الربحية بالقدرة على جذب الكفاءات المناسبة لتحقيق أهداف المنظمة التجارية والاجتماعية والإنسانية، وإبقاء هؤلاء الموظفين ملتزمين ومتحمسين للمساهمة في المهمة الأساسية للمنظمة.

الخطأ يكمن في عدم وضوح استراتيجيات التوظيف وعدم جذب المواهب المناسبة للمنظمة، مما يؤدي إلى قلة الكفاءات أو عدم تلبية احتياجات المنظمة بشكل فعال. وتتصاعد المشكلة عندما تفتقد المنظمة لوجود إدارة موارد بشرية محترفة تستطيع تحديد احتياجات المنظمة وجذب المواهب المناسبة لتلبية هذه الاحتياجات.

للتغلب على هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة تطوير استراتيجيات توظيف واضحة وفعالة، تتضمن تحديد احتياجات الموظفين المستقبلية والمهارات المطلوبة بدقة. كما ينبغي الاستثمار في برامج تدريبية وتطويرية تعزز من مهارات الموظفين الحاليين وتساعدهم على الاستمرار في تقديم أداء متميز. بالإضافة إلى ذلك، يجب تحسين ظروف العمل، وتقديم فرص النمو والتقدم المهني للموظفين، مما يسهم في تعزيز الولاء والاستمرارية داخل المنظمة وتقليل معدلات فصل الموظفين أو الاستقالة والدوران الوظيفي.

المجموعة السادسة – أخطاء في نطاق الأخلاق والسلوك

أخطاء مجالس إدارة المنظمات في نطاق الأخلاق والسلوك تنشأ عادة عن عدم وجود أو عدم تطبيق سياسات صارمة لمراقبة ومراجعة سلوك الإدارة التنفيذية، مما قد يؤدي إلى حدوث تصرفات خارجة عن القيم الأخلاقية والمبادئ الأساسية للمنظمة، مثل التلاعب بالموارد أو استغلال النفوذ. هذه الأخطاء قد تتسبب في فقدان الثقة من قبل العملاء الداخليين والخارجيين، وتعرض سمعة المنظمة للخطر، مما يستدعي ضرورة تعزيز ثقافة النزاهة والشفافية بوضع سياسات محكمة وتوفير آليات فعالة للإبلاغ والتدقيق المستقل.

وفي هذا الإطار تم حصر مجموعة من الأخطاء المتعلقة بالأخلاق والسلوك التي تحدث داخل المنظمات ومنها:

أولا – تجاهل القضايا الأخلاقية والسلوكيات غير اللائقة

تجاهل القضايا الأخلاقية والسلوكيات غير اللائقة يعد خطأ يصل إلى حد الجريمة، ويقرع جرس الخطر، حيث يمكن أن يؤدي هذا السلوك إلى عواقب وخيمة على المنظمة ومكانتها في المجتمع.

وعندما يتجاهل مجلس الإدارة القضايا الأخلاقية مثل الفساد، أو الصراعات أو تضارب المصالح، أو السلوكيات غير اللائقة داخل المنظمة، يمكن أن ينشأ تدهور في البيئة الداخلية والثقة بين الأعضاء وبين الفاعلين الخارجيين. وهذا قد يؤدي إلى فقدان الدعم المجتمعي والثقة من العملاء المتبرعين والشركاء، مما يضع استمرارية المنظمة على المحك ويعرض مشاريعها للخطر.

يتسبب تجاهل القضايا الأخلاقية والسلوكيات غير اللائقة في انخفاض مستوى النزاهة والأخلاق داخل المنظمة، مما يشوه سمعتها ومصداقيتها. وفضلا عن ذلك، يمكن أن يتسبب هذا السلوك في تصاعد القضايا القانونية والمشكلات التشريعية، ويعرض المنظمة لعقوبات قانونية خطيرة، بما في ذلك العقوبات المالية الكبيرة أو سحب تراخيص بعض أنشطتها أو إغلاقها بالكامل.

الحلول المقترحة لهذه المشكلة تقوم على تعزيز ثقافة النزاهة والأخلاق داخل المنظمة، من خلال إنشاء سياسات صارمة وواضحة تتعامل مع القضايا الأخلاقية والسلوكيات غير المرغوب فيها بحزم، ويجب على مجلس الإدارة توفير آليات فعالة للإبلاغ الآمن عن الانتهاكات، وتقديم الشكاوى، وإجراء تحقيقات دقيقة ومستقلة. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي تعزيز التدريب المستمر لأعضاء مجلس الإدارة والموظفين حول أهمية الالتزام بالمعايير الأخلاقية والقانونية، وضمان تطبيقها بشكل دقيق وفعال في جميع جوانب العمل التنظيمي.

ثانيا – التورط في ممارسات غير قانونية أو غير أخلاقية

عندما يتورط مجلس الإدارة أو بعض أعضائه في ممارسات غير قانونية أو غير أخلاقية، يمكن أن تتسبب هذه الأخطاء في تبعات كبيرة على المنظمة وعلى مجتمعها بشكل عام، فالتورط في ممارسات غير قانونية يعرض المنظمة للمساءلة القانونية والعقوبات، مثل الغرامات المالية الكبيرة، وفرض العقوبات القانونية على أفراد المجلس الإداري والموظفين المتورطين. ويمكن لهذا الأمر أن يؤدي إلى تدهور السمعة المؤسسية والثقة العامة بالمنظمة، ويعطل من قدرتها على جذب التمويل والدعم.

كما أن التورط في ممارسات غير أخلاقية يمكن أن يؤثر على القيم السائدة داخل المنظمة والمبادئ التي تقوم عليها، مما يؤدي إلى فساد وسُمّيّة البيئة الداخلية وزيادة المشاحنات بين أعضاء الفريق وبين الفاعلين الرئيسيين في المنظمة. يمكن أن يؤدي هذا التأثير إلى فقدان القيادة الفعالة والتناغم داخل المنظمة، مما يعرضها للمزيد من المخاطر والمشاكل التشغيلية.

الحلول المقترحة تقوم على تعزيز الالتزام بمعايير السلوك الأخلاقي والقانوني داخل المنظمة من خلال وجود ميثاق أخلاقي يلتزم به جميع الموظفين والقيادات وأعضاء مجلس الإدارة، وكذلك تدريب مستمر لأعضاء مجلس الإدارة والموظفين حول أهمية الامتثال والنزاهة في العمل. ويجب أن تكون هناك سياسات صارمة وآليات فعالة للإبلاغ عن الانتهاكات والتحقيق فيها وحماية الشهود والمبلغين عن المخالفات والانتهاكات وشبهات الفساد، بالإضافة إلى ذلك، ينبغي على المنظمة وضع وتنفيذ إطار عمل قوي لمراقبة الأخلاق والامتثال، بما يشمل تقييم ومراجعة دورية للسياسات والإجراءات لضمان التزامها بأعلى معايير النزاهة والاستدامة.

ثالثا – عدم اتخاذ إجراءات سريعة ضد الانتهاكات الأخلاقية والسلوكية

إن عدم اتخاذ إجراءات سريعة ضد السلوك الشائن يعتبر خطيئة كبيرة في إدارة المخاطر للمنظمات غير الربحية، حيث يمكن أن يؤدي ذلك إلى عدة مشاكل تؤثر سلبا على سمعة المنظمة واستدامتها.

إذ أن عدم اتخاذ إجراءات سريعة ضد السلوك الشائن قد يعرض المنظمة لأخطار قانونية وأخلاقية كبيرة. ما لم يعالج سوء السلوك بفعالية وبسرعة، إذ أن ذلك يزيد من مخاطر تعرض المنظمة للدعاوى القانونية من المتضررين أو الجهات الرقابية، مما يمكن أن يؤدي إلى غرامات مالية كبيرة أو حتى إلى الإغلاق في حالات متقدمة.

ومن الممكن أن يؤدي عدم التصرف السريع ضد السلوك الشائن إلى تفاقم المشكلة وانتشارها داخل المنظمة. فعدم التصدي بسرعة لمخاطر الانتهاكات الأخلاقية والسلوكية يمكن أن يشجع على المزيد من السلوكيات غير المرغوب فيها من قبل نفس الأشخاص المنتهكين لها وتشجيع غيرهم على تقليد هذه السلوكيات الشائنة، وكل ذلك يؤثر على البيئة العملية بشكل سلبي، مما يؤدي إلى تدهور الأداء وفقدان الثقة بين الفرق الداخلية.

أما الحلول المقترحة فيجب أن تتضمن إعداد وتنفيذ سياسات وإجراءات واضحة ومحددة للتعامل مع الانتهاكات الأخلاقية والسلوكية داخل المنظمة. ويجب أن تشمل هذه السياسات آليات للإبلاغ الآمن عن الانتهاكات، وتنويع قنوات تقديم الشكاوى، وإجراء تحقيقات دقيقة ومستقلة في الحالات المشتبه فيها. كما ينبغي توفير تدريب مستمر لأعضاء الإدارة والموظفين حول أهمية الالتزام بالمعايير الأخلاقية والسلوك المهني، وتعزيز ثقافة المساءلة والشفافية داخل المنظمة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون هناك آليات فعالة لتنفيذ العقوبات والتدابير التأديبية بما يتناسب مع خطورة السلوك غير اللائق، وحجم التأثير على المنظمة وأطراف العلاقة بها.

رابعا – الفشل في بناء ثقافة تنظيمية وقيم واضحة

عدم النجاح في بناء ثقافة تنظيمية وقيم واضحة يُعتبر من أبرز الأخطاء التي يرتكبها مجلس الإدارة في المنظمات غير الربحية على المستوى الاستراتيجي في نطاق إدارة المخاطر. فعندما تفتقر المنظمة إلى ثقافة متماسكة ومتينة، وقيم واضحة متوافقة مع رسالة المنظمة ومهمتها، قد تتعرض لعدة مشاكل تؤثر على استدامتها وقدرتها على تحقيق أهدافها الاستراتيجية بشكل فعال.

تؤدي الثقافة التنظيمية الضعيفة والغامة إلى فشل في بناء جسور الانتماء والالتزام بالقيم الأساسية للمنظمة بين أعضاء الإدارة والموظفين والمتطوعين. في حال عدم وضوح القيم، قد تتباين التصرفات والممارسات داخل المنظمة بشكل على نهج مضطرب وغير متوقع أو غير متسق، مما يؤدي إلى تلاشي الثقة بين العاملين في المنظمة.

ويمكن أن يؤثر غياب أو ضعف وغموض الثقافة التنظيمية على قدرة المنظمة على التعامل مع التحديات الخارجية والداخلية بشكل فعال. فعندما تفتقر المنظمة إلى إطار قيمي موحد، قد يكون من الصعب على أعضاء الإدارة والموظفين اتخاذ القرارات الصعبة واتباع الإجراءات اللازمة في ظل الظروف المتغيرة والمخاطر المحتملة.

الحلول المقترحة لمعالجة هذا الخطأ تقوم على إنشاء وتعزيز ثقافة تنظيمية قائمة على القيم المشتركة والمعايير الأخلاقية التي توجه سلوك الجميع داخل المنظمة. ويجب أن يكون هذا العمل جزءا من استراتيجية أوسع تشمل تعزيز التواصل الداخلي، وتدريب الفرق على تبني القيم والسلوكيات المرغوبة، بالإضافة إلى إنشاء آليات لقياس وتقييم امتثال الجميع لتلك القيم. كما ينبغي توحيد الجهود لضمان أن تتماشى كل خطوة من خطوات المنظمة مع رؤيتها وقيمها الأساسية، مما يساهم في تعزيز الاستقرار والاستدامة على المدى الطويل.

خامسا – عدم مراقبة سلوك الإدارة التنفيذية

عدم مراقبة سلوك الإدارة التنفيذية يعد من الأخطاء الجوهرية التي يقع بها مجلس الإدارة، ويمكن أن تؤثر بشكل كبير على سمعة واستدامة المنظمة سواء كانت ربحية أو غير ربحية، لأن الإدارة التنفيذية تلعب دوراً محورياً في تحقيق أهداف المنظمة وتنفيذ استراتيجياتها، ومن ثم فإن سلوكها وأخلاقياتها يجب أن تكون تحت المراقبة المستمرة لضمان الالتزام بالقيم والمعايير الأخلاقية التي تتبناها المنظمة. وعلى النقيض من ذلك، فعندما يتغاضى مجلس الإدارة عن مراقبة سلوك الإدارة التنفيذية، قد تحدث عدة ممارسات غير أخلاقية مثل الفساد، سوء استخدام الموارد، أو حتى الانحرافات المالية، مما يعرض المنظمة لمخاطر قانونية وأخلاقية قد تضر بسمعتها وثقة العملاء والداعمين.

عدم مراقبة سلوك الإدارة التنفيذية يمكن أن يؤدي إلى آثار سلبية متعددة على المنظمة. وتتجلى مظاهر هذه المشكلة في فقدان الثقة من قبل العملاء بالمنظمة، مما يقلل من إقبالهم على منتجات المنظمة التجارية أو عدم دعم المنظمة غير الحكومية، وهذا السلوك سيضعف من قدرة المنظمة على تنفيذ برامجها وخدماتها. ومن جهة أخرى، يمكن أن يؤثر على معنويات العاملين، حيث يشعرون بالإحباط والقلق مما يقلل من إنتاجيتهم ويفقد المنظمة كفاءتها وفعاليتها في تحقيق أهدافها، ومن جهة ثالثة، يمكن أن يعرض المنظمة لمخاطر قانونية وجزائية، خاصة إذا كانت الممارسات غير الأخلاقية تتعلق بالتحايل على القوانين أو الاستخدام غير المشروع للموارد إنتاج خدمات أو سلع محظورة، مما قد يؤدي إلى غرامات مالية كبيرة، وفرض عقوبات قانونية، قد تصل إلى إغلاق المنظمة.

لتجنب هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة تبني عدة استراتيجيات فعالة لمراقبة سلوك الإدارة التنفيذية. حيث ينبغي وضع سياسات واضحة ومتينة تتعلق بالسلوك الأخلاقي والمعايير المهنية التي يجب أن تلتزم بها الإدارة التنفيذية، مع تضمين آليات وإجراءات واضحة للتبليغ عن المخالفات ومحاسبة المخالفين. كما يجب إنشاء لجنة رقابية متخصصة تضم أعضاء من المجلس وخبراء خارجيين لمراقبة أداء الإدارة التنفيذية بشكل دوري، وإجراء تقييمات مستقلة للامتثال للمعايير الأخلاقية والقانونية، وفضلا عن ذلك كله، يجب العمل على تعزيز ونشر ثقافة النزاهة والشفافية والمساءلة داخل المنظمة من خلال تنظيم ورش عمل دورية وتقديم التدريب المستمر للموظفين وأعضاء المجلس حول أهمية السلوك الأخلاقي القويم، والامتثال للمعايير الأخلاقية. من أجل تعزيز الثقة في المنظمة وضمان التزام الجميع بالقيم والمعايير الأخلاقية.

المجموعة السابعة – أخطاء في إدارة المخاطر

من أبرز أخطاء مجلس الإدارة في المنظمات في مجال إدارة المخاطر هو عدم فهم أهمية وضرورة وضع خطة متكاملة لإدارة المخاطر. هذا الخطأ يؤدي إلى عدم تحديد الفرص والتهديدات المحتملة بشكل دوري وشامل، وعدم تطبيق استراتيجيات فعالة للتخفيف من تأثيرات فوات الفرص أو حدوث المهددات المحتملة على المنظمة. في ظل غياب خطة واضحة، يصعب على المنظمة التعامل مع المشكلات المحتملة بكفاءة وفعالية، مما يعرضها لمخاطر كبيرة تؤثر على استدامتها وقدرتها على تحقيق أهدافها الإنسانية والاجتماعية بشكل مستدام وموثوق.

وفيما يلي أبرز الأخطاء التي تحدث من قبل مجلس الإدارة في مجال إدارة المخاطر:

أولا – عدم وضع خطة لإدارة المخاطر

يقع مجلس الإدارة في خطأ جسيم عنما يتجاهل وضع خطة لإدارة المخاطر، هذا التجاهل تعد من أكثر الأخطاء تهديدا للمنظمة، إذ إنه سيؤثر سلبا على استدامتها ونجاح برامجها. وعدم وضع خطة لإدارة المخاطر يعني عدم تحديد إستراتيجية واضحة للتعامل مع التهديدات المحتملة التي قد تواجه المنظمة، مثل الكوارث الطبيعية، والتغيرات الاقتصادية المفاجئة، والتحديات والمستجدات القانونية، التغير في النمط الاجتماعي، والتغير في مكونات البيئة التنافسية وغيرها مما يترك المنظمة عرضة للمخاطر دون استعداد مسبق. ويمكن أن يتسبب ذلك في خسائر مالية كبيرة وفوات للفرص، وتعطيل للخدمات والبرامج، وتدهور للسمعة العامة والصورة الذهنية للمنظمة.

لحل هذا الخطأ، ينبغي على مجلس الإدارة اتخاذ عدة خطوات حاسمة. تبدأ من (إجراء تحليل شامل) للمخاطر المحتملة التي قد تؤثر على أنشطة المنظمة، ويشمل هذا التحليل تحديد كافة التهديدات المحتملة وتقييمها بالتعاون مع جميع المعنيين. ثم، يتعين تحديد الأولويات وتحديد الإجراءات الواجب اتخاذها لمنع حدوث هذه المخاطر أو التخفيف من آثارها.

كما يجب على المجلس (وضع خطة) إدارة المخاطر التي تشمل إجراءات واضحة ومنظمة للتعامل مع المخاطر المحتملة، وينبغي أن تشمل هذه الخطة استراتيجيات محددة للتخفيف من تأثيرات المخاطر، وخطط طوارئ تفصيلية للتعامل مع الأحداث غير المتوقعة، بالإضافة إلى توزيع المسؤوليات وتحديد السياسات والإجراءات التي يجب اتباعها في حالات الطوارئ.

وفي المرحلة الثالثة، ينبغي على مجلس الإدارة (مراجعة وتحديث خطة إدارة المخاطر بانتظام) لضمان مواكبتها واستجابتها للتغيرات في بيئة المنظمة الداخلية والخارجية، كما يجب أن تكون هذه العملية جزءا من عملية إدارة الأداء العامة للمنظمة، حيث يتم تقييم فعالية خطة إدارة المخاطر وتعديلها وفقا للتحديات الجديدة والتغيرات في الظروف الخارجية والداخلية، وإذا قام مجلس الإدارة بهذه الخطوات، فإنه سيكون قادرات على تعزيز قدرة المنظمة على التكيف مع التحديات والمخاطر بشكل فعال، مما يضمن استدامة ونجاح أعمالها في المدى الطويل.

ثانيا – الفشل في تحديد وتقييم المخاطر المحتملة بانتظام

الفشل في تحديد وتقييم المخاطر المحتملة بانتظام يعد مشكلة جسيمة، يمكن أن تؤدي إلى تعريض المنظمات الربحية وغير الربحية لمجموعة متنوعة من التهديدات في ظل عدم استعداد المنظمة لمواجهتها، وتتضمن هذه المشكلة عدم القيام بتحليل دوري وشامل للمخاطر التي قد تواجه المنظمة، مثل التحديات والتغيرات الاقتصادية والسياسية والقانونية والاجتماعية والثقافية والتكنولوجية والبيئة وغيرها من التحديات. وبدون تحديد وتقييم منتظم لهذه التحديات، ستجد المنظمة نفسها غير مستعدة للتعامل مع المخاطر الجديدة أو المتغيرة، مما يزيد من احتمالية وقوع المنظمة في اضطرابات غير متوقعة يمكن أن تعطل عمليات وتضر بسمعتها.

تجاهل تحديد وتقييم المخاطر المحتملة بانتظام يمكن أن يؤدي أيضا إلى آثار متعددة على المنظمة، فقد يعرض المنظمة لفقدان الموارد المالية والبشرية، تفاجئها بتحديات عميقة دون استعداد، مما يؤدي إلى الخسائر والضرر بالمنظمة، كما يمكن أن يؤدي إلى تعطيل العمليات والخدمات، حيث ستواجه مشكلات بلا استعداد وجاهزية لها، مما سيؤثر على قدرتها على تحقيق أهدافها وتقديم خدماتها بكفاءة، كما سيضعف ثقة العملاء وأصحاب المصلحة الآخرين بها، إذا ستتغير نظرتهم إلى المنظمة إلى نظرة سلبية، وخلق انطباع لديهم بأنها غير قادرة على إدارة المخاطر بفعالية، مما يؤثر تدهور سمعتها وتراجع مبيعاتها بالنسبة للمنظمات الربحية، والعزوف عن تقديم التبرعات والدعم من قبل المتبرعين بالنسبة للمنظمات غير الربحية.

لتجنب هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة تبني منهجية شاملة ومنتظمة لتحديد وتقييم المخاطر المحتملة، إذ ينبغي عليه إجراء عملية تقييم دورية للمخاطر تشمل جميع جوانب عمل المنظمة، من المالية والتشغيلية إلى القانونية والتكنولوجية. ويمكن استخدام أدوات تحليل المخاطر مثل أداة (SWOT) لتحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات، وكذلك أداة (PESTLE) لتحليل العوامل السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتكنولوجية والقانونية والبيئية) لضمان إجراء التقييم شامل، ومن جهة أخرى، يجب على مجلس الإدارة إشراك جميع الأطراف المعنية وأصحاب المصلحة في عملية التقييم، بما في ذلك الموظفين والمتطوعين والممولين والشركاء، لضمان تغطية جميع الجوانب والحصول على آراء وأفكار متعددة، وبعد توفر التحليلات المعيارية والتعرف على رؤى وأفكار الأطراف المعنية، يجب تطوير خطة فعالة (لإدارة المخاطر) استناداً إلى نتائج التقييم، على أن تتضمن استراتيجيات محددة للحد أو التخفيف من المخاطر المحتملة، وأن تتضمن خطط الطوارئ للتعامل مع الأحداث غير المتوقعة. وبالإضافة إلى ذلك، ينبغي مراجعة وتحديث خطة إدارة المخاطر بانتظام لضمان مواكبتها وقدرته اعلى الاستجابة للتغيرات المستمرة في بيئة العمل والمخاطر المحتملة.

ثالثا – عدم وجود استراتيجيات واضحة للتعامل مع الأزمات

إن عدم وجود استراتيجيات واضحة للتعامل مع الأزمات هو من الأخطاء الجسيمة التي تقع بها مجالس الإدارات، ويمكن أن يجلب نتائج غير مرغوبة على المنظمات الربحية وغير الربحية. الأزمات يمكن أن تكون متنوعة وتشمل كوارث طبيعية، أزمات موارد مالية، أو موارد بشرية، أزمات سمعة، أو حتى أزمات صحية مثل جائحة كورونا. وبدون استراتيجية واضحة ومحددة للتعامل مع هذه الأزمات، ستجد المنظمة نفسها في موقف العجز وعدم الاستعداد، مما يزيد من صعوبة الاستجابة الفعالة والتعافي السريع، ويمكن أن يؤدي هذا النقص في التخطيط إلى اتخاذ قرارات غير مدروسة وردود فعل متسرعة تزيد من حجم الأضرار وتقلل من فعالية المنظمة في التعامل مع الأزمات.

عدم وجود استراتيجيات واضحة للتعامل مع الأزمات يمكن أن يؤثر أيضا على أداء المنظمة وسمعتها، فيمكن أن يتسبب في تعطيل العمليات والخدمات، وينعكس الأثر على المستفيدين، فيضعف من ثقتهم في قدرة المنظمة على توفير السلع والخدمات في الأوقات الحرجة، كما يمكن أن يؤدي إلى خسائر مالية كبيرة نتيجة للتعامل غير الفعال مع الأزمات، سواء من خلال نفقات طارئة غير محسوبة أو فقدان التمويل والدعم من الجهات المانحة التي فقدت ثقتها بالمنظمة، وعلاوة على ذلك، فمن الممكن أن يعرض سمعة المنظمة للخطر، فينظر إليها على أنها غير مستعدة أو غير قادرة على التعامل مع التحديات بشكل فعال، مما يؤثر على علاقاتها مع الشركاء وأصحاب المصلحة.

ولتجنب حدوث هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة اتخاذ خطوات جدية لتطوير وتنفيذ استراتيجيات واضحة للتعامل مع الأزمات. ابتداء من إجراء تحليل شامل للمخاطر (وخاصة التي تؤثر على استدامة المنظمة) وتحديد أنواع الأزمات المحتملة وتقييم أثرها المحتمل على المنظمة، وبناء على هذا التحليل، يجب تطوير خطة إدارة الأزمات التي تتضمن إجراءات محددة وواضحة للاستجابة لكل نوع من أنواع الأزمات، كما يجب تشكيل فريق يمتلك الخبرة والكفاءة العالية للإمساك بملف إدارة الأزمات، هذا الفريق يجب أن يضم أعضاء من مختلف الأقسام لضمان التنسيق الفعال وتوزيع المسؤوليات بوضوح، ويجب إخضاع هذا الفريق لبرامج تدريبية بانتظام على تنفيذ الخطة والتعامل مع السيناريوهات المختلفة.

وفضلا عما تقدم، يجب على المنظمة الاستثمار في برامج التدريب والتوعية لجميع الموظفين والمتطوعين لتعزيز ثقافة الاستعداد والاستجابة للأزمات، ومراجعة وتحديث خطة إدارة الأزمات بانتظام لضمان ملاءمتها للتغيرات المستمرة في البيئة الداخلية والخارجية وقدرتها على الاستجابة لهذه التغيرات.

رابعا – تجاهل التهديدات السيبرانية والأمن الإلكتروني

تجاهل التهديدات السيبرانية والأمن الإلكتروني يعد من الأخطاء الآخذة بالتصاعد والانتشار وتقع بها مجالس الإدارة، وفي ظل العصر الرقمي الذي تعيشه المنظمات حاليا، تزداد التهديدات السيبرانية بشكل مستمر، وتشمل هذه التهديدات الهجمات الإلكترونية مثل الفيروسات، والبرامج الضارة، والاختراقات، وسرقة البيانات، وبناء عليه، فإن عدم الاهتمام الكافي بالأمن الإلكتروني يعرض المنظمة لخطر كبير، حيث يمكن أن تؤدي هذه التهديدات إلى فقدان بيانات حساسة، وتعطيل الأنظمة، وتقليل الثقة بين المستفيدين والممولين، وتعريض العملاء لأخطار الاحتيال والسرقة وغير ذلك، وهذه الأضرار الناتجة عن الهجمات السيبرانية قد تكون مالية وتشغيلية وقد تمتد إلى سمعة المنظمة وصورتها الذهنية.

وتجاهل التهديدات السيبرانية يمكن أن يتسبب في مجموعة من التأثيرات السلبية على المنظمة، فمن الممكن أن يؤدي إلى فقدان بيانات حساسة، مما يعرض المستفيدين وأصحاب المصلحة لمخاطر كبيرة مثل سرقة الهوية أو الاحتيال، كما يمكن أن يتسبب في تعطيل الأنظمة والعمليات الحيوية للمنظمة، مما يعرقل قدرتها على تقديم الخدمات بكفاءة ويؤثر على سير العمل بشكل كبير، وعلاوة على ذلك، يمكن أن يؤدي إلى فقدان العملاء بالمنظمة، (ونقصد بالعملاء دائما: كل جهة سواء كانت منظمة أو فرد، يؤثر ويتأثر بالمنظمة، مثل المؤسسين، المساهمين، أصحاب المصلحة، الأطراف المعنية، الشركاء، الزبائن، المستفيدين، المستخدمين، الداعمين والمتبرعين، الموظفين…) إذا ما وصلوا إلى فكرة أن المنظمة غير قادرة على حماية بياناتهم ومعلوماتهم الشخصية، وهذه العوامل مجتمعة يمكن أن تؤدي إلى خسائر مالية كبيرة وتراجع في سمعة المنظمة.

لتجنب هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة اتخاذ عدة خطوات لتعزيز الأمن السيبراني في المنظمة، فيجب عليه تطوير استراتيجية شاملة للأمن الإلكتروني تشمل تقييم المخاطر، ووضع سياسات وإجراءات للحماية، وتحديد الموارد اللازمة لتنفيذ هذه الاستراتيجية. كما يجب عليه تعزيز الوعي بالأمن السيبراني لدى جميع الموظفين والمتطوعين من خلال برامج تدريبية دورية تهدف إلى إكسابهم مهارات التعرف على التهديدات والتصرف الصحيح عند مواجهتها، وعلى صعيد آخر، ينبغي على المجلس الاستثمار في تقنيات وأدوات الأمن السيبراني الحديثة مثل برامج مكافحة الفيروسات، وجدران الحماية، وأنظمة الكشف عن الاختراق، وإجراء اختبارات دورية للأمن السيبراني وتحديث الأنظمة والبروتوكولات بشكل مستمر لضمان الاستجابة السريعة والفعالة لأية تهديدات محتملة.

خامسا – الفشل في التأمين ضد المخاطر الأساسية

الفشل في التأمين ضد المخاطر الأساسية يعد من الأخطاء الأخرى التي يمكن أن يقع بها مجلس الإدارة، والمخاطر الأساسية تشمل مجموعة من التهديدات المحتملة التي يمكن أن تواجه المنظمة، مثل الكوارث الطبيعية، الحوادث، القضايا القانونية، والسرقات والحوادث المختلفة، وعدم التأمين ضد هذه المخاطر يمكن أن يعرض المنظمة لخسائر مالية كبيرة تفوق قدرتها على مواصلة تقديم خدماتها، وفي ظل غياب التأمين المناسب، يمكن أن تجد المنظمة نفسها في مواجهة أزمات مالية وصعوبات في التعافي من الأحداث غير المتوقعة، مما قد يؤدي إلى انكماشها أو تقليص عملياتها ونشاطاتها أو حتى إغلاق المنظمة بشكل كامل.

وتجاهل التأمين ضد المخاطر الأساسية له تأثيرات خطيرة على المنظمة، فيمكن أن يتسبب في خسائر مالية كبيرة يمكن أن يؤدي إلى فقدان ثقة العملاء بالمنظمة، حيث يرون أن المنظمة غير مستعدة للتعامل مع المخاطر المحتملة، كما أنه يضعف الروح المعنوية بين الموظفين والمتطوعين الذين قد يشعرون بعدم الأمان والاستقرار في العمل مع منظمة غير مؤمنة بشكل كاف ضد المخاطر المحتملة خاصة المتعلقة بحوادث وإصابات العمل وأية عوامل تضر بجوانب السلامة والصحة المهنية.

ولتجنب هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة اتخاذ عدة خطوات لضمان التغطية التأمينية الكافية ضد المخاطر الأساسية، إذ ينبغي عليه إجراء تقييم شامل للمخاطر المحتملة التي قد تواجه المنظمة، وتحديد التأمينات الضرورية لتغطية هذه المخاطر، ثم إبرام التعاقدات مع شركات تأمين موثوقة وضمان حصول المنظمة على التغطية المناسبة لجميع المخاطر المحددة، كما يجب مراجعة وتحديث سياسات التأمين بانتظام لضمان أنها تواكب التغيرات في بيئة العمل والتهديدات الجديدة، وكذلك توفير تدريب مستمر للموظفين حول تجنب الأخطار المهنية والصحية الناتجة عن العمل، لضمان فهم الجميع لدورهم في الحفاظ على (سلامتهم) وأثر ذلك على سلامة المنظمة واستدامتها.

المجموعة الثامنة – أخطاء في نطاق التخطيط والتنفيذ

تختلف هذه المجموعة نسبيا عما أوردناه في مجال أخطاء التخطيط الاستراتيجية في الأجزاء الأولى من هذه المحتوى.

إن أخطاء مجلس الإدارة في نطاق التخطيط والتنفيذ تشمل مجموعة متنوعة من القضايا التي يمكن أن تعرقل تحقيق الأهداف المرجوة للمنظمة، ومن بين هذه الأخطاء، عدم وضع خطط واضحة وواقعية للمشاريع، وهو ما يؤدي إلى تشتت الجهود وضياع الموارد. وكذلك، الفشل في تنفيذ الخطط الاستراتيجية بفعالية وإضعاف الأداء العام للمنظمة والتقليل من نموها وانتشارها، وإضافة إلى ذلك، فإن تجاهل إجراء التقييم الدوري للأداء والنتائج يعطل فرص التحسين المستمر ويحد من قدرة المنظمة على اتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة، وفضلا عن ذلك، فإن نقص التنسيق بين الأقسام والإدارات المختلفة يمكن أن يؤدي إلى تداخل المهام وفقدان التكامل في العمل، مما يؤثر سلبا على الكفاءة العامة.

وفيما يلي بعض من الأخطاء التي يحدثها مجلس الإدارة في نطاق التخطيط والتنفيذ:

أولا – عدم وضع خطط واضحة وواقعية للمشاريع

عدم وضع خطط واضحة وواقعية للمشاريع يعد خطأ شائعاً في مجال التخطيط والتنفيذ داخل المنظمات، فالخطط الغامضة أو غير الواقعية يمكن أن تؤدي إلى تشتت الجهود وضياع الموارد، مما يؤثر سلبا على قدرة المنظمة على تحقيق أهدافها، فعندما تفتقر المشاريع إلى أهداف واضحة، وجداول زمنية محددة، وموارد مخصصة، يصعب على الفريق التنفيذي وأعضاء المجلس فهم المسار الذي يجب اتباعه لتحقيق النجاح، وغياب التخطيط الجيد يمكن أن يؤدي إلى الفشل في تنفيذ المشاريع بشكل فعال، وزيادة الضغوط على الموظفين، وتعرض المنظمة للانتقادات من الممولين وأصحاب المصلحة.

إن عدم وضع خطط واضحة وواقعية للمشاريع يمكن أن يؤدي إلى مجموعة من الآثار السلبية على المنظمة، فيمكن أن يسبب عدم وضوح الأهداف والمسؤوليات تداخل وتضارب في الأدوار، مما يزيد من احتمالية حدوث أخطاء وتأخيرات في التنفيذ، وأيضا يمكن أن يؤدي الافتقار إلى خطط واقعية إلى تجاوز الميزانيات المخصصة والجدول الزمني، مما يزيد من التكاليف ويقلل من كفاءة استخدام الموارد، وعلاوة على ذلك، يمكن لعدم وجود خطط واضحة أن يضعف من الثقة بين الموظفين وأعضاء المجلس، حيث يشعرون بعدم اليقين حول الاتجاه والتوقعات، مما يؤثر سلبا على معنوياتهم وإنتاجيتهم.

لتجنب هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة تبني منهجية تخطيط شاملة وواضحة للمشاريع، فينبغي قبل البدء في أي مشروع وضع أهداف له بشكل محدد وواقعي وقابل للقياس، بحيث ينشأ لدى الجميع فهم واضح لما يجب تحقيقه وكيفية قياس النجاح، وبعد ذلك، يجب تطوير جداول زمنية واقعية تتضمن جميع المراحل الأساسية للمشروع وتحديد الموارد اللازمة لكل مرحلة، مع تخصيص ميزانية محددة ومراجعتها بانتظام لضمان الالتزام بها، وفي المرحلة الثالثة، يجب إنشاء آليات لمتابعة التقدم بانتظام من خلال اجتماعات دورية وتقارير مرحلية، مما يتيح لمجلس الإدارة والإدارة التنفيذية التعرف على التحديات والمشكلات واكتشافها في وقت مبكر وتعديل الخطط عند الحاجة. ويمكن استخدام أدوات إدارة المشاريع والتخطيط لضمان تنسيق الجهود وتوحيد الرؤية بين جميع المعنيين بالمشروع.

ثانيا – الفشل في فعالية تنفيذ الخطط الاستراتيجية

الفشل في تنفيذ الخطط الاستراتيجية بشكل فعال هو خطأ يمكن أن يؤثر بشكل كبير على نجاح المنظمات، وعلى الرغم من أن وضع خطط استراتيجية شاملة ومفصلة هو خطوة حاسمة، إلا أن عدم القدرة على تنفيذ هذه الخطط بفعالية يمكن أن يعوق تحقيق الأهداف المرجوة، فالفشل في التنفيذ يمكن أن ينجم عن نقص في الموارد، أو ضعف في التنسيق بين الأقسام، أو نقص في المتابعة والتقييم المستمرين، وبدون التنفيذ الفعال للخطط، تصبح الخطط الاستراتيجية مجرد وثائق نظرية لا تحقق الآثار والنتائج المطلوبة فعليا.

والفشل في تنفيذ الخطط الاستراتيجية يمكن أن يؤدي إلى مجموعة من التأثيرات السلبية على المنظمة، فقد يتسبب إلى ضياع الفرص وتحقيق نتائج أقل من المتوقع، مما يؤثر على مصداقية المنظمة تجاه عملائها، كما يمكن أن يتسبب في إحباط الموظفين وأعضاء المجلس، حيث سيشعرون بأن الجهود المبذولة في التخطيط لم تثمر بسبب ضعف التنفيذ، كما يمكن أن يؤدي إلى هدر الموارد، بسبب تخصيص الوقت والمال والجهود في تطوير خطط استراتيجية لم تنفذ بفعالية، مما يقلل من كفاءة المنظمة وقدرتها على تلبية تطلعات عملائها.

ولتحسين فعالية تنفيذ الخطط الاستراتيجية، يجب على مجلس الإدارة اتخاذ عدة خطوات أساسية، إذ يجب عليه تحديد موارد كافية وتخصيصها بعناية لضمان توفر جميع المتطلبات اللازمة لتنفيذ الخطط، ويمكن تحقيق ذلك من خلال إجراء تقييم شامل للموارد المتاحة وتطوير خطة تمويل تضمن كفاية التنفيذ، كما يجب تعزيز التنسيق والتواصل بين جميع الأقسام والإدارات المعنية، من خلال اجتماعات دورية ومتابعة حثيثة للتقدم بشكل مستمر لضمان تحقيق التناغم والتكامل في العمل، ويجب أيضا اعتماد نظام متابعة وتقييم شامل يمكن من خلاله رصد التقدم والتعرف على التحديات والمشكلات في وقت مبكر، ويمكن استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وأدوات تحليل البيانات لتقديم تقارير دورية تسهم في توجيه عملية التنفيذ وتعديل المسار عند الحاجة؛ لضمان تحقيق الأهداف الاستراتيجية بفعالية.

ثالثا – تجاهل التقييم الدوري للأداء والنتائج

إن تجاهل التقييم الدوري للأداء والنتائج يعد خطأ شائعا من أخطاء مجالس الإدارات في الكثير من المنظمات خاصة المنظمات غير الربحية، حيث يؤثر يضيع فرص تحسين الأداء وتحقيق الأهداف الاستراتيجية، وبدون تقييم منتظم للأداء، يصبح من الصعب معرفة ما إذا كانت الأنشطة والمشاريع تسير في الاتجاه الصحيح أو تحتاج إلى تعديل أو تحسن، كما أن عدم التقييم يحرمنا من التعرف على النجاحات للاستفادة منها وتكرارها، ويحرمنا من اكتشاف مناطق حدوث الفشل لتجنب تكراره وإجراء التصحيح اللازم، ويؤدي هذا التجاهل إلى فقدان الفعالية والكفاءة في النتائج والأداء، ويعرقل مسيرة النمو المستدام للمنظمة.

عندما يهمل مجلس الإدارة التقييم الدوري للأداء والنتائج، تتعرض المنظمة لمجموعة من المشاكل، فمن الممكن أن يؤدي ذلك إلى عدم اكتشاف القضايا أو التحديات في الوقت المناسب، مما يصعب من حلها ويعظم من أضرارها وآثارها السلبية على الأداء العام، ومن الممكن أيضا أن يؤدي إلى ضعف المساءلة بين الموظفين وأعضاء المجلس، فلا تتم متابعة التقدم بشكل منهجي أو مخطط، وعلاوة على ذلك، فإن عدم وجود تقييم دوري يمنع من فرص التحسين المستمر، حيث لا توجد بيانات موثقة وموثوقة لتوجيه التحسينات وتحديد المجالات التي تحتاج إلى التطوير أو التعديل.

ولتجنب هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة تبني إطار منهجي للتقييم الدوري للأداء والنتائج، فيجب إنشاء نظام تقييم وإجراءات شاملة تشمل تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) المرتبطة بالأهداف الاستراتيجية للمنظمة، وهذا النظام يجب أن يتضمن جداول زمنية محددة لإجراء التقييمات ومراجعة التقدم، كما يجب تعزيز ثقافة التقييم والتحسين المستمر داخل المنظمة من خلال تقديم تدريب للموظفين وأعضاء المجلس على المهارات والمعارف المطلوبة للقيام بعمليات التقييم ونجاحها للوصول إلى تحسين فعال للأداء، وإضافة إلى ذلك، يجب استخدام أدوات وتقنيات تحليل البيانات لتوفير تقارير دقيقة وشفافة عن الأداء، مما يسهل اتخاذ القرارات المستنيرة. والعمل على مراجعة نتائج التقييم بانتظام واتخاذ الإجراءات اللازمة بناءً على تلك النتائج؛ لضمان تحقيق الأهداف وتعزيز الفعالية والكفاءة المستدامة.

رابعا – نقص التنسيق بين الأقسام والإدارات المختلفة

نقص التنسيق بين الأقسام والإدارات المختلفة في المنظمات غير الربحية هو خطأ يمكن أن يؤدي إلى تعطيل سير العمل وتقليل فعالية تحقيق الأهداف الاستراتيجية. عندما تعمل الأقسام بشكل معزول دون تنسيق فعّال، قد يحدث تداخل في المهام أو تكرار للجهود، مما يؤدي إلى إهدار الموارد وزيادة العبء الإداري. هذا النقص في التنسيق يمكن أن يؤدي أيضًا إلى تباين في التوجهات والأولويات بين الأقسام، مما يعرقل العمل الجماعي والتكامل بين الأنشطة المختلفة.

نقص التنسيق بين الأقسام يمكن أن يؤثر بشكل كبير على كفاءة وفعالية المنظمة. أولاً، قد يؤدي إلى تأخير في تنفيذ المشاريع والأنشطة بسبب عدم وضوح المسؤوليات وتضارب المهام بين الفرق المختلفة. ثانيًا، يمكن أن يسبب انقطاع في تدفق المعلومات، مما يزيد من احتمال حدوث أخطاء أو قرارات غير مستنيرة. ثالثًا، يمكن أن يؤدي إلى ضعف الروح المعنوية بين الموظفين، حيث يشعرون بالإحباط من عدم وجود تعاون وتكامل في العمل، مما يؤثر سلبًا على الأداء العام للمنظمة.

لتجنب هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة تبني استراتيجيات فعالة لتعزيز التنسيق بين الأقسام والإدارات المختلفة. أولاً، يجب إنشاء هياكل تنظيمية واضحة تحدد مسؤوليات كل قسم وتضمن تواصلًا فعالًا بين الأقسام. يمكن تحقيق ذلك من خلال تنظيم اجتماعات دورية تشمل جميع الأقسام لتبادل المعلومات ومراجعة التقدم والتحديات. ثانيًا، يمكن استخدام أنظمة إدارة المشاريع والتعاون عبر الإنترنت لتسهيل تبادل المعلومات ومتابعة المهام بشكل شفاف ومنظم. ثالثًا، يجب تعزيز ثقافة العمل الجماعي والتعاون من خلال تقديم برامج تدريبية لتعزيز مهارات التواصل والعمل الجماعي، وتشجيع الموظفين على تبادل الأفكار والمساهمة في تحقيق الأهداف المشتركة. وأخيرًا، يمكن تعيين منسقين أو فرق عمل مشتركة لضمان تنفيذ المشاريع المشتركة بفعالية وتكامل.

خامسا – عدم المتابعة لضمان تحقيق الأهداف

عدم المتابعة لضمان تحقيق الأهداف هو خطأ يمكن أن يؤثر بشكل كبير على فعالية مجلس الإدارة سواء في المنظمات الربحية أو غير الربحية، فالتخطيط الاستراتيجي ووضع الأهداف هما خطوتان حاسمتان للانطلاق، لكن عدم متابعة التنفيذ وتقييم التقدم يؤدي إلى فقدان الرؤية والتوجيه، وإضعاف الخطة الاستراتيجية، وبدون المتابعة المستمرة، قد تتعثر المشاريع وتفقد زخمها، وقد ينجم عن ذلك إغفال المشكلات والفرص التي يمكن أن تؤثر على تحقيق الأهداف، وهذا الفشل في المتابعة يمكن أن يؤدي إلى عدم تحقيق الأهداف المرجوة، ويضعف الثقة بين أعضاء المجلس والموظفين وأصحاب المصلحة.

عندما لا يتابع مجلس الإدارة التقدم نحو تحقيق الأهداف، يمكن أن تواجه المنظمة برمتها العديد من المشكلات، فقد يحدث انحراف عن المسار المخطط له، مما يؤدي إلى تأخر المشاريع وعدم تحقيق النتائج المتوقعة، ومن الممكن أن يقلل حدود المساءلة بين الموظفين وأعضاء المجلس، حيث لا يوجد نظام لتقييم الأداء وتحفيز التحسين، ومن الممكن أيضا أن أن يؤدي إلى ضعف التواصل والتنسيق داخل المنظمة، مما يزيد من احتمالية الفشل في التعامل مع التحديات والتغيرات البيئية، وفي النهاية، فإن هذا الإهمال يمكن أن يقلل من ثقة العملاء والأطراف المهتمة في قدرة المنظمة على تحقيق رسالتها.

لتجنب هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة اعتماد منهجية شاملة ومتكامل للمتابعة والتقييم، فيجب إنشاء نظام متابعة دوري يتضمن مراجعات منتظمة لتقييم التقدم نحو تحقيق الأهداف المحددة، ويمكن في هذا الخصوص استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وأدوات تحليل البيانات لتقديم تقارير دقيقة وشفافة عن الأداء، وإضافة إلى ذلك، يجب على مجلس الإدارة تعزيز ثقافة المساءلة داخل المنظمة من خلال تعيين (أشخاص مستقلين من داخل وخارج المنظمة) لمتابعة تحقيق الأهداف وتقديم تقارير دورية للمجلس، كما يجب عليه تشجيع التواصل المفتوح بين أعضاء المجلس والموظفين؛ لضمان تبادل المعلومات والملاحظات بشكل مستمر ومعالجة المشكلات بسرعة، ولا يغيب عن الذهن أن تكون هناك مرونة في تعديل الخطط بناءً على نتائج المتابعة والتقييم لتصويب المسار أو لتصحيح الأخطاء أو لتحسين العمليات وكل ذلك من أجل ضمان تحقيق الأهداف بشكل فعال ومتكامل.

المجموعة التاسعة – خلل التوازن بين المهام والأولويات

إن حدوث الخلل في التوازن بين المهام والأولويات هو خطأ شائع يرتكبه أعضاء مجلس الإدارة في المنظمات غير الربحية، حيث قد ينجرف الأعضاء نحو التركيز على مهام يمكن أن تبدو عاجلة دون تقدير للأنشطة ذات الأهمية الاستراتيجية الطويلة الأمد. يمكن أن يؤدي هذا الخطأ إلى هدر الموارد وتبديد الجهود في الأنشطة ذات الأولوية المنخفضة على حساب تحقيق الأهداف الاستراتيجية الرئيسية للمنظمة، مما يهدد استدامة العمل التنظيمي وقدرته على تحقيق التأثير المرجو منه.

وفيما يلي أبرز الأخطاء التي تصدر عن مجلس الإدارة والحلول المقترحة:

أولا – التركيز المفرط على مهام معينة وإهمال مهام أخرى هامة

التركيز المفرط على مهام معينة وإهمال مهام أخرى هامة هو خطأ شائع، ويؤدي عادة إلى انقسامات فريق العمل وتشتيت الجهود وهدر موارد المنظمة، فعندما ينحاز أعضاء المجلس إلى تنفيذ مهام محددة بتكرار أو بشكل مفرط، فإن ذلك في الغالب سيكون على حساب مهام أخرى تحمل أهمية استراتيجية متساوية أو أكبر. هذا التركيز غير المتوازن يؤدي إلى تقليل فعالية المجلس في تحقيق أهدافه الاستراتيجية بتوازن، وخلل في التأثير الإيجابي على المجتمع، ويمكن أن ينتج عنه أيضا إضعاف الثقة بين أعضاء المجلس والفريق التنفيذي، مما يعرض العمل التنظيمي برمته للخطر ويعطل القدرة على التكيف مع التحديات الجديدة.

التركيز المفرط على مهام معينة وإهمال مهام أخرى يمكن أن يتسبب في تفويت الفرص الاستراتيجية المهمة نتيجة إهمال تنفيذ الأنشطة التي قد تسهم بشكل كبير في تحقيق رؤية وأهداف المنظمة على المدى البعيد، كما قد يؤدي التركيز المفرط إلى تدهور الفعالية التنظيمية، فيزيد من انقسام الجهود ويشتت التوجهات والاهتمامات داخل المجلس وبين الفرق التنفيذية مما يعرقل التنسيق الفعال ويقلل من الكفاءة في تحقيق النتائج المرجوة.

وللتغلب على هذا الموقف، يجب على مجلس الإدارة اتخاذ عدة خطوات استراتيجية، إذ ينبغي عليه إعادة تقييم وتحديث الرؤية والأهداف الاستراتيجية للمنظمة بانتظام؛ ليتمكنوا من تحديد الأنشطة ذات الأهمية العالية والتي يجب أن تحتل الأولوية وتبقى في الصدارة، كما يجب عليه تعزيز ثقافة التفكير الاستراتيجي والرؤية الشاملة داخل المنظمة، وتوجيه الفريق التنفيذي لتحقيق الأهداف المحددة بوضوح، وعليه أيضا العمل على (تعزيز عمليات وتحسين قنوات) التواصل الداخلي وزيادة فاعلية التنسيق بين أعضائه، بحيث يتم تحقيق التوازن المثالي بين التركيز على مهام معينة وضمان تنفيذ الأنشطة الأخرى التي تدعم الرؤية الاستراتيجية بشكل كامل وفعال.

ثانيا – عدم القدرة على تحديد الأولويات بوضوح

عدم القدرة على تحديد الأولويات بوضوح يعد خطأ لا يغتفر بحق المنظمة، ويمكن أن يرتكبه مجلس الإدارة في المنظمات الربحية وغير الربحية، هذا الخطأ يؤثر على قدرتهم على تحقيق الأهداف والرؤية الاستراتيجية بشكل فعال، وفي بيئة التعلم والتطوير داخل المنظمات تتعدد المهام والاحتياجات، مما يجعل من الضروري تحديد الأولويات بدقة لتوجيه الموارد والجهود بشكل مناسب، وعليه، فإن عدم وضوح الأولويات قد يؤدي إلى ضياع الجهود في مجموعة من الأنشطة غير الحيوية، وتفويت الفرص الاستراتيجية المهمة، مما يعرض المنظمة لخطر عدم تحقيق النتائج المرجوة وضعف التأثير في المجتمع رغم قيامها بالكثير من الأنشطة والمهام غير الفعالة.

إن عدم تحديد الأولويات بوضوح يمكن أن يؤدي إلى تداخل الأدوار وتعارض المهام والأنشطة داخل المنظمة، حيث يصعب على أعضاء المجلس والموظفين تحديد الأنشطة والمشاريع التي يجب أن تأخذ الأولوية، من تلك الأنشطة الثانوية، ويمكن أن يؤدي هذا إلى هدر الموارد وتبديد الجهود في مجموعة من الأنشطة غير المهمة بدلاً من التركيز على الأنشطة التي تساهم بشكل أساسي في تحقيق أهداف المنظمة، وبالإضافة إلى ذلك، قد يؤدي عدم وضوح الأولويات وعدم القدرة على ترتيبها إلى تعثر المجلس والإدارة التنفيذية عند  اتخاذ القرارات الاستراتيجية الهامة.

للتغلب على هذا الخطأ، ينبغي على مجلس الإدارة اعتماد استراتيجيات فعالة لتحديد وترتيب الأولويات بوضوح وعقلانية، وتوفير الموارد وإدارتها بشكل فعال، فيجب على المجلس أولاً إعادة تقييم الرؤية والأهداف الاستراتيجية للمنظمة بانتظام، وتحديد الأنشطة والمبادرات التي تعزز تحقيق هذه الأهداف بشكل مباشر، والخطوة الثانية هو وجوب إنشاء منهجيات واضحة لتقييم الأولويات وتحديد الأنشطة الأكثر أهمية والتي يجب أن تحظى بالأولوية في توجيه الموارد والجهود، والخطوة الثالثة هو وجوب توفير التوجيه والدعم للفريق التنفيذي والموظفين لضمان تنفيذ الأولويات بشكل فعال، من خلال تحفيز الابتكار وتعزيز النتائج المرجوة لصالح المنظمة والمجتمع بشكل عام.

ثالثا – الانهماك في التفاصيل اليومية بدلاً من التركيز على الصورة الكبيرة

إن التورط في التفاصيل اليومية بدلاً من التركيز على الصورة الكبيرة هو خطأ شائع أيضا وتقع فيه مجالس الإدارات في المنظمات الربحية وغير الربحية، ويقلص قدرتهم على تحقيق الأهداف الاستراتيجية، وقد ينجرف أعضاء المجلس في التفاصيل اليومية وتسيير العمل اليومي، مما يضعف تركيزهم ويعرضهم أكثر للتوتر والضغط النفسي، وهذا الانغماس الزائد في التفاصيل اليومية قد يؤدي إلى فقدان الرؤية الاستراتيجية الشاملة بحد ذاتها، وبالتالي إلى هدر المزيد من الموارد وتبديد الكثير من الجهود في غير ما هو مهم، مما يجعل المنظمة عجزة عن تحقيق أهدافها بالشكل المطلوب.

والانهماك الزائد في التفاصيل اليومية يمكن أن يسفر يعطل ويبطء من عمليات المنظمة وغزارة الإنتاج، كما أنه يؤدي إلى فقدان الفرص الاستراتيجية الهامة، نتيجة الغفلة عن تطوير وتنفيذ الخطط الاستراتيجية المستقبلية للمنظمة، ومن جهة أخرى، يمكن أن يزيد من الاحتكاك بين أعضاء المجلس والموظفين، حيث سيتعرضون للإرهاق ويعاون من الضغط بسبب التركيز الزائد على التفاصيل اليومية والتفاعل معها بشكل مكثف، وفضلا عما سبق، فقد يؤدي الانغماس في التفاصيل اليومية إلى تباطؤ في سرعة اتخاذ القرارات الاستراتيجية الهامة، مما يعرض المنظمة للتأخر عن التكيف مع التغيرات البيئية والاقتصادية المستجدة.

ولتجنب هذا الخطأ، ينبغي على مجلس الإدارة اتخاذ عدة إجراءات استراتيجية من أبرزها:

أولا – يجب أن يتبنى المجلس نهجا استراتيجيا واضحا يحدد الأولويات الاستراتيجية للمنظمة والأهداف الرئيسية التي يجب تحقيقها على المدى البعيد

ثانيا – ينبغي على أعضاء المجلس تعيين إدارة تنفيذية ذات كفاءة وقادرة على الإمساك بزمام الإشراف على العمليات اليومية وتقديم التقارير الدورية، مما يتيح لأعضاء المجلس التركيز على الجوانب الاستراتيجية واتخاذ القرارات الأكثر أهمية.

ثالثا – يجب تعلى مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية عزيز ثقافة الاستراتيجية والرؤية طويلة الأمد داخل المنظمة، من خلال تدريب الفريق القيادي على تحليل البيانات وتقييم الأداء وتوجيه الاستراتيجيات الفعالة التي تساهم في تحقيق رؤية المنظمة بشكل أفضل.

رابعا – الفشل في تخصيص الموارد بشكل فعال

الفشل في تخصيص الموارد بشكل فعال هو خطأ يمكن أن يؤثر بشكل كبير على أداء المنظمة غير الربحية وقدرتها على تحقيق أهدافها. لأن الموارد المتاحة للمنظمات الربحية أو غير الربحية، سواء كانت مالية أو بشرية أو مادية، غالباً ما تكون محدودة، وعندما لا يتم تخصيص هذه الموارد بشكل مدروس وفعال، قد يؤدي ذلك إلى هدر الموارد، وتوجيه الجهود نحو الأنشطة ذات الأولوية الأقل، وتجاهل الأنشطة الحيوية. وهذا يمكن أن يعرقل تنفيذ البرامج والمشاريع الحيوية ويقلل من تأثير المنظمة في المجتمع.

عندما يفشل مجلس الإدارة في تخصيص الموارد بشكل فعال، يمكن أن تتعرض المنظمة غير الربحية للعديد من المشاكل. على سبيل المثال، قد يتم تخصيص ميزانية كبيرة لمشاريع غير أساسية على حساب البرامج الحيوية التي تخدم المستفيدين بشكل مباشر. هذا قد يؤدي إلى ضعف تنفيذ البرامج وزيادة الشكاوى من المستفيدين والممولين. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يؤدي سوء تخصيص الموارد البشرية إلى إرهاق بعض الموظفين وتجاهل تطوير الآخرين، مما يقلل من كفاءة العمل ويزيد من معدل دوران الموظفين. في نهاية المطاف، يمكن أن يؤدي هذا إلى تقويض الثقة بين أصحاب المصلحة وتقليل الدعم المالي والمعنوي للمنظمة.

لتجنب الوقوف في هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة اتباع استراتيجيات واضحة وفعالة لتخصيص الموارد، فيجب أولاً إجراء تحليل دقيق للاحتياجات والأولويات التنظيمية لتحديد المجالات الأولى فالأولى بالتنفيذ. ويمكن استخدام أدوات مثل تحليل SWOT (نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات) لتوجيه هذه العملية، كما ينبغي على المجلس تطوير خطة مالية (موازنة) شاملة ومرنة، تتيح توزيع الموارد بشكل عادل وفقا للأولويات، مع مراعاة تخصيص جزء من الموارد للطوارئ والاحتياجات غير المتوقعة، وبعد ذلك، نجد أن على المجلس تعزيز عملية اتخاذ القرار بإشراك الموظفين وأصحاب المصلحة الرئيسيين في مناقشات التخطيط والميزانية؛ لضمان سماع جميع الأصوات، وأن الموارد موجهة بشكل يتماشى مع الاحتياجات الفعلية، وبالإضافة إلى سبق، فيجب على مجلس الإدارة مراجعة تخصيص الموارد بشكل دوري وإجراء التعديلات اللازمة بناء على تقييم الأداء ومستجدات البيئة المحيطة بالمنظمة.

خامسا – عدم التوازن بين العمل والحياة الشخصية

عدم التوازن بين العمل والحياة الشخصية يعد خطأ من الأخطاء الشائعة التي قد يقع بها بعض أعضاء مجلس الإدارة وخاصة في المنظمات غير الربحية، وهو يؤثر بشكل كبير على صحتهم النفسية والجسدية، وكذلك على أدائهم الوظيفي. نظراً لأن العمل في المنظمات غير الربحية غالباً ما يكون مدفوعاً بالشغف والرغبة في إحداث التأثير الإيجابي في المجتمع، إذ يمكن لبعض أعضاء المجلس أن يجدوا أنفسهم منغمسين بشكل مفرط في مهامهم ومسؤولياتهم في المنظمة غير الربحية). هذا الالتزام الزائد قد يؤدي إلى الإهمال في جوانب حياتهم الشخصية، مما يسبب لهم الإرهاق، والتوتر، وانخفاض الإنتاجية، وفي النهاية قد يؤثر سلبا على المنظمة ككل.

تجاهل التوازن بين العمل والحياة الشخصية يمكن أن يؤدي إلى نتائج سلبية متعددة على أعضاء مجلس الإدارة والمنظمة. يمكن أن يتسبب الإرهاق المستمر والإجهاد المرتفع في ضعف التركيز واتخاذ قرارات غير مدروسة، مما يقلل من فعالية القيادة، كما يمكن أن يؤدي إلى ارتفاع معدلات الغياب أو حتى ترك المناصب، مما يزيد من تكلفة التوظيف والتدريب لأعضاء جدد، وعلى المستوى الشخصي، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تدهور العلاقات العائلية والاجتماعية، مما يزيد من الشعور بالعزلة والضغط النفسي المتزايد، وهذا الضغط المتزايد على عضو مجلس الإدارة، يمكن أن ينعكس سلبا على الروح المعنوية العامة داخل المنظمة، ويؤدي إلى إضعاف التفاعل والتعاون بين الأعضاء والموظفين.

لتجنب هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة تبني استراتيجيات لتعزيز التوازن بين العمل والحياة الشخصية لأعضائه، وعليه أي على المجلس العمل على تعزيز ثقافة العمل المرنة من خلال تشجيع الأعضاء على تحديد جداول عمل مرن يسمح لهم بتلبية احتياجاتهم الشخصية والمهنية، كما يجب تقديم برامج دعم مثل الاستشارات النفسية والتدريب على إدارة الوقت للمساعدة في تقليل الإجهاد واضطراب التوازن، والعمل أيضا على تشجيع الأعضاء على أخذ فترات راحة منتظمة، والتمتع بالإجازات لتعزيز الصحة النفسية والجسدية، ويضاف إلى ذلك كله، تعزيز مبدأ القيادة بالقدوة، حيث يظهر قادة المجلس التزامهم بتحقيق التوازن في حياتهم الخاصة، مما يشجع الأعضاء الآخرين على فعل الشيء ذاته.

المجموعة العاشرة – أخطاء في إطار التعلم والتطوير

في إطار منظور التعلم والتطوير والنمو، يمكن أن تنزلق مجالس الإدارات أخطاء تؤثر سلبا على فعالية المنظمة وكفاءتها نتيجة لعدم السعي لتطوير المعرفة والمهارات الذاتية بشكل مستمر، وهذا الأمر يقلل من قدرة الأعضاء وكفاءتهم في اتخاذ قرارات مستنيرة وقيادة ناجحة للمنظمة، ويؤدي ذلك إلى تراجع الأداء العم وضعف الابتكار والإبداع، كما أن الفشل في التعلم من الدروس المستفادة من الأخطاء السابقة يمكن أن يؤدي إلى تكرار نفس الأخطاء، وهذا يتسبب في هدر الموارد وتقويض الثقة بين أصحاب المصلحة، فضلا عن أن تجاهل التدريب والتعلم المستمر يضعف قدرات الموظفين وأعضاء المجلس في ظل تسارع العلوم والتغيرات في كافة المجالات، مما يجعلهم في آخر الركب، وغير مجهزين للتعامل مع التحديات والتطورات الجديدة في مجال عمل المنظمة، وهذا يقودنا عامل أو خطأ آخر في إطار التعلم والتطوير وهو عدم متابعة التطورات في القطاع الذي تعمل في المنظمة سواء كانت منظمة ربحية أو غير ربحية، ويمكن أن يؤدي هذا العزوف عن متابعة التطورات إلى فقدان فرص مهمة للشراكات والتمويل والابتكار، ويضعف قدرة المنظمة على تلبية احتياجات عملائها وعموم المجتمع بشكل فعال.

وفيما يلي أبرز الأخطاء التي قد يحدثها مجلس الإدارة في المنظمات غير الربحية:

أولا – عدم السعي لتطوير المعرفة والمهارات الذاتية بشكل مستمر

عدم السعي لتطوير المعرفة والمهارات الذاتية بشكل مستمر هو خطأ يمكن أن يؤثر بشكل كبير على فعالية مجلس الإدارة، فمع التطورات المتسارعة في كافة المجالات تظهر لدينا تحديات جديدة بانتظام وبشكل متسلسل لا نهاية له، وعندئذ يصبح من الضروري أن يكون أعضاء مجلس الإدارة على الدراية بأحدث الاتجاهات والإحاطة بأفضل الممارسات. وإذا لم يبذل أعضاء المجلس جهدا لتحديث معرفتهم وتطوير مهاراتهم، فقد يجدون أنفسهم خارج السرب، وغير جاهزين لمواجهة التحديات أو اتخاذ قرارات استراتيجية فعالة، هذا القصور في التطوير الشخصي يمكن أن يعوق تقدم المنظمة ويضعف قدرتها على تحقيق أهدافها سواء على المدى القصير أو الطويل.

الفشل في تطوير المعرفة والمهارات الذاتية يؤدي إلى عدة نتائج سلبية ومن أبرزها:

1- يتسبب في عدم فعالية القيادة، حيث يمكن أن يتخذ أعضاء المجلس قرارات غير مستنيرة بناءً على معلومات قديمة أو غير دقيقة.

2- يمكن أن يؤدي إلى تحويل عمل المنظمة إلى عمل روتيني فاقدا لأي من مقومات الإبداع والابتكار، ويخلو النشاط من أية أفكار وتقنيات جديدة مواكبة للتغيرات الجارية في البيئات المحيطة، حيث يكون الأعضاء عاجزين عن تبني أو تطبيق أفكار وتقنيات جديدة.

3- يمكن أن يؤدي إلى تصدع في ثقة الموظفين وأصحاب المصلحة في قدرة المجلس على قيادة المنظمة بنجاح، مما يضعف المعنويات ويزيد من الفوضى بين أفراد فريق العمل، وهذا يمكن أن يعيق المنظمة عن تحقيق أثرها المرجو في المجتمع.

لتجنب هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة تبني نهج استباقي لتطوير المعرفة والمهارات الذاتية بشكل مستمر، ويمكنه تحقيق ذلك من خلال عدة استراتيجيات، ومنها: تشجيع أعضاء المجلس على حضور البرامج التدريبية وورش العمل والمؤتمرات واللقاءات التخصصية التي تركز على المهارات القيادية وأحدث التغيرات والمستجدات، كما يمكنه تعزيز ثقافة التعلم داخل المنظمة من خلال إنشاء برامج تطوير مهني وتشجيع التعلم الذاتي عبر الموارد الإلكترونية والمادية المتوفرة، وعلى المجلس أيضا تنظيم جلسات دورية لمشاركة المعرفة بين الأعضاء، حيث يتم تبادل الخبرات والدروس المستفادة من التجارب السابقة.، ومن الاستراتيجيات أيضا تعزيز الشراكات مع المنظمات الأخرى والمؤسسات التعليمية لتوفير فرص تعلم مستمرة وموارد تدريبية متميزة لأعضاء المجلس.

ثانيا – الفشل في التعلم من الدروس المستفادة من الأخطاء السابقة

الفشل في التعلم من الدروس المستفادة من الأخطاء السابقة يعد من الأخطاء الجسيمة التي لا يمكن تجاهلها إذا ما ارتكبتها مجلس الإدارة سواء في المنظمات الربحية أو غير الربحية، والتي يمكن وصفها بالإهمال، فكل منظمة، تقع في الأخطاء لأي سبب من الأسباب، وتمر بتجارب وتحديات تستدعي تحليل الأخطاء واستخلاص العبر منها، إلا أن تجاهل هذه العملية يعرض المنظمة لخطر تكرار نفس الأخطاء، ويعرضها للسخرية وتشويه السمعة، وعلاوة على ذلك يؤدي إلى تدهور الأداء وانخفاض الكفاءة، لذا، فإن عدم التعلم من الأخطاء السابقة يمكن أن يمنع المنظمة من تحسين عملياتها أو من تطوير استراتيجيات متطورة وذات كفاءة وفعالية، وتجاهل التعلم من (الدروس المستفادة من الأخطاء) سيؤدي حتما إلى الفشل في تحقيق أهداف المنظمة ورسالتها.

تجاهل الدروس المستفادة من الأخطاء السابقة يمكن أن يؤدي أيضا إلى تبعات خطيرة على المنظمة غير الربحية، ومن بينها: أن الأخطاء ستكرر نفسها، ولا تجد من يصلحها، مما يعني هدر الموارد المالية والبشرية وتقويض ثقة أصحاب المصلحة الآخرين بالمنظمة وفريقها الإداري من مجلس إدارة وإدارة تنفيذية. ومن التبعات الأخرى تدهور الروح المعنوية للموظفين وأعضاء مجلس الإدارة الذين يشعرون بالإحباط نتيجة تكرار الأخطاء وعدم معالجة المشكلات المتكررة، وفضلا على ذلك، فقد يؤدي هذا الإهمال إلى ضياع فرص تحسين الأداء وتعزيز الابتكار داخل المنظمة، مما يقلل من قدرة المنظمة على الاستجابة بفعالية للتحديات الجديدة والاحتياجات المتغيرة للمجتمع.

لتجنب هذا الخطأ الجسيم، يجب على مجلس الإدارة إنشاء ثقافة تنظيمية تركز على (التعلم المستمر من الأخطاء)، ويمكن القيام بذلك من خلال إجراء (مراجعة وتحليل الأخطاء) بعد حدوثها، وتشمل هذه العملية جمع المعلومات من جميع الأطراف المعنية وتحديد الأسباب الجذرية للمشكلات، ويجب أن يتم (توثيق الدروس المستفادة) وتوزيعها بشكل فعال داخل المنظمة؛ لضمان فهم الجميع لها، بالإضافة إلى ذلك، يمكن تنظيم ورش عمل وجلسات تدريبية تعتمد على دراسة حالات حقيقية من المنظمة لتحفيز التفكير النقدي، وتطوير استراتيجيات لتجنب الأخطاء المستقبلية، كما يجب تعزيز بيئة تشجع على (التغذية الراجعة البناءة) والانفتاح على التغيير، حيث يشعر الجميع بالأمان للمشاركة بأفكارهم وتجاربهم دون خوف من اللوم أو العقاب.

ثالثا – تجاهل التدريب والتعليم المستمر

تجاهل التدريب والتعليم المستمر هو من الأخطاء الخطيرة التي تتسبب في هبوط كفاءة وفعالية مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية والموظفين، إذ أن التدريب المستمر ضرورة قصوى للحفاظ على تجديد مهارات ومعارف الأفراد وضمان بقائها متجددة في ظل تغيرات كبيرة ومتسارعة في كافة المجالات التي تؤثر على المنظمة، وإهمال التدريب المستمر والتطوير، سيجد الأفراد أنفسهم غير مجهزين للتعامل مع التحديات الجديدة أو تطبيق أحدث الممارسات والأدوات. هذا يمكن أن يؤدي إلى ضعف في الأداء وعجز في تحقيق أهداف المنظمة، وتلاشي الميزة التنافسية.

عندما يهمل مجلس الإدارة التدريب والتعليم المستمر، تتأثر المنظمة بكافة مفاصلها، فالموظفون وأعضاء مجلس الإدارة قد يفتقرون إلى المعرفة اللازمة للتعامل مع التطورات الجديدة مجال عمل المنظمة، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات غير مستنيرة وغير فعالة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يتسبب نقص التدريب في تصدع الروح المعنوية وانخفاض الرضا الوظيفي بين الموظفين، حيث سيشعرون بعدم التقدير وغياب فرص التطور المهني، ويمكن لهذا الأمر أن يؤدي إلى زيادة معدل دوران الموظفين، وزيادة التكاليف المرتبطة بالتوظيف والتدريب الجديد، وتدهور العلاقات مع أصحاب المصلحة والشركاء الخارجيين.

لتجنب هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة تبني ثقافة التدريب والتعليم المستمر كعنصر أساسي من العناصر الاستراتيجية للمنظمة، ويمكن البدء بتحديد الاحتياجات التدريبية بشكل دوري من خلال تقييم الأداء وتحديد المهارات والمعرفة التي تحتاج إلى تحسين، وبعد ذلك، يمكن تصميم برامج تدريبية مخصصة تلبي هذه الاحتياجات وتشمل دورات تدريبية، وورش عمل، وبرامج تعليمية، وحضور مؤتمرات وندوات، ويمكن أيضا تشجيع الموظفين وأعضاء مجلس الإدارة على المشاركة في التعليم المستمر من خلال توفير الحوافز والمكافآت للمشاركين، كما يمكن لمجلس الإدارة الاستفادة من التكنولوجيا الحديثة، مثل التعلم الإلكتروني، لتوفير فرص تدريب مرنة ومتاحة لجميع أفراد المنظمة.

رابعا – عدم متابعة التطورات في القطاع غير الربحي

عدم متابعة التطورات في القطاع غير الربحي هو خطأ جوهري يمكن أن يحد من قدرة المنظمة على التكيف مع التغيرات المستمرة وتحقيق أهدافها بكفاءة، إذ أن هذا القطاع يتطور باستمرار (وبصورة متسارعة في بعض الدول) ومع ظهور تقنيات جديدة، وممارسات نموذجية، وتوجهات واضحة للجهات المانحة، والتغيرات في التشريعات والقوانين واللوائح، فإن تجاهل مجلس الإدارة لهذه المستجدات، فقد تصبح المنظمة عاجزة على مواكبة هذه التغيرات والتكيف معها، مما يؤدي إلى تراجع تأثير هذه المنظمات وتنخفض فعاليتها. كما أن عدم الاطلاع على التطورات يمكن أن يؤدي إلى فقدان فرص مهمة للشراكات والتمويل والابتكار.

إذن فإن تجاهل متابعة التطورات في القطاع غير الربحي ستكون له عواقب وخيمة على المنظمة. يمكن أن تؤدي هذه الحالة إلى بقاء المنظمة على أساليب وممارسات قديمة وغير فعالة، مما يقلل من قدرتها على تلبية احتياجات المجتمع والمستفيدين وتطلعات المتبرعين والمانحين، وبالإضافة إلى ذلك، قد تفوت على المنظمة فرص مهمة سواء في التعاون مع منظمات أخرى، أو الحصول على تمويلات جديدة، أو تبني تقنيات حديثة تسهل عملياتها، وفي بيئة تتسم بالتنافسية والتغير السريع، يمكن أن يؤدي الفشل في متابعة التطورات إلى تراجع المنظمة في تحقيق أهدافها وفقدانه لرسالتها التي تعمل من أجلها.

ولتجنب حدوث هذا الخطأ، يجب على مجلس الإدارة تبني استراتيجيات فعالة لمتابعة التطورات في القطاع غير الربحي، ابتداء من:

1- تخصيص وقت وجلسات منتظمة لمناقشة أحدث الاتجاهات والتطورات في القطاع، بما في ذلك حضور في المؤتمرات والندوات وورش العمل المتخصصة.

2- تعزيز ثقافة التعلم المستمر داخل المنظمة من خلال الاشتراك في برامج تدريبية وتعليمية تتعلق بأحدث التطورات والممارسات.

3- بناء شبكة قوية من العلاقات مع المنظمات الأخرى وأصحاب المصلحة في القطاع غير الربحي لتبادل المعرفة والخبرات.

4- التشجيع على الابتكار والانفتاح على تبني التقنيات والأفكار الجديدة التي يمكن أن تعزز من كفاءة وفعالية المنظمة في تحقيق أهدافها.

خامسا – الفشل في التحسين المستمر

الفشل في تحقيق التحسين المستمر يعد واحدا من أخطر الأخطاء التي يمكن أن ترتكبها المنظمات غير الربحية. التحسين المستمر يتطلب الالتزام بتطوير العمليات والبرامج والخدمات بشكل دوري؛ لضمان استمرار فعالية المنظمة وتأثيرها الإيجابي، وعندما يفشل مجلس الإدارة في تطبيق هذا المبدأ، يمكن أن تتراجع فعالية المنظمة في تحقيق أهدافها، مما يؤدي إلى ضعف كفاءة الموارد وتراجع الجودة ومستوى الخدمات، ويمكن أن تقود هذه النتيجة إلى فقدان عملاء المنظمة (من مانحين، مستفيدين، شركاء، موظفين، ومتطوعين…) لثقتهم بها وكذلك إضعاف تأييد ودعم المجتمع لها، والتقليل من قدرتها على تحقيق مهمتها وأهدافها.

الفشل في التحسين المستمر يمكن أن يؤثر سلبا على كل جوانب عمل المنظمة غير الربحية، فعلى سبيل المثال، البرامج والخدمات قد تصبح غير ملائمة لاحتياجات المستفيدين إذا لم يتم تحديثها بانتظام وفقا للتغيرات في البيئة الاجتماعية والاقتصادية، كما أن العمليات الداخلية قد تصبح غير فعالة في ظل التغيرات المستمرة في الأنظمة التقنية والتجهيزات الحديثة، مما يؤدي إلى هدر الموارد المالية والبشرية وبطء العمليات، وبإضافة إلى ذلك، فإن الفشل في متابعة التطورات والتكنولوجيا الحديثة يمكن أن يجعل المنظمة غير قادرة على الاستفادة من الفرص الجديدة التي قد تعزز من قدرتها على تحقيق أهدافها.

ولتجنب الفشل في تحقيق التحسين المستمر، يجب على مجلس الإدارة تبني ثقافة التعلم المستمر والتطوير، ويمكن تحقيق ذلك من خلال اتباع عدة استراتيجيات، ومن أبرزها:

1- إجراء تقييمات دورية للبرامج والخدمات والعمليات الداخلية لتحديد نقاط القوة والضعف فيها.

2- الاستثمار في تدريب وتطوير الموظفين وأعضاء مجلس الإدارة لضمان إحاطتهم وإلمامهم بأحدث الممارسات والتقنيات في مجال عملهم.

3- تبني منهجيات مثل إدارة الجودة الشاملة أو منهجية لين 6 سيجما لتحسين العمليات وضمان الاستفادة القصوى من الموارد.

4- تعزيز التواصل والتعاون مع العملاء والمعنيين للحصول على التغذية الراجعة واستخدامها في تحسين الأداء باستمرار.

سادسا – التدخل المفرط في اعمال واختصاصات الإدارة التنفيذية

التدخل المفرط لمجلس الإدارة في أعمال الإدارة التنفيذية يمثل أحد الأخطاء المنتشرة التي يمكن أن تؤثر سلبا على فعالية وكفاءة المنظمة. ويعد مجلس الإدارة هو الجهة المشرفة والمرشدة للإدارة التنفيذية، والتي تتولى تنفيذ السياسات والاستراتيجيات المحددة. وعندما يتجاوز مجلس الإدارة دوره ويتدخل بشكل مفرط في العمليات اليومية، فإنه يجلب تعارضا في المهام والواجبات وتداخلا وظيفيا مع الإدارة التنفيذية، ويؤثر سلبًا على الأداء الكلي للمنظمة. هذا النوع من التدخل يطرأ عندما يتجاوز مجلس الإدارة دوره الإشرافي والاستراتيجي إلى التدخل في العمليات اليومية والتفاصيل التنفيذية، مما يؤدي إلى عدة آثار سلبية على المنظمة ومنها:

1- تآكل الثقة بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية. هذا التآكل ينشأ من شعور الإدارة التنفيذية بأن مجلس الإدارة لا يثق في قدرتها على إدارة الأمور بكفاءة، ونتيجة لذلك، يمكن أن يتولد شعور بالإحباط واللامبالاة بين أعضاء الإدارة التنفيذية، وينعكس سلبا على أدائهم وإنتاجيتهم، كما أن تآكل الثقة يمكن أن يؤدي إلى فوضى وصراعات داخل المنظمة، تعرقل تحقيق أهدافها وتطلعاتها.

2- بطء في عملية وإجراءات اتخاذ القرارات، فعندما يتدخل مجلس الإدارة في تفاصيل العمل اليومي، فإنه يضيف خطوات إضافية على إجراءات العمل التي تتطلب المراجعة وقرارات الموافقة أو الرفض، مما يؤدي إلى تأخير تنفيذ القرارات والإجراءات اللازمة. هذا التأخير يمكن أن يؤثر بشكل كبير على قدرة المنظمة على التكيف مع التغيرات السريعة في السوق، وقد يؤدي إلى فقدان فرص هامة للنمو والتطور، فضلا عما يثيره من سخط لدى العملاء الداخليين والخارجيين.

3- يؤدي التدخل المفرط إلى تذويب المسؤوليات والصلاحيات، فعند تدخل مجلس الإدارة بشكل مباشر في إدارة العمليات، يمكن أن يتضارب دوره مع دور ومسؤوليات الإدارة. هذا التداخل يقود إلى ضعف واضح في هيكلية الحوكمة الداخلية، ويزيد من صعوبة تحديد المسؤوليات بشكل واضح ومحدد، مما يؤثر على الأداء العام للمنظمة،

4- تقليص استقلالية الإدارة التنفيذية، فالأصل أن المديرين التنفيذيين يتمتعون بالخبرة والمهارات الكافية لإدارة العمليات اليومية للمنظمة، وعندما يتدخل مجلس الإدارة بشكل مفرط، يحد من حريتهم في اتخاذ القرارات ويهز ثقتهم في قدراتهم الخاصة، ومن الممكن أن يؤدي هذا الأمر إلى انحدار الروح المعنوية بين المديرين التنفيذيين ويؤدي أيضا إلى اتخاذ قرارات أقل فعالية نتيجة لعدم قدرتهم على العمل بحرية وبشكل مستقل.

5- يفضي إلى توليد الصراعات والفوضى داخل المنظمة نتيجة لتعدد أقطاب القيادة، وهذا بدوره يؤدي إلى تبديد الوقت وضياع الجهود وهدر الموارد في سبيل التغلب على هذه الصراعات والداخلات بدلاً من التركيز على تحقيق أهداف المنظمة.

6- التسبب في عدم وضوح الرؤية والاستراتيجية بسبب وجود جهات متعددة تسعى لاتخاذ قرارات متضاربة.

7- عرقلة الإدارة التنفيذية من التكيف مع التغييرات في البيئة المحيطة، مما يؤدي إلى تباطؤ النمو وتراجع القدرة التنافسية للمنظمة.

لعلاج هذه المشكلة، يجب على مجلس الإدارة التزام دوره الاستراتيجي والرقابي، وترك العمليات اليومية للإدارة التنفيذية، والتركيز على دوره الأساسي بدلا من التدخل في التفاصيل التشغيلية، وذلك من خلال القيام بالإجراءات والخطوات التالية:

1- تعزيز التواصل الفعال بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية لضمان فهم متبادل للأدوار والمسؤوليات.

2- وضع حدود واضحة للتدخل من خلال سياسات وإجراءات مكتوبة ومعتمدة. ووضع حدود واضحة للصلاحيات والمسؤوليات لكل من مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية.

3- الاستعانة بمستشارين خارجيين عند الحاجة لضمان استقلالية القرارات التنفيذية.

4- تعزيز التدريب والتطوير لمجلس الإدارة في مجالات القيادة والحوكمة والاستراتيجية.

5- تعيين لجان فرعية منبثقة عن المجلس تكون مسؤولة عن جوانب محددة من العمل، مما يسهم في تقليل التدخل المباشر وزيادة الكفاءة التشغيلية، وتمتين العلاقة مع الإدارة التنفيذية من خلال العمل المشترك.

توصيات هذه المساحة المعرفية:

من خلال استعراض أكثر من خمسين خطأ تقع بها مجالس الإدارات، استخلصنا هذه التوصيات، لعلها تكون مساعدة في تجاوز هذه الأخطاء والرفع من مستوى أداء مجالس الإدارة سواء في المنظمات الربحية أو غير الربحية:

1- اشتراك أعضاء مجالس الإدارة في برامج تدريبية دورية لتحديث معارفهم ومهاراتهم الإدارية والاستراتيجية أمر مهم ويستحق أن نبذل فيه الجهد والمال.

2- ضمان تنوع الخلفيات الثقافية والفكرية والخبرات بين أعضاء مجلس الإدارة لتوفير وجهات نظر متعددة وإثراء عملية اتخاذ القرار.

3- ضرورة وضع حدود واضحة لتدخلات مجلس الإدارة في العمليات التنفيذية، لضمان تركيز مجلس الإدارة على الاستراتيجية والرقابة، وتركيز الإدارة التنفيذية على أداء عملياتها ومهامها بكفاءة.

4- تطوير قنوات تواصل فعالة بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية لضمان تبادل المعلومات بشكل دوري وواضح، وفيما بين أعضاء مجلس الإدارة نفسه.

5- ضرورة تبني سياسات شفافة تضمن مساءلة الأعضاء عن القرارات التي يتخذونها وتأثيراتها على المنظمة.

6- أهمية قيام المجلس بإجراء تقييمات دورية لأداء أعضائه ولأداء الإدارة التنفيذية لضمان تحقيق الأهداف المرجوة وتحسين الأداء.

7- ضرورة العمل على تطوير وتحديث رؤية استراتيجية شاملة تتماشى مع تطورات السوق واحتياجات المنظمة.

8- تشجيع الابتكار وتبني الأفكار الجديدة التي يمكن أن تسهم في تطوير المنظمة وزيادة قدرتها التنافسية.

9- تطوير سياسات وإجراءات محكمة لإدارة المخاطر المحتملة التي قد تواجه المنظمة، واتخاذ خطوات استباقية للحد منها.

10- ضرورة العمل على تعزيز ثقافة تنظيمية إيجابية تدعم التعاون والاحترام المتبادل بين جميع أعضاء المنظمة، مما يعزز من تحقيق الأهداف المشتركة.