إجراءات العمل.. وفقا لنظام إدارة الجودة (ISO9001:2015)
قبل الخوض في تفاصيل موضوع الإجراء، لا بد من التعرض إلى مفهوم العملية (أو العمليات) حيث أن كل عملية حسب نظام إدارة الجودة يجب أن تكون خاضعة لإجراء أو أكثر من الإجراءات الموثقة..
العملية: في نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015) فإن العملية هي مجموعة من الأنشطة المترابطة التي تستخدم الموارد لتحقيق نتيجة محددة. العمليات تُعنى بتحويل المدخلات إلى مخرجات وتعتبر الجزء الأساسي في نظام إدارة الجودة، وتعنى بتحقيق الأهداف العامة وتحديد أهداف الأداء، وتكون أكثر شمولاً في نطاقها. العمليات تُبنى لتحقيق نتائج محددة وفقًا للمعايير والمتطلبات، ويمكن أن تتضمن عدة خطوات أو أنشطة تحتاج إلى توثيق ومراقبة لضمان فعاليتها، وتتطلب عمليات الجودة تقييما مستمرا لتحسين الأداء وتحقيق الأهداف،
الإجراء: هو وثيقة تحدد كيفية تنفيذ العملية بطريقة منسقة ومحددة. الإجراء يوفر التفاصيل الدقيقة والخطوات المطلوبة لتنفيذ عملية معينة، ويشمل معلومات مثل المهام، والمسؤوليات، والأدوات، والمعايير المستخدمة، ويحدد كيف يتم تنفيذ كل عملية بشكل محدد. ويوفر الإجراء إرشادات وإجراءات تفصيلية تضمن أن العمليات تُنفذ بطريقة منسقة وفعالة، مما يسهم في تحقيق النتائج المطلوبة وفقًا للمعايير المحددة، ويعتبر الإجراء بمثابة التوثيق الأساسي لتنفيذ العملية بشكل صحيح. حيث يتم توثيق الإجراءات لتوفير سجل موثق لكيفية تنفيذ الأنشطة وضمان تلبية متطلبات الجودة. التوثيق يساهم في مراقبة الأداء، والتدريب، والتحقق من الامتثال، ومن جانب آخر، فإن الإجراءات توفر القاعدة الأساسية لقياس وتحليل الأداء في العمليات. وبناءً على نتائج المراقبة والتقييم، يمكن تعديل الإجراءات لتحسين كيفية تنفيذ العمليات وزيادة كفاءتها وفعاليتها، وفي نهاية المطاف، فإن الإجراء هو أداة أساسية تحدد كيفية تنفيذ العملية وتوفير إطار عمل لضمان أن العمليات تتم بشكل متسق وفقًا لمتطلبات نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015).
مفهوم الإجراء
المواصفة القياسية (ISO9001:2015) هي معيار عالمي لنظام إدارة الجودة (QMS) الذي يحدد المتطلبات التي يجب أن تلبيها الشركات لضمان أن منتجاتها وخدماتها تلبية احتياجات العملاء بفعالية. عند إعداد إجراء وفقاً لمتطلبات (ISO9001:2015) يجب أن يتضمن محتويات معينة لضمان الامتثال الكامل
فالإجراء (Procedure) في سياق نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015) هو وثيقة تصف كيفية تنفيذ نشاط أو عملية معينة لتحقيق النتائج المرجوة. يتم تحديد وتوثيق الإجراءات لضمان أن جميع العمليات تتم بشكل منظم ومتسق ومتوافق مع معايير الجودة المحددة.
أهمية الإجراءات في نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015)
تلعب الإجراءات دورا حيويا في نظام إدارة الجودة وتكسب أهميتها من خلال:
التوحيد القياسي: تضمن الإجراءات أن العمليات تتم بطريقة موحدة ومتسقة في جميع أنحاء المنظمة.
الامتثال: تساعد في ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية والمعايير الداخلية والخارجية.
التحسين المستمر: توفر إطارًا لتحليل العمليات وتحديد الفرص للتحسين والتطوير المستمر.
تقليل الأخطاء: تحد من فرص حدوث الأخطاء والعيوب من خلال توفير إرشادات واضحة ومحددة.
التدريب والتوجيه: تستخدم كأداة لتدريب الموظفين وتوجيههم لضمان فهمهم الكامل لكيفية أداء مهامهم بكفاءة.
مكونات وعناصر الإجراء:
فيما يلي أقدم لكم أبرز عناصر ومحتويات الإجراء حسب المواصفة القياسية (ISO9001:2015):
أولا – عنوان الإجراء
العنوان هو أول عنصر وأحد أهم عناصر الإجراء في نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015) ويتميز العنوان بكونه الوصف المختصر والواضح الذي يعكس بدقة محتوى الإجراء والغرض منه. يجب أن يكون العنوان محدداً بما يكفي ليعطي فكرة واضحة وسريعة عن العملية أو النشاط الذي يغطيه الإجراء. على سبيل المثال، إذا كان الإجراء يتعلق بعملية المراجعة الداخلية للجودة، فيجب أن يكون العنوان مثل “إجراء المراجعة الداخلية للجودة”. هذا يساعد الموظفين وأصحاب المصلحة على التعرف بسرعة على مضمون الإجراء وأهميته ضمن النظام الكلي لإدارة الجودة. علاوة على ذلك، يعزز العنوان الفعال التوثيق الجيد والتنظيم السليم داخل المؤسسة، مما يسهل الوصول إلى المعلومات ويضمن التنفيذ المتسق والمتوافق مع متطلبات الجودة المحددة..
ثانيا – الغرض (Purpose)
الغرض هو عنصر أساسي ومكون حيوي من مكونات الإجراء في نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015) يحدد الهدف الأساسي من الإجراء ويشرح سبب وجوده. هذا العنصر يساعد على توضيح لماذا يتم تنفيذ الإجراء وما هي النتائج المرجوة منه. يُعتبر الغرض توجيهياً لأنه يقدم الإطار الذي يربط بين الأنشطة المختلفة ويضمن أن جميع الجهود المبذولة تصب في تحقيق هدف محدد بوضوح. على سبيل المثال، إذا كان الإجراء يتعلق بعملية مراقبة الجودة، فقد يكون الغرض هو “ضمان تلبية المنتجات للمعايير المحددة وتحقيق رضا العملاء”. بتحديد الغرض بشكل دقيق، يتمكن العاملون من فهم أهمية الإجراء وتأثيره على جودة المنتجات والخدمات، مما يعزز الالتزام بالتنفيذ الصحيح والمتسق. بالإضافة إلى ذلك، يسهم الغرض في تحسين الكفاءة العملية من خلال توجيه الأنشطة نحو تحقيق النتائج المطلوبة بشكل منهجي ومنظم، مما يعزز جودة الأداء والامتثال لمتطلبات (ISO9001:2015).
ثالثا – النطاق (Scope)
النطاق هو أحد مكونات الإجراء في نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015) وأحد عناصره، وهو يوضح حدود وتطبيقات الإجراء بشكل دقيق وواضح. يوضح النطاق المجالات والأنشطة التي يغطيها الإجراء، وكذلك الأقسام أو الفرق التي ينطبق عليها. من خلال تحديد النطاق، يتمكن الموظفون وأصحاب المصلحة من فهم مدى تأثير الإجراء وكيفية تطبيقه في سياق عملهم. على سبيل المثال، إذا كان الإجراء يتعلق بعملية التدقيق الداخلي، فقد يكون النطاق هو “تغطية جميع أنشطة التدقيق الداخلي في الأقسام الإنتاجية والخدمية للشركة”. تحديد النطاق بدقة يسهم في تجنب التداخلات والازدواجية، ويسهل عملية التنفيذ والمراقبة. كما يعزز الوضوح والتنظيم، مما يساعد على تحقيق الامتثال لمتطلبات الجودة وضمان أن كل جزء من العملية يتم تنفيذه وفقاً للمعايير المحددة. النطاق الفعّال يضمن أن الجهود تُبذل في الأماكن الصحيحة وبالشكل الصحيح، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة العامة والأداء في نظام إدارة الجودة..
رابعا – التعريفات (Definitions)
يعنى هذا الجزء بتوضيح وشرح المصطلحات والاختصارات المستخدمة في الإجراء لضمان فهم مشترك ودقيق بين جميع الموظفين وأصحاب المصلحة. تحديد التعريفات بوضوح يساعد على إزالة أي لبس أو غموض قد ينشأ أثناء تنفيذ الإجراء. على سبيل المثال، إذا كان الإجراء يتعلق بعملية التدقيق، فقد تتضمن التعريفات شرحاً لمصطلحات مثل “التدقيق الداخلي”، “عدم المطابقة”، و”الإجراء التصحيحي”. هذا التوضيح يسهم في تعزيز التفاهم والتنسيق بين الأفراد، مما يضمن تنفيذ العمليات بكفاءة وفعالية وفقاً للمعايير المحددة. علاوة على ذلك، توفر التعريفات مرجعاً سهلاً وسريعاً يمكن العودة إليه عند الحاجة، مما يسهم في تحسين جودة العمل ويعزز الامتثال لمتطلبات (ISO9001:2015) التعريفات الدقيقة والواضحة تعتبر أساساً لتحقيق التواصل الفعال والتنفيذ المتسق للإجراءات داخل المنظمة..
خامسا – المسؤوليات (Responsibilities)
المسؤوليات هي عنصر حيوي ومكون أساسي من مكونات الإجراء في نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015)، حيث تحدد بوضوح الأدوار والمسؤوليات المرتبطة بتنفيذ الإجراء. يتم من خلال هذا العنصر تحديد الأشخاص أو الفرق المسؤولة عن كل جزء من أجزاء العملية، بما في ذلك من يقوم بالمهام المحددة، ومن يشرف على التنفيذ، ومن يراجع النتائج. هذا التحديد يساعد في تحقيق الشفافية والمساءلة داخل المنظمة، حيث يعرف كل فرد دوره وما هو متوقع منه بشكل دقيق. على سبيل المثال، في إجراء يتعلق بإدارة المخزون، قد تشمل المسؤوليات تحديد الموظف المسؤول عن تتبع المخزون، والفريق المسؤول عن الجرد الدوري، والمدير المسؤول عن مراجعة التقارير. توضيح المسؤوليات يعزز التعاون والتنسيق بين الأفراد والفرق، ويضمن أن العمليات تتم بكفاءة ودقة. كما يساعد في تقليل الأخطاء والارتباك، ويعزز الامتثال لمتطلبات الجودة وفقًا لمعايير (ISO9001:2015) مما يؤدي إلى تحسين الأداء العام وتحقيق أهداف الجودة المحددة.
سادسا – الخطوات أو الإجراءات (Procedure)
الإجراءات أو الخطوات هي قلب أي إجراء في نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015) حيث توضح بالتفصيل كيفية تنفيذ العمليات والأنشطة لضمان الامتثال لمتطلبات الجودة. تتضمن هذه الخطوات تسلسلًا منطقيًا ومنظمًا للأنشطة التي يجب القيام بها، بما في ذلك الأفعال المحددة، والأدوات المستخدمة، والمعايير الواجب اتباعها. يهدف هذا التسلسل إلى ضمان أن جميع الأنشطة تتم بطريقة متسقة وفعالة، مما يقلل من فرص حدوث الأخطاء أو التفاوتات في الأداء. على سبيل المثال، في إجراء يتعلق بعملية التدقيق الداخلي، قد تتضمن الخطوات تحديد الجدول الزمني للتدقيق، وتجميع الوثائق اللازمة، وإجراء التدقيق الفعلي، وإعداد التقارير النهائية.
إضافةً إلى ذلك، تعتبر الإجراءات أو الخطوات مرجعًا حيويًا للعاملين، حيث توفر إرشادات واضحة ومفصلة حول كيفية تنفيذ مهامهم بكفاءة. تساعد هذه الخطوات في تعزيز الفهم الموحد للإجراءات بين جميع أعضاء الفريق، مما يضمن أن الجميع يعملون وفقًا لنفس المعايير والمتطلبات. يمكن أن تشمل الخطوات أيضًا التعليمات المتعلقة بكيفية التعامل مع المواقف الطارئة أو الاستثنائية، مما يزيد من جاهزية الفريق للتعامل مع أي تحديات قد تطرأ. هذا المستوى من التفصيل يساعد في بناء بيئة عمل منظمة ومستقرة، تساهم في تحقيق أهداف الجودة المحددة.
وفضلا عما سبق، فإن توثيق الإجراءات أو الخطوات بشكل جيد يسهل عملية التدريب والتطوير المهني للموظفين. يمكن استخدام هذه الوثائق كمواد تدريبية لتوجيه الموظفين الجدد وتزويدهم بالمعرفة اللازمة للقيام بمهامهم بفعالية. كما يمكن أن تكون أداة قيمة في مراجعة الأداء وتحديد مجالات التحسين. من خلال مراجعة الإجراءات والنتائج المترتبة عليها، يمكن للمنظمة تحديد الفرص للتحسين المستمر وتطوير العمليات بما يتماشى مع معايير (ISO9001:2015) هذا التركيز على التحسين المستمر يعزز قدرة المنظمة على تلبية توقعات العملاء وتحقيق التميز في الأداء.
سابعا – الموارد المطلوبة (Resources Required)
وتشمل جميع الأدوات والوسائل والموارد التي تحتاجها المؤسسة لتنفيذ عملية معينة بفعالية وكفاءة وفقًا للإجراء المحدد. يمكن أن تشمل الموارد المطلوبة عدة أنواع، منها:
- الموارد البشرية (Human Resources): الأفراد أو الفرق التي تحتاج إلى مهارات محددة أو معرفة خاصة لأداء المهام المنصوص عليها في الإجراء.
- المعدات والأدوات (Equipment and Tools): الأجهزة، الأدوات، أو المعدات التي يجب أن تكون متوفرة وجاهزة للاستخدام أثناء تنفيذ العملية.
- المواد الخام أو المدخلات (Raw Materials or Inputs): المواد أو المدخلات اللازمة لتنفيذ النشاط أو العملية المحددة في الإجراء.
- الموارد المالية (Financial Resources): التكاليف أو الميزانية اللازمة لتنفيذ العملية، والتي قد تشمل تكاليف الموظفين، المعدات، أو الخدمات اللوجستية.
- الموارد التقنية (Technical Resources): البرمجيات، الأنظمة التكنولوجية، أو الموارد التقنية الأخرى التي تسهل أو تدعم تنفيذ الإجراء.
- المعلومات والوثائق (Information and Documentation): الوثائق المرجعية أو المعلومات التي يجب أن تكون متاحة للموظفين لتنفيذ العملية بشكل صحيح، مثل الأدلة الإرشادية، البيانات الفنية، أو معايير الجودة.
ويساعد تحديد الموارد المطلوبة في ضمان توافر جميع العناصر اللازمة لتنفيذ العملية بشكل فعال ووفقا لمتطلبات معيار أيزو 9001. كما يساهم في تخطيط وتنظيم العمل، وتجنب التعطيل الناتج عن نقص الموارد، مما يعزز من كفاءة العمليات ويضمن تحقيق الأهداف المحددة.
ثامنا – الوثائق والسجلات (Documents and Records)
الوثائق والسجلات هي أيضا من العناصر الأساسية في الإجراء ضمن نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015) حيث تلعب دوراً حيوياً في ضمان توثيق وتنظيم المعلومات المتعلقة بكل عملية، وتتضمن الوثائق أية ملفات مكتوبة أو إلكترونية تحتوي على تفاصيل حول كيفية تنفيذ الإجراءات، مثل النماذج، والتعليمات التشغيلية، والأدلة.
أما السجلات فهي الوثائق التي توثق نتائج الأنشطة والعمليات، مثل تقارير التدقيق، وسجلات الأداء، وبيانات الفحص. توفر هذه الوثائق والسجلات الأساس اللازم لمراقبة الأداء وتحليل العمليات، مما يساهم في ضمان الامتثال لمتطلبات الجودة وتوثيق الامتثال للمعايير المعتمدة.
إدارة الوثائق والسجلات بفعالية تضمن أيضاً سهولة الوصول إلى المعلومات عند الحاجة، مما يسهم في تحسين كفاءة العمليات وتسهيل عمليات المراجعة والتدقيق. توثيق وتخزين السجلات بشكل مناسب يعزز الشفافية ويتيح تتبع الأداء بمرور الوقت، مما يساعد على التعرف على الأنماط والتوجهات التي يمكن أن تؤثر على جودة المنتجات والخدمات. بالإضافة إلى ذلك، فإن الحفاظ على الوثائق والسجلات بطريقة منظمة يساهم في تسهيل عملية التدريب والتطوير، حيث يمكن استخدامها كمرجع للتعلم وتحسين المهارات والمعرفة بين الموظفين.
تاسعا – المراقبة وقياس الأداء (Monitoring and Measurement)
المراقبة وقياس الأداء هما عنصران حاسمان في الإجراء ضمن نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015) حيث يساهمان في ضمان تحقيق النتائج المرجوة وضمان فعالية العمليات. المراقبة تتضمن متابعة الأنشطة والعمليات بانتظام لضمان تنفيذها وفقًا للمعايير والإجراءات المحددة. تشمل هذه المراقبة جمع البيانات وتحليلها لتحديد مدى تطابق الأداء مع الأهداف المرسومة ومعايير الجودة. قياس الأداء، من ناحية أخرى، يركز على استخدام مؤشرات أداء محددة لقياس مدى تحقيق الأهداف. هذه المؤشرات يمكن أن تشمل معايير مثل وقت التسليم، ونسبة العيوب، ورضا العملاء، مما يوفر قياسات كمية ونوعية لمدى فعالية العمليات.
تحليل نتائج المراقبة وقياس الأداء يسمح للمنظمات بتحديد مجالات القوة والضعف في العمليات، مما يساعد في اتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة. ويعزز هذا التحليل القدرة على التعرف على التوجهات والتحديات المحتملة، وتحديد الفرص للتحسين. من خلال تطبيق إجراءات المراقبة وقياس الأداء بشكل فعال، يمكن للمنظمات تحسين عملياتها بشكل مستمر، وزيادة كفاءة الأداء، وضمان تحقيق أعلى مستويات الجودة، مما يساهم في تحقيق رضا العملاء وتعزيز تنافسية السوق.
عاشرا – المراجعة والتحسين (Review and Improvement)
المراجعة والتحسين هما عنصران أساسيان في الإجراء ضمن نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015) حيث يساهمان في ضمان الاستدامة والتطور المستمر للعمليات. المراجعة تشمل تقييم دوري للإجراءات والعمليات الحالية لتحديد مدى فعاليتها وكفاءتها، بالإضافة إلى التحقق من امتثالها للمعايير والمتطلبات المحددة. تتضمن عملية المراجعة جمع وتحليل المعلومات المتعلقة بالأداء، والاستماع إلى التغذية الراجعة من الموظفين والعملاء، وإجراء مراجعات منتظمة للنتائج والعمليات. من خلال هذه المراجعات، يمكن التعرف على المشكلات والاختلالات المحتملة، وتحديد مجالات التحسين اللازمة.
أما التحسين، فيركز على تطبيق الإجراءات والتدابير اللازمة لتطوير وتعزيز العمليات بناءً على نتائج المراجعة. يشمل التحسين تحديد وتطبيق تغييرات لتحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء وتعزيز جودة المنتجات والخدمات. يمكن أن يتضمن التحسين تنفيذ تقنيات جديدة، وتحديث الإجراءات، وتدريب الموظفين على أفضل الممارسات. من خلال المراجعة المستمرة والتحسين الفعّال، تضمن المنظمات التكيف مع التغيرات في السوق وتحقيق الأهداف المنشودة، مما يعزز القدرة على تقديم قيمة مضافة للعملاء ويعزز استدامة النجاح في بيئة العمل التنافسية.
حادي عشر – التدريب والتوعية (Training and Awareness)
التدريب والتوعية يلعبان دوراً أساسياً في ضمان أن جميع الأفراد المعنيين يمتلكون المعرفة والمهارات اللازمة لتنفيذ المهام والعمليات بشكل فعال. التدريب يشمل تقديم المعلومات والمهارات اللازمة للموظفين لتأدية مهامهم بكفاءة، وتحديثهم بأحدث الممارسات والإجراءات المتعلقة بنظام إدارة الجودة. يتضمن ذلك تنظيم دورات تدريبية، وورش عمل، وجلسات توجيهية تهدف إلى تعزيز الفهم العميق لمتطلبات الجودة والمعايير المتبعة.
أما التوعية، فهي تركز على تعزيز فهم الأفراد لأهمية نظام إدارة الجودة وأثره على الأداء العام للمنظمة. تشمل التوعية نشر المعلومات حول سياسات الجودة، وأهداف الأداء، وأهمية الالتزام بالمعايير والمتطلبات المحددة. من خلال التوعية الفعالة، يتمكن الموظفون من إدراك دورهم في تحقيق الأهداف الجودة وإدراك كيف يؤثر عملهم على نجاح المنظمة. يجمع التدريب والتوعية بين تعزيز المهارات التقنية وزيادة الوعي الثقافي، مما يعزز قدرة المنظمة على تحقيق وتحسين مستويات الجودة المستهدفة، ويضمن الالتزام الفعّال بجميع عناصر نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015).
ثاني عشر – المرفقات (Attachments)
المرفقات هي أحد عناصر الإجراء في نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015) وتلعب دوراً هاماً في توفير الدعم والتوضيح الإضافي للمواد الرئيسية للإجراء. تتضمن المرفقات أي مستندات أو مواد إضافية ضرورية لفهم وتنفيذ الإجراء بشكل فعّال. قد تشمل هذه المرفقات النماذج، والرسوم البيانية، والجداول، والقوائم المرجعية التي تسهم في تبسيط وتعزيز فهم الإجراءات المحددة. من خلال تضمين المرفقات، يمكن للمنظمة ضمان توفير كل المعلومات الضرورية بطريقة منظمة ومرئية، مما يسهل على الأفراد المعنيين اتباع الإجراءات بدقة.
وتساعد المرفقات في توضيح وتفصيل جوانب محددة من الإجراء التي قد لا تكون واضحة تماماً من خلال النصوص الرئيسية فقط. على سبيل المثال، يمكن أن تحتوي المرفقات على نماذج لتسجيل البيانات، أو مخططات توضح خطوات العملية، أو قوائم تحقق تساعد في ضمان تنفيذ جميع جوانب الإجراء. باستخدام هذه المرفقات، يمكن تحسين فعالية تنفيذ الإجراءات من خلال تقديم أدوات وموارد عملية تدعم الموظفين في أدائهم للمهام بدقة وكفاءة.
علاوة على ذلك، توفر المرفقات إطارًا مرجعيًا للتدريب والتوجيه. يمكن استخدامها كمواد تعليمية لمساعدة الموظفين الجدد أو الحاليين في فهم العمليات والإجراءات بشكل أفضل. كما تساهم في تحسين القدرة على متابعة الأداء ومراجعة النتائج من خلال توفير مصادر موثوقة ومرتبة للمعلومات. من خلال تضمين المرفقات وتنظيمها بشكل جيد، يمكن للمنظمات تعزيز الشفافية، وتسهيل الوصول إلى المعلومات، وتحسين التنفيذ العام للإجراءات بما يتماشى مع متطلبات نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015).
ثالث عشر – التوثيق المرجعي (Referenced Documents)
التوثيق المرجعي يحدد ويجمع الوثائق والمصادر التي يتم الرجوع إليها لدعم وتنفيذ الإجراء بفعالية. يشمل التوثيق المرجعي قائمة بالوثائق والموارد ذات الصلة التي توفر الأساس والنظام الأساسي للإجراء، مثل السياسات، والإجراءات السابقة، والمعايير الدولية، والتوجيهات التنظيمية. من خلال تضمين التوثيق المرجعي، يمكن للمنظمات ضمان تكامل العملية وتعزيز الدقة والموثوقية من خلال الاستناد إلى معلومات ومصادر معتمدة.
يساهم التوثيق المرجعي في تعزيز الشفافية والتنظيم في نظام إدارة الجودة، حيث يوفر مرجعًا واضحًا للمستندات التي تشكل قاعدة البيانات التي يتم بناء الإجراء عليها. على سبيل المثال، إذا كان الإجراء يتعلق بإدارة الجودة في الإنتاج، قد يشمل التوثيق المرجعي معايير جودة الصناعة، ودليل التشغيل، وأدلة التدريب، التي تساهم في تحديد المعايير والإرشادات الواجب اتباعها. من خلال توضيح هذه المراجع، يتمكن الموظفون من الوصول إلى المعلومات ذات الصلة بسهولة ويسر، مما يسهم في تحسين تنفيذ الإجراءات وضمان توافقها مع المعايير المحددة.
علاوة على ذلك، يعزز التوثيق المرجعي قدرة المنظمة على متابعة وتحديث الإجراءات بشكل مستمر. من خلال تحديد الوثائق المرجعية، يمكن للمنظمات مراجعة التغييرات في القوانين، والمعايير، وأفضل الممارسات، وتحديث الإجراءات وفقًا لذلك لضمان استمرارية الامتثال وتحقيق التحسين المستمر. يعد التوثيق المرجعي أداة حيوية لتوثيق الإطار التنظيمي للأداء وضمان أن جميع جوانب الإجراء تتماشى مع المتطلبات الحالية والمستقبلية، مما يعزز الجودة العامة وكفاءة العمليات داخل المنظمة
رابع عشر – صفحة الغلاف (Cover Page)
تحتوي صفحة الغلاف في الإجراء وفقًا لنظام إدارة الجودة (ISO9001:2015) على عدة مكونات أساسية تهدف إلى تقديم معلومات واضحة وشاملة حول الوثيقة. إليك محتويات صفحة الغلاف النموذجية للإجراء:
- عنوان الإجراء: اسم مميز ينطوي على وصف واضح ومحدد للإجراء، يعكس محتوى الوثيقة ويحدد بوضوح ما يتعلق به.
- رقم الإصدار: الرقم أو الرمز الذي يميز الإصدار الحالي من الإجراء عن الإصدارات السابقة، ويساعد في تتبع التعديلات والتحديثات.
- تاريخ الإصدار: التاريخ الذي تم فيه إصدار النسخة الحالية من الإجراء. هذا يساهم في تحديد مدى حداثة الوثيقة.
- تاريخ المراجعة التالية: التاريخ المتوقع للمراجعة القادمة للإجراء، مما يساعد في تحديد متى يجب إعادة تقييم الوثيقة.
- اسم وتوقيع المعد (شخص أو قسم): اسم الشخص أو القسم المسؤول الذي قام بإعداد وتوثيق الإجراء، قد يتضمن أيضًا معلومات الاتصال ذات الصلة.
- اسم وتوقيع المراجع: وهو الشخص الذي راجع الإجراء وقام بفحصه والتأكد من سلامته وخلوه من التعارض أو النقص.
- اسم وتوقيع المعتمد: وهو الشخص المخول باعتماد الوثيقة بصيغتها وشكلها النهائي، ويسمح بالعمل بموجبها، مما يشير إلى أن الوثيقة قد تمت مراجعتها وقبولها رسميا.
- رقم التعريف: رقم مرجعي أو رمز يمكن استخدامه لتحديد الوثيقة بشكل فريد، إذا كانت هذه الممارسة متبعة في المنظمة.
- نسخة أو نسخة إلكترونية: معلومات حول النسخة (مطبوعة أو إلكترونية) وكيفية الوصول إلى النسخة الإلكترونية إذا كانت متاحة.
- النسخة الأصلية: إذا كانت هناك نسخة أصلية أو وثيقة أساسية يتم الرجوع إليها، فيجب الإشارة إليها.
تساهم هذه العناصر في ضمان أن الإجراء موثق بشكل دقيق ومرتب، مما يسهل الوصول إليه في الوقت الفعلي، ويعزز الشفافية والتنظيم داخل نظام إدارة الجودة.
خلاصة عناصر ومحتوى الإجراء التي يجب توفرها:
أولا – عناصر صفحة الغلاف:
- اسم مميز للوثيقة (الإجراء)
- رقم مميز للإجراء
- رقم إصدار + تاريخ الإصدار
- اسم معد الوثيقة + المراجع + المعتمد
- رقم التعديل + تاريخ التعديل
- سجل التعديلات على الوثيقة
- عدد صفحات الوثيقة
- الخاتم الرسمي المعتمد في إدارة الجودة
- توزيعات الإجراء (النسخ الأصلية، الصور، النسخ الإلكترونية).
عناصر المحتوى:
- عنوان الإجراء
- الغرض (Purpose)
- النطاق (Scope)
- التعريفات (Definitions)
- المسؤوليات (Responsibilities)
- الخطوات أو الإجراءات (Procedure)
- الموارد المطلوبة (Resources Required)
- الوثائق والسجلات (Documents and Records)
- المراقبة وقياس الأداء (Monitoring and Measurement)
- المراجعة والتحسين (Review and Improvement)
- التدريب والتوعية (Training and Awareness)
- المرفقات (Attachments)
- التوثيق المرجعي (Referenced Documents)
تنبيه: الجهة المخولة بالتعديل على الوثائق هي جهة الإصدار
الختام..
يعد الإجراء في نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015) حجر الزاوية في تحقيق وتوثيق معايير الجودة عبر كافة العمليات والأنشطة داخل المنظمة. من خلال تحديد العناصر الأساسية للإجراء، مثل العنوان، والغرض، والنطاق، والمسؤوليات، والإجراءات، والوثائق والسجلات، والمراقبة وقياس الأداء، والمراجعة والتحسين، والتدريب والتوعية، والمرفقات، والتوثيق المرجعي، تضمن المنظمات تنفيذ العمليات بكفاءة وفعالية. هذه العناصر لا تساهم فقط في الحفاظ على جودة المنتجات والخدمات، ولكنها أيضًا تعزز التناسق والشفافية داخل المنظمة، مما يساهم في تحقيق رضا العملاء وتعزيز الأداء العام.
علاوة على ذلك، يُسهم تطبيق نظام إدارة الجودة (ISO9001:2015) بفعالية في بناء أساس قوي لتحسين مستمر، مما يسمح للمنظمات بالاستجابة للتحديات والمتغيرات السوقية بطريقة مرنة ومنظمة. من خلال الالتزام بإجراءات النظام والتفاعل مع كل عنصر بشكل منهجي، يمكن للمنظمات تحقيق مستويات أعلى من الأداء والجودة، وتعزيز مكانتها التنافسية في السوق، وضمان تحقيق أهدافها الاستراتيجية بفعالية.
اكتشاف المزيد من خالد الشريعة
اشترك للحصول على أحدث التدوينات المرسلة إلى بريدك الإلكتروني.
انشر رأيك أو تعليقك حول هذا الموضوع