مشاركة الأفراد: أحد مبادئ ‏(‏ISO 9001:2015‎‏)‏

المقدمة:

يعد معيار ISO 9001:2015 معيارا دوليا لإدارة الجودة، ويهدف إلى تعزيز فعالية نظم إدارة الجودة في المنظمات، ويركز هذا المعيار على ضمان تقديم منتجات وخدمات تلبي متطلبات العملاء وتحقق رضاهم، كما يتضمن مبادئ وإرشادات تهدف إلى تحسين العمليات، تقليل المخاطر، وتعزيز الأداء العام للمنظمة، كما أنه يعتبر إطار عمل دولي يعنى بإدارة الجودة داخل المنظمات، حيث يحدد المتطلبات اللازمة لنظام إدارة الجودة، الذي يمكن للمنظمة اعتماده لضمان تقديم منتجات وخدمات تتماشى مع احتياجات العملاء وتسهم في تحقيق رضاهم.

الأهداف الرئيسية لمعيار ‏(‏ISO 9001:2015‎‏)‏:

تحسين فعالية نظام إدارة الجودة:
الهدف الأساسي من معيار ISO 9001:2015 هو تعزيز فعالية نظام إدارة الجودة داخل المنظمات. يعني ذلك تحسين كيفية إدارة الجودة من خلال تحسين العمليات والأنظمة لضمان تحقيق أعلى مستويات الجودة.
ضمان تقديم منتجات وخدمات تلبي متطلبات العملاء:
يركز المعيار على تلبية متطلبات العملاء، ما يعني أن المنتجات والخدمات المقدمة يجب أن تتوافق باستمرار مع توقعات واحتياجات العملاء، مما يعزز رضاهم وثقتهم في المنظمة.
تحقيق رضا العملاء:
يعتبر تحقيق رضا العملاء أحد الأهداف الرئيسية للمعيار. يتطلب ذلك من المنظمة تحسين منتجاتها وخدماتها بشكل مستمر لضمان تلبية توقعات العملاء، بل وتجاوزها إذا أمكن.
تحسين العمليات:
يشجع المعيار على تحسين العمليات والأنشطة داخل المنظمة. من خلال تحسين العمليات، يمكن للمنظمة تقديم منتجات وخدمات ذات جودة أعلى، تقليل التكاليف، وزيادة الكفاءة.
تقليل المخاطر:
يتضمن المعيار توجيهات للحد من المخاطر المرتبطة بالعمليات والأنشطة. يساعد تقليل المخاطر في تجنب المشكلات التي قد تؤثر على جودة المنتجات والخدمات ويعزز استقرار النظام.
تعزيز الأداء العام للمنظمة:
الهدف النهائي للمعيار هو تحسين الأداء العام للمنظمة في جميع جوانبها، بدءا من العمليات إلى جودة المنتجات والخدمات، مما يؤدي إلى تحسين الأداء العام وزيادة القدرة التنافسية للمنظمة.

مبادئ إدارة الجودة:

أورد معيار أيزو 9001 سبعة مبادئ للجودة، هي:

التركيز على العميل: ضمان تلبية احتياجات العملاء وتوقعاتهم.
القيادة: قيادة فعالة تساهم في تحديد الاتجاه وتوجيه الموارد.
الاشراك: إشراك الأفراد على جميع المستويات لتعزيز الأداء والجودة.
النهج القائم على العمليات: إدارة الأنشطة والموارد كعمليات مترابطة لتحسين الكفاءة.
التحسين المستمر: السعي الدائم لتحسين الأداء والجودة.
اتخاذ القرارات المبنية على الحقائق: اتخاذ القرارات بناء على التحليل الدقيق للبيانات والمعلومات.
إدارة العلاقات: إدارة علاقات المنظمة مع الأطراف المعنية لتحقيق نتائج مستدامة.

مفهوم مشاركة الأفراد:

يشير مفهوم مشاركة الأفراد إلى أهمية إشراك جميع أعضاء المنظمة، من الموظفين التنفيذيين إلى الإدارة العليا، بشكل فعّال ومتكامل لتحقيق أهداف الجودة، ويتطلب ذلك أن يكون لكل فرد في المنظمة، بغض النظر عن موقعه أو دوره، دورا نشطا في عملية تحسين الجودة، وعندما تتاح الفرصة للأفراد للمشاركة بفاعلية، فسيقدمون أفكارهم وخبراتهم طواعية، مما يعزز تطوير وتحسين العمليات داخل المنظمة؛ ولتحقيق ذلك، يجب إشراكهم في جميع مراحل تطوير وتحسين العمليات، حيث يساهم دمج مساهمات الأفراد في تحديد المشكلات والتحديات بشكل أسرع، وتطوير حلول مبتكرة لها. بهذه الطريقة، يتم تعزيز الكفاءة والجودة، مما يؤدي إلى تحقيق أهداف المنظمة بشكل أكثر فعالية.

أهمية مبدأ “مشاركة الأفراد” في نظام إدارة الجودة

يعد مبدأ “مشاركة الأفراد” عاملا جوهريا في نظام إدارة الجودة، حيث يساهم في تعزيز الأداء العام للمنظمة، ويركز هذا المبدأ على إشراك جميع أفراد المنظمة في عملية تحسين الجودة وتطوير العمليات، ومن هذا المنطلق، فإن أهمية مشاركة الأفراد تبرز من خلال:

أولا – تعزيز الفعالية: يعتبر تحقيق الفعالية من خلال مشاركة الأفراد أحد الأهداف الرئيسية. عندما يتمكن الأفراد من توظيف خبراتهم وتجاربهم في تطوير الحلول، فإن ذلك يسهم بشكل كبير في تحسين الأداء، وتسهم مشاركة الأفراد في تبادل الأفكار والإبداعات التي تؤدي إلى تحسين الكفاءة وجودة العمل، كما تعزز من تحقيق الأهداف المشتركة من خلال تعزيز التعاون والتفاعل بين جميع مستويات المنظمة، بدءا من الموظفين التنفيذيين وصولا إلى الإدارة العليا.

ثانيا – الابتكار والتحسين المستمر: يتم تعزيز الابتكار والتحسين المستمر من خلال إدماج الأفراد في العمليات. التفاعل النشط بين الأفراد يتيح تقديم مدخلات جديدة وأفكار مبتكرة، مما يدفع نحو تحسين مستمر للعمليات، والابتكار الذي ينبثق عن مشاركة الأفراد يمكن أن يسهم في تطوير منتجات وخدمات جديدة تلبي احتياجات السوق بشكل أفضل، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة والجودة بشكل متواصل.

ثالثا – حل المشكلات بفعالية: تصبح عملية حل المشكلات أكثر فعالية بفضل مشاركة الأفراد، حيث تساهم الخبرات المتنوعة للأفراد في التعرف السريع على المشكلات وتطوير حلول فعالة لها، مما يعزز من كفاءة وجودة العمليات، ودعم التفاعل الجماعي يساهم في توفير استجابات أسرع وأكثر دقة للتحديات التي تواجه المنظمة.

رابعا – بناء ثقافة تنظيمية قوية: يسهم مبدأ مشاركة الأفراد في بناء ثقافة تنظيمية قائمة على التعاون والاحترام المتبادل، ويعزز من روح الفريق ويشجع الأفراد على تقديم أفضل ما لديهم، كما أن مشاركتهم تجعلهم يشعرون بأنهم جزء أساسي من نجاح المنظمة، مما يزيد من التزامهم بتحقيق الأهداف التنظيمية ويعزز من رضاهم الوظيفي.

دور الأفراد في تحقيق أهداف الجودة والتنمية المستدامة

يلعب الأفراد دورا حيويا في تحقيق أهداف الجودة داخل المنظمة، ويظهر ذلك من خلال ما يلي:

أولا – توفير مدخلات قيّمة: يمتلك الأفراد، سواء كانوا موظفين تنفيذيين أو إداريين، خبرات ومهارات قيمة ومتعددة، ويمكن أن تساهم بشكل كبير في تحسين جودة المنتجات والخدمات، ومن خلال مشاركتهم النشطة، يمكنهم تقديم أفكار وحلول مبتكرة تساعد في تحقيق أهداف الجودة بشكل أوسع نطاقا أكثر فعالية.

ثانيا – المشاركة في تحسين العمليات: إشراك الأفراد في عمليات تحسين الجودة يتيح لهم المساهمة في تحديد المشكلات وتقديم مقترحات لتحسينها، ويشمل ذلك تطوير إجراءات عمل أكثر كفاءة وتحسين جودة التصنيع أو تقديم الخدمة، مما يسهم في تعزيز تحقيق أهداف الجودة.

ثالثا – التفاعل مع الملاحظات: بفضل تجاربهم اليومية، يمكن للأفراد تقديم ملاحظات قيمة تساعد في التعرف على المشكلات وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين، وهذا التفاعل الفعّال يجعل المنظمة قادرة على تنفيذ التعديلات اللازمة بسرعة وكفاءة.

مساهمة الأفراد في تحقيق التنمية المستدامة:

مشاركة الأفراد لا تسهم فقط في تحسين الجودة، بل تساهم أيضا في تحقيق التنمية المستدامة داخل المنظمة بطرق متعددة:

أولا – تعزيز ثقافة التحسين المستمر: إشراك الأفراد في مختلف مستويات المنظمة يعزز من ثقافة التحسين المستمر، وهي عنصر أساسي لتحقيق التنمية المستدامة. الأفراد المشاركون في عمليات التحسين والتطوير يقدمون حلولا تقلل من الآثار البيئية وتحسن الكفاءة، مما يساهم في تحقيق الاستدامة.

ثانيا – دعم الابتكار والاستدامة: من خلال مشاركتهم في اتخاذ القرارات وتطوير الحلول، يمكن للأفراد تقديم أفكار جديدة تعزز من الاستدامة. على سبيل المثال، قد يقترحون طرقا لتقليل الفاقد في الموارد أو تحسين كفاءة الطاقة، مما يدعم الأهداف البيئية والتنموية للمنظمة.

ثالثا – تعزيز الالتزام والمسؤولية: عندما يشعر الأفراد بأنهم جزء من عملية اتخاذ القرار، يصبحون أكثر التزاما بتحقيق أهداف التنمية المستدامة. هذا الشعور بالمسؤولية يدفعهم للمساهمة بشكل أكبر في تحقيق الأهداف طويلة الأمد للمنظمة.

رابعا – تحسين العلاقات الداخلية والخارجية: مشاركة الأفراد في تحقيق أهداف الجودة والتنمية المستدامة يمكن أن تعزز من العلاقات الداخلية والخارجية للمنظمة. الأفراد الذين يساهمون في تحسين الجودة والاستدامة يمكن أن يكونوا سفراء للمنظمة، مما يعزز من سمعتها ويقوي علاقاتها مع العملاء والمجتمع.

التأثير الإيجابي لمشاركة الأفراد على الأداء المستمر

تعزيز الأداء المستمر للمنظمات يظهر من خلال عدة جوانب من أبرزها:

تحفيز الابتكار: عندما يشارك الأفراد في عمليات تحسين الأداء، يكونون قادرين على تقديم أفكار جديدة وحلول مبتكرة تسهم في تحسين العمليات والإجراءات. هذا النوع من التفاعل يعزز من تطوير أساليب جديدة تزيد من كفاءة العمل وتدفع نحو تحسين مستمر في الأداء.
تسريع اكتشاف المشكلات وحلولها: الأفراد الذين يشاركون في الأنشطة اليومية يتمتعون بقدرة أكبر على اكتشاف المشكلات في وقت مبكر، ويمكنهم البدء في تنفيذ الحلول بشكل سريع وفعّال، مما يساعد في الحفاظ على استمرارية الأداء وتقليل التوقفات أو الانقطاعات.
تعزيز ثقافة التحسين المستمر: عندما يشرك الأفراد في مبادرات التحسين، يتعزز لديهم الشعور بالمسؤولية والانتماء، ويسهم هذا الأمر في بناء ثقافة تنظيمية قوية تركز على التحسين المستمر، مما يشجع جميع الأفراد على البحث عن طرق جديدة لتعزيز الأداء وجودة العمل.

مجالات مشاركة الأفراد الإيجابية:

يركز مبدأ “مشاركة الأفراد” في مواصفة ‏(‏ISO 9001:2015‎‏)‏ على تعزيز مشاركة جميع أعضاء المنظمة في تحسين نظام إدارة الجودة وتحقيق أهدافها، فيما يلي مجالات مشاركة الأفراد الإيجابية طبقا لمبدأ “مشاركة الأفراد” من ‏(‏ISO 9001:2015‎‏)‏:

أولا – تحسين العمليات: إشراك الأفراد في مراجعة وتحليل العمليات يساعد في التعرف على نقاط القوة والضعف في العمليات، ويمكنهم تقديم اقتراحات لتحسين الإجراءات الحالية التي تؤدي إلى رفع الكفاءة وتقليل التكاليف، وعلى سبيل المثال، في شركات التصنيع، قد يقترح العمال تحسينات في عملية الإنتاج تقلل من الفاقد وتزيد من سرعة الإنتاج، ويمكن تنظيم ورش عمل لتحليل العمليات، استخدام أدوات تحسين الجودة مثل كايزن وSIPOC.

ثانيا – ابتكار وتطوير المنتجات والخدمات: مشاركة الأفراد في عملية تصميم وتطوير المنتجات والخدمات تعزز من الابتكار، فعندما يساهم الأفراد بأفكارهم وملاحظاتهم، يمكن تطوير منتجات وخدمات تلبي احتياجات السوق بشكل أفضل وتتفوق على المنافسين، كما أن إشراك الأفراد في عملية التفكير والتخطيط يفتح المجال أمامهم لتقديم أفكار جديدة ومبتكرة، وعندما يشعر الموظفون بأن آرائهم مسموعة وقيمة، يصبحون أكثر تحفيزا لتقديم اقتراحات تعزز الابتكار في المنتجات والخدمات، ويمكن تعزيز ذلك من خلال عقد جلسات العصف الذهني، فرق تطوير المنتجات، برامج اقتراحات الموظفين.

ثالثا – تقييم وتحسين الأداء: إشراك الأفراد في تقييم الأداء يساعد في الحصول على رؤى مختلفة حول كيفية تحسين الأداء من خلال جمع التغذية الراجعة من الأفراد، يمكن تحديد المشكلات بشكل أسرع وتطوير استراتيجيات لتحسين الأداء، ومن أمثلة ذلك استطلاعات الرأي الداخلية، اجتماعات تقييم الأداء، فرق التحسين المستمر.

رابعا – تحقيق رضا العملاء: مشاركة الأفراد في فهم وتحليل متطلبات العملاء يمكن أن يساهم في تحسين جودة الخدمة أو المنتج وزيادة رضا العملاء، ويمكنهم المساعدة في تطوير استراتيجيات تلبي توقعات العملاء وتفوقها، كما أن موظفي خدمة العملاء، بناء على تجاربهم المباشرة، يمكنهم تقديم ملاحظات حول كيفية تحسين تجربة العملاء، وقد تتضمن هذه التحسينات تطوير استراتيجيات دعم أسرع أو تعديل السياسات لتلبية احتياجات العملاء بشكل أفضل، مما يعزز رضا العملاء ويزيد من ولائهم

خامسا – تنفيذ التغييرات وإدارة التغيير: إشراك الأفراد في إدارة التغيير يساعد على تقليل مقاومة التغيير وزيادة قبول التعديلات. عندما يكون الأفراد جزءا من عملية التغيير، يكونون أكثر استعدادا لدعم التغييرات وتطبيقها بشكل فعال، ومن أمثل ذلك تشكيل فرق إدارة التغيير، تدريبات التغيير، وإقامة حلقات نقاش حول التغييرات المقترحة.

سادسا – تطوير مهارات الأفراد: مشاركة الأفراد في عملية تدريب وتطوير المهارات تساهم في تحسين أدائهم وزيادة قدرتهم على المساهمة بفعالية، والبرامج التدريبية التي يقترحها ويشارك بها الأفراد يمكن أن تكون أكثر توافقا مع احتياجاتهم الحقيقية، ومن أمثل ذلك برامج التدريب المخصصة، استبيانات تقييم الاحتياجات التدريبية، تطوير المهارات الشخصية والمهنية.

سابعا – تعزيز التعاون والتفاعل بين الفرق: إشراك الأفراد في المشاريع المشتركة يعزز التعاون والتفاعل بين الفرق كما يرفع من مستوى فعالية العمل الجماعي ويحسن التنسيق بين الأقسام المختلفة، هذا التعاون يساهم في تحقيق الأهداف المشتركة بفعالية.

ثامنا – تقليل الأخطاء: في بيئات العمل مثل خطوط الإنتاج، يمكن أن يساهم الموظفون في تحديد الأخطاء الشائعة وتقديم اقتراحات لتقليل عددها وتخفيض خطورتها. على سبيل المثال، قد يلاحظ موظف في خط الإنتاج نمطا من الأخطاء ويقترح تحسينات في التصميم أو العملية التي تقلل من هذه الأخطاء.

تاسعا – توفير بيئة محفزة للإبداع: بيئة العمل التي تدعم المشاركة والتعاون بين الأفراد تساهم في توليد أفكار جديدة وحلول غير تقليدية، ومن خلال تشجيع الحوار المفتوح وتبادل الأفكار بين الفرق المختلفة، يمكن للمنظمة تعزيز ثقافة الابتكار المستدام.

عاشرا – تحسين الكفاءة التشغيلية: عندما يشارك الأفراد في عملية تحليل وتقييم العمليات الحالية، يمكنهم تحديد نقاط الضعف واقتراح تحسينات تسهم في زيادة الكفاءة وتقليل الهدر. هذا النوع من المشاركة يعزز من قدرة المنظمة على تحقيق التميز التشغيلي.

حادي عشر – تحقيق التحسين المستمر: مشاركة الأفراد في مراجعة وتطوير العمليات يساهم في بناء ثقافة التحسين المستمر، حيث يتم باستمرار البحث عن طرق جديدة لتحسين الأداء وتحقيق أفضل النتائج الممكنة.

ثاني عشر – الاستفادة من المعرفة الجماعية: مشاركة الأفراد تتيح للمنظمة الاستفادة من المعرفة والخبرات المتنوعة داخل الفريق، مما يؤدي إلى تطوير حلول مبتكرة وفعالة لتحسين العمليات. هذا التعاون بين الأفراد يعزز من قدرتهم على تحقيق نتائج متميزة ومستدامة.

تعزيز روح الفريق وتحفيز الأفراد من خلال المشاركة

أولا – تعزيز روح الفريق: مشاركة الأفراد في بيئة العمل تساهم بشكل كبير في تعزيز روح الفريق من خلال عدة جوانب:

تعزيز التعاون والتفاعل: عندما يشرك الأفراد في عملية اتخاذ القرار وحل المشكلات، يتعزز الشعور بالانتماء والمسؤولية الجماعية. هذا النوع من المشاركة يسهم في بناء روابط أقوى بين أعضاء الفريق، مما يؤدي إلى تعزيز التعاون والتفاعل الإيجابي بينهم.
تحقيق أهداف مشتركة: إشراك الأفراد في تحديد الأهداف ووضع الاستراتيجيات لتحقيقها يعزز شعورهم بالانتماء للفريق، حيثيسعون معا لتحقيق النجاح الجماعي. هذا الشعور بالهدف المشترك يعزز من روح الفريق ويجعل التعاون أكثر فعالية.
تشجيع تبادل المعرفة: مشاركة الأفراد في المبادرات المختلفة تشجع على تبادل الأفكار والخبرات، مما يؤدي إلى تحسين الأداء الجماعي. هذا التبادل يعزز بيئة عمل داعمة، حيث يشعر كل فرد بقيمة مساهمته في تحقيق النجاح الجماعي.

ثانيا – أهمية التحفيز في زيادة تفاعل الفريق مع أهداف الجودة: يلعب التحفيز دورا مهما في زيادة تفاعل الفريق مع أهداف الجودة وتحقيقها:

زيادة الالتزام: عندما يتم تحفيز الأفراد من خلال التقدير والاعتراف بجهودهم، يرتفع مستوى التزامهم بأهداف الجودة. التحفيز يعزز من رغبتهم في العمل بجد لتحقيق التميز، مما يؤدي إلى تحسين جودة المنتجات والخدمات.
تعزيز الإبداع والمبادرة: التحفيز يشجع الأفراد على التفكير بشكل إبداعي واتخاذ المبادرات لتحقيق أهداف الجودة. الموظفون المحفزون يكونون أكثر استعدادا لتقديم أفكار جديدة وحلول مبتكرة تسهم في تحسين العمليات وتحقيق معايير الجودة.
تحقيق رضا الفريق: عندما يشعر الأفراد بأن جهودهم تقدّر ويتم مكافأتهم على مساهماتهم، يرتفع مستوى رضاهم الوظيفي. هذا الرضا ينعكس إيجابيا على تفاعلهم مع أهداف الجودة، مما يدفعهم للعمل بجد لتحقيق معايير عالية تعود بالفائدة على الفريق والمنظمة ككل.

رفع كفاءة المنظمة وزيادة إنتاجيتها عبر مشاركة الأفراد

أولا – زيادة كفاءة العمليات: مشاركة الأفراد تساهم بشكل فعال في زيادة كفاءة العمليات داخل المنظمة من خلال:

تحسين تدفق العمل: عندما يشرك الأفراد في عمليات التخطيط والتنفيذ، يمكنهم تحديد العوائق والتحديات التي قد تعيق سير العمل. من خلال المشاركة المباشرة، يستطيع الأفراد تقديم حلول فعّالة لتحسين تدفق العمل، مما يقلل من الوقت المهدر ويزيد من الكفاءة.
استغلال المعرفة والخبرات: الأفراد الذين يشاركون في العمليات اليومية يمتلكون معرفة وخبرات متعمقة فيما يتعلق بمهامهم. مشاركتهم في تحسين العمليات تتيح للمنظمة الاستفادة من هذه المعرفة لتبسيط الإجراءات وتحسين كفاءة العمل.
تعزيز التكامل بين الفرق: مشاركة الأفراد من مختلف الأقسام والوظائف تسهم في تحسين التكامل والتنسيق بين الفرق، مما يقلل من ازدواجية الجهود ويزيد من فعالية العمليات. هذا التكامل يسهم في تحقيق كفاءة أعلى ونتائج أفضل.

ثانيا – تحس ين الإنتاجية: المشاركة الفعّالة للأفراد تؤدي بشكل مباشر إلى تحسين الإنتاجية داخل المنظمة:

تحفيز الأفراد للعمل بجدية أكبر: عندما يشعر الأفراد بأنهم جزء من عملية اتخاذ القرار وأن مساهماتهم تحظى بالتقدير، يزداد تحفيزهم للعمل بجدية أكبر. هذا التحفيز يؤدي إلى زيادة الإنتاجية حيث يسعى الجميع لتحقيق أفضل أداء ممكن.
تقليل الأخطاء وتحسين الجودة: مشاركة الأفراد في تحسين العمليات تعني أنهم يعملون على تقليل الأخطاء وتحسين جودة العمل. هذا الانخفاض في معدل الأخطاء يؤدي إلى تحسين الإنتاجية بشكل ملحوظ، حيث يتم إنجاز المهام بشكل أسرع وأكثر فعالية.
تشجيع المبادرات الذاتية: الأفراد الذين يشعرون بأنهم جزء من الفريق والمساهمة في تحقيق أهداف المنظمة يكونون أكثر استعدادا لأخذ المبادرة في تحسين أساليب العمل. هذه المبادرات الذاتية تساهم في زيادة الإنتاجية من خلال تبني أساليب عمل أكثر فعالية وكفاءة.

مشاركة الأفراد وثقافة الجودة – العلاقة ونتائج التفاعل بينهما:

أولا – عوامل تأثير مشاركة الأفراد على ثقافة الجودة:

تلعب مشاركة الأفراد دورا مهما في بناء ثقافة الجودة وانتشارها، كما تلعب دورا مهما في ترسيخ ثقافة الجودة واستدامتها داخل المنظمة، ويظهر ذلك جليا من خلال مجموعة من العوامل التي تجعل لمشاركة الأفراد دوراً مهماً في بناء ثقافة الجودة وترسيخها واستدامتها، ومن هذه العوامل:

المبادرات الفردية: عندما نرى الأفراد يتقدمون بمقترحات لتحسين العمليات، أو يشاركون في فرق العمل المعنية بالجودة، أو يبلغون عن المشكلات المحتملة، فهذا دليل واضح على تفاعلهم الإيجابي مع ثقافة الجودة ومساهمتهم الفعالة في بنائها.
تأثير القدوة: الأفراد المشاركون بنشاط في عمليات الجودة يصبحون قدوة لزملائهم، مما يشجع الآخرين على تبني نفس النهج والمشاركة في تحقيق أهداف الجودة. هذا التأثير المتبادل يساعد في بناء ثقافة جودة تستمر مع مرور الوقت.
الشعور بالانتماء والالتزام: عندما يشعر الأفراد بأنهم جزء من عملية تحسين الجودة، فإنهم يشعرون بامتلاك هذه العمليات، وأن أهداف المنظمة تتناغم مع أهدافها، وإن النتائج التي يسعون لتحقيقها هم شراء في جني ثمارها، وهذا الشعور يولد لديهم روح الالتزام مما يزيد من فرص نجاح المبادرات ويساهم في استدامتها على المدى الطويل.
التنوع في الأفكار والآراء: كل فرد يجلب معه وجهة نظر فريدة وخبرات مختلفة. هذا التنوع في الأفكار يساهم في تطوير حلول مبتكرة ومحفزة للتغيير.
الابتكار والإبداع: عندما يشجع الأفراد على تقديم أفكار جديدة ومبتكرة لتحسين المنتجات والخدمات، فهذا دليل على أن ثقافة الجودة قد خلقتهم بيئة عمل محفزة للإبداع والتميز.
روح الفريق والتعاون: عندما يعمل الأفراد معاً كفريق واحد لتحقيق أهداف الجودة، ويتشاركون في المسؤولية عن النتائج، فهذا يعكس قوة الروابط الاجتماعية بينهم وبين ثقافة الجودة، وتسهم المشاركة الفعالة للأفراد في تعزيز التواصل بين مختلف الأقسام والمستويات الوظيفية، مما يؤدي إلى تعزيز التعاون والعمل الجماعي.
الوعي الجماعي بالجودة: عندما يصبح الاهتمام بالجودة جزءاً لا يتجزأ من الحوار اليومي بين الموظفين، ويتم تبادل الأفكار والخبرات حول تحسين الجودة، فهذا يشير إلى انتشار ثقافة الجودة على نطاق واسع داخل المنظمة.
تغيير الثقافة السلوكية: المشاركة المستمرة للأفراد في أنشطة الجودة تساعد على تغيير الثقافة السلوكية داخل المنظمة، حيث يصبح الالتزام بالجودة جزءاً لا يتجزأ من قيم ومبادئ المنظمة.
الدافع والتحفيز: عندما يشعر الأفراد بأنهم يساهمون في تحسين المنظمة، فإن ذلك يزيد من دافعهم وحماسهم للعمل.
ترسيخ قيم الجودة: عندما يشارك الأفراد في عمليات اتخاذ القرار وتحسين الجودة، يصبحون أكثر تفهما والتزاما بقيم الجودة. هذه المشاركة تساعد في تحويل مبادئ الجودة من مجرد مفاهيم إلى جزء من السلوك اليومي والعمل الجماعي.
استمرارية التحسين: مشاركة الأفراد تخلق بيئة من التحسين المستمر، حيث يتم بانتظام تقييم العمليات والبحث عن طرق لتحسينها، هذا التوجه نحو التحسين الدائم يعزز من استدامة ثقافة الجودة ويجعلها جزءا لا يتجزأ من هوية المنظمة.
المعرفة المباشرة بالعمليات: الأفراد هم الأكثر دراية بالعمليات اليومية والتحديات التي تواجهها، لذلك فإن مشاركتهم تضمن أن تكون حلول الجودة واقعية ومناسبة، وتلبي الاحتياجات الفعلية للعمل.
تطوير المهارات: من خلال المشاركة في برامج التدريب والتطوير المتعلقة بالجودة، يكتسب الأفراد المهارات والمعرفة اللازمة لممارسة مبادئ الجودة في عملهم اليومي.
النمو المهني: المشاركة في مبادرات الجودة توفر للأفراد فرصاً للنمو المهني والتطور الوظيفي.
بناء الثقة: عندما يشاهد الأفراد نتائج جهودهم في تحسين الجودة، فإن ذلك يبني ثقتهم في قدراتهم وفي قدرة المنظمة على تحقيق التغيير الإيجابي.
التزام الأفراد بالمعايير: عندما يلتزم الأفراد بالمعايير والمواصفات المحددة للجودة في أداء مهامهم اليومية، فهذا يدل على ترسخ ثقافة الجودة في سلوكهم وعملهم.
تحسين الأداء المستمر: إذا لاحظنا تحسناً مستمراً في أداء الأفراد والفرق، وانخفاضاً في أخطاء الإنتاج، وزيادة في رضا العملاء، فهذا يعكس بشكل مباشر تأثير ثقافة الجودة على أداء المنظمة.
الرضا الوظيفي: عندما يشعر الأفراد بالرضا عن عملهم ومساهمتهم في تحقيق أهداف المنظمة، فهذا يدل على أن ثقافة الجودة قد ساهمت في خلق بيئة عمل إيجابية ومحفزة.

ثانيا – نتائج تأثير مشاركة الأفراد على ثقافة الجودة:

تؤدي مشاركة الأفراد الفعالة في بناء ثقافة الجودة إلى مجموعة واسعة من النتائج الإيجابية للمنظمة، والتي يمكن تلخيصها على النحو التالي:

تحسين جودة المنتجات والخدمات: من خلال مشاركة الأفراد في تحديد نقاط القوة والضعف في العمليات، يمكن تطوير حلول مبتكرة لتحسين جودة المنتجات والخدمات المقدمة للعملاء، مما يؤدي إلى زيادة رضا العملاء وولائهم.
زيادة الإنتاجية: عندما يشعر الأفراد بالمسؤولية عن جودة عملهم، فإنهم يميلون إلى العمل بشكل أكثر كفاءة وإنتاجية، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف.
تقليل الأخطاء والعيوب: من خلال تحديد الأسباب الجذرية للأخطاء والمعايب وإيجاد حلول دائمة لها، يمكن تقليل تكرار حدوثها، مما يؤدي إلى توفير التكاليف وتحسين سمعة المنظمة.
الابتكار والتطوير: تشجع ثقافة الجودة الأفراد على تقديم أفكار جديدة ومبتكرة لتحسين العمليات والمنتجات، مما يساهم في تحقيق التميز التنافسي للمنظمة.
زيادة الرضا الوظيفي: عندما يشعر الأفراد بأنهم يساهمون في تحسين المنظمة، فإن ذلك يزيد من رضاهم الوظيفي وولائهم للمنظمة.
تحسين صورة المنظمة: من خلال تقديم منتجات وخدمات عالية الجودة، وبناء سمعة قوية في السوق، يمكن للمنظمة جذب عملاء جدد وتحسين صورتها في السوق.
تعزيز التعاون والعمل الجماعي: تعمل ثقافة الجودة على تعزيز التعاون والعمل الجماعي بين الأفراد، مما يؤدي إلى خلق بيئة عمل إيجابية ومحفزة.

كيفية تعزيز ثقافة الجودة من خلال المشاركة الفعّالة

المشاركة الفعّالة للموظفين هي ركيزة أساسية لبناء ثقافة جودة قوية ومتينة داخل أي منظمة، وعندما يشعر الموظفون بأنهم شركاء في عملية تحسين الجودة، فإنهم يصبحون أكثر التزاماً ومسؤولية تجاه تحقيق الأهداف المنشودة.

إليك بعض الاستراتيجيات التي يمكن من خلالها تعزيز ثقافة الجودة من خلال المشاركة الفعّالة للموظفين:

أولا – تطوير بيئة عمل داعمة:

خلق بيئة مشجعة: يتطلب بناء بيئة عمل تعزز المشاركة الفعّالة توفير مساحات وآليات تشجع الأفراد على التعبير عن آرائهم ومشاركة أفكارهم.
التفاعل والتعاون: تشجيع التفاعل المفتوح والتعاون بين الفرق والأقسام لخلق ثقافة من التفاهم المشترك ودعم المشاركة، وكذلك الاستماع بانتباه إلى آراء ومقترحات الموظفين، وإظهار اهتمام حقيقي بآرائهم.
الاعتراف بالمساهمات: تقديم التقدير والاعتراف بمساهمات الأفراد يعزز شعورهم بالانتماء ويحفزهم على المشاركة بشكل أكبر، ومكافأة الموظفين الذين يساهمون في تحسين الجودة وتقدير جهودهم علنا.

ثانيا – أهمية التدريب والتطوير التحفيز:

التدريب المستمر: توفير برامج تدريبية منتظمة لتحسين مهارات الأفراد وتمكينهم من المساهمة بفعالية في تحقيق أهداف الجودة. التدريب يساهم في تطوير المهارات ويزيد من قدرة الأفراد على تقديم أفكار وحلول مبتكرة.
تشجيع القراءة والبحث: ‎تشجيع الموظفين على القراءة والبحث في مجال الجودة‎.‎
تحفيز الموظفين: استخدام استراتيجيات تحفيزية مثل المكافآت والتقدير لتحفيز الأفراد على المشاركة الفعّالة. يمكن أن يكون التحفيز ماديا أو معنويا.
زيارات ميدانية: ‎تنظيم زيارات ميدانية للشركات الرائدة في مجال الجودة‎.‎
المؤتمرات والندوات: ‎تشجيع الموظفين على المشاركة في المؤتمرات والندوات المتعلقة بالجودة‎.‎
برامج تدريبية متخصصة: ‎توفير برامج تدريبية متخصصة في مجال الجودة لتزويد الموظفين بالمهارات والمعرفة ‏اللازمة‎.‎
ورش عمل تفاعلية: ‎تنظيم ورش عمل تفاعلية تساعد الموظفين على تطبيق مبادئ الجودة في عملهم اليومي‎.‎

ثالثا – توفير الدعم القيادي:

الدعم والإرشاد: يجب على القيادة توفير الدعم والإرشاد للأفراد من خلال الاستماع لاحتياجاتهم وتقديم المساعدة اللازمة لتحقيق أهداف المشاركة.
القدوة والنموذج: القيادة الفعالة تلعب دورا في تعزيز المشاركة من خلال تقديم نموذج يحتذى به في التفاعل والمشاركة. يجب على القادة أن يظهروا التزاما بالمشاركة الفعّالة ويشجعوا الآخرين على اتباع نفس النهج.

رابعا – تعزيز التواصل الداخلي والشفافية:

التواصل المفتوح: ‎خلق قنوات تواصل فعالة تسمح للموظفين بالتعبير عن أفكارهم ومقترحاتهم بحرية دون خوف من ‏الانتقاد‎.‎
فتح قنوات التواصل: إنشاء قنوات تواصل فعّالة بين جميع مستويات المنظمة لضمان تدفق المعلومات بسلاسة. يشمل ذلك الاجتماعات الدورية، النشرات الإخبارية، والأنظمة الرقمية لتبادل المعلومات.
الشفافية في المعلومات: توفير معلومات واضحة وشفافة حول الأهداف، القرارات، والسياسات التنظيمية. الشفافية تساعد في بناء الثقة وتزيد من التزام الأفراد.
تشجيع التغذية الراجعة: استقبال وتقدير ملاحظات الأفراد حول العمليات والسياسات التنظيمية. إنشاء آليات لتوثيق ومعالجة الملاحظات يعزز من مشاركة الأفراد في تحسين العمليات.

خامسا – تمكين الأفراد ومنحهم الثقة لاتخاذ القرارات:

تفويض السلطة: منح الأفراد القدرة على اتخاذ قرارات تتعلق بمهامهم ومسؤولياتهم. التفويض يعزز من شعورهم بالمسؤولية ويشجعهم على المشاركة الفعّالة.
توفير الموارد والدعم: تأكيد دعم القيادة من خلال توفير الموارد اللازمة للأفراد لاتخاذ قرارات مستنيرة. يشمل ذلك التدريب، الأدوات، والمعلومات الضرورية.
بناء ثقافة من الثقة: تشجيع ثقافة قائمة على الثقة والاحترام المتبادل، حيث يشعر الأفراد بأن أفكارهم وقراراتهم مقدّرة. بناء هذه الثقافة يعزز من ثقة الأفراد في قدرتهم على التأثير والمشاركة بفعالية.
اللجان الاستشارية: تشكيل لجان استشارية تضم ممثلين عن الموظفين للمشاركة في اتخاذ القرارات المتعلقة بالجودة.
ورش عمل لتحديد الأهداف: تنظيم ورش عمل مشتركة لتحديد أهداف الجودة وتطوير خطط العمل.

سادسا – تشجيع المبادرات الفردية:

برامج الاقتراحات: إنشاء برامج نظامية لتقديم الاقتراحات وتقييمها وتنفيذ الأفضل منها.
فرق العمل المتعددة التخصصات: تشكيل فرق عمل تضم موظفين من مختلف الأقسام للعمل معًا على حل المشكلات وتحسين العمليات.
دعم المشاريع والأفكار الصغيرة: تشجيع الموظفين على تنفيذ مشاريع وأفكار صغيرة لتحسين الجودة في نطاق عملهم.

سابعا – ‎قياس الأداء وتقديم الملاحظات‎:‎

وضع مؤشرات أداء واضحة‎: ‎تحديد مؤشرات أداء واضحة لقياس التقدم المحرز في مجال الجودة‎.‎
ملاحظات دورية: ‎تقديم ملاحظات دورية للموظفين حول أدائهم في مجال الجودة‎.‎
ربط الأداء بالمكافآت: ‎ربط الأداء في مجال الجودة بالمكافآت والحوافز‎.‎

استراتيجيات لتعزيز مشاركة الأفراد وفقا لمبادئ أيزو 9001

أولا – تطوير بيئة عمل داعمة: لتحقيق مشاركة فعّالة للأفراد في نظام إدارة الجودة، يجب على المنظمات تطوير بيئة عمل داعمة تشجع على التفاعل والتعاون. هذا يتطلب خلق بيئة مشجعة حيث يتاح للأفراد فرص التعبير عن آرائهم ومشاركة أفكارهم. يتم تعزيز هذا التفاعل من خلال تشجيع التعاون المفتوح بين الفرق والأقسام المختلفة، مما يساهم في بناء ثقافة من التفاهم المشترك والدعم المتبادل. كما أن الاعتراف بمساهمات الأفراد وتقديم التقدير المناسب لهم يعزز من شعورهم بالانتماء ويحفزهم على المشاركة بشكل أكبر في تحقيق أهداف الجودة.

ثانيا – أهمية التدريب والتحفيز: التدريب المستمر عنصر أساسي في تمكين الأفراد من المساهمة بفعالية في تحسين العمليات والجودة. من خلال برامج تدريبية منتظمة، يتم تحسين مهارات الأفراد وزيادة قدرتهم على تقديم أفكار وحلول مبتكرة تسهم في تحقيق التميز التشغيلي. بالإضافة إلى ذلك، يعَدّ التحفيز عاملا رئيسيا في تعزيز مشاركة الأفراد، سواء من خلال المكافآت المادية مثل الزيادات أو التقدير المعنوي مثل منح فرص للتطوير.

ثالثا – توفير الدعم القيادي: القيادة الفعّالة هي أحد العوامل الحاسمة في تعزيز مشاركة الأفراد. يجب على القيادة توفير الدعم والإرشاد للأفراد من خلال الاستماع إلى احتياجاتهم وتقديم المساعدة اللازمة لتحقيق أهدافهم. يجب أن يكون القادة قدوة في التفاعل والمشاركة، مما يشجع الأفراد على اتباع نفس النهج. عبر تقديم نموذج يحتذى به في المشاركة الفعّالة، تعزز القيادة من روح المشاركة داخل المنظمة وتدعم تحقيق أهداف الجودة.

رابعا – تعزيز التواصل الداخلي والشفافية: فتح قنوات التواصل الفعّالة بين جميع مستويات المنظمة يضمن تدفق المعلومات بسلاسة، مما يساهم في تحسين العمليات وتسهيل التعاون. تشمل هذه القنوات الاجتماعات الدورية، النشرات الإخبارية، والأنظمة الرقمية لتبادل المعلومات. الشفافية في تقديم المعلومات حول الأهداف والقرارات والسياسات التنظيمية تعزز من بناء الثقة بين الأفراد وتزيد من التزامهم. كما يعزز تشجيع التغذية الراجعة من مشاركة الأفراد في تحسين العمليات.

خامسا – تمكين الأفراد ومنحهم الثقة لاتخاذ القرارات: تمكين الأفراد يتطلب تفويض السلطة لهم لاتخاذ القرارات المتعلقة بمهامهم ومسؤولياتهم، مما يعزز من شعورهم بالمسؤولية ويدفعهم للمشاركة بشكل فعّال في تحقيق أهداف الجودة. يجب على القيادة توفير الموارد اللازمة لاتخاذ قرارات مستنيرة، مثل التدريب، الأدوات، والمعلومات الضرورية. بناء ثقافة من الثقة والاحترام المتبادل داخل المنظمة يشجع الأفراد على الشعور بأن أفكارهم وقراراتهم مقدّرة، مما يعزز من ثقتهم في قدرتهم على التأثير والمشاركة بفعالية.

التحديات تطبيق مبدأ مشاركة الأفراد

يمكن أن تواجه مشاركة الأفراد عدة تحديات، مثل مقاومة التغيير وضعف التواصل الداخلي. هذه التحديات تؤدي إلى نقص في التفاهم والتعاون بين الأفراد والإدارات المختلفة. بالإضافة إلى ذلك، قد تؤدي قلة الموارد المتاحة والدعم القيادي إلى تقييد قدرة الأفراد على المشاركة بفعالية، مما يؤثر سلبا على تحقيق أهداف الجودة، وفيما يلي أبرز التحديات التي قد تعرقل مشاركة الأفراد بفعالية:

الثقافة المؤسسية: قد تواجه المؤسسات التي تتبنى ثقافة تقليدية تركز على السلطة المركزية صعوبة في تشجيع الموظفين على المشاركة الفعالة. قد يشعر الموظفون بأن آرائهم غير مُقدَّرة أو أن جهودهم لن تؤدي إلى تغيير ملموس.
نقص التدريب والتوعية: من دون توفير التدريب الكافي والتوعية حول أهمية “مشاركة الأفراد” وكيفية تطبيقها، قد لا يفهم الموظفون دورهم أو كيفية المساهمة بفعالية في تحسين النظام المؤسسي.
مقاومة التغيير: قد يواجه الموظفون صعوبة في التكيف مع النهج الجديد، خاصة إذا كانت الإدارة لم تكن تشجع في الماضي على المشاركة. هذه المقاومة قد تظهر من خلال نقص الحماس أو التزام ضئيل بتحقيق أهداف الجودة.
ضعف التواصل: إذا لم يكن هناك نظام فعّال للتواصل بين مستويات الإدارة المختلفة والموظفين، قد يؤدي ذلك إلى عدم وصول المعلومات الهامة إلى من يحتاجها، مما يقلل من فعالية المشاركة.
عدم وضوح الأدوار والمسؤوليات: في بعض الأحيان، قد يؤدي عدم وضوح الأدوار والمسؤوليات إلى تداخل المهام أو الإحساس بعدم المسؤولية، مما يؤثر سلباً على المشاركة الفعّالة.
نقص الدعم الإداري: إذا لم تدعم الإدارة العليا بشكل فعال مبدأ “مشاركة الأفراد” ولم تدمجه ضمن السياسات والإجراءات المؤسسية، فقد يفشل في تحقيق النتائج المرجوة.
قيود الموارد: قد تكون هناك قيود في الموارد مثل الوقت والمال، مما يعيق تنفيذ برامج ومبادرات المشاركة، خاصة إذا لم يُنظر إليها كأولوية مؤسسية.
قياس الأداء: قد يكون من الصعب قياس مستوى مشاركة الأفراد وتأثيرها على تحسين الأداء المؤسسي، مما قد يؤدي إلى تقليل الاهتمام بتطبيق هذا المبدأ.

إذن، فإن معالجة هذه التحديات تتطلب التزاماً من الإدارة العليا، وتطوير بيئة عمل مشجعة على المشاركة، وتعزيز القدرات التدريبية، وتحسين نظم الاتصال الداخلي في المؤسسة.

كيفية التغلب على التحديات التي تعيق مشاركة الأفراد:

بما أننا استطعنا تحديد وحصر التحديات التي تعيق، فأصبح من السهل تحديد طرق وآليات التغلب عليها وحلها، ومن ذلك:

أولا – تحليل وتحديد العوائق التنظيمية والثقافية: يبدأ تحسين مشاركة الأفراد بتحديد العوائق التنظيمية والثقافية التي قد تؤثر سلبًا على انخراطهم، وهذه العوائق قد تتضمن الهيكل التنظيمي الصارم، البيروقراطية الزائدة، أو ثقافة العمل التي لا تشجع على الابتكار والمشاركة. استخدام أدوات مثل التحليل التداخلي والاستبيانات يمكن أن يساعد في الكشف عن هذه التحديات.

تطوير قنوات اتصال فعّالة: التواصل هو عنصر أساسي ونقطة البداية في تعزيز مشاركة الأفراد، فالتحديات قد تنشأ بسبب ضعف قنوات اتصال أو نقص في الشفافية، ولتحسين ذلك، يجب إنشاء قنوات اتصال مفتوحة وواضحة مثل الاجتماعات الدورية، البريد الإلكتروني، والمنتديات الداخلية التي تسمح بتبادل الأفكار بحرية.

ثانيا – تقديم التدريب المستمر: قد يشعر الأفراد بعدم القدرة على المشاركة بسبب نقص المهارات أو المعرفة المطلوبة، لذلك، فإن تقديم برامج تدريبية متواصلة تغطي جوانب متعددة من العمل (من العمليات الفنية إلى المهارات القيادية) سيساعد في تمكين الأفراد وزيادة ثقتهم في قدراتهم، مما يساعد في دفعهم للمشاركة.

ثالثا – توفير التحفيز والتقدير: تحفيز الأفراد وتقدير مساهماتهم يعزز من رغبتهم في المشاركة. يمكن أن تشمل الحوافز مكافآت مادية ومعنوية، مثل التقدير العلني، أو منح شهادات تقدير، وتستطيع أنظمة المكافآت الشفافة والعادلة تعزيز الشعور بالإنجاز، وتشجع الأفراد على المشاركة بفعالية أكبر.

خامسا – توضيح الأهداف والمسؤوليات: يعتبر الغموض في الأدوار والمسؤوليات أحد التحديات التي تعرقل المشاركة، لأنها تسبب الارتباك وتثبط من دوافع المشاركة، ومن هنا، فيجب أن تكون الأهداف واضحة ومحددة بشكل يسمح للأفراد بفهم كيفية مساهمتهم في تحقيقها، وهذا يتطلب تحديدا دقيقا للأدوار والمسؤوليات لكل فرد داخل المنظمة.

سادسا – إدارة التغيير بشكل استراتيجي: يمكن أن يكون التغيير مخيفا لبعض الأفراد، مما يعيق مشاركتهم، ومن هنا، فإن إدارة التغيير تتطلب إشراك الأفراد في عملية التغيير منذ البداية، وتوضيح الأسباب والفوائد المتوقعة، وتوفير التدريب والدعم اللازمين للتكيف مع التغييرات الجديدة.

سابعا – تعزيز القيادة التحفيزية: القادة الذين يشجعون الابتكار والتعاون يمكنهم تحفيز الأفراد للمشاركة، وعلى ذلك، يجب على القيادة العليا أن تكون قدوة في تشجيع المشاركة، من خلال مشاركة الرؤية والأهداف بشكل واضح، والاستماع إلى ملاحظات الموظفين، وتقدير مساهماتهم.

ثامنا – تمكين الأفراد في صنع القرار: إشراك الأفراد في عملية صنع القرار يعزز من شعورهم بالمسؤولية ويزيد من مشاركتهم، ويمكن أن يشمل هذا الإجراء إتاحة الفرصة للأفراد للمساهمة في القرارات التي تؤثر على عملهم اليومي، وبالتالي يشعرون بأنهم جزء من النجاح العام للمنظمة.

تاسعا – إزالة العوائق النفسية والثقافية: الخوف من الفشل أو النقد قد يمنع الأفراد من المشاركة بفعالية، ومن هنا، يجب على الإدارة العليا إيجاد بيئة عمل داعمة تحفز على الابتكار والتجريب دون الخوف من الفشل، وهذا يتطلب تبني ثقافة قبول الأخطاء كجزء من عملية التعلم والنمو.

عاشرا – التقييم المستمر والتحسين: لضمان استمرارية مشاركة الأفراد، يجب تقييم مستوى المشاركة بانتظام من خلال استبيانات دورية أو اجتماعات تقييم الأداء، لأن هذه التقييمات تساعد في تحديد العقبات الجديدة واتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب لإيجاد حلول مناسبة لتحسين المشاركة بشكل مستمر.

أمثلة عملية على مشاركة الأفراد

إليك عزيزي الزائر أمثلة من مؤسسات تطبق مبدأ “مشاركة الأفراد” بنجاح:

TOYOTA: تعتبر تويوتا من الشركات الرائدة في تطبيق مبدأ مشاركة الأفراد من خلال نظام إنتاجها المعروف باسم (Toyota Production System “TPS”) حيث تعتمد الشركة على مشاركة العاملين في تحسين العمليات من خلال تقديم أفكارهم واقتراحاتهم بشكل مستمر. هذا النظام أدى إلى تحسين الجودة، تقليل الهدر، وزيادة الكفاءة بشكل ملحوظ. على سبيل المثال، يقوم العاملون بتقديم ما يسمى بـ “Kaizen” أو اقتراحات التحسين المستمر، والتي تدمج في عملية الإنتاج بشكل دوري.

Google: تعزز شركة قوقل ثقافة الابتكار من خلال إشراك موظفيها في اتخاذ القرارات وتطوير المنتجات، وتعمل الشركة على خلق بيئة عمل تشجع على الإبداع والمشاركة، حيث يتمكن الموظفون من قضاء جزء من وقتهم في العمل على مشاريع جانبية قد تؤدي إلى ابتكارات جديدة، وهذه السياسة أدت سابقا إلى إطلاق منتجات مثل Gmail وGoogle Maps، اللتين أصبحتا من الركائز الأساسية للشركة.

Zappos: هي شركة أحذية،تشجع موظفيها على تقديم أفكار لتحسين تجربة العملاء من خلال نظام مفتوح لتقديم المقترحات، حيث يتم تقييم الأفكار بسرعة، وإذا كانت ذات قيمة، تنفذ على الفور، هذا النهج (أو هذه الاستراتيجية) أدى إلى تحسين رضا العملاء وزيادة ولائهم للشركة، من أمثلة هذا النجاح هو تحسين نظام خدمة العملاء بناء على اقتراحات من موظفي خدمة العملاء أنفسهم.

Virginia Mason: هي مستشفى تطبق نظام “Lean” الذي يشمل إشراك الأطباء والممرضين في تحسين العمليات التشغيلية اليومية، وذلك من خلال تحفيز الموظفين على تحديد العوائق في سير العمل، واقتراح حلول لها، نجح المستشفى في تحسين جودة الرعاية الصحية وتقليل الأخطاء الطبية. أحد الإنجازات كان تحسين نظام توصيل الأدوية وتقليل الأخطاء في صرف الأدوية.

النتائج المتوقعة من تطبيق مبدأ “مشاركة الأفراد”

عندما تقوم المنظمة بإتاحة الفرصة لمشاركة الأفراد، فإن هناك جملة من النتائج التي يتوقع أن تجني المنظمة ثمارها، ومن هذه النتائج:

تحسين جودة المنتجات والخدمات: تسهم مشاركة الأفراد في تحسين الجودة من خلال إشراكهم في جميع مراحل الإنتاج والخدمات، فعندما يشارك الأفراد في تقديم الأفكار ومراجعة العمليات، يمكن اكتشاف المشكلات مبكرا وتقديم حلول فعّالة لها. ويمكن لهذه المشاركة أن تعزز من التزام الأفراد بالجودة وتضمن تطبيق معايير عالية، ويعتبر تحسين الجودة يعتبر من النتائج الأكثر أهمية لمبدأ مشاركة الأفراد؛ لأن الجودة العالية تؤثر مباشرة على رضا العملاء وسمعة الشركة.

زيادة رضا العملاء: عندما يشارك الأفراد في تحسين العمليات وتلبية احتياجات العملاء، يتحسن فهمهم لمتطلبات العملاء وتوقعاتهم، فإن هذا الأمر يؤدي إلى تقديم منتجات وخدمات تلبي وتفوق توقعات العملاء، مما يزيد من رضاهم وولائهم، وينظر إلى رضا العملاء على أنه نتيجة محورية تؤثر على نجاح المنظمة واستدامتها في السوق.

تعزيز الابتكار والتحسين المستمر: تشجع مشاركة الأفراد على تقديم أفكار جديدة وتحسين العمليات، حيث إن البيئات التي تشجع على تبادل الأفكار والابتكار تكون أكثر قدرة على تطوير حلول مبتكرة وتحديث طرق العمل بشكل مستمر، ويعتبر الابتكار بمثابة العامل الرئيسي المؤثر في بقاء المنظمة وتفوقها في بيئات العمل التنافسية.

زيادة التفاعل والتعاون بين الفرق: تعزز مشاركة الأفراد التعاون والتفاعل بين الأفراد والأقسام المختلفة، وهذا التعاون المحسن يساهم في حل المشكلات بشكل أسرع ويعزز من فعالية الفريق، ويحسن التفاعل الإيجابي بين الفرق التنسيق ويزيد من كفاءة العمل، مما يؤدي إلى تحقيق الأهداف بشكل أسرع.

تحسين معنويات الموظفين وإشراكهم: عندما يشعر الموظفون بأنهم جزء من عملية اتخاذ القرار ولهم تأثير على العمل، يتحسن شعورهم بالانتماء ويزيد التزامهم بالعمل، وهذا الإحساس يعزز من معنويات الموظفين ويحفزهم على تقديم أفضل ما لديهم، وتبرز أهمية معنويات الموظفين العالية في كونها تؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتقلل معدل دوران الموظفين.

تخفيف مقاومة التغيير: إشراك الأفراد في عملية التغيير يجعلهم أكثر قبولا للتغييرات ويقلل من مقاومة التغيير، فعندما يتم شرح التغييرات وطلب المساهمة في تنفيذها، يصبح الأفراد أكثر استعدادا لدعم التعديلات، حيث إن خفض مقاومة التغيير يعزز من قدرة المنظمة على التكيف مع التغيرات السريعة في السوق وتفرغ الموظفين لتحقيق أهداف المنظمة.

تحقيق نتائج مالية إيجابية: إن تحسين الجودة وزيادة رضا العملاء وفعالية العمليات يمكن أن يؤدي إلى تقليل التكاليف وزيادة الإيرادات، والأداء المرتفع يساهم في تحقيق نتائج مالية أفضل للمنظمة، والنتائج المالية الإيجابية تؤثر بشكل مباشر على استدامة المنظمة ونموها.

توصيات لتطبيق مبدأ “مشاركة الأفراد” بشكل فعّال

تطوير بيئة عمل داعمة: يتطلب إنشاء بيئة عمل تشجع على المشاركة الفعّالة بناء ثقافة من التعاون والاحترام المتبادل، حيث ينبغي يجب توفير مساحات وآليات تشجع الأفراد على التعبير عن آرائهم بحرية ومشاركة أفكارهم، ويمكن تحقيق ذلك من خلال تنظيم جلسات عصف ذهني منتظمة، إنشاء منتديات للنقاش، وتعزيز التعاون بين فرق العمل المختلفة، هذه البيئة الداعمة تحفز الأفراد على الانخراط بفعالية في تحقيق أهداف المنظمة.

تعزيز التدريب والتحفيز: التدريب المستمر هو أداة أساسية لتحفيز الموظفين وتعزيز مشاركتهم، ويجب توفير برامج تدريبية تهدف إلى تحسين مهارات الأفراد وزيادة قدرتهم على المساهمة بفعالية في العمل، والتحفيز، سواء كان ماديا أو معنويا، يلعب دورا مهما في تعزيز المشاركة، ويمكن استخدام استراتيجيات تحفيزية مثل المكافآت، التقدير للإنجازات، ومنح فرص للتطوير المهني لتشجيع الأفراد على التفاعل بفعالية والمساهمة بأفكار جديدة.

توفير الدعم القيادي: القيادة الفعّالة ضرورية في دعم وتعزيز مبدأ مشاركة الأفراد، إذ يجب على القادة تقديم الدعم والإرشاد اللازمين للأفراد من خلال الاستماع لاحتياجاتهم وتقديم المساعدة عند الحاجة، كما يجب أن تبدي القيادة التزامها بالمشاركة الفعّالة من خلال تقديم نموذج يحتذى به، مثل الانخراط بنشاط في مناقشات وتطوير الحلول، لأن هذا النهج يعزز من ثقة الأفراد في قدراتهم ويشجعهم على المشاركة بشكل أكبر.

تطبيق استراتيجيات التواصل والتفاعل: يعتبر تحسين التواصل الداخلي وتعزيز التفاعل بين الأفراد عنصرا أساسيا لتطبيق مبدأ مشاركة الأفراد بشكل فعّال، حيث يجب إنشاء قنوات تواصل فعّالة؛ لضمان تدفق المعلومات بسلاسة بين جميع مستويات المنظمة، ويمكن تعزيز ذلك من خللا تنظيم اجتماعات دورية، استخدام نظم تواصل رقمية، وتوفير تحديثات منتظمة حول الأهداف والسياسات. تعزيز الشفافية وتشجيع التغذية الراجعة، كل هذه العناصر تسهم في بناء الثقة وتزيد من التزام الأفراد بالمشاركة والمساهمة في تحسين العمليات.

كيف تدمج المنظمة مبدأ مشاركة الأفراد في نظامها لإدارة الجودة؟

لتفعيل مبدأ مشاركة الأفراد وفقا لمعيار (ISO 9001:2015)، يجب أن تكون لدى المنظمة مجموعة من الوثائق والمعلومات الموثقة لضمان فعالية التنفيذ، إليك قائمة بالوثائق والمعلومات الأساسية:

سياسة الجودة: يجب أن تتضمن التزام المنظمة بمشاركة الأفراد ودمج هذا المبدأ في ثقافة الجودة.
أهداف الجودة: تحديد أهداف واضحة تتعلق بمشاركة الأفراد وكيفية قياس التقدم نحو تحقيقها.
الوصف الوظيفي: توضيح مسؤوليات الأفراد في تحسين الجودة والمشاركة في اتخاذ القرار.
تحديد المسؤوليات: تحديد كيف يساهم كل فرد في تحقيق أهداف الجودة والمشاركة الفعالة
خطط التدريب: تشمل البرامج التدريبية التي تهدف إلى تطوير مهارات الأفراد في مجالات الجودة ومشاركة الأفراد
سجلات التدريب: توثيق المشاركات في الدورات التدريبية والتطوير المستمر.
استطلاعات الرأي: أدوات لجمع ملاحظات الأفراد حول تفعيل مبدأ المشاركة.
تقارير التقييم: توثيق نتائج تقييم فعالية مشاركة الأفراد وتحليلها.
محاضر الاجتماعات: توثيق الاجتماعات التي تتناول مناقشات حول مشاركة الأفراد واتخاذ القرارات ذات الصلة.
سجلات التفاعل: توثيق كيفية تفاعل الأفراد مع عمليات الجودة والمشاركة.
خطط التحسين: وثائق توضح كيفية تحسين مشاركة الأفراد بناء على التقييمات والتغذية الراجعة.
الإجراءات التصحيحية والوقائية: توثيق الإجراءات المتخذة لمعالجة مشاكل تتعلق بمشاركة الأفراد.
إجراءات التوظيف: توثيق كيفية تضمين مبدأ المشاركة في عمليات التوظيف.
نظم التقدير: تسجيل كيفية تقديم التقدير والاعتراف بمساهمات الأفراد.
سياسات التواصل: توثيق طرق وقنوات التواصل لضمان تدفق المعلومات بين الأفراد والإدارات.
تقارير التواصل: توثيق فعالية التواصل وكيفية تفعيل مبدأ المشاركة.
استراتيجيات التحفيز: وثائق توضح كيفية تحفيز الأفراد على المشاركة الفعالة.
دعم القيادة: توثيق كيفية دعم القيادة لمبدأ مشاركة الأفراد وتوفير الموارد اللازمة.
أدوات التحسين: توثيق الأدوات والأساليب المستخدمة لتعزيز مشاركة الأفراد، مثل برامج الاقتراحات.
ممارسات التحسين: سجل لأفضل الممارسات التي تم تنفيذها لتعزيز مبدأ المشاركة.

هذه الوثائق والمعلومات المذكورة على سبيل المثال لا الحصر تضمن تحقيق مبدأ “مشاركة الأفراد” بفعالية، مما يسهم في تحسين الأداء وضمان جودة المنتجات والخدمات وفقا لمعيار (ISO 9001:2015).

الخلاصة:

أهمية مبدأ “مشاركة الأفراد” ودوره في نظام إدارة الجودة:
يعتبر مبدأ “مشاركة الأفراد” مبدأ جوهريا في نظام إدارة الجودة، حيث يعزز من تحسين جودة المنتجات والخدمات، ويزيد من رضا العملاء، ويعزز الابتكار والتحسين المستمر، ويتضمن هذا المبدأ إشراك جميع أفراد المنظمة، من التنفيذين إلى الإدارة العليا، في تحسين العمليات واتخاذ القرارات، مما يعزز الأداء ويحقق أهداف الجودة والتنمية المستدامة.
التحديات التي قد تواجه المؤسسات وكيفية التغلب عليها:
تواجه المؤسسات تحديات مثل مقاومة التغيير، ضعف التواصل، وقلة الموارد والدعم القيادي، وللتغلب على هذه التحديات، يجب تبني استراتيجيات مثل تحسين التواصل الداخلي، توفير التدريب المستمر، وتقديم الموارد والدعم اللازمين للأفراد، لأن دعم القيادة مهم في تخفيف مقاومة التغيير وضمان فعالية المشاركة.
استراتيجيات تعزيز المشاركة وتحقيق نتائج إيجابية:
لتعزيز مشاركة الأفراد، يجب تطوير بيئة عمل داعمة تشجع على التفاعل والتعاون، وتعزيز التدريب والتحفيز لضمان مهارات الأفراد ودافعهم، وكذلك، تحسين التواصل الداخلي، وفتح قنوات للتفاعل، وتوفير دعم قيادي فعّال، هذه الاستراتيجيات ستؤدي إلى تحسين الجودة، زيادة رضا العملاء، وتعزيز الابتكار والتحسين المستمر في المنظمة.

مدونة خالد الشريعة

اكتشاف المزيد من خالد الشريعة

اشترك للحصول على أحدث التدوينات المرسلة إلى بريدك الإلكتروني.