إدارة التطوير: إطار متكامل لتعزيز الكفاءة والفعالية

إدارة التطوير: إطار متكامل لتعزيز الكفاءة والفعالية

المقدمة

إدارة التطوير هي وحدة تنظيمية حيوية داخل أي منظمة، حيث تلعب دورا جوهريا في توجيه ودعم الجهود الرامية إلى تعزيز الكفاءة والفعالية التنظيمية، هذه الإدارة، التي غالبا ما تكون جزءا أساسيا في الهيكل التنظيمي للمنظمة، تتمتع بمسؤولية متعددة الأوجه تتجاوز مجرد تنفيذ المشاريع أو مراقبة الأداء، إنها تعدّ الكيان الذي يقود الابتكار والتغيير المستدام، مما يسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة بشكل فعّال.

ضمن الهيكل التنظيمي، تعتبر إدارة التطوير جسرا بين الإدارة التنفيذية وباقي الأقسام، حيث تعمل على توفير التوجيه الاستراتيجي وتنسيق الجهود لضمان أن جميع الأقسام تعمل بتناغم نحو تحقيق رؤية وأهداف المنظمة، ويتمثل دورها في تحليل الوضع الراهن، وتقديم الحلول والتوصيات التي تعزز من كفاءة العمليات، وتساهم في تحسين الأداء العام.

واحدة من الأدوار الرئيسية التي تقوم بها إدارة التطوير هي الدور الاستشاري، حيث تقدم المشورة للإدارة التنفيذية والأقسام المختلفة حول كيفية تحسين العمليات وتطبيق أفضل الممارسات. من خلال هذا الدور الاستشاري، تساعد إدارة التطوير على توجيه قرارات المنظمة نحو مسارات مبتكرة وفعّالة، مما يضمن التكيف المستمر مع التغيرات في البيئة الداخلية والخارجية.

علاوة على ذلك، فإن إدارة التطوير تسهم في صياغة وتحديث الاستراتيجيات التنظيمية، فهي لا تتوقف عند حد تقديم المشورة، بل تشارك بشكل فعّال في وضع السياسات والإجراءات التي تعزز من قدرة المنظمة على تحقيق أهدافها، مثل مراقبة الأداء وإدارة المخاطر، والتأكد من أن كل قسم داخل المنظمة يعمل بما يتماشى مع الأهداف الاستراتيجية.

كما تلعب إدارة التطوير دورا حيويا في تعزيز ثقافة الابتكار داخل المنظمة، ويبدو ذلك من خلال تبني أدوات وأساليب متقدمة مثل إدارة التغيير وإدارة الجودة، وتساهم في إيجاد بيئة تشجع على التفكير الإبداعي والتعلم المستمر، وهذا الدور يمكن المنظمة من مواكبة التطورات التكنولوجية والسوقية، مما يعزز من قدرتها التنافسية.

في النهاية، فإن إدارة التطوير، كوحدة تنظيمية، لا تقتصر مهامها على دعم الإدارة التنفيذية فحسب، بل تتعدى ذلك لتشمل تحسين وتطوير الأداء التنظيمي على جميع المستويات، ومن خلال دورها الاستشاري وتوجيه العمليات الاستراتيجية، تضمن هذه الإدارة أن المنظمة قادرة على تحقيق أهدافها الحالية، ومستعدة للتكيف مع أي تحديات مستقبلية.

في هذه المساحة، سنتناول موضوع إدارة التطوير كإدارة أساسية في المنظمات المعاصرة، وسنتناول أدوارها العشرة في عشرة فصول متتابعة، وأتمنى لكم قراءة ماتعة وفائدة كبيرة..

الفصل الأول – التخطيط الاستراتيجي

تحليل البيئة والتخطيط، بناء الاستراتيجية، مراقبة وتقييم الأداء، وإدارة التغيير والابتكار

أولا – تحليل البيئة والتخطيط

يتضمن هذا الدور العناصر المتعلقة بتحليل البيئة الخارجية والداخلية ووضع الأسس اللازمة لتطوير الاستراتيجية.

تطوير الرؤية والرسالة: صياغة رؤية طويلة الأجل تعكس الطموحات الكبرى للمنظمة، مع تحديد الرسالة التي تبرز الغرض الأساسي من وجود المنظمة وكيفية تحقيق هذه الطموحات، وتعبر الرؤية عن التصور الطموح للمستقبل الذي تسعى المؤسسة لتحقيقه والهدف النهائي الذي ترغب المؤسسة في الوصول إليه، وتوفر إلهاما وتوجيها طويل الأمد، تكون الرؤية عادة ملهمة وتعكس طموحات المؤسسة وغاياتها الكبرى، أما الرسالة، فهي تعبر عن الغرض الأساسي للمؤسسة، ويحدد كيفية تحقيق الرؤية، وتركز الرسالة على الأهداف الحالية والخدمات أو المنتجات التي تقدمها المؤسسة، وما يميزها عن المنافسين، وتوفر الرسالة إرشادات حول كيفية تنفيذ استراتيجيات الرؤية.
تحليل (SWOT): تقييم نقاط القوة، الضعف، والتعرف على الفرص، والتهديدات المتعلقة بالمنظمة وتحديدها وتقييمها، حيث يساعد هذا التحليل في فهم الوضع الحالي وتحديد المجالات التي يمكن تحسينها أو المخاطر التي يجب تجنبها، تحليل سوات (SWOT Analysis) هو أداة استراتيجية تستخدم لتقييم العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر على المؤسسة أو المشروع. يتضمن تحليل سوات أربع عناصر رئيسية: نقاط القوة (وتشير إلى الميزات والموارد والقدرات التي تمنح المؤسسة ميزة تنافسية، وقد تشمل العلامة التجارية، الخبرات التقنية، الموارد المالية الجيدة، أو فرق العمل ذات الكفاءة العالية)، ونقاط الضعف (وهي العناصر التي تحد من قدرة المؤسسة على تحقيق أهدافها، وقد تشمل أوجه القصور مثل ضعف التكنولوجيا، نقص الموارد، ضعف الإدارة، أو مشكلات في العمليات التشغيلية) والفرص (وتشير إلى العوامل التي يمكن أن تكون مفيدة للمؤسسة وتساهم في تحقيق النمو والتطور، مثل التوسع في أسواق جديدة، التقدم التكنولوجي، أو التغيرات في اتجاهات السوق) والتهديدات (تتعلق بالعوامل التي قد تشكل مخاطر أو تحديات للمؤسسة، وقد تشمل التهديدات المنافسة الشديدة، التغيرات الاقتصادية السلبية، التغيرات في القوانين، أو المشكلات البيئية).

كيفية إجراء تحليل سوات: (جمع البيانات: اجمع معلومات عن المؤسسة والبيئة الخارجية ذات الصلة) ثم (تقييم نقاط القوة والضعف) ثم (تحديد وتحليل الفرص والتهديدات التي قد تواجه المؤسسة) وبعد ذلك قم بتطوير استراتيجيات تعزز نقاط القوة، تعالج نقاط الضعف، والاستفادة من الفرص، ومواجهة التهديدات.

تحليل البيئة الداخلية والخارجية: دراسة العوامل الداخلية (مثل الموارد، الكفاءات، الثقافة التنظيمية) والعوامل الخارجية (مثل السوق، المنافسين، التغيرات التكنولوجية) التي تؤثر على المنظمة، ويقصد بالبيئة الداخلية: (جميع العوامل والموارد التي تكون ضمن نطاق السيطرة المباشرة للمؤسسة، تتضمن البيئة الداخلية عناصر مثل الهيكل التنظيمي، الثقافة التنظيمية والسياسات، الموارد البشرية، القدرات المالية، العمليات الإجراءات والأنظمة التشغيلية والابتكارات) أما البيئة الخارجية، فيقصد بها: (جميع العوامل والظروف التي تؤثر على المؤسسة ولا يكون للمنظمة سيطر مباشرة عليه، وتشمل البيئة الخارجية: العوامل الاقتصادية كالنمو، التضخم، وأسعار الفائدة، والتقنية كالتقدم التكنولوجي والابتكارات التي تؤثر على المنظمة، والعوامل الاجتماعية كالاتجاهات الاجتماعية والتغيرات في تفضيلات العملاء، والعوامل القانونية كالقوانين والتشريعات التي تحكم عمل المنظمة، والعوامل البيئية كالقضايا البيئية والاستدامة وأيضا العوامل التنافسية كالمنافسين واستراتيجياتهم في السوق وغير ذلك)
تحليل المنافسين: دراسة وتحليل أداء المنافسين لفهم استراتيجياتهم وتحديد الفرص أو التهديدات التي قد تواجهها المنظمة في السوق، ويقصد بالمنافسين: الشركات أو الأفراد الذين يقدمون منتجات أو خدمات مشابهة أو بديلة لتلك التي تقدمها مؤسسة ما، ويتنافسون معها على جذب نفس مجموعة العملاء أو السوق. يمكن أن يكون للمنافسين تأثير كبير على استراتيجيات الأعمال بسبب العوامل التالية: (السعر، الجودة، الابتكار، التسويق والتوزيع، خدمات العملاء وغيرها)
إشراك أصحاب المصلحة: ضمان مشاركة كافة أصحاب المصلحة (مثل الموظفين، العملاء، الشركاء) في عملية التخطيط لضمان جمع وجهات النظر المختلفة ودعم تنفيذ الاستراتيجية، وأصحاب المصلحة هم الأفراد أو الجماعات أو الكيانات التي تؤثر عليهم أو يتأثرون بقرارات وأنشطة المؤسسة. يمكن أن تشمل أصحاب المصلحة: الزبائن، المستخدمين أو المستفيدين، المساهمين والمستثمرين أو (المتبرعين بالنسبة للمنظمات غير الربحية)، الشركاء، الموردين، المجتمع المحلي، الجهات الحكومية والتنظيمية والرقابية وغيرهم.

ثانيا – بناء الاستراتيجية

يركز هذا الدور على تحديد كيفية تحقيق الاستراتيجية من خلال تخصيص الموارد ووضع خطط عمل فعالة.

تحديد الأهداف الاستراتيجية: صياغة أهداف محددة وقابلة للقياس تتماشى مع الرؤية وتساعد في توجيه الجهود نحو تحقيق النجاح، ويقصد بالأهداف الاستراتيجية “الأهداف الطويلة الأجل التي تحدد الاتجاه العام للمؤسسة وتوجه جميع الأنشطة والقرارات نحو تحقيق رؤيتها ورسالتها، وتتميز الأهداف الاستراتيجية بأنها شاملة ومرتبطة بتحقيق النمو والتطور المستدام، تسعى هذه الأهداف إلى تحسين الأداء العام وتعزيز التنافسية والابتكار، وتوجيه الموارد والجهود نحو تحقيق مكاسب ملموسة في المستقبل، وتعتبر الأهداف الاستراتيجية حجر الأساس في التخطيط الاستراتيجي، حيث توفر إطار عمل لتحديد السياسات والخطط التفصيلية”
تطوير خريطة طريق: وضع خطة تنفيذية تشمل الأنشطة والجداول الزمنية والموارد اللازمة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية، ويقصد بخريطة الطريق “هي أداة استراتيجية تستخدم لتحديد المسار الزمني والخطوات اللازمة لتحقيق أهداف معينة، وتتضمن خريطة الطريق تفاصيل حول المراحل الرئيسية، الأنشطة، الموارد، والمواعيد النهائية، مما يساعد في توجيه الفرق نحو تحقيق الأهداف بنجاح، كما توفر نظرة شاملة تساعد في تنسيق الجهود وتحديد الأولويات وتوقع التحديات المحتملة، وتستخدم خرائط الطريق في مجالات متعددة مثل إدارة المشاريع، تطوير المنتجات، والاستراتيجيات المؤسسية، لضمان التقدم المستمر نحو النتائج المرجوة بطريقة منظمة وفعّالة”
تخصيص الموارد: توزيع الموارد (البشرية، المالية، المادية) بشكل فعال لتلبية احتياجات مختلف المشاريع والمبادرات التي تخدم الاستراتيجية، ويقصد بتخصيص الموارد: “عملية تحديد وتوزيع الموارد المتاحة، مثل الوقت، المال، الأفراد، والمعدات، على الأنشطة والمهام المختلفة ضمن مشروع أو منظمة لتحقيق الأهداف المحددة، وتهدف إلى تحقيق استخدام أمثل لهذه الموارد لضمان الكفاءة، وتقليل الهدر، وتحقيق التوازن بين مختلف احتياجات المشروع أو المنظمة، ويتطلب ذلك تحديد الأولويات، تقييم الاحتياجات، والتنسيق بين الفرق والأقسام لضمان توفر الموارد اللازمة في الوقت المناسب وبالكميات المطلوبة لتحقيق الأهداف بنجاح”
إدارة المشاريع الاستراتيجية: تنظيم وإدارة المشاريع المشتقة من الاستراتيجية، مع التأكد من أن هذه المشاريع تنفذ بفعالية وتساهم في تحقيق الأهداف “إدارة المشاريع هي عملية تنظيم وتخطيط وتنفيذ ومراقبة وتوجيه الموارد والأنشطة لتحقيق أهداف محددة ضمن إطار زمني وميزانية محددة، وتهدف إلى تحقيق التوازن بين نطاق المشروع، والوقت، والتكلفة، والجودة لضمان نجاح المشروع، ويتم ذلك من خلال تطبيق مجموعة من الأدوات والأساليب الإدارية التي تساعد في تحليل المخاطر، تنظيم الفريق، توزيع المهام، وضمان التواصل الفعّال بين جميع الأطراف المعنية لتحقيق النتائج المرجوة بكفاءة وفعالية”
تحديد المسؤوليات: توضيح الأدوار والمسؤوليات للأفراد والفرق المشاركة في تنفيذ الاستراتيجية لضمان المساءلة، ويقصد بالمسؤولية “المسؤولية تعني الالتزام الكامل من قبل الأفراد والمؤسسات بتنفيذ واجباتهم بما يتوافق مع القوانين والمعايير الأخلاقية والمهنية، مع مراعاة تأثير قراراتهم على المجتمع والبيئة والاقتصاد. يشمل ذلك الالتزام بالشفافية، النزاهة، المساءلة، والعدالة، لضمان أن الأعمال تدار بشكل يحقق الأهداف الاقتصادية ويعزز الثقة بين الأطراف المعنية “.
التوافق مع القيم التنظيمية: التأكد من أن الاستراتيجية تتماشى مع القيم الأساسية للمنظمة وتعززها، مما يضمن الاتساق بين ما تؤمن به المنظمة وما تسعى لتحقيقه “القيم التنظيمية هي المبادئ الأساسية والمعتقدات التي توجه سلوك الأفراد والمؤسسات داخل بيئة العمل، وتشكل أساس الثقافة التنظيمية، وتعمل هذه القيم على توجيه القرارات، تعزيز الانسجام بين الموظفين، وتحديد معايير النجاح والتميز، ومن خلال الالتزام بالقيم مثل النزاهة، الشفافية، الاحترام، والابتكار، تساهم المؤسسات في بناء بيئة عمل إيجابية قادرة على تحقيق أهدافها الاستراتيجية بشكل مستدام ومسؤول”

ثالثا – مراقبة وتقييم الأداء

تلعب إدارة التطوير دورا أساسيا في مراقبة وتقييم الأداء من خلال مسؤوليات محددة تهدف إلى ضمان أن استراتيجيات المنظمة وأهدافها يتم تحقيقها بكفاءة، وتقوم إدارة التطوير في هذا الإطار بالمسؤوليات التالية:

تصميم مؤشرات الأداء: وضع مؤشرات أداء رئيسية قابلة للقياس تعكس نجاح الاستراتيجيات وتحقيق الأهداف.
تحديد معايير القياس: ضمان أن مؤشرات الأداء تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية وتوفر رؤى واضحة حول الأداء.
جمع البيانات: تجميع البيانات المتعلقة بمؤشرات الأداء من مختلف أقسام المنظمة وتحليلها لتحديد مدى التقدم نحو الأهداف.
إعداد تقارير الأداء: إنشاء تقارير دورية توضح الحالة الحالية للأداء مقارنة بالأهداف المحددة وتقديمها للإدارة العليا.
تحليل الفجوات: تقييم الفجوات بين الأداء الفعلي والأهداف المحددة لتحديد الأسباب الجذرية للانحرافات.
تقديم توصيات للتحسين: تقديم توصيات لإجراءات تصحيحية أو تحسينات بناء على تحليل الأداء.
تنفيذ تحسينات: دعم عملية تنفيذ التحسينات بناء على نتائج تقييم الأداء والتأكد من التكيف مع التغييرات المطلوبة.
إعادة تقييم الأهداف: تعديل الأهداف والمعايير إذا لزم الأمر استجابة للتغيرات في البيئة أو الأداء.
مراجعة الجودة: التأكد من أن العمليات والإجراءات المتعلقة بجمع البيانات وتحليل الأداء تتوافق مع معايير الجودة.
التأكد من دقة البيانات: ضمان أن البيانات المستخدمة في تقييم الأداء دقيقة وموثوقة.
إبلاغ النتائج: التواصل مع جميع أصحاب المصلحة بشأن نتائج تقييم الأداء والتقدم المحرز نحو الأهداف.
تسهيل التعاون: تنسيق مع الفرق المختلفة لضمان فهم مشترك للأهداف وتحقيقها.
تدريب الموظفين: توفير التدريب اللازم للموظفين على كيفية استخدام مؤشرات الأداء وفهم النتائج.
تطوير المهارات: تعزيز مهارات التحليل والتقييم ضمن الفريق لضمان تحسين الأداء بشكل مستمر.
مراجعة الاستراتيجيات: استخدام نتائج تقييم الأداء لتحديث وتطوير الاستراتيجيات بما يتماشى مع الأهداف التنظيمية.
تحليل الاتجاهات: تحليل اتجاهات الأداء المساعدة في التخطيط الاستراتيجي وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

ومن هنا، فإن إدارة التطوير مسؤولة عن ضمان أن الأداء يتم قياسه وتحليله بفعالية، وأن النتائج تستخدم لتحسين الاستراتيجيات والإجراءات لتحقيق الأهداف التنظيمية بكفاءة، وتعتبر هذه المهام تجسيدا للدور الذي يقع على عاتق إدارة التطوير في متابعة تنفيذ الاستراتيجية والتأكد من تحقيق الأهداف المحددة، مع إجراء التعديلات اللازمة عند الحاجة.

رابعا – إدارة المخاطر والتغيير والابتكار

يركز هذا الدور على الجوانب التي تضمن استدامة الاستراتيجية وقدرتها على التكيف مع التغيرات والتحديات المستقبلية.

إدارة المخاطر:

دور إدارة التطوير في إدارة المخاطر يعتبر ركيزة أساسية لضمان استدامة الاستراتيجية وقدرتها على التكيف مع التغيرات والتحديات المستقبلية، ويتمثل هذا الدور في مجموعة من المهام الأساسية التي تهدف إلى تحديد وإدارة المخاطر المحتملة، مما يساهم في حماية المنظمة من التحديات غير المتوقعة وضمان استمرارية العمليات. وفيما يلي توضيح لهذا الدور:

1- تحديد المخاطر المحتملة وتحليلها:

تحليل البيئة الداخلية والخارجية: إجراء تقييم شامل لعوامل البيئة الداخلية والخارجية لتحديد المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على تنفيذ الاستراتيجية.
تصنيف المخاطر: تقسيم المخاطر إلى فئات مثل المخاطر التشغيلية، المالية، الاستراتيجية، والتكنولوجية، مع تحديد مستوى تأثير كل منها.
تحليل الأثر والاحتمال: تقييم كل خطر من حيث احتمالية حدوثه وتأثيره المحتمل على تحقيق الأهداف الاستراتيجية.
تحديد أولويات المخاطر: تصنيف المخاطر حسب الأولوية بناء على تحليل الأثر والاحتمال، مما يتيح تركيز الجهود على المخاطر ذات التأثير الكبير.
التوعية بالمخاطر: نشر الوعي بالمخاطر المحتملة بين جميع المستويات التنظيمية لضمان استعداد الجميع للتعامل مع المخاطر.
تدريب الموظفين: توفير التدريب اللازم للموظفين على كيفية التعرف على المخاطر وإدارة الاستجابات المناسبة.

2- وضع استراتيجيات التخفيف ومتابعة التنفيذ:

إعداد خطط استجابة: وضع خطط استجابة محددة لكل خطر، تشمل الإجراءات الوقائية والاحتياطية التي يمكن اتخاذها للتخفيف من تأثير المخاطر.
تحديد المسؤوليات وتوزيعها: تعيين مسؤولين عن تنفيذ استراتيجيات التخفيف لكل نوع من أنواع المخاطر لضمان تنفيذ الاستجابة بفعالية.
مراقبة المخاطر باستمرار: إجراء مراجعات دورية للمخاطر المحتملة وتحديث خطط التخفيف حسب الحاجة بناء على التغيرات في البيئة الداخلية والخارجية.
تحديث الاستراتيجيات: تعديل استراتيجيات التخفيف استجابة لتغيرات جديدة في السوق أو التكنولوجيا، مما يضمن مرونة المنظمة وقدرتها على التكيف مع المستجدات.

3- إدارة المخاطر الاستراتيجية

دمج إدارة المخاطر في التخطيط الاستراتيجي: التأكد من أن إدارة المخاطر جزء لا يتجزأ من عملية التخطيط الاستراتيجي لضمان أن الاستراتيجيات الموضوعة تأخذ في الاعتبار جميع المخاطر المحتملة.
التعاون مع الإدارات الأخرى: العمل بشكل وثيق مع الإدارات الأخرى مثل المالية والقانونية والتشغيلية لضمان تكامل استراتيجيات إدارة المخاطر.

4- إعداد تقارير المخاطر

إعداد تقارير دورية: تقديم تقارير دورية للإدارة العليا حول المخاطر المحتملة ومستوى الاستعداد لمواجهتها.
تحليل النتائج: تحليل نتائج تنفيذ استراتيجيات التخفيف وتقديم توصيات للتحسين المستمر.

من خلال هذه الأدوار، تضمن إدارة التطوير أن المنظمة قادرة على التعرف على المخاطر المحتملة والاستعداد لمواجهتها بفعالية، مما يساهم في تحقيق الاستدامة الاستراتيجية والقدرة على التكيف مع التحديات المستقبلية.

إدارة التغيير:

إدارة التغيير تلعب دورا حاسما في ضمان أن المنظمة قادرة على التكيف مع التغيرات الداخلية والخارجية التي قد تؤثر على تنفيذ استراتيجيتها. هذا يتطلب وضع خطط منظمة ومدروسة للتغيير تضمن الانتقال السلس والفعال من الوضع الحالي إلى الوضع المستهدف. دور إدارة التطوير في هذا السياق يتضمن عدة مسؤوليات أساسية:

1- تحليل الحاجة إلى التغيير

تقييم العوامل المحفزة للتغيير: دراسة العوامل الداخلية (مثل الأداء غير المرضي، إعادة الهيكلة، التكنولوجيات الجديدة) والخارجية (مثل تغيرات السوق، المتطلبات القانونية الجديدة) التي تستدعي الحاجة إلى التغيير.
تحديد الأهداف من التغيير: وضع أهداف واضحة للتغيير توضح الفوائد المرجوة وتأثيرها على المنظمة واستراتيجيتها.

2- تطوير استراتيجيات التغيير

تحديد نطاق التغيير: تحديد المجالات والوظائف التي سيتأثر بها التغيير داخل المنظمة، سواء كان ذلك على مستوى الهيكل التنظيمي والموارد البشرية، أو العمليات أو الثقافة التنظيمية أو التكنولوجيا.
تصميم خطة التغيير: وضع خطة تفصيلية تتضمن الخطوات اللازمة لتنفيذ التغيير، الجدول الزمني، الموارد المطلوبة، والتدابير التي ستتخذ لتقليل المقاومة.

3- إدارة التواصل أثناء التغيير

تطوير خطة تواصل: إعداد خطة تواصل شاملة لضمان أن جميع الموظفين وأصحاب المصلحة يفهمون أسباب التغيير وأهدافه وكيفية تأثيره على دورهم.
التواصل المستمر: الحفاظ على تواصل مستمر وشفاف مع جميع المعنيين، وتقديم التحديثات المنتظمة حول تقدم التغيير والتحديات التي قد تظهر.
إشراك أصحاب المصلحة لدعم التغيير: العمل على إشراك الموظفين وأصحاب المصلحة الرئيسيين في عملية التغيير لضمان الحصول على دعمهم وتخفيف المقاومة المحتملة.
إدارة توقعات الموظفين: التعامل مع توقعات الموظفين بشكل فعال من خلال توضيح الفوائد التي سيحققها التغيير، وتوفير الدعم اللازم لهم خلال هذه الفترة.

4- تنفيذ التغيير

إدارة عملية التغيير: تطبيق عمليات وإجراءات التغيير وفقا للخطة الموضوعة، مع التأكد من أن جميع الأنشطة تنفذ بكفاءة ووفقا للجدول الزمني المحدد.
إدارة الموارد: ضمان توفر الموارد البشرية والمادية اللازمة لتنفيذ التغيير بنجاح، مع الاستعداد للتكيف مع أي تغييرات غير متوقعة.

5- مراقبة وتقييم التغيير

مراقبة التقدم: متابعة تنفيذ التغيير بشكل دوري للتأكد من أنه يسير وفقا للخطة وللتعامل مع أي تحديات أو عقبات قد تظهر.
تقييم نتائج التغيير: بعد تنفيذ التغيير، تقييم النتائج والتحقق من تحقيق الأهداف المحددة، مع استخلاص الدروس المستفادة لتحسين العمليات المستقبلية.

6- إدارة المقاومة وتعزيز ثقافة التغيير:

تحديد المقاومة المحتملة: توقع وتحديد نقاط المقاومة المحتملة للتغيير والعمل على تقليلها من خلال استراتيجيات مثل التدريب، التواصل المستمر، وتقديم الدعم.
التعامل مع المقاومة: تنفيذ تدابير لاحتواء ومعالجة المقاومة، مثل تعديل الخطة أو تقديم تحفيزات لتشجيع التبني.
التدريب والتطوير: تقديم برامج تدريبية لتعزيز المهارات والمعرفة اللازمة للتكيف مع التغييرات والتحولات المستقبلية.

تساعد إدارة التغيير الفعالة المنظمة على التكيف بسرعة وكفاءة مع التغيرات المحيطة بها، مما يعزز من قدرتها على تحقيق أهدافها الاستراتيجية وضمان استدامتها على المدى الطويل.

تعزيز ثقافة الابتكار:

تعزيز ثقافة الابتكار داخل المنظمة يمثل واحدة من الضمانات الحقيقية لاستدامة النمو والنجاح في بيئة عمل متغيرة بسرعة، إدماج الابتكار كجزء من الاستراتيجية يساعد المنظمة على تطوير حلول جديدة وتحسين العمليات لمواكبة التغيرات التكنولوجية والسوقية. دور إدارة التطوير في هذا السياق يشمل عدة مسؤوليات:

1- دمج الابتكار في استراتيجية المنظمة

إدراج الابتكار كأولوية استراتيجية: التأكد من أن الابتكار يعتبر عنصرا أساسيا من الرؤية والرسالة والأهداف الاستراتيجية للمنظمة، مما يعزز من تركيز الجهود نحو الابتكار.
تحديد أهداف الابتكار: وضع أهداف محددة للابتكار تتماشى مع استراتيجية المنظمة وتساعد في تحقيق النمو وتلبية احتياجات السوق المتغيرة.
توفير بيئة داعمة للإبداع: خلق بيئة عمل تشجع على التفكير الإبداعي من خلال دعم الأفكار الجديدة، وتقبل المخاطر، وتوفير الموارد اللازمة لتجريب وتطوير الأفكار.
تشجيع المبادرات الفردية والجماعية: تشجيع الموظفين على المشاركة في الابتكار سواء بشكل فردي أو ضمن فرق عمل، مع تقديم حوافز للتفوق في الابتكار.
تعزيز ثقافة التحسين المستمر: تشجيع البحث الدائم عن طرق جديدة لتحسين العمليات والخدمات من خلال الابتكار المستمر.

2- تحفيز التعاون بين الفرق

تعزيز التعاون بين الأقسام: تحفيز الفرق من مختلف الأقسام على العمل معا لتطوير حلول مبتكرة من خلال دمج معرفتهم وخبراتهم المتنوعة.
تطوير منصات للتعاون والابتكار: إنشاء منصات وأدوات تكنولوجية تسمح للموظفين بتبادل الأفكار والعمل معا على تطوير الابتكارات.

3- تطوير وتحفيز قدرات الابتكار

التدريب على الابتكار: توفير برامج تدريبية تركز على تطوير مهارات الابتكار والإبداع لدى الموظفين، بما في ذلك التفكير التصميمي وحل المشكلات بطرق غير تقليدية.
تعزيز التعلم المستمر: تشجيع التعلم المستمر واكتساب المعرفة الجديدة حول الاتجاهات التكنولوجية والسوقية التي يمكن أن تؤثر على الابتكار.
إنشاء نظام لإدارة الأفكار: تطوير نظام يتيح للموظفين تقديم الأفكار الجديدة، مع تقييمها واختيار أفضلها لتطويرها وتحويلها إلى مشاريع قابلة للتنفيذ.
تجريب الأفكار: تبني نهج التجريب لاختبار الأفكار الجديدة بسرعة وفعالية قبل تطبيقها على نطاق واسع، مما يقلل من المخاطر المرتبطة بالابتكار.
الاحتفاء بقصص نجاح التجارب الابتكارية: تسليط الضوء على قصص النجاح في الابتكار وتكريم الفرق أو الأفراد الذين قدموا حلولا مبتكرة، مما يعزز من دافع الآخرين للابتكار.

4- مواكبة التغيرات التكنولوجية والسوقية

رصد التطورات التكنولوجية: مراقبة التطورات التكنولوجية في السوق لتحديد الفرص التي يمكن استغلالها من خلال الابتكار.
التكيف مع احتياجات السوق: تطوير حلول جديدة تستجيب للاحتياجات المتغيرة للعملاء وتوفر ميزة تنافسية في السوق.

5- قياس تأثير الابتكار

تطوير مؤشرات أداء للابتكار: تحديد مؤشرات أداء رئيسية لقياس مدى نجاح الابتكارات الجديدة وتأثيرها على الأداء العام للمنظمة.
تحليل العائد على الابتكار: تقييم العائد على الاستثمار في الابتكار من خلال قياس تأثير الحلول الجديدة على الأرباح، الكفاءة، ورضا العملاء.

من خلال دمج الابتكار في استراتيجية المنظمة، تضمن إدارة التطوير أن المنظمة قادرة على تطوير حلول جديدة، تحسين العمليات، والاستجابة بفعالية للتغيرات التكنولوجية والسوقية، مما يعزز من قدرتها على المنافسة والنمو في السوق.

التواصل الداخلي:

التواصل الداخلي هو أحد أهم المرتكزات التي تساهم في تحقيق استراتيجية المنظمة بنجاح، واتخاذ الخطوات اللازمة لتطوير خطة تواصل فعالة وتنفيذها بنجاح يضمن أن جميع الموظفين على دراية بالأهداف الاستراتيجية ويفهمون الدور الذي يلعبونه في تحقيقها، مما يعزز من التزامهم ومشاركتهم. دور إدارة التطوير في هذا السياق يشمل عدة مسؤوليات رئيسية:

1- وضع أهداف واضحة للتواصل الداخلي

تحديد أهداف التواصل: تحديد أهداف محددة للتواصل الداخلي مثل تعزيز فهم الاستراتيجية، زيادة المشاركة، وبناء الثقة بين الموظفين والإدارة.
ربط التواصل بالأهداف الاستراتيجية: التأكد من أن جميع رسائل التواصل الداخلي مرتبطة بالأهداف الاستراتيجية وتوضح كيف يسهم كل قسم أو موظف في تحقيق هذه الأهداف.
إنشاء خطة تواصل متعددة القنوات: تصميم خطة تستخدم عدة قنوات للتواصل مثل الاجتماعات الدورية، البريد الإلكتروني، النشرات الداخلية، والتطبيقات الرقمية لضمان وصول الرسائل إلى جميع الموظفين بفعالية.
جدولة التواصل المنتظم: وضع جدول زمني للتواصل المنتظم مع الموظفين لتحديثهم على التقدم المحرز، التحديات، والتغييرات في الاستراتيجية.
تحديد الأدوار بوضوح: توضيح دور كل موظف في تحقيق الاستراتيجية، وكيف يمكن لكل فرد أن يساهم في النجاح العام للمنظمة.
ربط الأداء بالاستراتيجية: استخدام أدوات مثل بطاقات الأداء المتوازن لربط الأداء الفردي والجماعي بالأهداف الاستراتيجية.

2- تعزيز الشفافية وإشراك الموظفين

تشجيع الشفافية: التواصل بصراحة وشفافية حول الأهداف، التحديات، والقرارات الاستراتيجية لضمان أن الموظفين يشعرون بالثقة في القيادة.
بناء مصداقية الرسائل: ضمان أن جميع الرسائل تتسم بالمصداقية والدقة، مما يعزز من ثقة الموظفين في التوجيهات والمعلومات المقدمة.
تشجيع التغذية الراجعة: توفير قنوات للموظفين لتقديم التغذية الراجعة والمقترحات حول الاستراتيجية وتطوير العمليات، مما يعزز من شعورهم بالملكية والمشاركة.
إشراك القادة والموظفين: إشراك القادة في جميع المستويات التنظيمية في عملية التواصل لنقل الرسائل بفعالية وتعزيز الالتزام الجماعي.

3- توفير التدريب والدعم

تدريب الموظفين على التواصل الفعال: تقديم برامج تدريبية تساعد الموظفين على فهم أفضل لكيفية التواصل بفعالية داخل فرقهم ومع القيادة.
تقديم الدعم اللازم: ضمان أن جميع الموظفين لديهم الموارد والدعم اللازمين لفهم وتنفيذ مهامهم المتعلقة بالاستراتيجية.
خلق بيئة تفاعلية: تشجيع الحوارات المفتوحة والتفاعل المستمر بين جميع مستويات الموظفين والإدارة، مما يعزز من الشعور بالانتماء والمشاركة.
الاحتفاء بالنجاحات الجماعية: الاعتراف بالإنجازات الجماعية ومشاركة قصص النجاح التي توضح كيف ساهم التواصل الفعال في تحقيق الأهداف.

4- تقييم فعالية التواصل

قياس التأثير: تطوير مؤشرات لقياس فعالية خطة التواصل، مثل مدى فهم الموظفين للاستراتيجية ومعدل مشاركتهم في الأنشطة المرتبطة بها.
تحليل نتائج التواصل: جمع وتحليل البيانات حول فعالية التواصل الداخلي وإجراء التعديلات اللازمة على الخطة لضمان تحقيق الأهداف.

ومن خلال تطوير وتنفيذ خطة تواصل داخلية فعالة، تضمن إدارة التطوير أن جميع الموظفين ليس فقط يفهمون الاستراتيجية، بل يشعرون بأنهم جزء أساسي من تحقيقها، مما يزيد من مشاركتهم والتزامهم بالنجاح الجماعي للمنظمة

الفصل الثاني – إدارة الجودة:

تطبيق نظام إدارة الجودة

في الفصل الثاني الذي يتناول إدارة الجودة، يلعب دور إدارة التطوير في تطبيق معايير الجودة دورا جوهريا في تعزيز كفاءة وفعالية المنظمة. يتمحور هذا الدور حول اعتماد وتنفيذ معايير معترف بها دوليا مثل ISO 9001 لضمان تحقيق مستوى عالٍ من الجودة عبر جميع العمليات والأنشطة داخل المنظمة. فيما يلي توضيح لكيفية قيام إدارة التطوير بإدارة الجودة من خلال تطبيق معايير مثل ISO 9001:

1- فهم وتطبيق معايير ISO 9001

تحليل متطلبات (ISO 9001): ويتمثل ذلك في دراسة متطلبات معيار ISO 9001 بشكل دقيق وتحديد كيفية تطبيقها على العمليات المختلفة في المنظمة لضمان توافقها مع المعايير الدولية.
تطوير نظام إدارة الجودة: ويتثمل ذلك في إنشاء وتوثيق نظام إدارة الجودة الذي يدمج مبادئ ومعايير ISO 9001، مما يوفر إطارا تنظيميا لإدارة العمليات بشكل منهجي ومنضبط.
تحديد العمليات الأساسية: تحليل وتحديد العمليات الأساسية في المنظمة التي تحتاج إلى تحسين لتتوافق مع معايير الجودة وتحديد نطاق تطبيق النظام.
تطبيق التحسينات اللازمة: إجراء تحسينات وتعديلات على العمليات والأنشطة لضمان توافقها مع متطلبات معيار (ISO 9001)، بما في ذلك توثيق الإجراءات وضبط العمليات.

2- إدارة الوثائق والجودة

توثيق العمليات: التأكد من أن جميع العمليات والأنشطة موثقة بشكل منهجي وفقا لمتطلبات (ISO 9001)، بما في ذلك توثيق إجراءات العمل والنماذج، التعليمات التشغيلية، وسجلات الأداء.

مراقبة الوثائق: إدارة وثائق الجودة وضمان تحديثها وتوزيعها بفعالية، مع الحفاظ على النسخ القديمة للتدقيق والتقييم المستقبلي.

3- تدريب الموظفين على معايير الجودة

تقديم برامج تدريبية: تصميم وتقديم برامج تدريبية للموظفين لتعزيز فهمهم لمعايير (ISO 9001) وكيفية تطبيقها في عملهم اليومي.
رفع الوعي حول الجودة: تعزيز ثقافة الجودة بين الموظفين من خلال التدريب المستمر وورش العمل، وتشجيعهم على الالتزام بمعايير الجودة في جميع أنشطتهم.

4- التدقيق الداخلي معالجة فرص التحسين وحالات عدم المطابقة

تنفيذ عمليات التدقيق الداخلي: إعداد وتنفيذ عمليات تدقيق داخلي منتظمة للتأكد من أن جميع الأنشطة والعمليات تتوافق مع معايير (ISO 9001).
تحديد مناطق وفرص التحسين: استخدام نتائج التدقيق لتحديد الفجوات ونقاط الضعف في العمليات، وتطوير خطط عمل لتحسينها وضمان استمرار التحسين.
تحديد ومعالجة حالات عدم المطابقة: تحديد حالات عدم المطابقة مع معايير (ISO 9001) وإدارتها بفعالية من خلال تطوير خطط تصحيحية لمنع تكرارها.
تحليل الأسباب الجذرية: استخدام منهجيات تحليل الأسباب الجذرية لمعالجة مشاكل الجودة من جذورها وضمان تحسينات مستدامة.
تبني ثقافة التحسين المستمر: تشجيع ثقافة التحسين المستمر من خلال تبني منهجيات مثل PDCA (خطط، نفذ، افحص، حسن) وذلك لضمان تطور مستدام في معايير الجودة.
تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية: قياس الأداء وتحليله باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بالجودة، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

5- إشراك القيادة في إدارة الجودة

دعم القيادة: ضمان أن القيادة العليا في المنظمة ملتزمة بتطبيق معايير (ISO 9001) من خلال توفير الدعم اللازم وتخصيص الموارد لتنفيذ استراتيجيات الجودة.
مراجعة الإدارة: إجراء مراجعات إدارية دورية لتقييم فعالية نظام إدارة الجودة وضمان توافقه مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.

6- مشاركة العملاء وأصحاب المصلحة

ضمان تلبية متطلبات العملاء: التأكد من أن نظام إدارة الجودة يأخذ في الاعتبار توقعات العملاء وأصحاب المصلحة، ويعمل على تلبية متطلباتهم وتحقيق رضاهم.
التفاعل مع أصحاب المصلحة: التواصل المستمر مع العملاء وأصحاب المصلحة لتقديم تقارير دورية حول الأداء وتحسينات الجودة.

7- الاستعداد للتدقيق الخارجي

التحضير للتدقيق الخارجي: التأكد من جاهزة المنظمة لإجراء التدقيق الخارجي من قبل جهات معتمدة، لضمان الحصول على شهادة (ISO 9001) واستمرار الحفاظ عليها، أو مراجعة الطرف الثاني الذي يعتمد على المنظمة في بعض عملياته.
التفاعل مع المدققين الخارجيين: العمل بشكل وثيق مع المدققين الخارجيين لضمان فهمهم الكامل لنظام إدارة الجودة وإظهار الالتزام بمعايير ISO 9001.

من خلال تنفيذ هذه الأنشطة، تسهم إدارة التطوير في ضمان أن المنظمة تطبق معايير جودة عالية وتحقق التميز في أدائها، مما يعزز من قدرتها على المنافسة والنجاح في السوق.

تطبيق معايير الجودة:

قيام المنظمة باعتماد معايير مثل (ISO 9001) يمثل خطوة استراتيجية لضمان تحقيق معايير عالية من الجودة عبر جميع العمليات والأنشطة في المنظمة، وهذا الاعتماد لا يقتصر على التوافق مع متطلبات الشهادة، بل هو عملية شاملة تهدف إلى تحسين الأداء، تعزيز الكفاءة، وضمان رضا العملاء، وبذلك فإن إدارة التطوير أو الأقسام التابعة لها تقوم بالمهام التالية في مجال تطبيق معايير الجودة حسب مواصفة (ISO 9001):

تحليل الفجوات: تبدأ عملية تطبيق (ISO 9001) بتحليل الفجوات لتحديد الاختلافات بين الوضع الحالي للعمليات ومتطلبات المعيار.
تصميم نظام إدارة الجودة (QMS): تطوير وتوثيق نظام إدارة الجودة بما يتماشى مع متطلبات (ISO 9001) والذي يشمل سياسات الجودة وأهدافها ونطاقها، الإجراءات، العمليات، والسجلات وغير ذلك.
توحيد العمليات: ضبط العمليات بحيث تتوافق مع المعايير، بما في ذلك توحيد إجراءات العمل لضمان التنفيذ المتسق وتحقيق النتائج المتوقعة طبقا لمبدأ نهج العملية كأحد مبادئ نظام إدارة الجودة (ISO 9001).
إدارة الوثائق: توثيق جميع العمليات، الإجراءات، والسياسات المتعلقة بالجودة وتحديثها بانتظام لضمان الامتثال المستمر.
التدريب والتوعية: توفير التدريب اللازم للموظفين حول معايير (ISO 9001) وكيفية تطبيقها في عملهم اليومي، مما يضمن مشاركتهم الفعالة.
إجراء التدقيق الداخلي: تنفيذ عمليات تدقيق داخلية دورية لتقييم مدى توافق العمليات مع معايير (ISO 9001) وتحديد مجالات التحسين.
إدارة حالات عدم المطابقة: تحديد وإدارة أي حالات عدم مطابقة مع المعيار، وتطوير إجراءات تصحيحية ووقائية لضمان التحسين المستمر.
التحسين المستمر: تبني منهجية التحسين المستمر مثل دائرة (PDCA) لضمان أن نظام إدارة الجودة يتطور بشكل مستمر، مما يؤدي إلى تحقيق مستويات أعلى من الجودة.
المراجعة الإدارية: عقد اجتماعات دورية للمراجعة الإدارية لتقييم فعالية نظام إدارة الجودة واتخاذ قرارات استراتيجية لتحسينه.
التدقيق الخارجي والشهادات: التحضير والتنسيق مع جهات التدقيق الخارجي للحصول على شهادة (ISO 9001) والتأكد من الحفاظ عليها من خلال التقييمات الدورية.

تحسين الجودة المستمر:

التحسين المستمر هو نهج استراتيجي يركز على تطوير العمليات وزيادة الكفاءة من خلال تقليل الفاقد وخفض العيوب، وضمان الالتزام بالمعايير، ولتحقيق هذا الأمر، يتم استخدام أدوات ومنهجيات مثل (Lean, Six Sigma) التي تعتبر من أبرز الأدوات الفعالة في هذا المجال.

العناصر الأساسية لتحسين الجودة المستمر باستخدام‏ (‏Lean, Six Sigma‏) ‏

1- منهجية (6 سيجما Six Sigma):

تحديد وتقييم المشكلات: تبدأ (6 سيجما) بتحديد المشكلات في العمليات وتحليلها باستخدام أدوات مثل مخططات التدفق ومخططات السبب والتأثير.
قياس الأداء: قياس الأداء الحالي للعملية باستخدام البيانات الإحصائية لتحديد مدى الانحراف عن المعايير المطلوبة.
تحليل الجذور: تحليل الأسباب العميقة للمشكلات باستخدام تقنيات مثل (أداة تحليل الأسباب الجذرية)
تحسين العمليات: تطوير وتنفيذ حلول لتحسين العملية وتقليل التباين باستخدام أدوات مثل التحليل التجريبي وتصميم التجارب.
ضبط العمليات: وضع أنظمة لمراقبة العمليات وضمان أنها تظل ضمن حدود السيطرة والتحسين.

2- منهجية (لين Lean):

تقليل الفاقد: تحديد وإزالة الفاقد في العمليات، مثل الوقت الزائد، الإنتاج الزائد، المخزون الزائد، والحركة غير الضرورية، لضمان أن جميع الأنشطة تضيف قيمة للعملاء.
تحسين تدفق العمل: تحسين تدفق العمليات لضمان التحرك السلس والفعال للمواد والمعلومات من خلال عمليات الإنتاج.
إشراك الموظفين: تشجيع ثقافة التحسين المستمر من خلال إشراك الموظفين في تحديد وحل المشاكل، باستخدام أدوات مثل خريطة التدفق – خريطة سلسلة القيمة و(5S) لتنظيم مكان العمل
التحسين المستمر: تبني منهجية كايزن (Kaizen) لتعزيز التحسينات الصغيرة والمتكررة في جميع أجزاء العملية.

3- إجراء مراجعات دورية:

المراجعات المنتظمة: تنفيذ مراجعات دورية لتقييم التقدم المحرز في تحسين الجودة، وتحديد الفجوات والمجالات التي تحتاج إلى تحسينات إضافية.
تحليل الأداء: استخدام تقارير الأداء ومؤشرات الجودة لتحديد مدى التحسن وتحليل الاتجاهات.
تحديث الخطط: بناء على نتائج المراجعات، تحديث خطط التحسين والجودة لضمان استمرار التحسن والتكيف مع التغيرات في السوق أو التكنولوجيات.

4- إشراك القيادة في التحسين المستمر:

دعم الإدارة العليا: ضمان أن الإدارة العليا تدعم مبادرات تحسين الجودة وتوفر الموارد اللازمة لتنفيذها.
مراقبة التقدم: متابعة التقدم المحرز في مبادرات تحسين الجودة من خلال اجتماعات دورية وتقارير الأداء.

5- تعزيز ثقافة التحسين المستمر:

تشجيع الابتكار: تحفيز الابتكار من خلال توفير بيئة تشجع الموظفين على اقتراح أفكار جديدة لتحسين العمليات.

التعلم من الأخطاء: اعتبار الأخطاء فرصا للتعلم والتحسين بدلا من النظر إليها كفشل.

تقييم رضا العملاء

لتقييم رضا العملاء، يمكن اتباع مجموعة من الخطوات المنهجية لضمان الحصول على معلومات دقيقة وشاملة تساعد في تحسين المنتجات والخدمات. إليك شرحا لهذه الخطوات:

1- إجراء استطلاعات لقياس رضا العملاء:

يجب تصميم استبيان يتضمن أسئلة تغطي الجوانب المختلفة للتجربة التي يمر بها العميل، مثل جودة المنتج، سرعة الخدمة، التعامل مع الموظفين، ودقة المعلومات المقدمة.
يمكن استخدام أسئلة مغلقة (نعم/ لا أو مقياس ليكرت) وأسئلة مفتوحة للحصول على ردود تفصيلية.
من الضروري اختيار عينة تمثل قاعدة العملاء بشكل دقيق لضمان تنوع الآراء وعدم تحيز النتائج.
يمكن أن تكون العينة عشوائية أو مركزة على فئة معينة من العملاء حسب احتياجات التقييم.
يمكن تنفيذ الاستطلاع عبر وسائل متعددة مثل البريد الإلكتروني، المكالمات الهاتفية، أو التطبيقات الإلكترونية. يفضل استخدام القنوات التي يفضلها العملاء لضمان مشاركة واسعة.
يتم تحليل الردود باستخدام أساليب إحصائية لتحديد مستوى الرضا العام واكتشاف المجالات التي تتطلب تحسينا.
يتم أيضا تصنيف الإجابات المفتوحة لتحديد الاتجاهات العامة أو المشكلات المحددة التي يشير إليها العملاء.

2- تحليل الشكاوى:

يتم جمع كافة الشكاوى الواردة من العملاء عبر قنوات الاتصال المختلفة مثل البريد الإلكتروني، خدمة العملاء، أو مواقع التواصل الاجتماعي.
تصنَّف الشكاوى وفقا لنوع المشكلة (مثل جودة المنتج، الخدمة المقدمة، وقت الاستجابة) لتحديد الأنماط المشتركة.
يتم تحليل الأسباب الجذرية للشكاوى باستخدام أدوات مثل تحليل السبب والنتيجة (Fishbone Diagram) أو تحليل (لماذا – لماذا 5 Whys) للوصول إلى السبب الأساسي للمشكلة.
بناء على نتائج تحليل الشكاوى، توضَع خطط للتحسين تستهدف معالجة الأسباب الجذرية وإجراء تحسينات في العمليات أو المنتجات.
يجب متابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية للتأكد من فعالية الحلول وضمان عدم تكرار المشاكل.

3- استخدام النتائج لتحسين المنتجات والخدمات:

قم استخدام نتائج الاستطلاعات وتحليل الشكاوى لتحديد الأولويات في تحسين المنتجات والخدمات.
يمكن تطوير خطط لتحسين تجربة العملاء من خلال تحسين جودة المنتجات، تدريب الموظفين، أو تعديل سياسات الخدمة.
يجب إعادة تقييم رضا العملاء بشكل دوري للتأكد من فعالية التحسينات واستمرار تطور الأداء.

الفصل الثالث – المراجعة الداخلية

المراجعة الداخلية لنظام إدارة الجودة هي عملية منهجية تجرى داخل المنظمة لتقييم مدى توافق نظام إدارة الجودة مع معايير ومتطلبات الجودة المحددة، وللكشف عن أي نواحي تحسين محتملة. تهدف هذه العملية إلى ضمان أن النظام يعمل بكفاءة وفعالية في تحقيق أهداف الجودة، من خلال فحص دقيق للإجراءات والممارسات والنتائج وتقديم توصيات لتعزيز الأداء وتحقيق تحسين مستمر، ويتم إجراء المراجعة الداخلية من خلال اتباع الخطوات التالية:

1- إعداد برنامج المراجعة

تحليل العمليات: تحديد العمليات والأنشطة الأساسية التي سيتم مراجعتها، مع تحليل أهمية كل عملية ومدى تأثيرها على أهداف المؤسسة.
تحديد نطاق المراجعة: تحديد المجالات التي ستشملها المراجعة لكل عملية مع وضع أولويات بناء على المخاطر والأهمية.
تطوير جدول زمني: إعداد جدول زمني يحدد توقيت المراجعات لكل عملية، مع مراعاة الاحتياجات التنظيمية وأهمية كل عملية.
تحديد فرق المراجعة: اختيار الأفراد الذين سيقومون بالمراجعة، مع التأكد من استقلاليتهم وكفاءتهم وتدريبهم.
تحديد معايير الأداء: وضع معايير قابلة للقياس لتقييم كفاءة العمليات وفعاليتها، مثل مؤشرات الأداء الرئيسية.
تحديد معايير الامتثال: التأكد من أن العمليات تتوافق مع السياسات الداخلية، اللوائح القانونية، والمعايير الصناعية.
تطوير أدوات المراجعة: تصميم قوائم تحقق وأدوات تقييم لجمع البيانات وتحليلها بشكل دقيق.

2- تنفيذ المراجعات (بانتظام)

جمع البيانات: تنفيذ المراجعات وفقا للجدول الزمني الموضوع، وجمع البيانات من خلال المقابلات، الملاحظات، ومراجعة الوثائق.
تقييم الامتثال: مراجعة مدى الامتثال للمعايير والسياسات المحددة، وتحديد أي انحرافات أو مخالفات.
الرصد: رصد جميع حالات عدم المطابقة وتوثيقها في سجلات خاصة بهدف عمل الإجراءات التصحيحية الخاصة بها.
توثيق النتائج: تسجيل كافة الملاحظات والنتائج بشكل منهجي ودقيق، لضمان توثيق كامل لعملية المراجعة.

3- إعداد التقارير والتوصيات

تجميع النتائج: إعداد تقرير شامل يتضمن جميع النتائج المستخلصة من المراجعة، بما في ذلك تحديد نقاط القوة والضعف.
تقديم توصيات للتحسين: تقديم توصيات واضحة ومحددة لتحسين الأداء ومعالجة أي مشاكل أو انحرافات تم تحديدها.
التواصل مع الإدارة: عرض النتائج والتوصيات على الإدارة لضمان فهم واضح للمشاكل والتحديات، ومناقشة الإجراءات التصحيحية الممكنة في اجتماع خاص يطلق عليه (اجتماع الإدارة).

4- الفوائد المتوقعة للمراجعة الداخلية:

تحسين العمليات: يساعد برنامج المراجعة في تحسين العمليات من خلال تحديد نقاط الضعف وتقديم توصيات لتحسين الأداء.
تحسين المنتجات والخدمات: من خلال المراجعة الداخلية يتم اكتشاف الثغرات والعيوب في المنتجات والخدمات ويجري العمل على معالجتها وتحسينها.
زيادة الامتثال: يساهم في تعزيز الالتزام بالسياسات الداخلية والمعايير القانونية، مما يقلل من المخاطر المحتملة.
تعزيز الكفاءة: يتيح للمؤسسة تحسين كفاءتها التشغيلية من خلال مراجعة وتقييم الأداء بشكل دوري.

الفصل الرابع – الحوكمة

في سياق إدارة التطوير، تشير الحوكمة إلى مجموعة من الأنظمة والسياسات والإجراءات التي تعنى بتوجيه ومراقبة إدارة وتطوير العمليات والموارد في المنظمة. يهدف مفهوم الحوكمة إلى ضمان الشفافية والمساءلة والكفاءة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية والتشغيلية، من خلال وضع إطار تنظيمي يحدد المسؤوليات والأدوار ويضمن الالتزام بالمعايير والسياسات المحددة. تساهم الحوكمة في تحسين فعالية الأداء التنظيمي وتحقيق أهداف المؤسسة بشكل مستدام وموثوق، مما يعزز من القدرة التنافسية والامتثال للتشريعات والمعايير المعمول بها.

في هذا الفصل سنتطرق لموضوع الحوكمة كواحد من أدوار إدارة التطوير، حيث يعتبر تطوير إطار حوكمة فعال، إدارة المخاطر، والامتثال من العناصر الأساسية لضمان إدارة المنظمة بشكل شفاف ومسؤول. فيما يلي تفصيل لمهام إدارة التطوير في كل من هذه المجالات:

1- إطار الحوكمة

تطوير السياسات والإجراءات هو الأساس لبناء إطار حوكمة قوي وفعال، يهدف تطوير هذه السياسات والإجراءات إلى ضمان أن جميع العمليات داخل المنظمة تتماشى مع معايير الحوكمة الجيدة، مما يعزز من الشفافية، المساءلة، وكفاءة الأداء الإداري، وتتضمن هذه العملية تصميم سياسات واضحة وشاملة، ووضع إجراءات تفصيلية لدعم تنفيذ هذه السياسات. فيما يلي تفصيل لكل من هذين العنصرين:

أ) تطوير السياسات

صياغة السياسات بحيث تعكس أهداف المنظمة ورؤيتها، وتوفر توجيها واضحا بشأن كيفية تحقيق هذه الأهداف.
التأكيد على الشفافية في جميع جوانب العمليات، بما في ذلك الإفصاح عن المعلومات المالية والإدارية والقرارات الاستراتيجية.
وضع سياسات تحدد المسؤوليات وتحدد من يتحمل المسؤولية عن اتخاذ القرارات وتنفيذها، مما يعزز المساءلة داخل المنظمة.
تضمين مبادئ الأخلاقيات والسلوك المهني في السياسات لضمان أن جميع الأعضاء يتبعون معايير أخلاقية عالية.
وضع سياسات لإدارة الأداء، بما في ذلك كيفية تقييم الأداء الفردي والجماعي، ومعالجة مشكلات الأداء، وتحفيز التحسين المستمر.
تضمين سياسات حوكمة الشركات التي تحدد هياكل الإدارة، أدوار ومسؤوليات مجلس الإدارة، وأطر الرقابة والتوجيه.

ب) وضع إجراءات تفصيلية لدعم السياسات:

إجراءات اتخاذ القرار: وضع إجراءات واضحة لكيفية اتخاذ القرارات، بما في ذلك الخطوات التي يجب اتباعها، والمعايير التي يجب تطبيقها، والأشخاص المعنيين في عملية اتخاذ القرار.
مراجعة القرارات: تحديد كيفية مراجعة القرارات بعد اتخاذها لضمان أنها تتماشى مع السياسات وتحقق الأهداف المرسومة، ويمكن أن تشمل هذه المراجعات تقييمات دورية وتحليلات للتأثير.
توزيع المسؤوليات: تحديد المسؤوليات بدقة لكل فرد أو فريق في المنظمة لضمان وضوح الأدوار وتجنب تداخل المسؤوليات.
التوثيق والتسجيل: وضع إجراءات لتوثيق جميع القرارات والإجراءات المتخذة، بما في ذلك السجلات والملفات التي تسهم في ضمان الشفافية والامتثال.
التدريب والتوجيه: تطوير برامج تدريبية لتوجيه الموظفين حول السياسات والإجراءات الجديدة وضمان فهمهم وامتثالهم لها.
المراجعة والتحديث: وضع آليات لمراجعة وتحديث السياسات والإجراءات بانتظام لضمان أنها تبقى ملائمة وفعالة في مواجهة التغيرات الداخلية والخارجية.

يهدف تطوير هذه السياسات والإجراءات إلى ضمان أن جميع العمليات داخل المنظمة تتماشى مع معايير الحوكمة الجيدة، مما يعزز من الشفافية، المساءلة، وكفاءة الأداء الإداري.

ج) تحديد المسؤوليات

تحديد المسؤوليات بشكل واضح ومحدد هو جزء أساسي من إطار الحوكمة، حيث يساهم في ضمان أن جميع الأطراف المعنية في المنظمة تعرف دورها ومسؤولياتها، مما يعزز الشفافية ويحد من تداخل الأدوار. ينقسم هذا إلى تحديد أدوار مجلس الإدارة وتوضيح أدوار الإدارة التنفيذية.

1) تحديد أدوار ومسؤوليات مجلس الإدارة

الإشراف الاستراتيجي: تحديد دور مجلس الإدارة في الإشراف على تطوير وتنفيذ استراتيجيات المنظمة. يشمل ذلك مراجعة الاستراتيجيات وتقييم فعاليتها واتخاذ القرارات الاستراتيجية الكبرى.
الرقابة المالية: ضمان الرقابة على الشؤون المالية للمنظمة، بما في ذلك مراجعة الميزانيات، التقارير المالية، والتأكد من صحة السجلات المحاسبية.
المساءلة القانونية: التأكد من أن المنظمة تتوافق مع القوانين واللوائح المحلية والدولية من خلال تقديم التوجيه والإشراف.
تعيين وإقالة الإدارة التنفيذية: تحديد عملية اختيار وتقييم أداء الإدارة التنفيذية، واتخاذ القرارات بشأن تعيين أو إقالة المديرين التنفيذيين.
مراقبة الأداء: وضع آليات لمراقبة الأداء العام للمنظمة، بما في ذلك مراجعة تقارير الأداء وتقييم تقدم المنظمة نحو تحقيق أهدافها.
السلطات التنفيذية: تحديد السلطات التي يتمتع بها مجلس الإدارة، مثل اتخاذ قرارات استثمارية كبرى، الموافقة على السياسات، وتوجيه الاستراتيجيات.
السلطات الرقابية: تحديد سلطات الرقابة على العمليات والإجراءات لضمان الامتثال للمعايير والسياسات المحددة.

2) توضيح أدوار ومسؤوليات الإدارة التنفيذية

تنفيذ السياسات: تحديد دور الإدارة التنفيذية في تطبيق السياسات والقرارات التي يحددها مجلس الإدارة، وضمان تنفيذها بفعالية في جميع أقسام المنظمة.
التوجيهات الاستراتيجية: التأكد من تنفيذ التوجيهات الاستراتيجية التي يصدرها مجلس الإدارة وضمان أن يتم تطبيقها بشكل فعال في جميع أقسام المنظمة.
توافق الأنشطة مع الأهداف: تقوم إدارة التطوير بالتأكد من أن جميع الأنشطة والقرارات التشغيلية تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.
إدارة العمليات اليومية: الإشراف على العمليات التشغيلية اليومية، بما في ذلك إدارة الموارد البشرية، المالية، والعمليات لضمان تحقيق الأهداف التشغيلية.
تطوير الأداء: المسؤولية عن تطوير وتحسين الأداء التنظيمي من خلال تنفيذ استراتيجيات الأداء وتحفيز الابتكار والتحسين المستمر.

د) مراقبة الأداء

مراقبة الأداء هي عملية حيوية لضمان تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة بكفاءة وفعالية. تتضمن هذه العملية تطوير آليات لمراقبة وتقييم الأداء عبر إعداد تقارير دورية تقدم معلومات دقيقة حول أداء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية.

1) تطوير آليات للمراقبة والتقييم

تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية: تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة التي تعكس مدى تحقيق الأهداف الاستراتيجية والتشغيلية للمنظمة. يمكن أن تشمل هذه المؤشرات الأداء المالي، رضا العملاء، كفاءة العمليات، وفعالية تنفيذ المشاريع، ووضع مستهدفات لكل مؤشر أداء، مما يوفر مرجعية لتقييم الأداء وتحليل الانحرافات.
جمع وتحليل البيانات: جمع البيانات الضرورية من مصادر متعددة مثل تقارير المالية، سجلات الأداء، واستطلاعات رضا العملاء. يجب أن تكون البيانات دقيقة وموثوقة، وإجراء تحليل البيانات باستخدام أدوات وتقنيات التحليل المناسبة لتحديد اتجاهات الأداء، مشكلات محتملة، وفرص التحسين.
إعداد التقارير: تطوير تقارير أداء دورية تقدم معلومات واضحة وشاملة حول الأداء، بما في ذلك مقارنة الأداء الفعلي بالأهداف المستهدفة وتحليل الفجوات، وتضمين هذه التقارير توصيات بناء على تحليل البيانات لتحسين الأداء، مثل إجراء تغييرات في الاستراتيجيات أو العمليات.
مراجعة تقارير الأداء: تنفيذ مراجعات دورية للتقارير لضمان أنها تعكس الوضع الحالي بدقة وتوفر المعلومات اللازمة لمجلس الإدارة والإدارة التنفيذية، وتحديث تقارير الأداء بشكل دوري بناء على التغيرات في الأهداف أو الاستراتيجيات لضمان استمرارية التوافق مع الأهداف الاستراتيجية.
إجراءات التصحيح والتحسين: اتخاذ إجراءات تصحيحية مناسبة بناء على النتائج والتوصيات الواردة في التقارير؛ لتحسين الأداء ومعالجة المشكلات المحددة، والعمل على تعديل استراتيجيات الأداء والتخطيط بناء على نتائج التقارير لضمان تحقيق الأهداف بكفاءة.

2) تطوير آليات مراقبة ومتابعة الأداء والامتثال

تقييم الامتثال: تقييم مدى التزام مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية بالسياسات والإجراءات المحددة، وضمان تماشي الأداء مع القوانين واللوائح ذات الصلة، وتضمين تقييمات الامتثال في تقارير الأداء لتقديم صورة شاملة حول كيفية التزام المنظمة بالممارسات والمعايير المطلوبة.
تتبع التقدم: تحليل نتائج التقارير لتحديد مجالات القوة والضعف، وتطوير استراتيجيات لتحسين الأداء في المجالات ذات الأولوية، والتواصل مع الأطراف المعنية مثل مجلس الإدارة، الإدارة التنفيذية، والموظفين حول نتائج التقارير واتخاذ إجراءات بناء على ملاحظاتهم.

فوائد إعداد تقارير الأداء

تحسين الشفافية في إدارة الأداء من خلال تقديم معلومات دقيقة ومحدثة عن مدى تحقيق الأهداف.
دعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية والتشغيلية من خلال توفير بيانات وتحليلات مفصلة.
تحفيز التحسين المستمر من خلال تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتقديم توصيات عملية لتحقيق ذلك.

2- الشفافية والمساءلة:

الشفافية والمساءلة من المبادئ الأساسية التي تساهم في تعزيز الثقة والمصداقية داخل المنظمة وخارجها. تتطلب الشفافية توفير معلومات دقيقة وواضحة للجهات المعنية، بينما تسعى المساءلة إلى ضمان أن جميع الأفراد والفرق في المنظمة يتحملون مسؤولياتهم ويكونون مسؤولين عن أفعالهم وقراراتهم، وتقوم إدارة التطوير بتعزيز الشفافية والمساءلة من خلال ضمان وضوح الأهداف والعمليات والمعايير المستخدمة في تنفيذ المشاريع والمبادرات، مما يعزز الثقة بين الأطراف المعنية ويقلل من فرص الفساد أو الأخطاء، ومن خلال وضع إجراءات واضحة للرصد والتقييم، وتوفير تقارير دقيقة حول تقدم المشاريع والموارد المستخدمة، تساهم إدارة التطوير في تحديد الأفراد والفرق المسؤولة عن النتائج والأداء، مما يضمن تحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية.

أ) ضمان توفير معلومات دقيقة وشفافة

توفير المعلومات للجهات المعنية: ويتضمن ذلك تقديم تقارير دورية حول الأداء المالي والإداري، بما في ذلك القوائم المالية، تقارير الأرباح والخسائر، والتقارير السنوية. يهدف ذلك إلى تمكين المساهمين من فهم الوضع المالي للمنظمة وأداء استثماراتهم. ومشاركة الموظفين المعلومات المتعلقة بالأهداف الاستراتيجية، التغيرات في السياسات، ومبادرات التحسين مع الموظفين، شاملات تحديثات دورية حول تقدم المشاريع والأداء العام للمنظمة.
قنوات التواصل: نشر تقارير رسمية مثل البيانات المالية، تقارير الأداء، وتقارير الحوكمة عبر القنوات المناسبة مثل الموقع الإلكتروني للمنظمة والنشرات الإخبارية، وعقد اجتماعات منتظمة مع المساهمين والموظفين لمناقشة الأداء، التحديات، والتوجهات المستقبلية. يساهم ذلك في تعزيز التواصل المفتوح والشفاف، واستخدام استطلاعات الرأي لجمع تغذية راجعة من المساهمين والموظفين حول جوانب مختلفة من الأداء والإدارة، مما يساعد في تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

ب) تعزيز الثقة والمساءلة

شفافية العمليات: تقديم نظرة واضحة على كيفية تنفيذ العمليات واتخاذ القرارات داخل المنظمة. يشمل ذلك تقديم معلومات حول السياسات، الإجراءات، وممارسات العمل، والإفصاح عن المخاطر والتحديات، وتقديم تقارير حول المخاطر والتحديات التي تواجه المنظمة، وكيفية التعامل معها لرفع مستوى جودة التوقعات وتعزيز الثقة في قدرة المنظمة على التعامل مع الأزمات.
تطوير ثقافة المساءلة: تحديد أدوار ومسؤوليات واضحة لكل فرد في المنظمة وضمان فهم الجميع لهذه المسؤوليات. يشمل ذلك توضيح معايير الأداء وكيفية تقييم الأفراد والأقسام، وضع إجراءات لضمان متابعة وتقييم الأداء واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الضرورة. يشمل ذلك تنفيذ آليات لمراجعة الأداء وتقييم فعالية الأفراد والفرق.
التقارير والشفافية: ضمان أن المعلومات المقدمة محدثة وتعكس الوضع الحالي بدقة. يتطلب ذلك مراجعة وتحديث المعلومات بشكل دوري، وتقديم قنوات للتغذية الراجعة من الجهات المعنية حول المعلومات المقدمة، واتخاذ الإجراءات اللازمة بناء على هذه الردود.
تدريب وتعليم: توفير تدريب للموظفين حول أهمية الشفافية والمساءلة وكيفية الالتزام بالمعايير المتوقعة، وتعزيز قيم الشفافية والمساءلة من خلال البرامج التعليمية وورش العمل التي تركز على الأخلاقيات المهنية وإدارة الأداء.

فوائد الشفافية والمساءلة

زيادة الثقة بين المساهمين، الموظفين، والعملاء من خلال توفير معلومات دقيقة وشفافة.
دعم التحسين المستمر من خلال تحديد نقاط الضعف واتخاذ إجراءات تصحيحية.
ضمان الامتثال للمعايير والقوانين من خلال توفير المعلومات والشفافية اللازمة.

3- الامتثال

الامتثال هو عملية حيوية لضمان أن المنظمة تعمل ضمن الإطار القانوني والتنظيمي المحدد، ويشمل ذلك التأكد من الالتزام بالقوانين واللوائح، تحديث السياسات والإجراءات، وتدريب الموظفين على القوانين واللوائح ذات الصلة، ويبرز دور إدارة التطوير في الامتثال في ضمان أن جميع المشاريع والمبادرات والأنشطة تتماشى مع القوانين، واللوائح، والمعايير الصناعية، والسياسات الداخلية للمؤسسة، من خلال وضع إطار عمل يشمل إجراءات ومتطلبات الامتثال، ومراقبة الالتزام بها، تساعد إدارة التطوير في تقليل المخاطر القانونية والمالية، وتحسين مستوى الشفافية، وتعزيز سمعة المؤسسة. كما تتضمن مسؤولياتها إجراء تقييمات دورية، وتوفير التدريب للموظفين، وتحديث السياسات بما يتماشى مع التغيرات في القوانين والتشريعات، لضمان الالتزام المستمر وتحقيق الأهداف بشكل قانوني وأخلاقي، وإليك التفاصيل حول كيفية إدارة الامتثال بشكل فعال:

التأكد من الالتزام بالقوانين واللوائح ومتابعة التغيرات في القوانين واللوائح: من خلال متابعة التعديلات في القوانين واللوائح المحلية والدولية بانتظام من خلال مصادر متعددة مثل المواقع الحكومية، النشرات الإخبارية القانونية، والاستشارات القانونية، والعمل على تحديث المعلومات حول التغييرات التنظيمية وتقييم تأثيرها على عمليات المنظمة. يشمل ذلك التحليل الدقيق لكيفية تأثير التغييرات على السياسات والإجراءات الحالية.
تقييم الامتثال بإجراء تقييمات دورية: إجراء تقييمات دورية لعمليات المنظمة لضمان توافقها مع القوانين واللوائح السارية. يشمل ذلك تدقيق العمليات والإجراءات، ومراجعة سجلات الأداء وتحديد أي ثغرات في الامتثال وإعداد خطط عمل لتصحيحها. يشمل ذلك تحليل أسباب عدم الامتثال وتطوير استراتيجيات للتعامل معها.
تحديث السياسات والإجراءات: إجراء مراجعات منتظمة للسياسات والإجراءات لضمان أنها تتماشى مع التغيرات في القوانين واللوائح. يشمل ذلك تحديث الوثائق وتوزيع النسخ المعدلة على المعنيين، وتحديد وتقييم التكاليف المرتبطة بعدم الامتثال، مثل الغرامات القانونية والعقوبات، وتحديث السياسات لتجنب هذه التكاليف.
إنشاء وتطوير آليات الامتثال مراقبة وتقييم الامتثال: تنفيذ عمليات تدقيق داخلي دورية لمراقبة الامتثال والتحقق من تطبيق السياسات والإجراءات. يشمل ذلك إجراء فحوصات دورية وتقديم تقارير عن نتائج التدقيق، وإجراء تحليلات للمخاطر القانونية لتحديد المخاطر المحتملة المرتبطة بعدم الامتثال وتطوير استراتيجيات للتخفيف منها.
توفير برامج لتدريب الموظفين على الامتثال: تقديم برامج تدريبية منتظمة للموظفين حول القوانين واللوائح ذات الصلة. يشمل ذلك تدريب على فهم متطلبات الامتثال، وتطبيق السياسات والإجراءات بشكل صحيح، وتنظيم ورش عمل ومحاضرات لتعزيز فهم الموظفين للتغييرات في القوانين واللوائح وكيفية التفاعل معها، وتقييم فعالية برامج التدريب من خلال استطلاعات الرأي، تقييمات الأداء، ومراجعات الامتثال للتأكد من أن الموظفين يفهمون ويطبقون المعرفة المكتسبة.

فوائد إدارة الامتثال

تقليل المخاطر المرتبطة بعدم الامتثال، مثل الغرامات والعقوبات القانونية، من خلال مراقبة وتحديث السياسات والإجراءات.
تعزيز ثقة العملاء والمساهمين في المنظمة من خلال ضمان الالتزام بالمعايير القانونية والتنظيمية.
تحسين الأداء التنظيمي من خلال تقديم تدريب فعّال وتطوير سياسات وإجراءات ملائمة للتغييرات التنظيمية.

الفصل الخامس – التدريب والتطوير

تعتبر إدارة التدريب والتطوير عنصرا حيويا في تعزيز قدرة الموظفين وتحسين أدائهم بما يتماشى مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة. يتناول هذا الفصل ثلاث جوانب رئيسية: تقييم احتياجات التدريب، تنفيذ التدريب، وتطوير الثقافة التنظيمية. وفيما يلي تفصيل كل عنصر:

1- تقييم احتياجات التدريب

تحليل الأداء: ويتم ذلك عن طريق تحليل نتائج تقييم الأداء الفردي والجماعي لتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. يشمل ذلك مراجعة تقارير الأداء السنوية والربع سنوية لتحديد نقاط القوة والضعف، ومتابعة مؤشرات الأداء الرئيسية لمقارنة الأداء الفعلي بالمعايير المطلوبة وتحديد الفجوات في المهارات.
إجراء استطلاعات رأي: حيث نقوم بجمع معلومات من الموظفين حول التحديات التي تواجههم، والمهارات التي يرغبون في تطويرها، يساعد ذلك في تحديد احتياجات التدريب بناء على رؤى وتجارب الموظفين، وبعد ذلك نقوم باستطلاع آراء المشرفين من أجل الحصول على تغذية راجعة من المشرفين حول المهارات التي يحتاجها الفريق لتحقيق الأهداف التنظيمية وتحسين الأداء.
تحليل الفجوات: ويتم ذلك بمقارنة المهارات الحالية بالمهارات المطلوبة لتحديد الفجوات وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تعزيز، ثم تحليل الاتجاهات المستقبلية في المجال الذي نقوم بتقييمه وتحليله من أجل تحديد المهارات التي ستكون ضرورية في المستقبل.

2- تنفيذ التدريب – أساليب التدريب:

التدريب على رأس العمل: تقديم التدريب من خلال العمل الفعلي، مما يتيح للموظفين تعلم المهارات أثناء أداء مهامهم اليومية. يشمل ذلك التدريب العملي وتوجيه الأقران.
ورش العمل: تنظيم ورش عمل تعليمية تركز على تطوير مهارات محددة. تشمل الورش التدريب التفاعلي والمشاركة النشطة من المشاركين.
الدورات التدريبية: تقديم دورات تدريبية رسمية، سواء كانت داخلية أو خارجية، لتطوير المهارات التقنية والإدارية.

3- قياس فعالية التدريب:

ويتم ذلك من خلال تقييم فعالية التدريب من خلال جمع ملاحظات المشاركين حول جودة البرنامج وتطبيق المعلومات المكتسبة، ومراجعة الأداء من خلال قياس تحسين الأداء بعد التدريب من خلال مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية وتحديد مدى تأثير التدريب على تحسين النتائج.

4- تعزيز ثقافة التعلم المستمر

توفير فرص التعليم والتدريب المستمر: من خلال تقديم برامج تعليمية مستمرة تشمل محاضرات، دورات تدريبية، وموارد تعليمية أخرى لدعم التعلم الدائم، وتشجيع الموظفين على المشاركة في أنشطة التطوير المهني مثل المؤتمرات، الندوات، والدورات التدريبية الخارجية.
مكافأة الأداء المتميز: وذلك عن طريق تطوير أنظمة مكافآت تحفز الموظفين على تحقيق الأداء المتميز من خلال تقديم حوافز ومكافآت بناء على إنجازاتهم وتقديم التقدير والاعتراف بالإنجازات البارزة والمساهمات المتميزة من خلال الاحتفالات والمكافآت.
تشجيع الابتكار والتعلم: من خلال إنشاء بيئة تشجع على الابتكار والتعلم من خلال توفير موارد وأدوات داعمة لتجربة أفكار جديدة وتحقيق التحسينات المستمرة، وتعزيز تبادل المعرفة والخبرات بين الموظفين من خلال اجتماعات تبادل المعرفة، مجموعات الدراسة، ومنصات التعاون.

فوائد التدريب والتطوير

تعزيز كفاءة الموظفين من خلال تلبية احتياجاتهم التدريبية وتحسين أدائهم في مهامهم اليومية.
تعزيز التزام الموظفين من خلال توفير فرص للتعلم والنمو المهني، مما يؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي.
دعم الأهداف الاستراتيجية للمنظمة من خلال تطوير المهارات اللازمة لتحقيق النجاح والتفوق في السوق.

الفصل السادس – إدارة المشاريع والمبادرات

في سياق إدارة المشاريع والمبادرات، تبرز أهمية إدارة التطوير كعامل حاسم لضمان نجاح المشاريع وتحقيق أهدافها. يركز هذا الفصل على جانبي التنفيذ ومراقبة الأداء، حيث تعزز إدارة التطوير فعالية العمليات والمخرجات. ويتمثل دورها الأساسي في تحقيق التنفيذ الفعّال للمشاريع ومتابعة الأداء بدقة من خلال مؤشرات قياس محددة، وضمان الالتزام بالجداول الزمنية والميزانيات المقررة. من خلال هذا النهج، يتم تحسين الأداء العام للمشاريع وتحقيق نتائج إيجابية تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة، وتفصيل هذه الأدوار يأتي في الفقرات التالية.

1- إعداد خطة مفصلة

تحديد الأهداف: تحديد الأهداف الدقيقة للمشروع بما يتماشى مع الاستراتيجية العامة للمنظمة. يجب أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس لتحقيق النتائج المرجوة، وتحديد نطاق المشروع بوضوح، بما في ذلك الأنشطة والمهام المطلوبة لتحقيق الأهداف. يشمل ذلك توضيح ما هو مشمول في المشروع وما هو مستثنى.
إعداد الجداول الزمنية: إنشاء جدول زمني مفصل يتضمن جميع مراحل المشروع، من بدء التنفيذ إلى التسليم النهائي.يجب أن يحدد الجدول التواريخ المستهدفة والمعالم الرئيسية، ومن ثم تقدير الوقت والموارد المطلوبة لكل مرحلة من مراحل المشروع. يشمل ذلك تحديد المواعيد النهائية وتخصيص الموارد اللازمة لضمان التزام المشروع بالجداول الزمنية.
تخصيص الموارد: أي تحديد الموارد البشرية، المادية، والمالية المطلوبة لتنفيذ المشروع. يشمل ذلك تخصيص الموظفين المناسبين وتوفير الأدوات والمواد اللازمة، وتطوير ميزانية للمشروع ومراقبة النفقات لضمان الالتزام بالقيود المالية. يشمل ذلك تتبع التكاليف وإجراء التعديلات حسب الحاجة.
مراقبة التقدم: متابعة تقدم المشروع بشكل دوري للتأكد من الالتزام بالجداول الزمنية وتحقيق الأهداف. يشمل ذلك مراجعة تقدم العمل وتقييم أداء الفريق، وإعداد تقارير دورية حول حالة المشروع وتقديمها إلى أصحاب المصلحة. تشمل التقارير معلومات حول التقدم، التحديات، وأي تغييرات في النطاق أو الجدول الزمني.

2- ضمان الالتزام بالجداول الزمنية

إدارة التغيرات: تقييم تأثير التغييرات على الجدول الزمني والموازنة وإجراء التعديلات اللازمة. يشمل ذلك تحديث الجداول الزمنية وإعادة تخصيص الموارد حسب الحاجة، وضمان تنفيذ التغييرات بطريقة منظمة وتحديث الخطط والوثائق لضمان التوافق مع التعديلات.
مراقبة الجودة: تطبيق معايير الجودة للتحقق من أن جميع جوانب المشروع تلبي المتطلبات المحددة. يشمل ذلك إجراء فحوصات ومراجعات جودة منتظمة، وتحديد المخاطر المحتملة وتطوير استراتيجيات لتقليل تأثيرها على المشروع. يشمل ذلك إجراء تقييمات مخاطر وتطوير خطط للطوارئ.

3- مراقبة الأداء باستخدام مؤشرات أداء رئيسية

تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية: التي تعكس تقدم المشروع نحو تحقيق الأهداف. تشمل هذه المؤشرات الوقت، التكلفة، والجودة، وتحديد معايير الأداء لكل مؤشر؛ لتقييم مدى نجاح المشروع. يشمل ذلك وضع أهداف محددة وقابلة للقياس.
رصد الأداء: جمع البيانات اللازمة لقياس مؤشرات الأداء ومراقبة الأداء بشكل دوري. يشمل ذلك استخدام أدوات قياس الأداء وتحليل البيانات لتحديد التقدم، وبعد ذلك نقوم بتحليل النتائج لمقارنة الأداء الفعلي مع الأهداف المحددة. يشمل ذلك تقييم الفجوات واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة.

4- تقديم تقارير دورية

إعداد التقارير: إعداد تقارير دورية توضح حالة المشروع، تقدم الأداء، وأي قضايا أو تحديات. يجب أن تكون التقارير مفصلة وتوفر معلومات واضحة لأصحاب المصلحة
، ومراجعة التقارير بشكل منتظم لضمان دقتها وشمولها لجميع جوانب الأداء. يشمل ذلك التحقق من صحة البيانات وتحليل النتائج.
تقديم المعلومات: تقديم تقارير الأداء إلى أصحاب المصلحة بانتظام لضمان اطلاعهم على تقدم المشروع وحالته. يشمل ذلك تقديم ملخصات تنفيذية وتفصيلية حسب الحاجة، واستخدام التغذية الراجعة من أصحاب المصلحة لتحسين الأداء والتأكد من تلبية احتياجاتهم ومتطلباتهم.

فوائد إدارة المشاريع والمبادرات الفعالة

ضمان تحقيق الأهداف المحددة للمشروع من خلال تنفيذ دقيق ومراقبة فعالة.
تحسين كفاءة استخدام الموارد وتحقيق التوازن بين الوقت والتكلفة والجودة.
التخفيف من المخاطر والتحديات من خلال التخطيط الدقيق والمراقبة المستمرة.

الفصل السابع – تحسين العمليات والإجراءات

تلعب إدارة التطوير دورا حيويا في تحسين العمليات والإجراءات داخل المنظمة، بهدف رفع كفاءة الأداء وزيادة الفعالية التشغيلية. يتناول هذا الفصل تحليل العمليات القائمة وإعادة تصميمها لتحقيق أفضل نتائج ممكنة، وتبني تكنولوجيا حديثة تساهم في رفع الأداء العام للمنظمة وتحقيق أهدافها الاستراتيجية، وفيما يلي تفصيل ذلك.

1- تحليل العمليات باستخدام أدوات التحليل المناسبة

خرائط العمليات: تستخدم لتوضيح التدفقات بمعنى توثيق تدفقات العمل والإجراءات الحالية باستخدام خرائط العمليات، وتظهر هذه الخرائط كل خطوة في العملية، مما يساعد على فهم التدفق الكلي للعمل وتحديد النقاط الحرجة، كما يتم تحليل خرائط العمليات لتحديد الخطوات التي قد تكون زائدة عن الحاجة أو غير فعالة، ويساعد ذلك في الكشف عن أوجه القصور التي تؤدي إلى هدر الموارد أو التأخير.
تحليل السبب الجذري: استخدام تقنيات مثل تحليل السبب الجذري (Root Cause Analysis) لتحديد الأسباب الأساسية للمشكلات داخل العمليات، لفهم المشكلات من جذورها بدلا من مجرد التعامل مع الأعراض، وبناء على تحليل الأسباب الجذرية، يتم تقديم توصيات محددة لتحسين العمليات من خلال معالجة الأسباب الجذرية للمشكلات.
تحليل الأداء: بحيث يتم جمع وتحليل بيانات الأداء لتحديد مدى فعالية وكفاءة العمليات الحالية. يشمل ذلك قياس مؤشرات الأداء مثل الوقت المستغرق، التكلفة، والجودة، ومن ثم مقارنة الأداء الفعلي مع المعايير المستهدفة أو المعايير المرجعية لتحديد الفجوات في الأداء وتحليل أسبابها.

2- إعادة تصميم العمليات وتحسين الكفاءة

إزالة الخطوات غير الضرورية: مراجعة جميع الخطوات في العملية لتحديد تلك التي لا تضيف قيمة فعلية وتعمل فقط على زيادة الوقت أو التكلفة. يتيح ذلك تبسيط العمليات من خلال إزالة الخطوات الزائدة، وإعادة تصميم تدفقات العمل لتكون أكثر انسيابية وكفاءة، مما يقلل من زمن الدورة ويعزز الإنتاجية.
تطبيق التكنولوجيا الحديثة: استخدام التكنولوجيا الحديثة مثل الأتمتة والذكاء الاصطناعي لتحسين العمليات. يشمل ذلك أتمتة المهام اليدوية واستخدام الأنظمة الذكية لتحسين دقة وسرعة التنفيذ، ودمج الأنظمة المختلفة لضمان تدفق المعلومات بسلاسة عبر العمليات، مما يقلل من الازدواجية ويزيد من كفاءة العمل.

3- ضمان استمرارية التحسين

مراجعة مستمرة: متابعة وتحليل أداء العمليات بعد إعادة التصميم لضمان تحقيق التحسينات المطلوبة، بما في ذلك إجراء تقييمات دورية وتعديل العمليات حسب الحاجة، واستقبال التغذية الراجعة من الموظفين وأصحاب المصلحة حول العمليات المعاد تصميمها، واستخدام هذه المعلومات لإجراء تحسينات مستمرة.
ثقافة التحسين المستمر: تشجيع ثقافة التغيير والتحسين المستمر داخل المنظمة، مثل إشراك الموظفين في عملية التحسين وتمكينهم من تقديم أفكار واقتراحات لتحسين العمليات، وتقديم التدريب المستمر للموظفين حول استخدام الأدوات والتقنيات الجديدة التي تم تبنيها في عملية إعادة التصميم، لضمان تطبيقها بشكل صحيح وفعال.

فوائد تحسين العمليات والإجراءات

زيادة الكفاءة من خلال إزالة الخطوات غير الضرورية وتبني التكنولوجيا الحديثة، تصبح العمليات أكثر كفاءة وأقل تكلفة.
تحسين الجودة من خلال إعادة تصميم العمليات يمكن أن يحسن جودة المخرجات ويقلل من الأخطاء، مما يؤدي إلى زيادة رضا العملاء.
المرونة والتكيف من خلال تحسين العمليات يجعل المنظمة أكثر مرونة وقدرة على التكيف مع التغيرات في السوق أو التكنولوجيا.

الفصل الثامن – التواصل والتنسيق

تؤدي إدارة التطوير دورا مهما في تعزيز التواصل والتنسيق داخل المنظمة من جهة، وبينها وبين الأطراف الخارجية من جهة أخرى، وهذا الدور يضمن أن جميع الجهود المبذولة متسقة ومتناسقة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.

1- بناء علاقات تعاونية داخل المنظمة

تنسيق الأنشطة بين الأقسام: من خلال العمل على إنشاء قنوات اتصال واضحة وفعالة بين مختلف الأقسام داخل المنظمة. يساعد هذا على تنسيق الأنشطة والتأكد من أن الجميع يعمل نحو تحقيق نفس الأهداف، وتنظيم اجتماعات دورية تضم ممثلين من جميع الأقسام لمناقشة التقدم المحرز والتحديات المشتركة. هذا يضمن التوافق بين مختلف الإدارات ويسهم في تحديد الحلول بشكل جماعي.
مشاركة الموارد: تحديد الموارد التي يمكن مشاركتها بين الأقسام، مثل الأدوات، التكنولوجيا، أو المعلومات. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تقليل التكاليف وتحسين الكفاءة، وتعزيز ثقافة تبادل المعرفة بين الأقسام من خلال ورش العمل والندوات الداخلية. يشمل ذلك مشاركة أفضل الممارسات والدروس المستفادة من المشاريع السابقة.
تطوير ثقافة الفريق: إيجاد بيئة عمل تحفز على التعاون بين الموظفين من مختلف المستويات. يمكن أن يشمل ذلك برامج تحفيزية لتشجيع العمل الجماعي، وتشكيل فرق عمل تضم أعضاء من مختلف التخصصات والخلفيات لتحقيق مشروعات مشتركة، مما يعزز من التكامل بين المعرفة والخبرات.

2- تطوير علاقات قوية مع الشركاء والعملاء

بناء شراكات استراتيجية: من خلال العمل على تحديد واختيار الشركاء الذين يمكنهم تقديم قيمة مضافة للمنظمة من خلال مواردهم أو خبراتهم، وتحديد أهداف واضحة لكل شراكة يتم إنشاؤها، مما يضمن تحقيق منافع متبادلة ويسهم في دعم استراتيجيات المنظمة.
التواصل المستمر: وتطوير واستدامة قنوات اتصال فعالة مع الشركاء، مما يضمن تدفق المعلومات بين جميع الأطراف بشكل سلس وفعال، وإجراء تقييمات دورية لأداء الشراكات الحالية لضمان أنها تساهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.

3- إدارة العلاقات مع العملاء

التفاعل مع العملاء: من خلال الاستماع إلى صوت العملاء وتفهم احتياجاتهم، وضمان أن يكون العملاء على تواصل مستمر مع المنظمة، مما يساعد على فهم احتياجاتهم وتوقعاتهم بشكل أفضل، وكذلك العمل على بناء علاقات مستدامة مع العملاء من خلال توفير خدمة عالية الجودة وتحقيق رضا العملاء.
تقديم الدعم الفعال: عن طريق فتح قنوات دعم متعددة للتواصل مع العملاء، بما في ذلك الدردشة المباشرة، البريد الإلكتروني، والهاتف، لضمان تلبية احتياجاتهم بسرعة وفعالية، واستخدام أدوات مثل الاستبيانات والمراجعات الدورية لقياس رضا العملاء عن الخدمات والمنتجات المقدمة، مما يساعد على تحسين التجربة العامة لهم.

الفصل التاسع – التقييم والتطوير المستمر

يعد التقييم والتطوير المستمر جزءا أساسيا من مسؤوليات إدارة التطوير؛ لضمان أن المنظمة تظل فعّالة وقادرة على التكيف مع التغيرات المستمرة في بيئة العمل. من خلال التركيز على التقييم المستمر وتطوير استراتيجيات جديدة، تستطيع المنظمة تحقيق تحسين مستمر في أدائها.

1- تقييم فعالية الإجراءات

إجراء تقييمات دورية وتحليل الأداء التنظيمي: إذ يجب أن تقوم إدارة التطوير بمراجعات دورية للإجراءات والسياسات المعمول بها داخل المنظمة. هذه المراجعات تساعد في تحديد الفجوات والفرص للتحسين، والعمل على اعتماد منهجيات تحليلية لجمع البيانات المتعلقة بالأداء، مثل مقابلات مع الموظفين، استبيانات، وتحليل البيانات التشغيلية، لقياس فعالية الإجراءات المتبعة.
جمع الملاحظات من الموظفين وأصحاب المصلحة: تشجيع الموظفين على تقديم ملاحظاتهم حول العمليات والسياسات من خلال استطلاعات الرأي أو جلسات النقاش، لتحديد المشكلات العملية التي قد لا تكون واضحة على المستوى الاستراتيجي.
التواصل مع أصحاب المصلحة الخارجيين: العمل على جمع آراء الشركاء والعملاء حول أداء المنظمة وجودة الخدمات أو المنتجات المقدمة هذه الملاحظات تكون حيوية لتحديد نواحي التحسين الضرورية.

2- تطوير استراتيجيات جديدة

تعديل الاستراتيجيات بناء تحليل نتائج التقييم: استخدام نتائج التقييمات لتعديل الخطط الاستراتيجية وفقا للمعلومات الجديدة. هذا يشمل إجراء تغييرات في الأهداف أو الموارد المخصصة بناء على الأداء الفعلي، وتطبيق استراتيجيات جديدة لمواجهة التحديات التي تم تحديدها خلال عملية التقييم، سواء كانت تلك التحديات داخلية أو ناتجة عن تغييرات في البيئة الخارجية.
التكيف مع التغيرات في بيئة العمل: يجب أن تبقى إدارة التطوير على اطلاع دائم بالتغيرات التي تحدث في السوق والتكنولوجيا، وتعديل الاستراتيجيات وفقا لهذه التغيرات، وبدلا من مجرد الاستجابة للتغيرات، يمكن للمنظمة تطوير استراتيجيات استباقية تساعدها على الاستفادة من الفرص الناشئة أو تجنب المخاطر المحتملة.
التعلم المستمر والتحسين: تطبيق نظم لإدارة المعرفة تتيح للمنظمة التعلم المستمر من تجاربها وتجارب الآخرين، مما يسهم في تحسين عملياتها بشكل دائم، وإنشاء بيئة تشجع الموظفين على التفكير في كيفية تحسين العمليات والابتكار، مما يعزز من قدرة المنظمة على التكيف والنمو.

الفصل العاشر – الدور الاستشاري لإدارة التطوير

تمثل إدارة التطوير عاملا أساسيا في تعزيز فعالية المنظمة من خلال دورها الاستشاري، الذي يتجاوز حدود التنفيذ إلى تقديم التوجيهات والتوصيات الاستراتيجية وتحليل الوضع التنظيمي بهدف تحسين الأداء وتوجيه القرارات نحو الابتكار والنمو المستدام، والمشاركة الفعالة في توجيه استراتيجيات المنظمة نحو تحقيق النجاح المستدام من خلال تقديم الدعم في اتخاذ القرار، وتحليل العمليات، وتطوير السياسات، وإدارة التغيير، وتقييم الأداء، وتعزيز التعاون، تسهم إدارة التطوير في خلق بيئة عمل ديناميكية ومرنة قادرة على مواجهة التحديات والتكيف مع التحولات المستمرة

1- دعم اتخاذ القرار

إدارة التطوير تلعب دورا استشاريا جوهريا في دعم عملية اتخاذ القرار داخل المنظمة، ومن خلال جمع وتحليل البيانات المتعلقة بالأداء التنظيمي، تقدم الإدارة توصيات مبنية على الأدلة لمساعدة الإدارة التنفيذية في اتخاذ قرارات مستنيرة، متضمنة تقديم تحليلات حول الاتجاهات الحالية والمستقبلية، وتقييم الآثار المحتملة للخيارات الاستراتيجية المختلفة.

2- تحليل العمليات وتقديم الحلول

تعنى إدارة التطوير بتحليل العمليات القائمة داخل المنظمة وتحديد نقاط الضعف أو المجالات التي يمكن تحسينها، من خلال أدوات تحليل مثل خرائط العمليات وتقنيات Lean وSix Sigma، وتقدم حلولا عملية من أجل تحسين الكفاءة وتقليل الهدر، وهذه الحلول يتم تقديمها بشكل استشاري لتوجيه الأقسام المختلفة نحو تطبيقها بنجاح.

3- تطوير السياسات والإجراءات

كجزء من دورها الاستشاري، تساهم إدارة التطوير في صياغة وتحديث السياسات والإجراءات التنظيمية من خلا لعمل مشترك مع الإدارة التنفيذية والأقسام الأخرى، وتضمن الإدارة أن السياسات تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية وأنها تعزز من الشفافية والمساءلة داخل المنظمة، وتقديم توصيات حول السياسات يعد أمرا حيويا في دورها في تحقيق تحسين مستمر.

4- إدارة التغيير وتوجيه الابتكار

إدارة التطوير ليست فقط استشارية في عمليات التحسين المستمر، بل أيضا في إدارة التغيير وتوجيه الابتكار، فتقوم بتقديم المشورة حول كيفية التعامل مع التغيرات الداخلية والخارجية، وتقديم استراتيجيات لإدارة هذه التغيرات بفعالية، كما تعمل على تشجيع الابتكار من خلال تقديم توصيات حول تبني تقنيات وأساليب جديدة، مما يعزز من قدرة المنظمة على التكيف والتنافس.

5- تقييم الأداء وتقديم التوجيهات التحسينية

تعتبر إدارة التطوير مسؤولة عن تقديم تقارير دورية حول أداء المنظمة بناء على مؤشرات الأداء الرئيسية، وهذه التقارير تتضمن تحليلات استشارية تساعد في تحديد المجالات التي تتطلب تحسينا أو تعديلا في الاستراتيجية، وبالإضافة إلى ذلك، تقدم الإدارة توصيات حول كيفية تحقيق تحسينات مستدامة في الأداء، مع التركيز على تحقيق الأهداف الاستراتيجية.

6- تعزيز التعاون بين الأقسام

تعد إدارة التطوير مركزا لتنسيق الجهود بين مختلف الأقسام داخل المنظمة من خلال تقديم استشارات حول أفضل ممارسات التعاون والتنسيق، وتساعد على بناء علاقات قوية بين الأقسام المختلفة، مما يسهم في تحقيق الأهداف المشتركة بشكل أكثر فعالية، كما تقدم توصيات حول كيفية تحسين التواصل الداخلي وضمان أن جميع الموظفين يشاركون بفعالية في تحقيق رؤية المنظمة.

7- إدارة المخاطر الاستراتيجية

تسهم إدارة التطوير في تقييم المخاطر المحتملة التي قد تواجه المنظمة على المستويات الاستراتيجية والتشغيلية، وتقدم الإدارة توصيات حول كيفية تقليل هذه المخاطر من خلال تطوير خطط للتخفيف منها أو التعامل مع التهديدات المحتملة، كما تقوم بمتابعة تلك الخطط لضمان أن المخاطر تُدار بفعالية، وأن المنظمة قادرة على التكيف مع التحولات غير المتوقعة.

8- تعزيز ثقافة الجودة

تلعب إدارة التطوير دورا استشاريا في تعزيز ثقافة الجودة في كافة أرجاء المنظمة من خلال تقديم المشورة حول تطبيق معايير الجودة مثل(ISO 9001) وتقديم خطط لتحسين الجودة المستمر باستخدام أدوات مثل Six Sigma وLean، تدعم الإدارة تطبيق معايير الجودة في العمليات المختلفة، وهذا الدور يسهم في بناء منظمة تتبنى الجودة كجزء أساسي من ثقافتها المؤسسية.

9- توجيه الابتكار الرقمي والتحول الرقمي

في العصر الحالي، إدارة التطوير تلعب دورا محوريا في توجيه عملية التحول الرقمي داخل المنظمة، فتقدم الإدارة توصيات حول كيفية تبني التكنولوجيا الجديدة والاستفادة منها في تحسين العمليات وتعزيز الكفاءة، وبالإضافة إلى ذلك، تساهم في تحديد الأدوات التكنولوجية المناسبة وتقديم خطط لدمج الابتكارات الرقمية ضمن استراتيجيات المنظمة.

10- تحسين تجربة العملاء

باعتبار أن تجربة العملاء تمثل أحد العناصر الأساسية لنجاح المنظمة، تعمل إدارة التطوير على تقديم المشورة حول كيفية تحسين هذه التجربة، ويمكن أن تقدم توصيات حول تطوير المنتجات أو الخدمات، وتحليل رضا العملاء، وإدخال تحسينات على عمليات التواصل مع العملاء، وذلك بهدف تعزيز العلاقة بين المنظمة والعملاء من خلال تقديم قيمة مضافة وتحقيق توقعاتهم.

11- مراقبة الأداء المالي وتحسينه

إلى جانب الجوانب التشغيلية، يمكن لإدارة التطوير أن تلعب دورا استشاريا في مراقبة الأداء المالي للمنظمة، فتقوم الإدارة بتقديم توصيات حول كيفية تحسين الكفاءة المالية وتحليل التكاليف والمؤشرات المالية، ومن خلال تقديم تقارير تحليلية واستشارية، تساعد الإدارة التنفيذية على اتخاذ قرارات مستنيرة حول كيفية تحسين الربحية وتقليل التكاليف غير الضرورية.

12- إدارة الموارد البشرية

إدارة التطوير تلعب أيضا دورا استشاريا في تحسين إدارة الموارد البشرية داخل المنظمة. تقدم توصيات حول كيفية تحسين إدارة المواهب، وتطوير برامج تدريب وتطوير الموظفين، وتحسين طرق تقييم الأداء. هذه المشورة تساعد في بناء بيئة عمل جاذبة ومناسبة، مما يعزز من إنتاجية الموظفين ويسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.

رؤية ورسالة وقيم إدارة التطوير وأهدافها الاستراتيجية

الرؤية: الريادة في تعزيز الابتكار والتطوير المستدام لرفع كفاءة وفعالية المنظمة، وتحقيق التفوق التنافسي من خلال تحسين الأداء وإدارة التغيير.

الرسالة: نحن ملتزمون بتعزيز التطوير المستمر عبر تقديم حلول استشارية مبتكرة، ودعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية، وإدارة التحول الرقمي، لضمان تحقيق الأهداف التنظيمية واستدامة النجاح

الأهداف الاستراتيجية:

تعزيز الابتكار التنظيمي: تطوير وتنفيذ استراتيجيات مبتكرة لتحسين العمليات والمنتجات والخدمات، بهدف تحقيق ميزة تنافسية مستدامة.
تحقيق الكفاءة التشغيلية: تحسين كفاءة العمليات من خلال تطبيق أفضل الممارسات وأدوات التحسين المستمر، وتقليل الفاقد وزيادة الإنتاجية.
إدارة التغيير والتحول الرقمي: قيادة وإدارة التحول الرقمي داخل المنظمة، وضمان التكيف مع التغيرات التكنولوجية والسوقية.
تعزيز جودة الأداء: تطبيق معايير الجودة العالمية وتطوير عمليات المراقبة والتقييم لضمان تحقيق أعلى مستويات الأداء والجودة.
إدارة المخاطر: تقديم تحليلات استشارية شاملة لإدارة المخاطر الاستراتيجية والعملياتية، وتطوير خطط لتقليلها وتعزيز القدرة على التكيف مع التحديات المستقبلية.
تحسين تجربة العملاء: دعم الابتكار في تجربة العملاء من خلال تحسين المنتجات والخدمات، وضمان تلبية احتياجات العملاء بشكل مستدام.

القيم:

الابتكار: نسعى إلى التميز من خلال تعزيز التفكير الإبداعي وتطبيق الحلول المبتكرة في جميع جوانب العمل.
الشفافية والمساءلة: نلتزم بتوفير معلومات دقيقة وشفافة لجميع الأطراف المعنية، ونؤمن بالمساءلة كعنصر أساسي في تحقيق النجاح.
التعلم المستمر: نؤمن بأهمية التعلم والتطوير المستمر لتحسين الأداء الفردي والتنظيمي.
التعاون والشراكة: نشجع العمل الجماعي وبناء الشراكات المثمرة لتحقيق الأهداف المشتركة.
الجودة: نلتزم بتقديم أعلى مستويات الجودة في جميع أنشطتنا وخدماتنا لضمان رضا العملاء وتحقيق التفوق المستدام.
التكيف والمرونة: نتبنى التغيير بشكل استباقي ونعمل على تطوير استراتيجيات تمكننا من التكيف مع البيئة المتغيرة باستمرار.

المصادر

ISO 9001:2015 – Quality Management Systems

Harvard Business Review – Strategic Planning رابط https://hbr.org/topic/strategic-planning

Institute of Internal Auditors (IIA) رابط https://www.theiia.org /

انتهى

إذا وجدت أن هذا الموضوع ممتع ومفيد، يمكنك مشاركته مع أصدقائك أو عبر حساباتك على منصات التواصل الاجتماعي عبر الوسيلة المناسبة لك من خلال اختيار الأيقونات في أسفل هذه الفقرة..

اكتشاف المزيد من خالد الشريعة

اشترك للحصول على أحدث التدوينات المرسلة إلى بريدك الإلكتروني.