هيكل وثائق نظام إدارة الحوكمة

هيكل وثائق نظام إدارة الحوكمة

المقدمة:

تعد الوثائق واحدة من العناصر الأساسية التي تقوم عليها أنظمة إدارة الحوكمة الفعالة في المؤسسات، فهي توفر إطارا عمليا يحدد السياسات، الإجراءات، والضوابط التي تضمن الشفافية والمساءلة في جميع مستويات الإدارة، ومع ذلك، فإن احتياجات كل منظمة تختلف بناءً على حجمها، طبيعتها، وقطاعها، مما يجعل من الضروري التأكيد على أن الوثائق المطلوبة لبناء نظام حوكمة قد تزيد عن احتياج بعض المؤسسات أو قد تتطلب إضافة وثائق أخرى لتلبية احتياجات خاصة.

تبدأ عملية تطوير الوثائق بالتعرف على الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة، والفهم الدقيق لطبيعة الأعمال اليومية، ومن خلال ذلك، يمكن تحديد الوثائق الرئيسية المطلوبة لضمان توجيه دقيق ومراقبة فعالة لأنشطة المؤسسة، وفي بعض الحالات، قد تكون بعض الوثائق غير ضرورية أو زائدة عن احتياجات بعض المنظمات، بينما قد تحتاج منظمات أخرى إلى وثائق إضافية تتماشى مع تشريعات محلية أو متطلبات قانونية دولية أو مهنية.

أيضًا، تتأثر الوثائق المطلوبة بالهيكل التنظيمي للمؤسسة وعدد الموظفين، فالشركات الصغيرة قد لا تحتاج إلى نفس مستوى التعقيد في التوثيق الذي تحتاجه الشركات الكبرى، وبالمقابل، الشركات الكبرى تتطلب وثائق متعددة لتسهيل التنسيق بين الأقسام وضمان الالتزام بمستويات أعلى من الحوكمة، وهذا ما يجعل عملية تخصيص الوثائق وتكييفها مع احتياجات المؤسسة عملية حيوية.

وفضلا عن ذلك، فإن التطور التكنولوجي يفرض تحديات جديدة، خاصة في المجالات المتعلقة بحماية البيانات والامتثال القانوني، وهذا قد يدفع المؤسسات إلى إضافة وثائق جديدة تهدف إلى تعزيز أمن المعلومات والامتثال للمعايير الدولية مثل (GDPR)، وعلى هذا النحو، يجب أن تكون إدارة الوثائق مرنة وقابلة للتكيف مع التطورات التنظيمية والقانونية.

توجد بعض الوثائق المشتركة التي يمكن أن تعتبر حجر الزاوية لأي نظام حوكمة، مثل وثائق السياسات الداخلية، الإجراءات المالية، قواعد السلوك المهني، ولائحة المخاطر، ومع ذلك، فإن طبيعة الأنشطة التي تعمل فيها المؤسسة قد تتطلب وثائق أخرى، مثل أدلة الامتثال البيئي أو وثائق تنظيم العلاقات مع الموردين.

باختصار، يجب أن تعكس الوثائق المطلوبة في نظام إدارة الحوكمة احتياجات المؤسسة الحقيقية، وتكون مرنة بما يكفي للتعديل والتطوير مع تغيرات البيئة التنظيمية والتشريعية. وبالتالي، من الضروري أن تخضع هذه الوثائق لمراجعة دورية لضمان توافقها مع التحديات الحالية والمستقبلية.

تصنيف الوثائق:

ولإنشاء نظام إدارة حوكمة فعال، من الضروري توفير مجموعة متنوعة من الوثائق التنظيمية، هذه الوثائق تساهم في تحديد السياسات، وتوضيح الإجراءات، وضمان الاتساق والشفافية في الأداء. في هذه المساحة، قمنا بتصنيف وثائق نظام إدارة الحوكمة إلى تسعة أصناف بهدف المحافظة على ترابط الأفكار وسهولة الانتقال، وهذه الأصناف هي:

السياسات التنظيمية.
الأنظمة
اللوائح
الإجراءات
الآليات
الأدلة
النماذج
السجلات
وثائق أخرى

وإليك تفصيلا لقائمة الوثائق الأساسية التي ينبغي أن يتضمنها نظام إدارة الحوكمة:

أولا – السياسات التنظيمية Regulatory Policies:

مفهوم السياسات التنظيمية:

السياسات التنظيمية في سياق الحوكمة هي مجموعة من المبادئ والقواعد المكتوبة التي تحدد الإطار العام لإدارة المنظمة وضبط عملياتها وأنشطتها بطريقة تضمن الشفافية، المساءلة، والالتزام بالقوانين والمعايير، وتوجه هذه السياسات القرارات والإجراءات اليومية، وتساعد في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة بشكل يتماشى مع القيم الأخلاقية والمعايير المتبعة في الحوكمة الجيدة، وتبرز أهمية السياسات التنظيمية لأنها:

تساعد في تحديد اتجاه القرارات الاستراتيجية للمنظمة، بحيث تتماشى مع أهداف الحوكمة، فعلى سبيل المثال، سياسات توزيع الموارد، تعيين القيادات، أو الدخول في شراكات استراتيجية تبنى بناءً على معايير الحوكمة الجيدة لضمان تحقيق الأهداف بشكل شفاف ومتكامل.
تساعد في التأكد من أن جميع أفراد المنظمة يلتزمون بالقوانين، اللوائح، والمعايير المعمول بها، سواء كانت محلية أو دولية. على سبيل المثال، قد تشمل سياسة الامتثال القانوني ضرورة الالتزام بجميع اللوائح البيئية أو قوانين العمل، مع توفير آليات مراقبة وتدقيق مستمرة.
من خلال السياسات الواضحة والمحددة، تكون المؤسسات قادرة على تعزيز الشفافية في جميع أنشطتها، وتساعد هذه السياسات في تحديد المسؤوليات بوضوح لكل فرد في المنظمة، مما يسهل عملية المساءلة في حال حدوث أي انحراف عن القواعد أو السياسات المعتمدة.
تقدم إطاراً لإدارة المخاطر في المنظمة، ومن خلال تحديد كيفية التعامل مع المخاطر المحتملة، يمكن أن تساعد السياسات في تجنب المخاطر أو تقليل تأثيرها على المنظمة، وبالتالي حماية مصالح جميع الأطراف المعنية.
السياسات المتعلقة بالنزاهة والأخلاقيات توجه المنظمة نحو تطبيق معايير عالية من النزاهة في جميع جوانب عملها، وتشمل هذه السياسات عادة أدوات وأساليب محاربة الفساد، الامتناع عن تضارب المصالح، والتعامل مع جميع أصحاب المصلحة بشكل عادل ومسؤول.
تحدد كيفية إدارة العلاقات الداخلية بين الموظفين والإدارة، وكذلك العلاقات مع العملاء، الموردين، وأصحاب المصلحة الآخرين، فعلى سبيل المثال، سياسات إدارة العلاقة مع العملاء قد تتضمن معايير لخدمة العملاء وطرق التعامل مع الشكاوى بطرق فعالة وشفافة.
تساعد في وضع معايير لقياس الأداء وضمان أن العمليات التشغيلية تجري بكفاءة وفعالية، ومن خلال تحديد أهداف الأداء ومؤشرات القياس، يمكن للمنظمة ضمان التحسين المستمر في أدائها.
تساعد في توفير مرجعية واضحة لجميع الأطراف في عملية اتخاذ القرار، فهي تساعد في ضمان أن القرارات المتخذة تكون متسقة مع القيم والأهداف التنظيمية، مما يمنع التناقض أو العشوائية في القرارات.
تحدد السياسات التنظيمية كيفية التعامل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بما في ذلك المساهمين، الموظفين، العملاء، والمجتمع المحلي، وتسهم هذه السياسات في تعزيز ثقة أصحاب المصلحة بالمنظمة من خلال وضع قواعد واضحة للتواصل والاستجابة لمطالبهم.
يمكن أن توجه المنظمة نحو تعزيز استدامتها ومسؤوليتها الاجتماعية من خلال وضع معايير تتعلق بالممارسات البيئية والاجتماعية التي تتماشى مع أهداف الحوكمة الجيدة.

أهمية السياسات التنظيمية لنظام الحوكمة:

تعزيز الشفافية والمساءلة: تضمن السياسات التنظيمية وجود آليات واضحة لتقديم التقارير والإفصاح عن المعلومات، مما يعزز من المساءلة ويزيد من ثقة الأطراف المعنية.
الحد من المخاطر: من خلال السياسات المتعلقة بإدارة المخاطر والنزاهة، يمكن تقليل المخاطر التشغيلية والمالية والقانونية.
تحقيق التوازن بين المصالح: تساعد السياسات التنظيمية في تحقيق توازن بين مصالح المساهمين، الإدارة، والأطراف الأخرى المعنية.
التحسين المستمر: التقييم والمراجعة الدورية التي تتضمنها السياسات التنظيمية تساعد في تحسين الأداء ورفع مستوى الكفاءة.

لإنشاء نظام حوكمة قوي في أي منظمة، هناك مجموعة من السياسات التنظيمية الأساسية التي يجب تبنيها لضمان فعالية وشفافية إدارة المنظمة وتعزيز الثقة بين الأطراف المعنية، وهذه السياسات تهدف إلى تحقيق توازن بين المصالح المختلفة، وتحديد الأدوار والمسؤوليات، وتعزيز المساءلة والشفافية.

إليك أهم السياسات التنظيمية المطلوبة لنظام حوكمة قوي:

سياسة المساءلة والشفافية (Accountability and Transparency Policy): وتهدف إلى تعزيز الشفافية والمساءلة في جميع عمليات اتخاذ القرار والإجراءات داخل المنظمة، وتتضمن هذه السياسة التزام الإدارة بتقديم تقارير منتظمة ودقيقة عن الأداء المالي وغير المالي، بالإضافة إلى الإفصاح عن أي معلومات قد تؤثر على المساهمين والأطراف المعنية، ويجب نشر تقارير دورية تشمل المعلومات المالية، الأداء التشغيلي، وإدارة المخاطر، كما يجب أن تكون هذه المعلومات متاحة للجمهور أو الأطراف المعنية.
سياسة إدارة المخاطر (Risk Management Policy): تهدف إلى تحديد وتحليل وإدارة المخاطر التي قد تؤثر على المنظمة لضمان الاستمرارية والكفاءة، وتشمل هذه السياسة آليات لتقييم المخاطر بانتظام، وضع استراتيجيات لتقليل المخاطر المحتملة، وتحديد المسؤولين عن إدارة كل نوع من المخاطر، ويجب إجراء تقييم دوري للمخاطر مع وضع خطط للطوارئ وإجراءات للتصدي للمخاطر المالية، التشغيلية، والتشريعية.
سياسة النزاهة والالتزام (Integrity and Compliance Policy): وتهدف إلى التأكيد على امتثال المنظمة للقوانين واللوائح السارية على عملياتها، والالتزام بالمعايير الأخلاقية في جميع أنشطتها، ويجب أن تحدد هذه السياسة المعايير الأخلاقية والتشريعات التي يجب على الموظفين والإدارة الالتزام بها، بما في ذلك احترام اللوائح المتعلقة بالخصوصية، المحاسبة، والقوانين البيئية، ومن جهة أخرى، يجب توعية الموظفين بشكل منتظم بالقوانين الجديدة والمعايير الأخلاقية، بالإضافة إلى وضع إجراءات للإبلاغ عن المخالفات القانونية أو الأخلاقية.
سياسة الفصل بين السلطات (Separation of Powers Policy): تهدف إلى ضمان توزيع السلطات داخل المنظمة لتجنب تركز السلطة في يد شخص أو جهة واحدة، وتركز هذه السياسة على فصل المسؤوليات بين مجلس الإدارة، الإدارة التنفيذية، ولجان الرقابة لضمان وجود توازن في اتخاذ القرارات، ويتم ذلك من خلال تحديد الأدوار بوضوح بين الإدارة العليا، مجلس الإدارة، والجمعية العمومية (أو الهيئة العامة) واللجان المختلفة، والتأكد من وجود رقابة مستقلة على العمليات.
سياسة تعارض المصالح (Conflict of Interest Policy): تهدف إلى منع أو تقليل أو الحد من تعارض المصالح داخل المنظمة لضمان نزاهة القرارات، وتشمل هذه السياسة كيفية تعريف الحالات التي قد تنطوي على تعارض مصالح، وتحديد الإجراءات التي يجب اتخاذها لمنع أي تأثير سلبي على اتخاذ القرارات، ويجب على جميع الأفراد في الإدارة العليا وأعضاء مجلس الإدارة الكشف عن أي تضارب في المصالح، ووضع إجراءات للتعامل مع هذه الحالات.
سياسة التقييم والمراجعة الدورية (Periodic Evaluation and Review Policy): تهدف إلى ضمان التقييم الدوري لأداء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية والعمليات التشغيلية بهدف التحسين المستمر، وتتضمن هذه السياسة آليات لتقييم الأداء المالي والتشغيلي، بالإضافة إلى تقييم مدى فعالية تنفيذ السياسات والإجراءات المتبعة، ويتم إجراء مراجعات دورية لمدى التزام الأفراد والفرق بالسياسات المحددة، وكذلك تقييم الأداء وتحديد مجالات التحسين.
سياسة حقوق المساهمين والأطراف المعنية (Shareholder and Stakeholder Rights Policy): وتهدف إلى حماية حقوق المساهمين وضمان مشاركتهم في اتخاذ القرارات المهمة للمنظمة، وتحدد هذه السياسة حقوق المساهمين في الوصول إلى المعلومات، التصويت في الاجتماعات، والمشاركة في القرارات المتعلقة بتوزيع الأرباح، وغير ذلك من الحقوق المتعلقة بهم، ويجب وضع آليات لحماية مصالح المساهمين وضمان مشاركتهم في الاجتماعات العامة، وكذلك الإفصاح الدوري عن النتائج المالية والقرارات الإستراتيجية.
سياسة الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية (Sustainability and Social Responsibility Policy): وتهدف إلى تأكيد التزام المنظمة بممارسات الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية تجاه البيئة والمجتمع، وتشمل هذه السياسة استراتيجيات تتعلق بالاستدامة، الحوكمة البيئية، والممارسات الأخلاقية تجاه المجتمع، ويجب أن تتبنى المنظمة مبادرات وبرامج تعزز الاستدامة البيئية والمساهمة الاجتماعية، مع تقديم تقارير حول هذه الأنشطة للأطراف المعنية.
سياسة تنمية القيادة والإدارة (Leadership and Management Development Policy): وتهدف إلى ضمان تطوير القيادة داخل المنظمة من خلال توفير فرص تدريب وتطوير مهني للأفراد ذوي المناصب القيادية، وتركز هذه السياسة على تقديم فرص تطوير المهارات القيادية وإعداد خلفاء للمناصب العليا في الإدارة، ويجب أن تشمل هذه السياسة برامج تدريبية، خطط خلفاء، واستراتيجيات لتطوير المهارات القيادية والتنفيذية.
سياسة الحوكمة (Governance Policy): تهدف هذه السياسة إلى ضمان أنظمة الحوكمة الفعالة داخل المنظمة من خلال وضع هيكل تنظيمي واضح يحدد المسؤوليات والسلطات، وتركز هذه السياسة على تحقيق الشفافية والمساءلة وتعزيز الثقة بين جميع الأطراف المعنية. يجب أن تشمل سياسة الحوكمة معايير لضمان الامتثال للأنظمة واللوائح، بالإضافة إلى إجراءات لمراقبة وتقييم الأداء المؤسسي. كما تتضمن السياسة آليات لإدارة المخاطر والتعامل مع أي انتهاكات محتملة.
سياسة الأخلاقيات (Ethics Policy): تهدف هذه السياسة إلى تعزيز سلوكيات العمل الأخلاقية داخل المنظمة من خلال وضع معايير واضحة للسلوك المهني، وتركز هذه السياسة على الالتزام بالقيم الأساسية مثل النزاهة، والاحترام، والعدالة. يجب أن تشمل سياسة الأخلاقيات إرشادات حول كيفية التعامل مع تضارب المصالح، والممارسات التجارية العادلة، وحماية المعلومات السرية. كما تتضمن آليات للإبلاغ عن أي انتهاكات للأخلاقيات والإجراءات التأديبية المناسبة.
سياسة الشفافية والإفصاح (Transparency and Disclosure Policy): تهدف هذه السياسة إلى تعزيز الشفافية في عمليات المنظمة من خلال توفير المعلومات الدقيقة والواضحة لجميع الأطراف المعنية. تركز هذه السياسة على الالتزام بالإفصاح عن المعلومات المالية وغير المالية بانتظام، ويجب أن تشمل سياسة الشفافية والإفصاح معايير للإفصاح عن المعلومات الحساسة، وآليات للتواصل الفعال مع أصحاب المصلحة. كما تتضمن إجراءات لمعالجة الاستفسارات والشكاوى المتعلقة بالإفصاح.
سياسة التوظيف والتدريب (Recruitment and Training Policy): تهدف هذه السياسة إلى ضمان جذب واختيار الكفاءات المناسبة وتعزيز تطوير المهارات لدى الموظفين. تركز هذه السياسة على توفير فرص تدريب متواصلة لتحسين الأداء الفردي والجماعي، ويجب أن تشمل سياسة التوظيف والتدريب معايير لاختيار الموظفين، وبرامج تدريبية متنوعة، وخطط تطوير فردية تناسب احتياجات كل موظف، كما تتضمن الإجراءات لمتابعة فعالية برامج التدريب وتقييم احتياجات التوظيف المستقبلية.
سياسة الترشيحات والمكافآت (Nominations and Rewards Policy): تهدف هذه السياسة إلى ضمان اختيار الأفراد المناسبين للمناصب القيادية ومنح المكافآت المناسبة لتحفيز الأداء. تركز هذه السياسة على وضع معايير واضحة لترشيح الموظفين للوظائف العليا وتحديد المكافآت بناءً على الأداء والإنجازات، ويجب أن تشمل سياسة الترشيحات والمكافآت آليات تقييم الأداء، وخطط مكافآت تعتمد على تحقيق الأهداف، بالإضافة إلى الإجراءات لضمان العدالة والشفافية في عملية الترشيح والمكافأة.
سياسة خصوصية البيانات (Data Privacy Policy): تهدف هذه السياسة إلى حماية المعلومات الشخصية للموظفين والعملاء والموردين من الاستخدام غير المصرح به، وتركز هذه السياسة على الالتزام بالقوانين واللوائح المتعلقة بخصوصية البيانات وضمان الشفافية في كيفية جمع واستخدام البيانات، ويجب أن تشمل سياسة خصوصية البيانات إرشادات حول كيفية التعامل مع المعلومات الحساسة، وإجراءات لمراقبة الوصول إلى البيانات، وتحديد المسؤوليات في حالة حدوث أي خرق للبيانات.
سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها (Document Retention and Destruction Policy): تهدف هذه السياسة إلى تنظيم عملية الاحتفاظ بالوثائق وضمان إتلافها بشكل آمن بعد انتهاء مدة الاحتفاظ القانونية، وتركز هذه السياسة على تحديد أنواع الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها ومدة الاحتفاظ المطلوبة لكل نوع، ويجب أن تشمل سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها إجراءات لتخزين الوثائق بطريقة آمنة، وخطط للإتلاف الآمن للوثائق الورقية والإلكترونية، بالإضافة إلى توجيهات لضمان الامتثال للأنظمة المعمول بها.

تبني هذه السياسات التنظيمية وأية سياسات داعمة أخرى، يسهم بشكل فعال في بناء نظام حوكمة قوي، يعزز من استدامة المنظمة، ويضمن تحقيق أهدافها بأعلى مستوى من الكفاءة والنزاهة.

ثانيا – الأنظمة Systems:

لتأسيس نظام حوكمة قوي في المنظمة، لا يكفي وضع السياسات فحسب، بل يجب دعمها بأنظمة عملية ومتخصصة تضمن تطبيق الحوكمة بشكل فعّال ومستدام. هذه الأنظمة هي الهياكل العملية والتقنية التي تمكن من تنفيذ السياسات والتحكم في العمليات، وتعزيز الشفافية والمساءلة.

مفهوم النظام: في سياق نظام إدارة الحوكمة، يشير مفهوم “الأنظمة” (جمع نظام) إلى مجموعة من العمليات، السياسات، والإجراءات المنظمة التي يتم وضعها لضمان تنفيذ الحوكمة الفعّالة داخل المنظمة. هذه الأنظمة تعد بمثابة الأدوات التي تحكم سير العمل وتحقيق الأهداف الاستراتيجية مع الحفاظ على الشفافية، الامتثال، والكفاءة التشغيلية.

أهمية الأنظمة في نظام إدارة الحوكمة:

تحسين الكفاءة التشغيلية وتقليل الانحرافات: الأنظمة القوية تسهم في تحسين العمليات التشغيلية وتقليل الأخطاء، مثل أنظمة إدارة الأداء والمراجعة، مما يتيح تحقيق الأهداف بكفاءة عالية.
تعزيز الشفافية والتواصل المؤسسي: من خلال الأنظمة المخصصة للإفصاح والتقارير، تضمن المنظمة أن الأطراف المعنية، بما في ذلك المستثمرين، على علم دائم بأحدث التطورات، مما يعزز تدفق المعلومات بسلاسة ويضمن مستويات عالية من الشفافية في كل جوانب الحوكمة.
تقليل المخاطر التشغيلية والقانونية: تسهم أنظمة إدارة المخاطر والامتثال في تقليل المخاطر المحتملة على الصعيدين التشغيلي والقانوني، مما يحمي المنظمة من التهديدات غير المتوقعة.
تعزيز الاتساق في التنفيذ: تضمن الأنظمة تطبيق السياسات بشكل منظم ومتسق في جميع الإدارات، مما يساعد على تحقيق الأهداف بشكل منسق.
تحسين الامتثال القانوني والأخلاقي: من خلال أنظمة الامتثال وإدارة العقود والالتزامات، يتم حماية المنظمة من المخاطر القانونية والأخلاقية التي قد تضر بسمعتها.
دعم الاستدامة المؤسسية: الأنظمة التي تركز على الحوكمة البيئية والاجتماعية تضمن تحقيق التوازن بين الأهداف الاقتصادية والمسؤولية المجتمعية، مما يدعم استدامة المنظمة على المدى الطويل.
تطوير الابتكار والقدرات القيادية: الأنظمة المخصصة للابتكار وإدارة القيادة تدعم نمو المنظمة وقدرتها على التكيف بسرعة مع التغيرات السوقية، مما يضمن تطوير القيادات المستقبلية.
التطوير المستمر: تتيح الأنظمة للمنظمة فرصة تقييم أدائها بشكل مستمر، مما يساعد في تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتطوير.

من هنا، فإن الأنظمة في سياق الحوكمة تعزز الهيكلة والتنظيم، وتوفر إطارا لقياس الأداء والامتثال، مما يسهم في تحقيق الاستدامة والابتكار، وتبني وتطبيق هذه الأنظمة بشكل فعال، يساعد المؤسسات من بناء نظام حوكمة قوي يضمن التوازن بين الكفاءة والشفافية والمسؤولية، مما يعزز الاستدامة والنجاح طويل الأمد.

نظام إدارة المخاطر (Risk Management System): يحديد المخاطر المحتملة، تقييمها، ووضع استراتيجيات للتصدي لها، ويشمل هذا النظام مجموعة من الأدوات والتقنيات التي تساعد في تحليل المخاطر المالية، التشغيلية، والقانونية، كما يتضمن قواعد وإجراءات لتحديد وتصنيف المخاطر وتحديد مستويات الاستجابة المناسبة، ويتم تطبيق هذا النظام عبر وحدات مختصة بإدارة المخاطر داخل المنظمة، تتعاون مع الإدارة لتحديد وتقييم المخاطر بشكل دوري.
نظام الرقابة الداخلية (Internal Control System): وضع آليات داخلية للتحقق من الامتثال للسياسات والإجراءات التنظيمية ومنع حدوث مخالفات، ويشمل هذا النظام مراجعة العمليات الداخلية، تحديد نقاط الضعف، وإجراء تدقيق دوري للممارسات المالية والإدارية، ويتم إنشاء وحدة مستقلة للرقابة الداخلية تتبع مباشرة مجلس الإدارة أو لجنة التدقيق، وتقوم بمراجعة الحسابات والعمليات بشكل منتظم.
نظام الإفصاح والتقارير (Disclosure and Reporting System): تعزيز الشفافية من خلال تقديم تقارير دورية ومفصلة حول الأداء المالي والتشغيلي، ويشمل هذا النظام إجراءات إعداد ونشر التقارير المالية وغير المالية بانتظام، بما في ذلك البيانات المتعلقة بالمساهمين والمستثمرين، وعند تفعيل هذا النظام، تستخدم أدوات تقنية مخصصة لإعداد التقارير مثل أنظمة إدارة التقارير المالية، ويتم نشر هذه التقارير وفق جداول زمنية محددة مع الامتثال للمعايير الدولية للإفصاح.
نظام إدارة الموارد البشرية (Human Resources Management System): يهدف إلى تنظيم وتطوير القوى العاملة وضمان وجود الكفاءات المطلوبة لتنفيذ استراتيجيات الحوكمة، ويشمل هذا النظام آليات التوظيف، التدريب، وتطوير الكفاءات وغيرها؛ لضمان توافق الموظفين مع أهداف الحوكمة التنظيمية، ويتضمن أيضا أنظمة مكافآت وحوافز لتحفيز الأداء الجيد، ويتم تطبيق النظام من خلال وحدة الموارد البشرية بالتنسيق مع الإدارة العليا لتطوير استراتيجيات طويلة الأمد لتطوير الموظفين ومتابعة أدائهم.
نظام المراجعة والتقييم (Review and Evaluation System): يهدف إلى تقييم وضبط الأداء العام للإدارة والمجلس التنفيذي لضمان الالتزام بالسياسات التنظيمية وتحقيق الأهداف، ويشمل هذا النظام أدوات وعمليات لقياس الأداء المالي، التنظيمي، والإداري، مع تحليل الفجوات بين النتائج الفعلية والمستهدف، ويتم تفعيل النظام من خلال وحدات متخصصة تقوم بمراجعات دورية وإعداد تقارير عن الأداء لمجلس الإدارة، الذي يتخذ بدوره الإجراءات التصحيحية اللازمة.
نظام إدارة التكنولوجيا والمعلومات (Technology and Information Management System): الغرض من هذا النظام هو حماية المعلومات وتعزيز الأمن السيبراني وضمان استخدام التكنولوجيا بشكل فعال في دعم الحوكمة، ويشمل هذا النظام استراتيجيات لضمان حماية البيانات، إدارة البنية التحتية التكنولوجية، واستخدام أدوات رقمية لدعم اتخاذ القرار والتحكم في المعلومات، ويتم تطبيق النظام من خلال إدارة تكنولوجيا المعلومات التي تضمن تأمين البيانات والمعلومات وتوفير الوصول السهل والآمن إليها للأطراف المعنية.
نظام إدارة الأداء (Performance Management System): يهدف إلى متابعة وقياس الأداء الفردي والمؤسسي لضمان التقدم نحو الأهداف الاستراتيجية، ويتضمن هذا النظام أدوات لقياس الأداء مثل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وآليات لتقييم الأداء وتقديم التغذية الراجعة لتحسين الإنتاجية، ويتم تفعيل النظام من خلال وحدات التقييم التي تتعاون مع الإدارة لتطوير آليات تقييم مستمرة تتضمن مؤشرات قابلة للقياس والتطبيق.
نظام إدارة الامتثال (Compliance Management): يهدف إلى ضمان التزام المنظمة بالقوانين والتشريعات المحلية والدولية، بالإضافة إلى المعايير الأخلاقية، ويشمل هذا النظام قواعد وإجراءات لمتابعة التشريعات واللوائح الجديدة، وضمان أن جميع عمليات الشركة تتوافق معها، ويتم إدارة هذا النظام من خلال وحدة مختصة تراقب باستمرار الالتزام باللوائح وتقوم بالإبلاغ عن أي مخالفات محتملة.
نظام الإبلاغ عن المخالفات (Whistleblowing Reporting System): هو نظام يستخدم لتوثيق الشكاوى أو التقارير المتعلقة بالمخالفات أو السلوكيات غير الأخلاقية أو غير القانونية داخل المنظمة. والغرض منه هو توفير وسيلة آمنة وسرية للموظفين أو الأطراف المعنية للإبلاغ عن أي تجاوزات دون خوف من الانتقام أو العواقب السلبية، ويتطلب هذا النظام جمع معلومات مثل اسم مقدم البلاغ (اختياري)، وصف المخالفة، التاريخ والمكان، والشهود إن وجدوا، بالإضافة إلى أي مستندات أو أدلة داعمة. يستخدم هذا النظام في التحقيقات الداخلية ويعزز من ثقافة الشفافية والنزاهة داخل المنظمة، مما يسهم في تحسين بيئة العمل والحفاظ على الامتثال للسياسات والقوانين.
نظام إدارة الشكاوى والملاحظات (Complaints and Feedback Management System): ويهدف ضمان وجود قنوات فعالة لاستقبال ومعالجة شكاوى الموظفين والمساهمين والعملاء، ويتضمن هذا النظام إنشاء آليات تمكن الأطراف المعنية من الإبلاغ عن المشاكل أو الشكاوى بشكل سري وفعال، مع إجراءات واضحة لمعالجته، ويتم استخدام منصات تقنية تتيح تقديم الشكاوى والملاحظات بسهولة، ويتم تطبيق النظام من خلال وحدة خاصة تتولى التحقيق في الشكاوى وضمان الحلول العادلة.
نظام الحوكمة البيئية والاجتماعية (Environmental and Social Governance System): الغرض منه دمج ممارسات الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية في سياسات وعمليات المنظمة، ويشمل هذا النظام معايير وأدوات لتقليل الأثر البيئي وتحسين الأثر الاجتماعي للمنظمة، ويتضمن خططا لتقليل استخدام الموارد الطبيعية وتعزيز المبادرات الاجتماعية، ويتم تنفيذ النظام من خلال وحدات مخصصة للاستدامة تقوم بمراجعة الأداء البيئي والاجتماعي وتقديم توصيات للتحسين.
نظام إدارة التدقيق الداخلي (Internal Audit Management System): يهدف إلى ضمان التدقيق المستمر للعمليات والسياسات للتأكد من الامتثال وتحديد النقاط الضعيفة، ويتضمن هذا النظام عمليات تدقيق داخلية منتظمة، مراجعة الحسابات، والتحقق من كفاءة السياسات والإجراءات المتبعة، ويجب أن يتم تطبيق هذا النظام من خلال وحدة مستقلة للتدقيق الداخلي تتبع مجلس الإدارة، مع إعداد تقارير دورية حول الالتزام بالسياسات والمعايير.
نظام إدارة العلاقات مع المستثمرين (Investor Relations Management System): يهدف إلى ضمان التواصل الفعال بين المنظمة والمستثمرين وتعزيز الثقة من خلال تقديم تقارير شفافة وواضحة، ويتضمن هذا النظام قواعد وإجراءات للتواصل مع المستثمرين، الإفصاح عن المعلومات المالية، والاستجابة للاستفسارات، ويتم تفعيله من خلال قسم خاص بإدارة العلاقات مع المستثمرين لضمان تدفق سلس للمعلومات وتحقيق الشفافية.
نظام إدارة المعلومات والوثائق (Document and Information Management System): الغرض من هذا النظام، هو تنظيم وحفظ الوثائق والمعلومات بطريقة تضمن سهولة الوصول إليها وضمان الأمان، ويشمل هذا النظام أرشفة الوثائق، إدارة السجلات، وضمان حماية المعلومات الحساسة، ويتم تطبيق النظام من خلال أدوات رقمية لإدارة الوثائق والسجلات بحيث يمكن تتبع الوصول إلى الوثائق وتخزينها بشكل آمن.
نظام إدارة الامتثال الأخلاقي (Ethics Compliance Management System): يهدف إلى التأكيد على الامتثال للمعايير الأخلاقية وضمان أن جميع عمليات المنظمة تتماشى مع المبادئ الأخلاقية، ويتضمن هذا النظام آليات للكشف عن المخالفات الأخلاقية، تدريب الموظفين على السلوكيات الأخلاقية، وتطبيق عقوبات في حالات الانتهاكات، وتفعيل هذا النظام يتطلب وجود وحدة خاصة بالامتثال الأخلاقي، تُشرف على تدريب الموظفين وتقديم تقارير حول مدى التزام المنظمة بالمعايير الأخلاقية.
نظام الحوكمة البيئية والاجتماعية (Environmental, Social, and Governance – ESG): يهدف إلى التركيز على استدامة المنظمة وتحقيق التوازن بين الأهداف البيئية والاجتماعية، ويشمل هذا النظام معايير تقيّم مدى امتثال المنظمة لمبادئ الاستدامة البيئية والاجتماعي، ويتم تفعيل هذا النظام من خلال وحدات أو فرق داخلية متخصصة في إدارة الأداء البيئي والاجتماعي، مع تقديم تقارير دورية لمجلس الإدارة.
نظام إدارة الابتكار (Innovation Management System): الغرض من هذا النظام هو تعزيز الابتكار داخل المنظمة وضمان تطوير أفكار جديدة تدعم استمرارية النجاح وتحقيق النمو، ويتضمن هذا النظام عمليات لتحديد الفرص الابتكارية، تخصيص الموارد اللازمة للابتكار، وتشجيع ثقافة الإبداع، ويتم تطبيق النظام من خلال فرق متخصصة تدير برامج الابتكار وتعمل على تحويل الأفكار إلى مشروعات قابلة للتنفيذ.
نظام إدارة العقود والالتزامات (Contract and Obligations Management System): يهدف هذا النظام إلى تنظيم العقود وضمان التزام المنظمة بتعهداتها التعاقدية مع العملاء والموردين والشركاء، ويشمل هذا النظام إدارة العقود بفعالية، وضمان الالتزام بالشروط التعاقدية، ورصد الفترات الزمنية لتجديد أو تعديل العقود، ويتم تنفيذ النظام من خلال أدوات تقنية لمتابعة العقود، مع وجود جهة متخصصة تراقب الالتزامات التعاقدية وتقدم تقارير حول الامتثال.
نظام إدارة الاتصالات الداخلية (Internal Communication Management System): الغرض من هذا النظام مهو ضمان تواصل فعال بين الإدارات والموظفين في المنظمة مما يعزز الشفافية والكفاءة في تبادل المعلومات، ويشمل هذا النظام أدوات وقنوات للتواصل الداخلي، مثل البريد الإلكتروني، الاجتماعات الدورية، ومنصات التواصل الرقمية داخل المنظمة، ويطبق هذا النظام من خلال فريق مختص يدير قنوات الاتصال الداخلية ويضمن وصول المعلومات الهامة للجميع بشكل منتظم.
نظام إدارة الاستدامة (Sustainability Management System): يهدف إلى تعزيز الاستدامة البيئية والاجتماعية في جميع جوانب العمل، ويشمل هذا النظام إدارة استهلاك الموارد الطبيعية، تقليل الانبعاثات الضارة، وتطوير مشاريع تدعم المجتمع المحلي، ويتم تفعيله من خلال فرق عمل خاصة بالاستدامة التي تتابع الأداء البيئي والاجتماعي وتضع خططًا لتحسينه.
نظام إدارة أداء مجلس الإدارة (Board Performance Management System): يهدف إلى ضبط قياس وتقييم أداء مجلس الإدارة لضمان تحقيق أهداف الحوكمة، ويشمل هذا النظام معايير لقياس فعالية أداء مجلس الإدارة، المشاركة في القرارات الاستراتيجية، وتقديم التغذية الراجعة، ويتم تطبيق النظام من خلال لجان مختصة داخل المنظمة تعنى بمراجعة أداء مجلس الإدارة بانتظام وتقديم تقارير للتحسين.
نظام إدارة الأزمات واستمرارية الأعمال (Crisis Management and Business Continuity System): يهدف إلى ضمان استمرارية العمليات في حالات الطوارئ من خلال وضع خطط واستراتيجيات للتعامل مع الأزمات بشكل فعال، ويشمل هذا النظام تطوير خطط استمرارية الأعمال واستراتيجيات الاستجابة السريعة، كما يتم تطبيقه بواسطة فرق مختصة داخل المنظمة تعنى بمراجعة وتحديث هذه الخطط بانتظام لضمان الحماية الفعالة للمنظمة من الانهيار في الظروف الحرجة.

الخلاصة:

هذه الأنظمة، تشكل جزءا لا يتجزأ من نظام الحوكمة القوي، وكل نظام يعزز جوانب مختلفة من الحوكمة، سواء من حيث الشفافية، المساءلة، الكفاءة التشغيلية، أو الامتثال، وتبني هذه الأنظمة المتكاملة يساعد المنظمة على تحقيق أهدافها بأعلى مستوى من الاستدامة والابتكار.

ثالثا – اللوائح Regulations:

اللوائح الداخلية تعتبر جزءا أساسيا من نظام الحوكمة القوي، حيث تنظم العمليات الداخلية للمنظمة وتحدد قواعد السلوك والإجراءات التي يتعين على الأفراد والإدارات اتباعها. وجود لوائح واضحة يضمن الشفافية والمساءلة والكفاءة داخل المنظمة.

مفهوم اللائحة الداخلية: هي مجموعة من القواعد والإجراءات التي تحدد كيفية سير العمل داخل منظمة أو مؤسسة معين، وتهدف إلى تنظيم العلاقة بين الأعضاء، وتحديد حقوقهم وواجباتهم، وكذلك ضبط السلوكيات المتوقعة خلال العمل

الفرق بين اللائحة الداخلية والنظام الداخلي:

تركز اللائحة الداخلية على التفاصيل التشغيلية والإجراءات اليومية، بينما يركز النظام الداخلي على الهيكل الإداري، الأهداف العامة، وقواعد السلطة والتحكم.
تحتوي اللائحة الداخلية على إجراءات العمل، سياسات السلوك، وآليات التقييم، بينما يتضمن النظام الداخلي نصوصا تنظيمية، وأحكاما عامة تضع إطارًا للعمليات.
بشكل عام، يمكن القول إن اللائحة الداخلية تعتبر جزءًا من النظام الداخلي، لكنها تركز بشكل أكبر على العمليات اليومية والتفاصيل الإدارية.

الفرق بين اللائحة الداخلية وسياسات المنظمة:

تهدف اللائحة إلى تنظيم العمليات اليومية وتحديد المسؤوليات، أما السياسة فتهدف إلى وضع أهداف واستراتيجيات طويلة الأمد توجه النشاطات التنظيمية.
تعبر اللائحة عن مجموعة من القواعد التفصيلية التي تنظم إجراءات معينة أو جوانب محددة في العمل، أما السياسة، فتعبر عن إطار عمل عام يحدد التوجهات والمبادئ التي توجه قرارات المنظمة وسلوك الأعضاء.
عادة ما تكون اللائحة أكثر تحديدا وقد تتطلب تعديلات دورية، أما السياسة فيمكن أن تكون أكثر مرونة وتتضمن توجهات عامة، مع إمكانية مراجعتها حسب الحاجة.

أهمية اللوائح الداخلية في دعم الحوكمة:

الشفافية والمساءلة: تعزز اللوائح الداخلية عملية اتخاذ القرارات وتضمن الإفصاح عنها للأطراف المعنية، مما يعزز من الثقة في المنظمة.
تعزيز الامتثال: وجود لوائح واضحة، بما في ذلك حماية البيانات والامتثال القانوني، يعزز قدرة المنظمة على التكيف مع المتغيرات الخارجية والالتزام بالتشريعات.
إدارة المخاطر: تضمن اللوائح وجود خطط واستراتيجيات للتعامل مع المخاطر والتحديات التي قد تواجه المنظمة.
الكفاءة التشغيلية: تسهم اللوائح في تحسين الكفاءة من خلال تحديد مسؤوليات وصلاحيات كل قسم أو وحدة داخل المنظمة.
التنظيم والانضباط: تساعد اللوائح الواضحة في تنظيم العمل الداخلي وتحديد الإجراءات بدقة، مما يقلل من الفوضى ويزيد من الانضباط.
التماسك الداخلي: تنظم اللوائح العلاقة بين الأفراد والإدارات، مما يعزز التماسك ويسهم في تحقيق الأهداف المشتركة.
تحسين العلاقات الداخلية: تعزز اللوائح مثل إدارة الأداء والشكاوى من بيئة العمل، مما يزيد من رضا الموظفين والمساهمين.
دعم التنوع والشمول: من خلال لائحة التنوع والشمول، تساهم المنظمة في خلق بيئة عمل تفاعلية تعزز من الإبداع والكفاءة.

فيما يلي اللوائح الداخلية المطلوبة لدعم نظام الحوكمة:

لائحة مجلس الإدارة (Board of Directors Bylaws): تهدف إلى تنظيم عمل مجلس الإدارة وتحديد صلاحياته ومسؤولياته لضمان اتخاذ قرارات استراتيجية فعالة، وتشمل هذه اللائحة تحديد اختصاصات الأعضاء، طريقة اتخاذ القرارات، شروط الانعقاد، وطريقة التصويت، وتطبق من خلال اجتماع دوري لمجلس الإدارة، يتم فيه مراجعة الأداء وتحديث اللوائح عند الحاجة لضمان التوافق مع أهداف المنظمة.
لائحة اللجان الفرعية (Committee Bylaws): تقوم تنظيم عمل اللجان المنبثقة عن مجلس الإدارة أو الإدارة العليا لضمان دورها الفعال في الرقابة واتخاذ القرارات، وتشمل هذه اللائحة تحديد دور كل لجنة، صلاحياتها، وآلية التنسيق بينها وبين باقي الإدارات، وتطبق من خلال تعيين لجان مختصة تتولى إدارة قضايا محددة مثل التدقيق الداخلي، الحوكمة، والمكافآت.
لائحة السلوك المهني (Code of Professional Conduct): تهدف إلى تحديد السلوكيات المقبولة والمتوقعة من جميع الموظفين في مختلف المستويات، وتشمل هذه اللائحة المبادئ الأخلاقية، النزاهة، الشفافية، وكيفية التعامل مع حالات تعارض المصالح، ويتم تطبيق اللائحة من خلال تدريب الموظفين، وضمان الالتزام بها من خلال آليات مراقبة ومراجعة دورية.
لائحة الإفصاح والشفافية (Disclosure and Transparency Bylaws): تهدف إلى تحديد القواعد التي تلتزم بها المنظمة في الكشف عن المعلومات المالية وغير المالية لضمان الشفافية تجاه المساهمين والأطراف المعنية، وتشمل هذه اللائحة إجراءات الإفصاح عن الأداء المالي، المكافآت، التقارير السنوية، والبيانات المتعلقة بالمخاطر، وتطبق من خلال نشر تقارير مالية دورية وإعلانات رسمية تُقدم إلى المساهمين والجمهور.
لائحة التعويضات والحوافز (Compensation and Rewards Bylaws): تهدف إلى تنظيم عملية تحديد الأجور والمكافآت للعاملين وأعضاء مجلس الإدارة لضمان العدالة والمنافسة، وتشمل هذه اللائحة معايير تحديد الرواتب، المكافآت السنوية، ومعايير الترقية والحوافز، وتطبق من خلال لجنة المكافآت التي تقوم بمراجعة نظام الأجور وضمان التزامه بمعايير السوق وتوافقه مع أداء الموظفين.
لائحة المخاطر (Risk Management Bylaws): الغرض من لائحة المخاطر هو تحديد كيفية إدارة المنظمة للمخاطر المحتملة وكيفية التعامل معها لتجنب أو تقليل تأثيرها، وتشمل هذه اللائحة طرق تحديد المخاطر، تحليلها، وضع خطط للحد منها، والاستجابة لحالات الطوارئ، وتطبق من خلال لجنة إدارة المخاطر التي تقوم بمتابعة وتحديث استراتيجيات إدارة المخاطر بشكل مستمر.
لائحة الاجتماعات (Meeting Bylaws): تهدف إلى تنظيم آلية عقد الاجتماعات سواء لمجلس الإدارة أو اللجان المختلفة لضمان الانعقاد الدوري واتخاذ القرارات الفعالة، وتشمل هذه اللائحة مواعيد الاجتماعات، جدول الأعمال، عدد الحضور المطلوب، وآلية التوثيق والقرارات، وتطبق من خلال جدول زمني دقيق للاجتماعات وتوثيق محاضر الاجتماعات وتوزيع القرارات على جميع الأعضاء.
لائحة المراجعة الداخلية (Internal Audit Bylaws): تعمل على تنظيم عملية المراجعة الداخلية لضمان الامتثال للسياسات والإجراءات الداخلية والتأكد من سلامة العمليات، وتشمل هذه اللائحة تحديد نطاق المراجعة الداخلية، صلاحيات المدققين، وآلية تقديم التقارير إلى الإدارة العليا، وتطبق من خلال وحدة التدقيق الداخلي التي تقدم تقارير دورية للإدارة ومجلس الإدارة حول نتائج المراجعة.
لائحة إدارة النزاعات (Dispute Resolution Bylaws): تهدف إلى تنظيم آلية حل النزاعات بين المساهمين أو الموظفين داخل المنظمة بشكل يحافظ على الاستقرار والشفافية، وتشمل هذه اللائحة تحديد الخطوات والإجراءات المتبعة لحل النزاعات بدءا من التفاوض الداخلي وصولاً إلى التحكيم إذا لزم الأمر، وتنفذ من خلال لجان تحكيم داخلية أو خارجية تتولى حل النزاعات بناءً على الإجراءات المنصوص عليها.
لائحة المسؤولية الاجتماعية (Corporate Social Responsibility – CSR Bylaws): الغرض منها تنظيم الأنشطة والمسؤوليات الاجتماعية للمنظمة تجاه المجتمع والبيئة، وتشمل هذه اللائحة معايير وإجراءات لتنفيذ برامج المسؤولية الاجتماعية مثل دعم التعليم، الصحة، وحماية البيئة، وتطبق من خلال قسم مختص في المسؤولية الاجتماعية يتابع تنفيذ المبادرات ويقدم تقارير عن نتائجها.
لائحة حماية البيانات والخصوصية (Data Protection and Privacy Bylaws): تعمل على تنظيم كيفية جمع واستخدام وحماية البيانات الشخصية للمساهمين، العملاء، والموظفين، بما يتوافق مع التشريعات، وتشمل هذه اللائحة السياسات الخاصة بحماية البيانات، معايير الخصوصية، والضوابط الفنية التي تحمي البيانات من الاختراق أو الاستخدام غير المصرح به، وتطبق من خلال جهة خاصة بإدارة البيانات تقوم بمراقبة الامتثال وإجراء التحديثات اللازمة وفقا لتطور التشريعات.
لائحة الاتصال والعلاقات العامة (Communication and Public Relations Bylaws): تهدف إلى تنظيم عملية الاتصال الداخلي والخارجي للمنظمة لضمان أن جميع المعلومات المعلنة تتماشى مع سياسات الحوكمة، وتتضمن هذه اللائحة قواعد الاتصال مع الأطراف الخارجية، المساهمين، وسائل الإعلام، وضمان وجود قنوات فعالة للتواصل الداخلي، وتطبق من خلال فريق مخصص للعلاقات العامة يعمل على نشر التقارير والإعلانات بشكل شفاف ومهني.
لائحة مكافحة الفساد والرشوة (Anti-corruption and Anti-bribery Bylaws): تهدف إلى وضع ضوابط تمنع أي شكل من أشكال الفساد أو الرشوة داخل المنظمة أو من قِبل الأطراف ذات الصلة، وتشمل هذه اللائحة تعريفات للفساد والرشوة، العقوبات المرتبطة بها، وآليات الإبلاغ عن المخالفات، وتطبق من خلال لجنة مراقبة الالتزام أو وحدة الامتثال التي تقوم بمتابعة الإجراءات وتنفيذ التحقيقات.
لائحة إدارة الأداء (Performance Management Bylaws): تهدف إلى تنظيم عملية تقييم أداء الموظفين والإدارة لضمان التزامهم بالأهداف الاستراتيجية للمنظمة، وتتضمن هذه اللائحة معايير تقييم الأداء، الإجراءات الخاصة بتقديم التغذية الراجعة، والخطط التطويرية لتحسين الأداء، وتطبق من خلال وحدة الموارد البشرية التي تقوم بإجراء تقييمات دورية وتقديم تقارير للإدارة.
لائحة التنوع والشمول (Diversity and Inclusion Bylaws): تهدف هذه اللائحة إلى تنظيم السياسات التي تدعم الموارد البشرية من حيث التنوع والشمول داخل المنظمة وضمان عدم التمييز في العمل، وتشمل هذه اللائحة سياسات المساواة بين الجنسين، تشجيع التنوع الثقافي، وتوفير بيئة عمل شاملة تدعم الجميع، وتطبق من خلال برامج توعية، تدريب الموظفين، ومراقبة مؤشرات التنوع والشمول داخل المنظمة.
لائحة الامتثال للقوانين والتشريعات (Compliance with Laws and Regulations): الغرض من هذه اللائحة تنظيم الامتثال لجميع القوانين واللوائح المعمول بها سواء على المستوى المحلي أو الدولي، وتشمل هذه اللائحة الالتزامات القانونية والإجراءات التي يجب على المنظمة اتباعها للتأكد من الامتثال للقوانين، مثل قوانين العمل، الحماية البيئية، والتجارة الدولية، وتطبق من خلال وحدة الامتثال التي تراجع اللوائح القانونية وتقوم بتقديم تقارير دورية لمجلس الإدارة.
لائحة التدريب والتطوير (Training and Development Bylaws): وهي لائحة تهدف إلى تنظيم عمليات التدريب والتطوير المهني للعاملين لضمان تحسين كفاءاتهم وتطوير مهاراتهم بما يتماشى مع أهداف المنظمة، وتشمل هذه اللائحة معايير التدريب، خطط التطوير الوظيفي، والدورات التدريبية المطلوبة على المستويات المختلفة، وتطبق من خلال قسم الموارد البشرية الذي يقوم بتطوير خطط التدريب وتنسيق البرامج التعليمية مع الجهات المختصة.
لائحة إدارة الشكاوى والنزاعات (Grievance and Complaints Management Bylaws): وتهدف إلى تنظيم كيفية التعامل مع الشكاوى والنزاعات الداخلية والخارجية لضمان حلها بطريقة عادلة وشفافة، وتشمل هذه اللائحة الإجراءات المتعلقة بتقديم الشكاوى، طرق حل النزاعات، والآليات التي تضمن العدالة والمساءلة، وتطبق من خلال لجنة متخصصة أو وحدة الموارد البشرية التي تتلقى الشكاوى وتقدم حلولًا ملائمة.
لائحة العمل عن بعد (Remote Work Bylaws): وتهدف إلى تنظيم عملية العمل عن بعد لضمان الإنتاجية والتزام الموظفين بالقواعد المهنية أثناء العمل خارج المكتب، وتشمل هذه اللائحة معايير أداء العمل عن بعد، المتطلبات التكنولوجية، وآليات التواصل مع الإدارة وغيرها، وتطبق من خلال توجيهات واضحة للموظفين العاملين عن بعد، وتقييم دوري لأدائهم والتزامهم.

الخلاصة:

تشكل اللوائح الداخلية ركيزة أساسية في نظام الحوكمة المؤسسية، حيث توفر إطارًا تنظيميًا متكاملًا يحكم جميع جوانب عمل المنظمة، ويساهم تنوع اللوائح في دعم الحوكمة من خلال تناول كل منها جانبًا معينًا من جوانب الإدارة والحوكمة، مما يعزز الشفافية، الامتثال، والكفاءة. وبالتالي، تضمن هذه اللوائح أن تسير المنظمة وفقًا لأعلى المعايير في مجالات إدارة المخاطر والالتزام بالمعايير التنظيمية.

رابعا – الإجراءات Procedures:

الإجراءات في سياق الحوكمة هي مجموعة من الخطوات والتفاصيل التنفيذية المحددة التي تنفذ لضمان تطبيق السياسات التنظيمية بشكل فعّال، وتعتبر الإجراءات بمثابة خارطة طريق عملية لتنفيذ القرارات وتطبيق السياسات داخل المنظمة، مما يضمن تحقيق الشفافية والمساءلة والامتثال للقوانين والمعايير المعتمدة.

لماذا يحتاج نظام إدارة الحوكمة للإجراءات؟

ترجمة السياسات إلى عمل ملموس: توضح الإجراءات كيفية تنفيذ السياسات على أرض الواقع، فإذا كانت السياسة هي المبدأ العام، فإن الإجراءات تحدد بالضبط ما الذي يجب القيام به؟ من سيقوم به؟ وكيفية القيام به، على سبيل المثال، إذا كانت هناك سياسة لمكافحة الفساد، فالإجراءات ستشمل خطوات للإبلاغ عن الفساد، التحقق من البلاغات، ومعاقبة المخالفين.
تحديد الأدوار والمسؤوليات: تحدد الإجراءات بوضوح الأدوار والمسؤوليات المخصصة لكل فرد أو قسم في المنظمة، لضمان أن يعرف الجميع ماذا يطلب منه؟ وما هي المهام الموكلة إليه؟ على سبيل المثال، في إدارة المخاطر، قد تتضمن الإجراءات تحديد من هو المسؤول عن متابعة المخاطر وكيفية التعامل مع المخاطر عند ظهورها.
تحقيق المساءلة والشفافية: بفضل وضوح الإجراءات والتفاصيل المحددة التي توفرها، تسهم في تعزيز المساءلة والشفافية داخل المنظمة. من خلال توثيق كل خطوة، يمكن تتبع الأنشطة والتأكد من أن الأفراد يعملون وفق القواعد المحددة. هذه الشفافية تضمن أنه لا يوجد مجال للتلاعب أو التجاوزات.
توحيد العمل والتقليل من التباين: من خلال تحديد خطوات محددة لكل إجراء، تساعد الإجراءات في توحيد الأساليب العملية وتقليل التباين في الأداء بين الأفراد أو الأقسام، وهذا يعزز الكفاءة، ويساهم في تحقيق نتائج متسقة ومتوقعة، فعلى سبيل المثال، في التعامل مع شكاوى العملاء، تحدد الإجراءات كيفية استلام الشكاوى، متى يتم الرد عليها، وكيفية معالجتها.
تقديم آلية للمراقبة والتقييم: توفر الإجراءات أساساً واضحاً يمكن من خلاله مراقبة الأداء وتقييم مدى الامتثال للأنظمة والتشريعات، وكذلك مدى الالتزام بالسياسات والإجراءات والخطط وغيرها، ومن خلال مراقبة الالتزام بالإجراءات، يمكن اكتشاف الانحرافات أو الفشل في التنفيذ واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.
التعامل مع الطوارئ والمخاطر: تحدد الإجراءات كيفية التصرف في الحالات الطارئة وكيفية إدارة المخاطر، فعلى سبيل المثال، في حالة وجود أزمة مالية أو أزمة تتعلق بالسمعة، يجب أن تحدد الإجراءات الخطوات التي يجب اتباعها للتعامل مع هذه المواقف بشكل فعال ومرن.
التوجيه والتدريب: تساعد الإجراءات في تدريب الموظفين الجدد وتهيئتهم للعمل داخل المنظمة، من خلال توفير خطوات محددة وواضحة، يمكن للموظفين فهم كيفية القيام بمهامهم اليومية دون الحاجة إلى الكثير من التوجيه المباشر.
تحقيق الامتثال القانوني والتنظيمي: الإجراءات تساعد المؤسسات على الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها. من خلال توثيق الخطوات اللازمة للامتثال لكل قانون أو لائحة، يمكن للمنظمة تجنب العقوبات والغرامات المحتملة وضمان تحقيق الالتزام الكامل.
الاستجابة لأصحاب المصلحة: توضح الإجراءات كيفية التفاعل مع أصحاب المصلحة، سواء كانوا مساهمين، عملاء، موظفين أو جهات تنظيمية، وهذا يشمل كيفية معالجة الشكاوى، التفاعل مع الاستفسارات، والرد على التقييمات أو التقارير المطلوبة من قبل الجهات التنظيمية.
تعزيز التحسين المستمر: تمكن الإجراءات المنظمة من التعلم من الأخطاء السابقة وتحسين العمليات على المدى الطويل. من خلال تقييم فعالية الإجراءات المتبعة، يمكن تحسينها وتطويرها بشكل مستمر لضمان أفضل نتائج.

أمثلة على الإجراءات في سياق الحوكمة:

إجراءات الإبلاغ عن الفساد (Corruption Reporting Procedures): تهدف إلى الكشف عن الممارسات غير القانونية وتعزيز الشفافية والمساءلة لحماية المنظمة وضمان الامتثال للقوانين والمعايير، وتتضمن خطوات توضح كيفية تقديم بلاغ حول حالات الفساد الداخلي، إلى من يجب إرسال البلاغ، وكيفية التعامل معه بسرية تامة لضمان حماية المبلغين.
إجراءات الموافقة على النفقات (Expense Approval Procedures): تهدف إلى ضمان الرقابة المالية والمساءلة من خلال تحديد خطوات واضحة وموحدة للمصادقة على النفقات، مما يساهم في تحقيق استخدام فعال وشفاف للموارد المالية داخل المنظمة، وتتضمن تحديد خطوات الموافقة على النفقات المالية داخل المنظمة، بما في ذلك من يملك سلطة الموافقة، وما هي المستندات المطلوبة لكل مستوى من النفقات.
إجراءات إدارة المخاطر (Risk Management Procedures): تهدف إلى تحديد وتقييم المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على سير الأعمال، وتطوير استراتيجيات للتخفيف من تلك المخاطر، مما يساهم في حماية الأصول والموارد وضمان استمرارية العمليات بكفاءة وفاعلية، وتتضمن شرح كيفية تحديد المخاطر، تقييمها، ووضع استراتيجيات للتعامل معها، بالإضافة إلى خطوات اتخاذ القرار بناءً على تحليلات المخاطر.
إجراءات تقديم التقارير المالية (Financial Reporting Procedures): تهدف إلى ضمان دقة وشفافية المعلومات المالية من خلال وضع خطوات واضحة لجمع، تحليل، وإعداد التقارير المالية، مما يمكن الأطراف المعنية من اتخاذ قرارات مستنيرة ويعزز الثقة في الأداء المالي للمنظمة، وتتضمن تحديد الخطوات التي يجب اتباعها لتجميع التقارير المالية، متى وكيف يجب تقديمها، ومن المسؤول عن التحقق من دقة البيانات.
إجراءات التوظيف (Recruitment Procedures): تهدف إلى ضمان اختيار المرشحين المؤهلين والمناسبين للوظائف من خلال وضع خطوات منهجية وموضوعية لجذب، تقييم، وتعيين الكفاءات، مما يعزز من فعالية وجودة الفريق ويضمن توافقهم مع ثقافة وأهداف المنظمة وتتضمن شرحا مفصلا لعملية تعيين الموظفين الجدد، من إعلان الوظائف، إلى مقابلات العمل، واختيار المرشحين المناسبين.
إجراءات المراجعة الداخلية (Internal Audit Procedures): تهدف إلى تقييم فعالية العمليات والرقابة المالية والإدارية من خلال إجراء مراجعات دورية، مما يساعد في تحديد أوجه القصور وتحسين الأداء وضمان الامتثال للسياسات والمعايير التنظيمية، وتتضمن توضح كيفية إجراء المراجعة الداخلية، بما في ذلك الخطوات لتجميع البيانات، مراجعتها، وإعداد التقارير عن الأداء المالي والإداري.
إجراءات التدقيق المالي (Financial Audit Procedures): : تهدف إلى ضمان سلامة ودقة البيانات المالية من خلال إجراء مراجعات مستقلة ومنهجية، مما يسهم في تعزيز الثقة لدى المساهمين وأصحاب المصلحة ويؤكد الالتزام بالمعايير المالية والقوانين ذات الصلة، وتتضمن تحديد مواعيد التدقيق، جمع جميع المستندات المالية المطلوبة، تحديد فريق التدقيق، إجراء مراجعة داخلية، إعداد التقرير النهائي بهدف ضمان مراجعة دقيقة وشفافة للعمليات المالية وتقديم التقارير للجهات المعنية مثل مجالس الإدارة أو المساهمين.
إجراءات إدارة الشكاوى (Complaint Management Procedures): تعنى بمعالجة الشكاوى بسرعة وفعالية لضمان رضا العملاء والموظفين وتحقيق الشفافية في العمليات، وتوضح خطوات تلقي الشكوى، وتسجيلها، وتحديد الشخص أو الجهة المسؤولة عن معالجة الشكوى، والجهة المسؤولة عن التحقيق وتقديم حل أو تعويض، وإبلاغ المشتكي بالنتائج.
إجراءات إدارة النزاعات (Dispute Management Procedures): تهدف إلى التعامل مع النزاعات بشكل عادل ومنظم لمنع التصعيد وضمان بيئة عمل هادئة ومنتج، وتحدد هذه الإجراءات آلية استقبال النزاع بين الموظفين أو الأقسام، تحديد موعد اجتماع لحل النزاع، تحليل الأسباب، اقتراح حلول ودية أو قانونية، متابعة تنفيذ الحل المتفق عليه، تسجيل النتائج
إجراءات مراجعة السياسات (Policy Review Procedures): تهدف للتأكد من أن السياسات تتماشى مع المتغيرات القانونية والتنظيمية ومتطلبات السوق، وبتم تحديد السياسات التي تحتاج إلى تحديث، تعيين فريق المراجعة، جمع البيانات المتعلقة بتطبيق السياسة الحالية، اقتراح التعديلات المطلوبة، موافقة الإدارة العليا على التعديلات، نشر السياسات المحدثة.
إجراءات الإبلاغ عن تضارب المصالح (Conflict of Interest Reporting Procedures): تهدف إلى ضمان أن جميع القرارات والإجراءات تتم بشكل عادل وشفاف دون تأثيرات خارجية وتتضمن تقديم إقرار مكتوب من جميع الموظفين بالإفصاح عن أي تضارب في المصالح، مراجعة هذه الإقرارات، اتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجة أي تضارب محتمل، تقديم تقرير لمجلس الإدارة.
إجراءات تنفيذ التدريب والتطوير (Training and Development Implementation Procedures): تهدف إلى تحسين كفاءة الموظفين وضمان توافق المهارات مع أهداف المنظمة وتحقيق الالتزام بتطوير القدرات، وتتضمن تحديد احتياجات التدريب، وضع جدول زمني للدورات التدريبية، إشعار الموظفين بالتدريب المطلوب، متابعة تنفيذ التدريب، تقييم كفاءة التدريب وتأثيره على الأداء.
إجراءات إعداد التقارير الدورية (Periodic Reporting Procedures): تهدف إلى تقديم معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب للمساعدة في اتخاذ قرارات استراتيجية قائمة على البيانات، ويتضمن جمع البيانات المطلوبة، تحديد الأقسام أو الأفراد المسؤولين عن تقديم البيانات، تجميع التقرير النهائي، مراجعته، تقديمه للإدارة العليا أو مجلس الإدارة.
إجراءات حماية البيانات (Data Protection Procedures): تهدف إلى ضمان سرية وحماية المعلومات الحساسة للمنظمة وأصحاب المصلحة، وتتضمن تحديد البيانات الحساسة، تقييد الوصول إلى البيانات حسب المستوى الوظيفي، تشفير البيانات، إجراء مراجعات دورية للأمان، الإبلاغ عن أي خروقات أمنية.
إجراءات التقييم السنوي للأداء (Annual Performance Evaluation Procedures): تهدف إلى تحسين أداء الموظفين وضمان توافقهم مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة، وتتضمن تحديد معايير الأداء، إجراء مقابلات مع الموظفين، تقييم الأداء استنادًا إلى المعايير المحددة، تقديم ملاحظات ومقترحات لتحسين الأداء، توثيق التقييم في الملفات الشخصية للموظفين.
إجراءات التوريد والمشتريات (Procurement and Sourcing Procedures): تهدف إلى ضمان إدارة عملية التوريد بطريقة فعالة وشفافة تضمن توفير المواد والخدمات بأفضل الأسعار والجودة، وتحييد قضايا تعارض المصالح، وتتضمن تحديد الاحتياجات، إعداد دعوات العطاءات، تقييم العروض المقدمة، اختيار المورد بناءً على معايير محددة، التفاوض على الأسعار والشروط، إصدار أوامر الشراء، والإفصاح في حال تعارض المصالح بين المنظمة والمورد.
إجراءات إعداد الميزانية (Budget Preparation Procedures): تهدف إلى توفير تخطيط مالي دقيق للمنظمة وضمان إدارة الموارد المالية بكفاءة، وتتضمن تحديد الأهداف المالية للسنة المالية المقبلة، جمع توقعات الأقسام المختلفة، مراجعة التوقعات والتأكد من توافقها مع الأهداف الاستراتيجية، إعداد النسخة النهائية من الميزانية، اعتماد الميزانية من قبل مجلس الإدارة.
إجراءات الإبلاغ عن المخالفات (Reporting Violations Procedures): تهدف إلى تعزيز بيئة عمل نزيهة وشفافة والتأكد من اتخاذ الإجراءات اللازمة ضد أي سلوك غير أخلاقي، وتتضمن تقديم بلاغ مكتوب أو إلكتروني حول المخالفة، تخصيص لجنة للتحقيق في البلاغ، جمع الأدلة، إجراء مقابلات مع الأطراف المعنية، إصدار تقرير التحقيق، اتخاذ الإجراءات المناسبة بناءً على النتائج.
إجراءات إدارة الأزمات (Crisis Management Procedures): تهدف للحفاظ على استمرارية العمل وتقليل تأثير الأزمات على المنظمة وسمعتها، وتتضمن تشكيل فريق لإدارة الأزمة، تقييم الوضع وتحديد حجم الأزمة، وضع خطة استجابة سريعة، تنفيذ الحلول، تقديم تقارير دورية للإدارة العليا، تقييم الوضع بعد انتهاء الأزمة والتعلم من التجربة.
إجراءات الامتثال البيئي (Environmental Compliance Procedures): تهدف للتأكد من أن جميع العمليات تلتزم بالمعايير البيئية وتقلل من التأثير السلبي على البيئة وتتضمن تحديد المتطلبات القانونية المتعلقة بالبيئة، تدريب الموظفين على الممارسات البيئية، مراقبة الأداء البيئي للشركة، إجراء تدقيق دوري للالتزام البيئي، تقديم تقارير للجهات المختصة.
إجراءات مكافحة غسيل الأموال (Anti-Money Laundering Procedures): تهدف إلى حماية المنظمة من التورط في أنشطة غير قانونية وضمان الامتثال للقوانين المالية الدولية، وتتضمن تدريب الموظفين على اكتشاف الأنشطة المشبوهة، مراقبة العمليات المالية، التبليغ عن أي عمليات مشبوهة إلى الجهات المختصة، حفظ سجلات العمليات المالية، التعاون مع السلطات المالية عند الطلب

الخلاصة:

الإجراءات التنظيمية في سياق الحوكمة تُعد أداة تنفيذية حاسمة لتحويل السياسات إلى أفعال ملموسة تضمن تطبيق الحوكمة بفعالية. فهي تمثل مجموعة من الخطوات المنهجية والشفافة التي تدير العمليات اليومية بوضوح، مع تحديد الأدوار والمسؤوليات بدقة. هذه الإجراءات تعمل على تعزيز الالتزام بالمبادئ والمعايير المقررة، وتوحيد العمل داخل المنظمة لضمان الامتثال، الشفافية، والتحسين المستمر، مما يدعم تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفعالية.

وهناك إجراءات أخرى يمكن للمنظمات أن تتبناها إذا رأت الحاجة لها، ومنها:

والجدير بالذكر هنا، أن المنظمة التي لديها نظام إدارة الجودة (ISO9001) تقوم بدمج إجراءات الحوكمة في نظام إدارة الجودة الخاص بالمنظمة، مما يعزز من فعالية نظام إدارة الحوكمة من جهة، وشمولية نظام إدارة الجودة من جهة أخرى، وهذا يعني أن إدارة الجودة ستكون لها مساهمة في تفعيل نظام إدارة الحوكمة.

خامسا – الآليات Mechanisms:

الآليات التنظيمية في سياق الحوكمة هي مجموعة من الأنظمة والإجراءات التي تُستخدم لضمان إدارة فعّالة وشفافة للمؤسسات، وتعتبر هذه الآليات ضرورية لتعزيز المساءلة والشفافية وتحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.

أهمية الآليات التنظيمية

تعتبر محورية لضمان تحقيق أهداف المؤسسات وتعزيز كفاءتها. إليك بعض الجوانب التي تبرز أهمية هذه الآليات:

تساهم الآليات التنظيمية في توفير معلومات واضحة وموثوقة عن الأداء والسياسات والإجراءات، مما يسهل فهم كيفية اتخاذ القرارات، حيث تعمل الشفافية على تعزيز ثقة أصحاب المصلحة، بينما تسهم المساءلة في تحديد المسؤوليات وضمان تنفيذ السياسات بشكل صحيح.
تساعد الآليات على تحديد نقاط القوة والضعف في العمليات والبرام، مما يعزز من فعالية العمل المؤسسي وتساهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية من خلال تحسين العمليات والإجراءات.
يساعد المؤسسات في التعامل مع التحديات المحتملة، وتساعد في حماية الأصول وتقليل الأضرار المحتملة، مما يزيد من استقرار المنظمة على المدى الطويل.
تستطيع المؤسسات التكيف مع التغيرات السريعة في البيئة المحيطة، حيث يساعد الابتكار في تحسين المنتجات والخدمات وزيادة القدرة التنافسية.
تساهم الآليات التنظيمية في تقييم الأثر الاجتماعي للمؤسسات وتعزيز استدامتها من خلال تطبيق مبادئ الحوكمة الرشيدة، مما يعزز من التزام المنظمة بمسؤوليتها الاجتماعية وتساعد في بناء علاقات إيجابية مع المجتمع.
تضمن التزام المنظمة بالمعايير القانونية والتنظيمية من خلال تطوير سياسات وإجراءات متكاملة، مما يساعدها في تجنب المخاطر القانونية وتحسين صورة المنظمة.
تساهم الآليات في تعزيز ثقافة الأداء والتميز داخل المنظمة، مما يعزز من التحفيز والتطوير الشخصي للموظفين، ويزيد من الإنتاجية والكفاءة.
تساهم في إنشاء قنوات اتصال فعّالة، سواء بين الإدارات المختلفة أو مع أصحاب المصلحة الخارجيين، مما يعزز يسهم التواصل الفعّال في تعزيز التعاون والفهم المتبادل، مما يؤدي إلى تحقيق نتائج إيجابية.
تساهم في وضع إطار عمل واضح يحدد الإجراءات والعمليات، يضمن الاستقرار تقليل الارتباك ويزيد من فعالية الأداء العام.
تساعد في تحقيق الأهداف المستدامة للمنظمة من خلال تحسين الكفاءة وتعزيز الموارد، وتعزيز الاستدامة طويلة الأجل والقدرة على مواجهة التحديات المستقبلية.

الفرق بين الآلية والإجراء في سياق الحوكمة:

تشير الآلية إلى النظام أو الهيكل العام الذي يساهم في تحقيق الأهداف، وتشمل الأدوات والعمليات المتبعة لضمان الفعالية والكفاءة، أما الإجراء، فهو خطوة محددة أو سلسلة من الخطوات التي تتبع لتحقيق نتيجة معينة ضمن الإطار العام للآلية، حيث تحدد كيفية تنفيذ المهام والعمليات بشكل دقيق، وباختصار، فإن الآلية توفر الإطار العام، بينما الإجراء يحدد كيفية العمل داخل هذا الإطار.

وإليك مجموعة الأمثل المتعلقة بالآليات التي تعزز وتقويم نظام إدارة الحوكمة وتجعلها متماسكا ومتينا:

آلية الرقابة الداخلية (Internal Control Mechanism): تهدف إلى كشف الأخطاء والمخالفات وتحسين الأداء العام للمنظمة، وتتضمن عمليات التقييم والمراجعة والتحقق من الأداء لضمان التزام المنظمة بالسياسات والإجراءات المعتمدة، وتطبق من خلال تنفيذ عمليات دورية لمراجعة الأداء والتحقق من التزام الفرق المختلفة بالمعايير المتفق عليها.
آلية التقارير (Reporting Mechanism): تهدف إلى توفير معلومات شفافة لدعم اتخاذ قرارات مستنيرة من قبل الإدارة ومجلس الإدارة، وتشمل إعداد تقارير دورية عن الأداء المالي وغير المالي، مع التركيز على مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وتطبق من خلال إعداد تقارير ربع سنوية أو سنوية تتناول الأداء وتوزيعها على الجهات المعنية.
آلية إدارة المخاطر (Risk Management Mechanism): الغرض من هذه الآلية هو حماية الأصول وتقليل تأثير المخاطر على العمليات التنظيمية، وتشمل التعرف على المخاطر المحتملة، وتقييمها، ووضع خطط للتخفيف منها، وتنفذ من خلال إنشاء لجنة متخصصة في إدارة المخاطر تقوم بتطوير استراتيجيات وإجراءات لمواجهة المخاطر المحتملة.
آلية الشفافية والإفصاح (Transparency and Disclosure Mechanism): تهدف إلى تعزيز الثقة بين أصحاب المصلحة وتقليل الفساد، وتتضمن نشر المعلومات المتعلقة بالأداء والسياسات والتغييرات التنظيمية بشكل دوري، وتطبق من خلال نشر المراجعة وإعداد تقارير سنوية توضح الأداء والقرارات التنظيمية عبر القنوات الإعلامية المتاحة للمنظمة.
آلية المساءلة (Accountability Mechanism): الغرض من هذه الآلية هو تعزيز درجة المساءلة والاستجواب بين الموظفين والإدارة عند حدوث الانحرافات أو التقصير، وتشمل هذه الآلية تحديد المسؤوليات، وتوزيع الأدوار، وآليات معالجة الشكاوى والمخالفات، ويمكن تطبيقها من خلال تطوير نظام رسمي لتتبع المساءلة يتضمن تقييمات دورية وتقديم تقارير عن الأداء.
آلية التدريب والتطوير (Training and Development Mechanism): تهدف إلى تحسين الأداء وزيادة كفاءة الموظفين من خلال التدريب وتطوير المهارات والخبرات، وتتضمن برامج تدريبية مستمرة للموظفين لتعزيز مهاراتهم ومعرفتهم بالإجراءات والسياسات الجديدة، ويتم تطبيقها من خلال إقامة ورش عمل ودورات تدريبية داخلية وخارجية للموظفين.
آلية التواصل الداخلي (Internal Communication Mechanism): تهدف إلى تعزيز التنسيق والتعاون بين الفرق المختلفة، وتشمل قنوات الاتصال الرسمية وغير الرسمية داخل المنظمة، مثل الاجتماعات، والنشرات، والأنظمة الإلكترونية، وتطبق من خلال استخدام نظم إدارة المحتوى والبرامج الإلكترونية التي تسهل التواصل مثل الشبكات الداخلية والبريد الإلكتروني والتنبيهات وغيرها.
آلية المشاركة (Participation Mechanism): الغرض من هذه الآلية هو تعزيز شعور الانتماء والحصول على مدخلات ذات قيمة، وتتضمن إشراك الموظفين وأصحاب المصلحة في عمليات اتخاذ القرار والمناقشات الاستراتيجية، ويتم تطبيقها من خلال تنظيم جلسات عصف ذهني ومناقشات استراتيجية تشمل مختلف الأطراف وغير ذلك.
آلية التقييم والمراجعة (Evaluation and Review Mechanism): تهدف إلى ضمان الالتزام بالمعايير والسياسات وتحديد مجالات التحسين، وتشمل تقييم الأداء المؤسسي بشكل دوري، بما في ذلك عمليات التدقيق الداخلي والخارجي، وتطبق من خلال إجراء تقييمات سنوية تشمل تحليل الأداء ووضع تقارير عن النتائج.
آلية تحسين العمليات (Process Improvement Mechanism): تهدف إلى تحسين جودة المنتجات والخدمات وتلبية توقعات العملاء، وتتضمن أساليب مثل (كايزن، ولين، و6 سيجما) لتحسين الكفاءة وتقليل الهدر، ويمكن تنفيذ مشاريع تحسين مستمرة تعتمد على تحليل البيانات وتقييم العمليات وتحليل آراء العملاء.
آلية إدارة الأداء (Performance Management Mechanism): الغرض من هذه الآلية هو تعزيز تحقيق الأهداف الاستراتيجية وتوجيه الجهود نحو النتائج المرغوبة، وتتضمن وضع أهداف أداء واضحة ومؤشرات قياس (KPIs) لمتابعة التقدم والتقييم الدوري للأداء، وتطبق عن طريق إجراء تقييمات دورية للأداء باستخدام (KPIs) وتقديم تقارير مفصلة للإدارة.
آلية اتخاذ القرارات (Decision-Making Mechanism): تهدف إلى ضمان أن تكون القرارات مستندة إلى بيانات موثوقة وتحليل شامل، مما يزيد من فعالية النتائج، وتشمل العمليات والإجراءات المستخدمة لاتخاذ قرارات فعالة، بما في ذلك تحديد المعايير، وجمع البيانات، وتحليل الخيارات، وتطبق من خلال استخدام أدوات تحليل البيانات لتقييم الخيارات وتوثيق القرارات المتخذة.
آلية الاستجابة للطوارئ (Emergency Response Mechanism): الغرض من هذه الآلية العمل على تقليل تأثير الأزمات وتحسين القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة لتجنب تعطل المنظمة أو توقف عملياتها، وتتضمن وضع خطط واستراتيجيات للاستجابة السريعة للحوادث أو الأزمات، بما في ذلك تقييم الأثر وإجراءات التعافي، وتطبق من خلال تطوير خطط طوارئ شاملة وإجراء تدريبات منتظمة للتأكد من جاهزية الفريق.
آلية إدارة التغيير (Change Management Mechanism): تهدف إلى تسهيل عملية التغيير وتقليل المقاومة من قبل الموظفين، وتشمل استراتيجيات وأساليب لإدارة التغييرات التنظيمية، بما في ذلك التواصل مع الموظفين وتقديم الدعم اللازم، ويمكن تطبيقها من خلال تنظيم ورش عمل وتدريب للموظفين حول التغييرات وإشراكهم في العملية.
آلية تقييم الفعالية (Effectiveness Evaluation Mechanism): تهدف إلى تحسين البرامج وزيادة فعالية الموارد المستخدمة، وتتضمن تقييم فعالية الإجراءات والبرامج الحالية من خلال قياس النتائج مقابل الأهداف المحددة، ولتفعيلها، يمكن إجراء تقييمات سنوية للبرامج وتقديم تقارير عن الأداء والتحسينات.
آلية المراجعة الدورية (Periodic Review Mechanism): تهدف إلى تعزيز القدرة على التكيف مع التغيرات في البيئة التشغيلية، وتشمل هذه الآلية مراجعات دورية للسياسات والإجراءات لتحديد مدى ملاءمتها وفعاليتها، وتنفذ من خلال إنشاء جدول زمني لمراجعة السياسات والإجراءات وتوثيق النتائج.
آلية الابتكار (Innovation Mechanism): الغرض من هذه الآلية هو تعزيز القدرة التنافسية وتلبية احتياجات السوق المتغيرة، وتتضمن تشجيع الأفكار الجديدة والمبادرات لتحسين العمليات والخدمات، بما في ذلك استخدام منصات الابتكار، ويمكن تطبيقها من خلال تنظيم مسابقات ابتكار داخلية وخارجية لجمع الأفكار الجديدة من الموظفين وأصحاب المصلحة.
آلية تقييم الأثر الاجتماعي (Social Impact Assessment Mechanism): تهدف إلى تحقيق المسؤولية الاجتماعية وتعزيز العلاقات مع المجتمع المحلي، وتشمل تقييم الأثر الاجتماعي للمشاريع والسياسات، بما في ذلك تأثيرها على المجتمع والبيئة، وتطبق من خلال إجراء دراسات تقييم الأثر الاجتماعي قبل وبعد تنفيذ المشاريع.
آلية إدارة المعرفة (Knowledge Management Mechanism): وهدفها تحسين كفاءة العمل من خلال تبادل التجارب والخبرات، وتتضمن استراتيجيات لجمع وتبادل المعلومات والمعرفة داخل المنظمة، مثل نظم إدارة المعرفة، وتتطلب هذه الآلية إنشاء قاعدة بيانات مركزية للمعلومات وتوفير برامج تدريبية لتعزيز تبادل المعرفة.
آلية التواصل الخارجي (External Communication Mechanism): وتهدف إلى تعزيز بناء سمعة المنظمة وعلاقاتها مع المجتمع، وتتضمن القنوات المستخدمة للتواصل مع أصحاب المصلحة الخارجيين، مثل العملاء والمستثمرين ووسائل الإعلام، وتطبق من خلال استخدام استراتيجيات تواصل متنوعة، مثل المؤتمرات البيانات الصحفية والنشرات الإخبارية على الموقع الإلكتروني للمنظمة وعلى حساباتها على منصات التواصل الاجتماعي.
آلية التوظيف والاختيار (Recruitment and Selection Mechanism): وهدفها ضمان جذب وتعيين الأفراد ذوي الكفاءات المطلوبة لتحقيق أهداف المنظمة، وتشمل العمليات والإجراءات المتبعة في توظيف وتقييم الموظفين الجدد، بما في ذلك معايير الاختيار والمقابلات، وتتطلب تطوير نظام شامل للتوظيف يتضمن اختبارات تقييم ومقابلات متعددة المستويات.
آلية دعم الابتكار المفتوح (Open Innovation Support Mechanism): وتهدف إلى توسيع نطاق الابتكار وتعزيز التفاعل مع البيئات الخارجية، وتتضمن التعاون مع الأطراف الخارجية، مثل الجامعات والمبتكرين، لتطوير أفكار جديدة وحلول مبتكرة، ويمكن تطبيقها من خلال إقامة شراكات مع مؤسسات بحثية وشركات ناشئة لتنفيذ مشاريع ابتكارية مشتركة.
آلية مراقبة الأداء المالي (Financial Performance Monitoring Mechanism): والغرض من هذه الآلية هو الحفاظ على الاستقرار المالي للمنظمة وتحقيق أهدافها الاقتصادية، وتشمل تقييم الأداء المالي للمنظمة من خلال مراجعة البيانات المالية وإعداد الميزانيات، وتتطلب استخدام أدوات مالية مثل برامج المحاسبة لمراقبة الأداء المالي وإعداد تقارير شهرية.
آلية الاستبيانات والتغذية الراجعة (Surveys and Feedback Mechanism): تهدف إلى تحديد مجالات التحسين وتعزيز المشاركة في عمليات اتخاذ القرار، وتتضمن جمع الآراء والتعليقات من الموظفين وأصحاب المصلحة بشأن الأداء والعمليات، وتقتضي تنظيم استبانات دورية وجمع البيانات لتحليل الأداء وتحسين الإجراءات.

الخلاصة

تعتبر الآليات التنظيمية جزءا أساسيا من نظام إدارة الحوكمة، حيث تعزز الأداء العام، وتحقق الشفافية، وتقلل المخاطر، مما يسهم في تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية. من خلال تطبيق هذه الآليات بشكل فعّال، تتمكن المؤسسات من تعزيز الثقة بين أصحاب المصلحة، وتوفير بيئة عمل مستقرة وإيجابية، مما يؤدي إلى حوكمة فعّالة ومستدامة.

سادسا – الأدلة Manuals:

الأدلة التنظيمية هي مستندات شاملة تحتوي على المعلومات والإجراءات والتوجيهات اللازمة لضمان تنفيذ السياسات والمعايير داخل المنظمة بشكل فعّال. هذه الأدلة تهدف إلى توضيح كيفية تطبيق السياسات وتقديم إرشادات حول العمليات المختلفة، مما يساهم في تحقيق الحوكمة الجيدة، وضمان الامتثال، وتحسين الأداء. إليك مجموعة من الأدلة التنظيمية الشائعة وأهميتها:

دليل السياسات (Policy Manual): هو وثيقة تحتوي على المبادئ التوجيهية والقواعد التي توجه قرارات المنظمة، يهدف إلى ضمان تطبيق سياسات متسقة عبر المنظمة، ويتضمن السياسات المتعلقة بالعمليات التشغيلية، الموارد البشرية، الامتثال، ويتم تحديثه دوريًا لضمان مواكبته للقوانين والمتطلبات.
دليل الإجراءات (Procedures Manual): هو دليل يوضح الخطوات والإجراءات التي يجب اتباعها لتنفيذ الأنشطة المختلفة، ويهدف إلى ضمان تنفيذ العمليات بشكل دقيق ومنهجي، ويتضمن خطوات تفصيلية للإجراءات المختلفة مثل إدارة المخاطر والموارد البشرية، ويستخدم كمرجع يومي للعاملين عند تنفيذ المهام.
دليل الجودة (Quality Manual): هو ملف يوثق نظم إدارة الجودة لضمان التزام المنتجات والخدمات بالمعايير المطلوبة، بهدف تعزيز الكفاءة وضمان تحسين مستمر في الأداء، ويحتوى على معايير ومتطلبات نظام إدارة الجودة، عمليات التدقيق الداخلي، وإجراءات التحسين، ويستخدم كمرجع في تدقيق الجودة ويتم تحديثه بانتظام.
دليل الصحة والسلامة (Health and Safety Manual): وهو وثيقة تشمل القواعد والإرشادات لضمان بيئة عمل آمنة، بهدف حماية الموظفين من الأخطار وتجنب الحوادث، كما أنه يتضمن إرشادات الإسعافات الأولية، خطط الطوارئ، وإجراءات الوقاية، ويتم التدريب على استخدامه ويعاد تقييمه بانتظام.
دليل التواصل الداخلي (Internal Communication Manual): هو دليل يتكون من حزمة من استراتيجيات وأدوات التواصل داخل المنظمة، ويهدف إلى تعزيز الاتصال الفعال بين الموظفين، كما يحتوي على قنوات الاتصال، الاجتماعات الداخلية، النشرات، ويتم تطبيقه لضمان تدفق سلس للمعلومات بين الأقسام.
دليل إدارة المخاطر (Risk Management Manual): هو وثيقة تشمل منهجيات لتحديد وتقييم المخاطر ووضع خطط للحد منها بهدف تقليل المخاطر المحتملة التي تؤثر على الأعمال، ويتضمن أساليب تقييم المخاطر، خطط الطوارئ، إدارة الأزمات، ويستخدم لتوجيه الإدارة في اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن المخاطر.
دليل الامتثال (Compliance Manual): هو توثيق لضمان التزام المنظمة باللوائح القانونية والتشريعية، بهدف تقليل المخاطر القانونية وتحقيق الامتثال التنظيمي، ويتكون من متطلبات الامتثال، إجراءات الامتثال القانوني، ويستخدم لضمان اتباع جميع الأنظمة والمعايير القانونية.
دليل التدريب والتطوير (Training and Development Manual): يحتوي على برامج التدريب وخطط التطوير المهني، التي تهدف إلى رفع كفاءة الموظفين وتطوير مهاراتهم، ويتضمن برامج التدريب، تقييم الأداء، خطط التعلم، ويتم تنفيذه من خلال برامج تطوير الموظفين الدورية.
دليل الأداء (Performance Manual): هو دليل يوضح كيفية قياس الأداء وتقييمه بهدف تحسين الأداء الفردي والمؤسسي، ويتضمن معايير الأداء، مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، خطط التحسين، ويستخدم في تقييم الأداء الدوري للموظفين والمنظمة.
دليل إدارة التغيير (Change Management Manual): وثيقة توضح كيفية إدارة التغييرات داخل المنظمة بشكل فعال، والغرض منها تقليل المقاومة للتغيير وضمان نجاح العمليات الانتقالية، ويتضمن استراتيجيات التغيير، أدوات التواصل أثناء التغيير، ويستخدم أثناء تنفيذ التغييرات الكبرى في المنظمة لضمان السلاسة في التطبيق واستيعاب أو احتواء مقاومة التغيير.
دليل أخلاقيات العمل (Code of Ethics Manual): هو وثيقة تحدد القيم والمعايير الأخلاقية للعمل، بهدف توجيه سلوك الموظفين وتعزيز الالتزام بالأخلاقيات، ويحتوي على قواعد الأخلاق المهنية، معايير السلوك، ويوزع على الموظفين لضمان الالتزام بالقيم الأخلاقية.
دليل إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة (Stakeholder Management Manual): هو توثيق استراتيجيات التعامل مع أصحاب المصلحة، بهدف تحسين التواصل وبناء علاقات مستدامة معهم، ويحتوي على آليات التفاعل مع المستثمرين، العملاء، والمجتمع، ويستخدم لضمان الشفافية والتواصل الجيد مع أصحاب المصلحة.
دليل إدارة المشروعات (Project Management Manual): هو وثيقة توضح كيفية إدارة المشاريع بشكل فعال، والهدف من هذا الدليل تحقيق أهداف المشاريع بكفاءة ضمن الجداول الزمنية والميزانيات، ويحدد مراحل إدارة المشروع، كما يحدد أدوات التخطيط والرقابة، ويستخدم في تنفيذ وإدارة المشاريع لضمان تحقيق الأهداف المرجوة منها.
دليل إدارة البيانات والمعلومات (Data and Information Management Manual): يهدف إلى حماية المعلومات وضمان دقتها وسلامتها، يحتوي على سياسات وإجراءات تنظم وتضبط عمليات إدارة البيانات والمعلومات، كما يحتوي أدوات الأمان الرقمي وأدوات إدارة البيانات، ويتم استخدامه لضمان الالتزام بسياسات الأمان وحماية المعلومات.
دليل الابتكار والتطوير (Innovation and Development Manual): هو وثيقة تقوم على توثيق استراتيجيات الابتكار لتحفيز الأفكار الجديدة بهدف تعزيز الابتكار في العمليات والمنتجات، ويحتوي على برامج الابتكار، إدارة الابتكار المفتوح، ويستخدم لدعم وتعزيز المشاريع الابتكارية في المنظمة.
دليل التخطيط الاستراتيجي (Strategic Planning Manual): هو وثيقة توضح كيفية تطوير وتنفيذ الاستراتيجيات المؤسسية، ويهدف إلى تحقيق الأهداف الطويلة الأجل، ويحتوي على عملية التخطيط، أدوات التحليل الاستراتيجي، ويتم استخدامه لتطوير الخطط الاستراتيجية وتنفيذها.
دليل إدارة الأمن السيبراني (Cybersecurity Management Manual): هو وثيقة تشتمل على سياسات وإجراءات حماية البيانات الإلكترونية، من أجل حماية المعلومات الحساسة من الهجمات الإلكترونية، فهو يحتوى على سياسات الأمان، وأدوات وتقنيات الحماية، ويستخدم لضمان الأمان الرقمي وتقليل التهديدات السيبرانية.
دليل الاستدامة (Sustainability Manual): يتولى هذا الدليل توثيق سياسات واستراتيجيات تحقيق الاستدامة بهدف تقليل الأثر البيئي وتعزيز الاستدامة المؤسسية، ويحتوى على برامج المسؤولية البيئية والاجتماعية، إدارة الطاقة وغيرها، ويستخدم لتطوير سياسات الاستدامة داخل المنظمة.
دليل إدارة التغيير التنظيمي (Organizational Change Management Manual): هذا الدليل يشتمل على استراتيجيات لإدارة التغيير على مستوى المنظمة، ويهدف إلى ضمان تحقيق التغيير بنجاح وتقليل المقاومة، وإضافة إلى السياسات، فإن هذا الدليل يحتوي أيضا على إجراءات تنفيذ عمليات التغيير، وكذلك أدوات وأساليب التواصل والتدريب، ويتم تطبيقه خلال فترات التغيير الكبيرة لضمان نجاح التحولات.
دليل التقييم والمراجعة (Evaluation and Review Manual): يوضح هذا الدليل كيفية تقييم البرامج والمشاريع وإجراء المراجعات، ويهدف إلى تحسين الأداء والتأكد من التزام العمليات بالمعايير، ويحتوى على مؤشرات الأداء ومعايير وأدوات التقييم، ويتم استخدامه لمتابعة وتقييم التقدم في مختلف المشاريع والبرامج.
دليل الموظف (Employee Manual): يوضح هذا الدليل سياسات وإجراءات العمل التي يجب على الموظفين اتباعها لضمان الالتزام بمعايير الأداء والجودة. يهدف إلى توضيح حقوق الموظفين وواجباتهم، بالإضافة إلى توجيهات حول كيفية التعامل مع المواقف المختلفة في بيئة العمل. يحتوي على إرشادات حول إدارة الوقت، وحل النزاعات، والتواصل الفعال مع الفرق والإدارة، ويستخدم لتعزيز بيئة عمل صحية وإيجابية تساهم في تحسين الإنتاجية والرضا الوظيفي.
دليل الطالب (Student Manual): يوضح هذا الدليل سياسات وإجراءات الدراسة التي يجب على الطلاب اتباعها لضمان النجاح الأكاديمي والتزامهم بالمعايير الأكاديمية. يهدف إلى توجيه الطلاب نحو استغلال الموارد المتاحة بكفاءة وتطوير مهاراتهم الدراسية والشخصية. يحتوي على إرشادات حول كيفية الاستعداد للامتحانات، وإدارة الوقت، والاندماج في الأنشطة الأكاديمية والاجتماعية، ويستخدم لضمان تحقيق تقدم أكاديمي وسلوك منضبط يساهم في تطوير حياة الطالب التعليمية والشخصية.
دليل المستثمر (Investor Manual): يوضح هذا الدليل كيفية التعامل مع الاستثمارات المختلفة ومتابعة أدائها بهدف تحقيق عوائد مالية جيدة والحد من المخاطر المحتملة. يهدف إلى تقديم إرشادات حول استراتيجيات الاستثمار وإدارة المحافظ المالية بناءً على المعايير المالية والقانونية. يحتوي على مؤشرات الأداء الرئيسية ومعايير التقييم المالي وأدوات التحليل، ويستخدم لمساعدة المستثمرين في اتخاذ قرارات استثمارية مستنيرة تتماشى مع أهدافهم المالية.
دليل المسافر (Traveler’s Manual): يوضح هذا الدليل إرشادات وإجراءات السفر التي يجب اتباعها لضمان تجربة سفر آمنة ومريحة. يهدف إلى توجيه المسافرين حول كيفية التحضير للرحلة، التعامل مع المواقف الطارئة، والتأكد من الالتزام بالقوانين والتوجيهات المحلية والدولية. يحتوي على إرشادات حول حزم الأمتعة، التحضيرات الصحية، والأمان الشخصي، ويستخدم لتوفير معلومات ضرورية تسهم في تحسين تجربة السفر وضمان سلامة المسافر طوال الرحلة.
دليل عضو مجلس الإدارة (Board Member Manual): يوضح هذا الدليل دور ومسؤوليات أعضاء مجلس الإدارة وكيفية المساهمة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة. يهدف إلى تعزيز فهم الأعضاء لواجباتهم القانونية والأخلاقية، بالإضافة إلى توفير إطار لعملية صنع القرار التي تتماشى مع مصلحة المنظمة. يحتوي على إرشادات حول الحوكمة المؤسسية، ومؤشرات الأداء، وأدوات التقييم الإداري، ويستخدم لتعزيز كفاءة وفعالية أداء مجلس الإدارة وضمان التزامه بالمعايير التنظيمية والأخلاقية.
دليل المستخدم (User Manual): هو وثيقة توضيحية تقدم إرشادات للمستخدمين حول كيفية استخدام منتج أو نظام معين، بما في ذلك الأجهزة والبرمجيات والخدمات، ويهدف الدليل إلى تسهيل عملية الاستخدام وضمان تحقيق أقصى استفادة من المنتج، ويتضمن دليل المستخدم عادةً محتوى مثل: وصف المنتج، طريقة الإعداد والتثبيت، التشغيل، الصيانة، استكشاف الأخطاء، التواصل مع الدعم..

الخلاصة:

تعتبر الأدلة التنظيمية جزءًا أساسيًا من نظام إدارة الحوكمة، حيث توفر الهيكل والتوجيه اللازمين لتنفيذ السياسات والإجراءات بفعالية. من خلال تقديم معلومات وإرشادات واضحة، تسهم الأدلة في تعزيز الشفافية، تحسين الأداء، وضمان الامتثال للمعايير واللوائح، كما تساعد المؤسسات على التعامل مع التحديات المختلفة وتحقيق الأهداف الاستراتيجية، مما يعزز المساءلة والالتزام بأعلى معايير الحوكمة.

سابعا – النماذج Models:

النموذج في نظام إدارة الجودة: هو وثيقة تستخدم لتوحيد وتوثيق العمليات والأنشطة والمهام والإجراءات المتبعة داخل المنظمة، حيث تسهل النماذج جمع المعلومات والتحقق من توافق العمليات مع متطلبات الجودة، وتُستخدم كمرجع لتقييم الأداء وتنظيم العمل بشكل مستدام

النموذج في نظام إدارة الحوكمة: يعد وثيقة تنظيمية تستخدم لتوحيد العمليات وجمع البيانات بشكل منظم ودقيق، ومع ذلك، لا يمثل النموذج الإطار التنظيمي الكامل، بل هو جزء من منظومة الحوكمة، أما الأطر التنظيمية فتشمل السياسات والقواعد التي تدير اتخاذ القرارات بمسؤولية وشفافية، وهنا، تسهم النماذج في توثيق البيانات وتعزيز الشفافية والمساءلة، مما يدعم الامتثال ويضمن إدارة فعّالة للمنظمة.

وتعتبر النماذج أدوات أساسية في بناء نظام حوكمة فعال لأنها توحد العمليات، تضمن الامتثال، وتدعم اتخاذ القرارات المبنية على البيانات، كما توفر هذه النماذج مرجعية ثابتة وقياسية تمكن من تحسين الكفاءة، الشفافية، والمسؤولية، مما يؤدي إلى تحقيق أهداف المنظمة بشكل أفضل.

أهمية النماذج في نظام إدارة الحوكمة:

تعزيز الشفافية والمسؤولية: تُساعد في توثيق الإجراءات والسياسات، مما يجعل العملية أكثر شفافية، ومن خلال النماذج، يمكن تعقب كل خطوة من خطوات اتخاذ القرار، مما يسهل تحديد المسؤوليات بشكل دقيق، فعلى سبيل المثال، يمكن أن تساعد النماذج الموحدة لتقارير الأداء أو الإفصاح المالي في ضمان توجيه التقارير وفقًا لمعايير موحدة، مما يعزز من وضوح المعلومات والامتثال للقواعد.
توحيد العمليات وتحسين الكفاءة: توفر إطارًا موحدًا لإدارة العمليات والممارسات، مما يسهل على جميع المعنيين في المنظمة فهم الإجراءات والتفاعل معها بفعالية، فمثلا، يمكن أن تساعد نماذج إدارة المخاطر، في توحيد كيفية تقييم المخاطر والحد منها في جميع أقسام المنظمة، مما يؤدي إلى تجنب الازدواجية في العمل وتحقيق تكامل بين الأقسام.
دعم اتخاذ القرار القائم على البيانات: تجمع النماذج المعلومات بطرق منظمة، مما يسمح بتحليل البيانات بشكل فعال واتخاذ قرارات مبنية على أسس موضوعية، حيث إن استخدام النماذج المالية أو التقارير الدورية يسمح للإدارة بتحليل الأداء السابق واتخاذ قرارات مستقبلية قائمة على معلومات دقيقة، مما يقلل من المخاطر ويساعد في التخطيط الاستراتيجي.
الامتثال وتسهيل التدقيق: تساعد في الحفاظ على الامتثال للقوانين والتشريعات المحلية والدولية، من خلال توثيق جميع العمليات والإجراءات بشكل منظم، فعند استخدام نماذج التقارير الرقابية والامتثال على سبيل المثال، يمكن للمنظمة التأكد من أنها تتبع جميع القوانين واللوائح المطلوبة، مما يسهل على الجهات الرقابية تدقيق العمليات والامتثال بفعالية.
تعزيز التوجيه الفعال والرقابة: تسمح للإدارة العليا ومجلس الإدارة بمراقبة وتوجيه العمليات بشكل أفضل، من خلال الحصول على تقارير موحدة ومنظمة حول الأنشطة المختلفة، فنماذج التوجيه المالي مثلا تضمن أن الإدارة العليا لديها رؤية واضحة حول الوضع المالي للمنظمة وتتمكن من تقديم التوجيه المناسب بناءً على معلومات موثوقة.
تحسين إدارة المخاطر: تساعد النماذج في توثيق وتوحيد كيفية تحديد وتحليل وإدارة المخاطر، مما يوفر آلية قوية للتعامل مع التحديات المتوقعة وغير المتوقعة، حيث تمكّن الشركات من تحديد نقاط الضعف والفرص، وتقديم خطط لمعالجة المخاطر بشكل استباقي، مما يحد من الآثار السلبية المحتملة.
دعم العلاقات بين الأطراف المعنية: يساهم استخدام النماذج في تنظيم وتوثيق العلاقات بين المساهمين، مجلس الإدارة، والإدارة العليا، مما يعزز من الثقة والمصداقية بين الأطراف، ويمكن – على سبيل المثال – لنماذج التقارير الدورية عن الأداء وإدارة العلاقات مع المساهمين أن تساعد في ضمان أن جميع الأطراف على اطلاع دائم بتطورات الشركة، مما يعزز من مستوى الشفافية والمساءلة.

وفيما يلي مجموعة من النماذج في سياق نظام إدارة الحوكمة على سبيل المثال لا الحصر:

نموذج تقييم الأداء (Performance Evaluation Form): هو نموذج يُستخدم لتقييم أداء الموظفين أو الأداء المؤسسي بناءً على معايير محددة مسبقًا، ويهدف إلى توثيق التقييمات الدورية للأداء الفردي أو الجماعي وتحليل التقدم المحرز نحو تحقيق الأهداف، ويشمل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وملاحظات المشرف، وخطط التطوير، ويتم استخدامه في الاجتماعات السنوية لمراجعة الأداء ووضع خطط تحسين الكفاءة.
نموذج إدارة المخاطر (Risk Management Form): هو نموذج لتوثيق وتقييم المخاطر المحتملة التي قد تواجه المنظمة، ويهدف إلى ضبط وتوحيد عملية تقييم المخاطر وتحديد استراتيجيات التخفيف من تأثيرها على العمليات، ويتطلب تفاصيل المخاطر، مستوى التهديد، الإجراءات المتخذة للحد من المخاطر، ويستخدم لتطوير خطط الطوارئ والاستجابة للأزمات.
نموذج تقرير الحوكمة (Governance Reporting Form): وهو نموذج يُستخدم لتوثيق تقارير الحوكمة المتعلقة بأداء المجلس التنفيذي أو الإدارة العليا بغرض توفير تقرير دوري حول الأداء والامتثال لمبادئ الحوكمة والسياسات الداخلية، ويتطلب بيانات أداء مجلس الإدارة، القرارات المتخذة، التوصيات المستقبلية، ويستخدم في الاجتماعات الدورية مع الإدارة وأصحاب المصلحة لتقييم مستوى الامتثال والشفافية.
نموذج التدقيق الداخلي (Internal Audit Form): وهو نموذج يستخدم لتوثيق نتائج عمليات التدقيق الداخلي التي تهدف إلى مراجعة وتقييم الأنظمة والإجراءات الداخلية ويهدف إلى توثيق العمليات التي تم مراجعتها والتوصيات الصادرة لتحسين الكفاءة والامتثال، ويتضمن قائمة التدقيق، النتائج، التوصيات، وخطط العمل المقترحة، ويستخدم خلال عمليات التدقيق الدورية لتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.
نموذج مراجعة الامتثال (Compliance Review Form): وهو نموذج يستخدم لتقييم مدى التزام المنظمة باللوائح والقوانين المحلية والدولية، والغرض منه توثيق المراجعات التي تحدد ما إذا كانت المنظمة تمتثل للقوانين والمعايير المطلوبة، ويتطلب تفاصيل القوانين، نتائج المراجعة، إجراءات الامتثال المطلوبة، ويستخدم من قبل فرق الامتثال القانوني لتحديد مدى مطابقة الأنشطة المؤسسية للمتطلبات التنظيمية.
نموذج الشكاوى والملاحظات (Complaints and Feedback Form): هو نموذج يُستخدم لجمع الشكاوى والملاحظات من الموظفين أو العملاء، ويهدف إلى توثيق الشكاوى وتقديم حلول سريعة، وتعزيز الشفافية في التعامل مع أصحاب المصلحة، ويتطلب تفاصيل الشكوى، التحقيقات المتخذة، الإجراءات التصحيحية، وستخدم من قبل إدارة الشؤون القانونية أو قسم الموارد البشرية للتحقيق في الشكاوى واتخاذ إجراءات تصحيحية.
نموذج استبيان تقييم المخاطر (Risk Assessment Questionnaire): هو نموذج استبيان يهدف إلى جمع معلومات حول المخاطر المحتملة داخل المنظمة، والغرض منه هو تقييم المخاطر بناءً على استجابات الأطراف المختلفة، وتحديد الأولويات في التعامل معها، ويتضمن مجموعة من الأسئلة المتعلقة بالمخاطر، مستويات الأثر، وإمكانية حدوثها، ويستخدم في إطار إعداد خطط إدارة المخاطر وتطوير استراتيجيات الوقاية.
نموذج إدارة التغيير (Change Management Form): هو نموذج يستخدم لتوثيق تفاصيل التغييرات التنظيمية والإجراءات المتبعة لإدارتها، ويهدف إلى ضمان أن يتم التعامل مع التغييرات بفعالية وتقليل أي اضطرابات في العمليات، ويتطلب تفاصيل التغيير، الأهداف، التأثير المحتمل، الإجراءات المتخذة لإدارة التغيير، ويستخدم في عملية التخطيط للتغييرات الرئيسية مثل إعادة الهيكلة أو التحولات التكنولوجية.
نموذج خطة الطوارئ (Emergency Response Plan Form): هو نموذج يُستخدم لتوثيق خطط الاستجابة للطوارئ مثل الحوادث أو الكوارث الطبيعية، ويهدف إلى توثيق العمليات والإجراءات اللازمة للتعامل مع حالات الطوارئ وضمان استمرارية العمل، ويشمل تفاصيل الطوارئ، فرق الاستجابة، الخطوات الواجب اتخاذها، ويستخدم كجزء من خطط الطوارئ والاستجابة السريعة.
نموذج تقرير الأداء المالي (Financial Performance Report Form): هو نموذج لتوثيق الأداء المالي الشهري أو السنوي للمنظمة والغرض منه تقديم صورة شاملة عن الأداء المالي وضمان الالتزام بالميزانية ويقتضي الحصول على بيانات الإيرادات والمصروفات، الفائض أو العجز، المؤشرات المالية الرئيسية، ويستخدم في الاجتماعات المالية الدورية لإعداد تقارير عن الأداء المالي وتحليل الاتجاهات.
نموذج الشكاوى والملاحظات (Complaints and Feedback Form): هو نموذج يستخدم لتوثيق الشكاوى والملاحظات المقدمة من الموظفين أو العملاء بشأن الخدمات أو المنتجات المقدمة من المنظمة. والغرض منه هو جمع المعلومات حول المشكلات التي قد تواجه الأفراد وتحديد مجالات التحسين، ويقتضي الحصول على تفاصيل مثل اسم المشتكي، وصف الشكوى أو الملاحظة، تاريخ وقوع المشكلة، والإجراءات المطلوبة لحلها. ويستخدم هذا النموذج في عمليات تقييم الأداء، والمراجعات الدورية، والاجتماعات لمناقشة التحديات والمشكلات وتحسين جودة الخدمات المقدمة
نموذج اجتماعات مجلس الإدارة (Board Meeting Minutes Form): هو نموذج يُستخدم لتوثيق المحاضر الخاصة بالاجتماعات التي يُعقدها مجلس الإدارة. والغرض منه هو تقديم سجل دقيق للقرارات المتخذة، والنقاشات التي جرت، والإجراءات المتفق عليها خلال الاجتماع. يتطلب النموذج إدخال معلومات مثل تاريخ الاجتماع، وقت البدء والانتهاء، أسماء الأعضاء الحاضرين والغائبين، جدول الأعمال، ملخص المناقشات، القرارات المتخذة، والإجراءات التالية المقررة. يُستخدم هذا النموذج كمرجع رسمي للأعضاء ويُساعد في ضمان الشفافية والمساءلة في عمليات اتخاذ القرارات داخل المجلس.
نموذج الإفصاح (Disclosure Form): هو وثيقة تستخدم لتوثيق المعلومات المتعلقة بالأداء المالي وغير المالي للمؤسسة، ويهدف إلى ضمان الشفافية والإفصاح أمام أصحاب المصلحة، يتضمن النموذج بيانات عن الإيرادات، المصروفات، الاستثمارات، والالتزامات، بالإضافة إلى أي معلومات مهمة أخرى مثل المخاطر المحتملة، التغييرات في السياسات، والأحداث المؤثرة على الأداء. يُستخدم نموذج الإفصاح كأداة لتلبية متطلبات الجهات الرقابية، ويُعد جزءًا أساسيًا من عملية التواصل مع المستثمرين والمجتمع المحلي لتعزيز الثقة والمصداقية في العمليات التنظيمية، ويمكن أن ينشر هذا الإفصاح عبر الموقع الإلكتروني للمنظمة أو عبر حساباتها على منصات التواصل الاجتماعي أو إرسال نسخا منه إلى أصحاب المصلحة المعنيين.
نموذج الإفصاح عن تضارب المصالح (Conflict of Interest Disclosure Form): هو وثيقة تستخدم لتوثيق أي تضارب محتمل في المصالح قد يؤثر على اتخاذ القرارات داخل المؤسسة، ويهدف النموذج إلى تعزيز الشفافية وضمان نزاهة العمليات من خلال إلزام الموظفين والمساهمين بالإفصاح عن أي علاقات أو مصالح شخصية قد تؤثر على مسؤولياتهم المهنية، ويتضمن النموذج معلومات عن الأنشطة التجارية، الشراكات، أو أي ارتباطات شخصية قد تؤدي إلى تضارب في المصالح، ويعتبر أداة حيوية لحماية سمعة المؤسسة وضمان التزام جميع الأفراد بالمعايير الأخلاقية والمهنية.

ثامنا – السجلات Records:

يشير مفهوم السجلات في سياق (نظام إدارة الجودة)، تشير إلى المستندات أو البيانات التي تستخدم لتوثيق الأدلة على الامتثال للمتطلبات، سواء كانت هذه المتطلبات تخص المعايير، أو العمليات، أو الإجراءات، وتعد السجلات جزءًا أساسيًا من نظام إدارة الجودة لأنها تدعم توثيق الإجراءات والقرارات التي تُتخذ، وتساهم في إثبات التنفيذ الفعلي للإجراءات والمطابقة للمعايير المعتمدة.

أما في سياق الحوكمة، فإن السجلات تشير إلى الوثائق والبيانات التي تحتفظ بها المنظمة لدعم الشفافية والمساءلة؛ وضمان الامتثال للقوانين واللوائح والسياسات الداخلية، وتلعب السجلات دورًا حيويًا في الحوكمة لأنها تقدم دليلًا على أن العمليات الإدارية والقرارات تتماشى مع معايير الحوكمة الرشيدة وتدعم الممارسات الأخلاقية في الإدارة.

أهمية السجلات في الحوكمة:

تعزيز الشفافية والمساءلة: توفر السجلات مسارًا واضحًا يُظهر كيفية اتخاذ القرارات وتنفيذ العمليات، وتسمح هذه السجلات لأصحاب المصلحة (مثل المساهمين، الجهات التنظيمية، والموظفين) بالتحقق من أن الإدارة تتبع إجراءات سليمة وعادلة وشفافة.
الامتثال القانوني والتنظيمي: يعد الحفاظ على السجلات أمرا ضروريًا لضمان الامتثال للقوانين واللوائح التي تحكم عمل المنظمة، وتشمل هذه السجلات العقود، تقارير الأداء المالي، اجتماعات مجلس الإدارة، وغيرها من الوثائق التي قد تُطلب عند إجراء عمليات تدقيق أو مراجعة خارجية.
دعم اتخاذ القرارات المبنية على الأدلة: تتيح السجلات للمنظمات اسناد قراراتها إلى بيانات دقيقة وموثوقة، مما يعزز من كفاءة العمليات ويقلل من المخاطر المرتبطة باتخاذ قرارات غير المبنية على المعلومات الكافية.
التوثيق وحفظ الحقوق: السجلات تعد وسيلة لحفظ حقوق المنظمة والأطراف المعنية. فهي تثبت الالتزامات، الاتفاقيات، والإجراءات التي تم اتخاذها، مما يقلل من النزاعات القانونية أو التنظيمية في المستقبل

إليك أهم أنواع السجلات التي تستخدم في سياق الحوكمة:

سجلات الحوكمة العامة (Governance Records): هي قوائم وملفات تجمع السياسات والقرارات والإجراءات المتعلقة بإدارة المنظمة، بما في ذلك اجتماعات مجلس الإدارة، وذلك بغرض ضمان الامتثال للقوانين واللوائح، وتعزيز الشفافية في صنع القرارات، وتحتوي على محاضر الاجتماعات، تقارير الامتثال، وخطط الحوكمة.
سجلات الأداء المالي (Financial Performance Records): هي توثيق المعلومات المالية للمنظمة، بما في ذلك الميزانيات، الحسابات الختامية، وتدفقات الأموال، وتهدف إلى ضمان الشفافية في التعاملات المالية، وتحقيق الامتثال للمعايير المحاسبية، وتشمل هذه السجلات التقارير المالية السنوية، الميزانيات والموازنات السنوية، وسجلات التدقيق المالي.
سجلات الامتثال (Compliance Records): وهي توثق الامتثال للقوانين واللوائح المحلية والدولية، مثل معايير الجودة، الأمان، والبيئة، وتهدف إلى ضمان أن المنظمة تعمل وفقًا للقوانين واللوائح ذات الصلة، والحد من المخاطر القانونية، وتشتمل هذه السجلات على تقارير الامتثال القانونية، سجلات التدقيق الداخلي والخارجي، وشهادات الامتثال وغيرها.
سجلات المخاطر (Risk Records): هي توثيق وتقييم المخاطر المحتملة والعمليات المتبعة لإدارتها والتخفيف منها، والغرض منها تحديد وتقييم المخاطر التي قد تؤثر على الأعمال وتقليل تأثيرها، وتشتمل هذه السجلات على قائمة المخاطر المحتملة، واحتمال حدوثها وأثرها المتوقع، وكذلك تقييمات المخاطر، خطط الطوارئ، وسجلات الحوادث.
سجلات إدارة الأداء (Performance Management Records): هي توثيق الأداء الفردي والمؤسسي لضمان تحقيق أهداف المنظمة الاستراتيجية والفرعية، والغرض من هذه السجلات هو مراقبة التقدم وتحقيق الأهداف من خلال مراجعة وتقييم الأداء، وتشتمل على تقييمات الموظفين، مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، والتقارير الدورية عن الأداء المؤسسي.
سجلات إدارة المشاريع (Project Management Records): هي توثيق جميع مراحل المشاريع، بدءًا من التخطيط إلى التنفيذ والانتهاء والغرض منها ضمان توثيق المشروع بشكل كامل لقياس النجاح والالتزام بالأهداف، وتحتوي هذه السجلات على خطط المشاريع، تقارير التقدم، تقييمات ما بعد المشروع.
سجلات التدريب والتطوير (Training and Development Records): وهي سجلات توثيق البرامج التدريبية التي يتلقاها الموظفون لتطوير مهاراتهم وتحسين أدائهم، بهدف تحسين أداء الموظفين من خلال التطوير المستمر، وتشمل خطط التدريب، نتائج الدورات التدريبية، وتقارير تطوير الموظفين.
سجلات التقييم والمراجعة (Evaluation and Review Records): هي توثيق عمليات التقييم والمراجعة الداخلية والخارجية للعمليات والإجراءات وتهدف إلى تعزيز الفعالية من خلال التقييم الدوري وتحديد مجالات التحسين، وتشتمل على تقارير التدقيق، التقييمات الدورية، وخطط التحسين.
سجلات الابتكار (Innovation Records): وهي توثيق الأفكار والمبادرات الجديدة التي تساعد على تحسين العمليات أو تطوير المنتجات وتهدف إلى تحفيز الابتكار وضمان تتبع التقدم في المبادرات الابتكارية، وتشمل سجلات الأفكار الجديدة، خطط الابتكار، ونتائج مشاريع الابتكار.
سجلات التواصل مع أصحاب المصلحة (Stakeholder Communication Records): هي توثيق التواصل مع جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين مثل العملاء، المستثمرين، والموردين، وتهدف إلى ضمان إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة بشكل فعال وشفاف، وتشتمل هذه السجلات على محاضر الاجتماعات، تقارير التغذية الراجعة، ورسائل التواصل الرسمية مع أصحاب المصلحة.
سجلات الصحة والسلامة (Health and Safety Records): هي توثيق الأنشطة المرتبطة بالصحة والسلامة المهنية لضمان بيئة عمل آمنة والغرض منها تحسين السلامة وتقليل المخاطر الصحية في بيئة العمل، وتشمل تشمل تقارير الحوادث، تقييمات المخاطر الصحية، وسجلات الامتثال للسلامة.
سجلات التدقيق الداخلي والخارجي (Internal and External Audit Records): هي توثيق نتائج التدقيق الداخلي والخارجي، بما في ذلك مراجعة الأداء المالي والإداري، وهذه السجلات تسعى لضمان تحسين العمليات والامتثال للمعايير المطلوبة، وهي تشتمل على تقارير التدقيق، توصيات التحسين، وخطط العمل.
سجلات الموارد البشرية (Human Resources Records): هي توثيق جميع الأنشطة المرتبطة بإدارة الموارد البشرية، مثل التوظيف، الأداء، والتطوير، وتهدف إلى إدارة الموظفين بفعالية وتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد البشرية، وتحتوي هذه السجلات على ملفات وسجلات الموظفين، تقارير الأداء، وسجلات التدريب وغيرها.
سجلات التغيير التنظيمي (Organizational Change Records): هي توثيق العمليات والإجراءات المرتبطة بالتغييرات التنظيمية مثل إعادة الهيكلة أو التحول الرقمي، وتهدف إلى إدارة التغيير بشكل فعال وتقليل المقاومة، وتشمل هذه السجلات خطط التغيير، تقييمات التأثير، وسجلات التواصل مع الموظفين أثناء التغيير.
سجلات الاستدامة (Sustainability Records): هي توثيق المبادرات والاستراتيجيات المتعلقة بالاستدامة البيئية والاجتماعية للمنظمة، وتهدف إلى تحقيق الاستدامة وتقليل الأثر البيئي والاجتماعي السلبي، وتشتمل هذه السجلات على تقارير الاستدامة، تقييمات الأثر البيئي، وسجلات المسؤولية الاجتماعية.
سجلات الابتكار المفتوح (Open Innovation Records): هي توثيق التعاون مع الجهات الخارجية مثل الجامعات والمؤسسات البحثية في مجالات الابتكار، وتهدف إلى تعزيز الابتكار من خلال التعاون مع شركاء خارجيين، وتحتوي على عقود التعاون، نتائج المشاريع المشتركة، وسجلات الاجتماعات.
سجلات الشكاوى (Complaints Records): هي توثيق الشكاوى التي تتلقاها المنظمة من العملاء أو أصحاب المصلحة حول المنتجات أو الخدمات المقدمة، وتهدف هذه السجلات إلى تحسين الأداء والجودة من خلال معالجة الشكاوى بشكل منهجي وسريع. تحتوي على تفاصيل الشكاوى، الإجراءات المتخذة لمعالجتها، ونتائج التحقيقات أو الحلول المقترحة، بالإضافة إلى سجلات الاجتماعات المتعلقة بمعالجة الشكاوى.
سجلات العوامل الداخلية والخارجية (Internal and External Factors Records): هي توثيق للعوامل التي تؤثر على المنظمة سواء من داخلها أو من البيئة الخارجية. تهدف هذه السجلات إلى مساعدة المنظمة على فهم تأثير هذه العوامل على استراتيجياتها وأدائها، وتشمل العوامل الداخلية مثل الموارد والهيكل التنظيمي والثقافة المؤسسية، والعوامل الخارجية مثل التغيرات الاقتصادية، القوانين، المنافسين، والتطورات التكنولوجية، وتحتوي السجلات على تقارير التحليل البيئي، تقييمات المخاطر والفرص، وسجلات الاجتماعات المتعلقة بتحليل هذه العوامل وتأثيرها على الأعمال.
سجلات الجهات المعنية (Stakeholders Records): هي توثيق لكافة المعلومات المتعلقة بالجهات المعنية التي تؤثر على المنظمة أو تتأثر بها. تهدف هذه السجلات إلى إدارة العلاقات مع الجهات المعنية بشكل فعال، وضمان تلبية احتياجاتهم وتوقعاتهم بما يعزز الثقة والتعاون. تحتوي السجلات على تفاصيل حول الجهات المعنية، مثل العملاء، الموردين، الموظفين، الشركاء والمساهمين، إلى جانب تقييم تأثيرهم على المنظمة. تشمل أيضًا سجلات التواصل، تقارير الاجتماعات، والاستراتيجيات المتبعة لإدارة هذه العلاقات وتحقيق التوازن بين مصالح جميع الأطراف.
سجلات الإجراءات التصحيحية (Corrective Actions Records): هي توثيق للإجراءات التي تتخذها المنظمة لمعالجة المشكلات أو حالات عدم الامتثال التي تم تحديدها في عمليات أو منتجات معينة، وتهدف هذه السجلات إلى تصحيح الأخطاء، منع تكرارها، وضمان التحسين المستمر. تحتوي على تفاصيل المشكلة أو حالة عدم المطابقة، الخطوات التي تم اتخاذها لتحديد السبب الجذري، الإجراءات التصحيحية المعتمدة، وسجلات المتابعة لضمان فعالية الحل، كما تشمل تقارير الاجتماعات المتعلقة بالإجراءات التصحيحية ومراجعات الأداء بعد التنفيذ.
سجلات الوثائق القانونية (Legal Documents Records): هي توثيق للوثائق القانونية المتعلقة بالعمليات والالتزامات القانونية للمنظمة. تهدف هذه السجلات إلى ضمان الامتثال للقوانين والتشريعات وحفظ الحقوق القانونية للمنظمة وأصحاب المصلحة. تحتوي على العقود، الاتفاقيات، التراخيص، براءات الاختراع، وثائق الملكية الفكرية، وسجلات القضايا القانونية. تشمل أيضًا سجلات المراسلات مع الجهات القانونية، ومتابعة الفترات الزمنية المتعلقة بالتجديد أو الانتهاء، وكذلك تقارير الاجتماعات التي تتناول المواضيع القانونية أو الالتزامات التعاقدية.

تاسعا – وثائق أخرى Other Regulatory Documents:

تساعد في تعزيز نظام إدارة الحوكمة.

خطط التعاقب (Succession Planning): هي خطة ذات طابع استراتيجي، وتستخدم لتحديد وتطوير الموظفين المحتملين لملء المناصب القيادية والإدارية عند شغلها أو في حالات الطوارئ، والغرض منها هو ضمان استمرارية الأعمال وتقليل الفجوات القيادية عن طريق إعداد الأفراد المؤهلين لتحمل المسؤوليات الجديدة، تتضمن الخطة تحليل المهارات والكفاءات المطلوبة لكل منصب، تحديد الموظفين المحتملين وتقييم أدائهم، وتوفير التدريب والتطوير اللازمين لتعزيز مهاراتهم. يُستخدم هذا النموذج لتقديم رؤية واضحة حول كيفية تطوير القادة المستقبليين وضمان توافر الكفاءات اللازمة لتحقيق أهداف المنظمة واستراتيجيتها على المدى الطويل.
وثائق الشراكة (Partnership Documents): هي مستندات رسمية تستخدم لتوثيق العلاقة بين الأطراف المشاركة في شراكة تجارية أو مشروع مشترك. والغرض منها هو تحديد الأهداف المشتركة، الحقوق والواجبات، وتوزيع المسؤوليات بين الشركاء. تشمل الوثائق عادةً: (اتفاقيات الشراكة: تحدد شروط وأحكام الشراكة، بما في ذلك هيكل الملكية، وطرق اتخاذ القرارات، وآلية توزيع الأرباح والخسائر)، و(مذكرات التفاهم: تستخدم لتوثيق الاتفاقات الأولية بين الأطراف قبل التوقيع على اتفاقية شراكة رسمية، مما يوضح النوايا المشتركة)، وخطط العمل: توضح الأهداف والخطط التنفيذية لتحقيق الأهداف المشتركة، بما في ذلك الجداول الزمنية والموارد المطلوبة)، وتقارير الأداء: تستخدم لتقييم تقدم الشراكة وتحليل النتائج المحققة مقارنة بالأهداف المحددة) وتساهم وثائق الشراكة في تعزيز الشفافية والتفاهم بين الشركاء، مما يسهم في تحقيق نتائج إيجابية ويعزز من النجاح المشترك للمشاريع.
البروتوكولات (Protocols): هي مجموعة من القواعد والإجراءات التي تحدد كيفية تنفيذ الأنشطة والعمليات داخل المنظمة، تستخدم البروتوكولات لضمان الاتساق والموثوقية في الأداء وتسهيل التعاون والتنسيق بين الفرق المختلفة، وتوضح المعايير والممارسات المتبعة في إجراء معين، مثل الاجتماعات أو التواصل الداخلي أو إدارة المخاطر، وتتضمن خطوات تنفيذ الإجراءات بشكل دقيق، بما في ذلك التوقيت، والأدوار، والأدوات المستخدمة، وتحدد كيفية قياس نجاح البروتوكول أو فعاليته، مع وضع معايير الأداء المطلوبة.
مؤشرات الأداء الرئيسية (Key Performance Indicators – KPIs): هي أدوات تستخدم لقياس فعالية أداء المنظمة في تحقيق أهدافها الاستراتيجية والتشغيلية، وتهدف هذه المؤشرات إلى توفير معلومات موضوعية حول الأداء، مما يساعد في اتخاذ قرارات مدروسة. تشمل المؤشرات جوانب مالية وغير مالية، مثل الربحية، ورضا العملاء، والكفاءة التشغيلية. تُستخدم في الاجتماعات الدورية لمراجعة الأداء وتوجيه الخطط المستقبلية، وتساعد على تحسين العمليات وزيادة الكفاءة.
الخطة الاستراتيجية (Strategic Plan): هي وثيقة تحدد رؤية وأهداف المنظمة على المدى الطويل، وتتضمن تحليل البيئة الداخلية والخارجية، وتحديد الفرص والتحديات، وتهدف الخطة الاستراتيجية إلى توجيه القرارات الكبرى وتخصيص الموارد بشكل فعّال لتحقيق الأهداف الاستراتيجية. تعتبر أداة رئيسية لقياس الأداء وتقييم التقدم نحو تحقيق الرؤية المحددة، وتساعد في التأكد من توافق جميع الأنشطة مع الأهداف العامة للمنظمة.
الخطط التشغيلية (Operational Plans): هي وثائق تفصيلية تحدد كيفية تحقيق الأهداف الاستراتيجية على المدى القصير، عادةً على مدار عام أو أكثر، وتتضمن الخطط التشغيلية تحديد المهام، وتوزيع الأدوار، والموارد المطلوبة، والجدول الزمني لإنجاز الأنشطة، وتهدف إلى تحسين الكفاءة التشغيلية وضمان تنفيذ الخطط الاستراتيجية بشكل فعّال، وتستخدم كمرجع للتوجيه اليومي وقياس الأداء على مستوى الفرق والأقسام، مما يسهل التكيف مع التغيرات والتحديات.
التقرير السنوي (Annual Report): هو وثيقة شاملة تصدرها المنظمة في نهاية كل سنة مالية، تهدف إلى تقديم صورة مفصلة عن الأداء المالي والتشغيلي للمنظمة خلال العام، ويتضمن التقرير السنوي بيانات حول الإيرادات، النفقات، الأرباح، والنتائج التشغيلية، بالإضافة إلى تحليل الأداء مقارنةً بالسنوات السابقة، كما يتضمن معلومات حول الأنشطة الرئيسية، الإنجازات، التحديات، واستراتيجيات النمو المستقبلية، ويعتبر التقرير أداة مهمة لتعزيز الشفافية والمساءلة أمام أصحاب المصلحة، ويستخدم أيضا للتواصل مع المساهمين والمستثمرين لتقديم نظرة شاملة حول وضع المنظمة ومكانتها في السوق.
الميثاق الأخلاقي (Code of Ethics): هو وثيقة رسمية توضح المبادئ والقيم الأخلاقية التي يجب أن يتبناها جميع موظفي المنظمة، ويحدد الميثاق الأخلاقي المعايير السلوكية المتوقعة، مثل النزاهة، والشفافية، واحترام الآخرين، والتعامل المسؤول مع الموارد، ويهدف إلى توجيه السلوك الفردي والجماعي داخل المنظمة، مما يساعد في تعزيز ثقافة النزاهة والامتثال للأخلاقيات. يعتبر الميثاق أداة فعالة لتعزيز الوعي الأخلاقي ويساعد في الوقاية من السلوكيات غير الأخلاقية أو المخالفة للقوانين، ويستخدم أيضا في عمليات التدريب والتوجيه للموظفين الجدد، لضمان فهمهم للقيم والمعايير التي تلتزم بها المنظمة
استطلاعات الرأي (Surveys): هي أداة لجمع المعلومات والآراء من مجموعة محددة من الأفراد، مثل الموظفين أو العملاء، حول موضوعات معينة تتعلق بأداء المنظمة أو رضاهم أو تجاربهم. يتم تصميم استطلاعات الرأي لجمع بيانات كمية ونوعية، وغالبا ما تتضمن أسئلة متعددة الاختيارات أو مفتوحة، ويهدف الاستطلاع إلى قياس وجهات النظر والمشاعر حول جوانب مثل بيئة العمل، ورضا العملاء، والمنتجات أو الخدمات المقدمة، وأداء الإدارة. تساعد النتائج في تحديد نقاط القوة والضعف في المنظمة، وتقديم رؤى قيمة لتحسين العمليات واتخاذ القرارات الاستراتيجية، وتستخدم استطلاعات الرأي بشكل دوري في تقييمات الأداء، ورصد التغيرات في الآراء، وتعزيز التفاعل بين الإدارة والموظفين أو العملاء.

الخاتمة:

في النهاية، تلعب الوثائق دورًا محوريًا في بناء نظام إدارة الحوكمة الفعّال، إذ تضمن الشفافية والوضوح في العمليات الإدارية وتعزز الثقة بين جميع الأطراف المعنية، ومع ذلك، من الضروري أن يكون تصميم وإعداد هذه الوثائق عملية ديناميكية تأخذ في الاعتبار خصوصية كل مؤسسة واحتياجاتها الفريدة، لا توجد حزمة وثائق “واحدة تناسب الجميع”، بل ينبغي أن تُعدل بناءً على حجم المؤسسة، قطاعها، وتشريعاتها الخاصة.

المرونة في إدارة الوثائق أمر ضروري، إذ أن القوانين والتشريعات تتغير بمرور الوقت، ويجب أن تكون المؤسسات جاهزة للاستجابة لهذه التغيرات من خلال تحديث وثائقها بانتظام، وعلاوة على ذلك، قد تكون بعض الوثائق أكثر أهمية من غيرها بناءً على مستوى تعقيد العمليات الداخلية للمؤسسة.

تحقيق التوازن بين توثيق السياسات الداخلية وتوفير الوقت والجهد في التطبيق أمر بالغ الأهمية، ويمكن أن تكون بعض الوثائق مفصلة للغاية وتزيد من تعقيد العمليات الإدارية، مما يستدعي التركيز على الوثائق التي تقدم قيمة حقيقية وتسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.

أخيرًا، النظام الوثائقي الناجح هو الذي يعزز التواصل الفعال داخل المنظمة ويسهم في بناء بيئة حوكمة تتسم بالاستدامة والشفافية والمرونة في مواجهة التحديات المتغيرة.

انتهى

إذا وجدت أن هذا الموضوع ممتع ومفيد، يمكنك مشاركته مع أصدقائك أو عبر حساباتك على منصات التواصل الاجتماعي عبر الوسيلة المناسبة لك من خلال اختيار الأيقونات في أسفل هذه الفقرة..