تفويض السلطة

لا يمكن للمدير وحده تنفيذ كافة المهام المكلف بها من أجل تحقيق الأهداف، لذا، يجب على المدير تفويض بعض سلطاتها إلى مرؤوسيه. تفويض السلطة يعني تقسيم السلطة ونقل أجزاء منها إلى الأسفل أي إلى المرؤوس (أو إلى شخص آخر). ويتضمن التفويض تكليف شخص آخر للقيام بأجزاء من مهام الشخص الأساسي. ويمكن تعريف تفويض السلطة بأنه تقسيم فرعي وتوزيع السلطات من الباطن على المرؤوسين من أجل تحقيق نتائج فعالة.

ويرى جيمس موني أن التفويض هو عملية مزدوجة، فالموظف الذي تفوض إليه السلطة يصبح مسؤولاً أمام رئيسة عن القيام بالعمل الذي فوض إليه، أما الرئيس الإداري فتبقى مسؤوليته في الاشراف على عملية إنجاز المهمة. وهنا يكون التفويض للصلاحية وليس للمسؤولية، فالمسؤولية تبقى على الرئيس الإداري صاحب هذه المهمة..

وبمعنى آخر، فإن التفويض هو: عملية يجري من خلالها منح طرف آخر صلاحيات القيام بأنشطة ومهام معينة خلال فترة محددة مع بقاء المسؤولية على الشخص المفوض، وبذلك فيتم تخويل المرؤوس لإنجاز مهام محددة بهدف تخفيف الأعباء التي على عاتق القائد أو المدير أو الرئيس المباشر.

عناصر التفويض

السلطة:

يمكن تعريف السلطة بأنها تمكين الشخص من استخدام الموارد وتخصيصها بكفاءة، واتخاذ القرارات، وإعطاء الأوامر من أجل تحقيق الأهداف التنظيمية. ويجب أن تكون السلطة محددة تحديدا جيدا. يجب على جميع الأشخاص الذين لديهم السلطة أن يعرفوا ما هو نطاق سلطتهم، ولا ينبغي لهم أن يسيئوا استخدامها. كما تتضمن السلطة الحق في إعطاء الأوامر والتوجيهات لإنجاز المهام والأعمال، وتعتبر الإدارة العليا هي صاحبة أكبر سلطة في أية منظمة.

تنبع السلطة دائما من أعلى إلى أسفل. وهذا يتطلب من صاحب السلطة أن يقدم الشرح الواضح للمرؤوس لما هو متوقع منه القيام به. وينبغي أن تكون السلطة مصحوبة بقدر متساو من المسؤولية. تفويض السلطة لشخص آخر لا يعني الهروب من المساءلة. ويبقى صاحب السلطة الأساسية مسؤولا عما فوضه إلى مرؤوسيه.

الصلاحية:

تعريف الصلاحية في مجال العمل الإداري بأنها سلطة استخدام وتوزيع الموارد، واتخاذ القرارات، وتوجيه الأوامر لأداء الأنشطة بما يحقق أهداف المنشأة، ومن هنا.. يجب أن تكون الصلاحيات معرفة ومحددة بوضوح، وأن يدرك كل شخص حدود صلاحياته، وألا يساء استخدامها. وبمعنى آخر، فإن الصلاحية هي حق توجيه الأوامر للآخرين بإنجاز مهام معيّنة، وتمتلك الإدارة العليا أكبر حجم من الصلاحيات، وتتناقص هذه الصلاحيات كلما انخفضت المستويات الإدارية.

وتنتقل الصلاحية بشكلها الطبيعي من الأعلى إلى الأسفل مع وجود أشكال أخرى، وهي تقتضي شرح وتوضيح الرئيس للمرؤوس كافة المهام المطلوبة منه، وكيفية القيام بها، ومنحه الصلاحية المناسبة لتنفيذ المهمة دون زيادة أو نقص. وبيان نوع المسؤولية المترتبة على عدم إنجاز المهام المطلوبة، وحيث أن التفويض يقصد به نقل الصلاحية، فإن ذلك لا يعني نقل المسؤولية، ولا يعفي صاحب الصلاحية الأصلي من المسؤولية عن أداء المهام المصاحبة لمركزه الوظيفي. وهنا تبدأ مرحلة المساءلة والمحاسبة.

المسؤولية:

هي واجب الشخص الذي انتقلت إليه السلطة بالتفويض لإكمال المهمة الموكلة إليه. وإذا لم تكتمل المهام التي اعتبر مسؤولا عنها، فلا ينبغي له أن يقدم تفسيرات أو أعذارا. المسؤولية دون سلطة كافية تؤدي إلى السخط وعدم الرضا من قبل الشخص الذي تم تكليفه. وتتدفق المسؤولية من الأسفل إلى الأعلى. وتتحمل الإدارة الوسطى والمستويات الدنيا الكثير من المسؤوليات، والشخص الذي يؤدي المهام المطلوبة منه كما هو متوقع، لا بد من الإشادة به. وإذا تعثر في إنجاز المهام المكلف بها ولم يقم بما هو متوقع منه، فهو مسؤول أيضا عن ذلك.

المساءلة أو المحاسبة:

تعني المطالبة بتقديم تفسيرات لأي اختلاف أو انحراف في الأداء الفعلي عن التوقعات المحددة.  ولا يمكن  تفويض المساءلة إلى شخص آخر. على سبيل المثال، إذا تم تكليف “أحمد” بمهمة ذات سلطة كافية، وقام “أحمد” بتفويض هذه المهمة إلى “أشرف” وطلب منه التأكد من إنجاز المهمة بشكل جيد، فإن المسؤولية تقع على عاتق “أشرف”، ولكن المساءلة تبقى واقعة على عاتق “أحمد”. والإدارة ذات المستوى الأعلى تكون هي الأكثر مساءلة. المساءلة، باختصار تعني أن تكون مسؤولا عن النتيجة النهائية. ولا يمكن الهروب المساءلة. لأنها تنشأ من المسؤولية.

شروط التفويض الناجح:

لا بد أن يتوفر عدد من الشروط لنجاح عملية التفويض، وهذه أبرز الشروط:

1- أن يصدر التفويض من الشخص صاحب الصلاحية الموضحة في قرار تكليفه أو وصفه الوظيفي أو ما ينص عليه نظام أو تتضمنه آلية معينة، ولا يجوز لشخص أن يفوض شخصا آخر صلاحيات لا يمتلكها هو شخصيا.
2- أن يتمتع الشخص المفوض إليه (المكلف) بالكفاءة والمهارات اللازمة والخبرة المناسبة لأداء المهمة المفوض بها، بما في ذلك المؤهلات والرخص الرسمية التي تسمح له بمزاولة مهمة أو وظيفة معينة، ويكون هذا الشرط أكثر صرامة عند الوظائف الحساسية أو عالية الخطورة والمخاطر.
3- أن تمنح السلطات الكافية للشخص المفوض إليه (المكلف) بما يسمح له استثمار الموارد المختلفة والأدوات والتي يحتاجها في إنجاز المهمة.
4- بعد اكتمال المهمة، تسحب السلطات وتعود إلى صاحبها الأصلي، حتى لا تستخدم في غير ما هي مخصصة له، وتسحب معها الأدوات الداعمة لها كالصلاحيات المالية والأرقام السرية والأختام والسندات الخاصة وغيرها.

شروط تفويض الهيئات والمجالس والجمعيات:

تستطيع الهيئات أو المجالس أو الجمعيات العمومية منح سلطاتها إلى مجلس أو هيئات أخرى، أو إلى أفراد، وهنا، لا بد من توفر بعض الشروط الأساسية ومن بينها:

1- أن يصدر التفويض من الهيئة أو المجلس أو الجمعية العمومية بالأغلبية المعتد بها، سواء كانت أغلبية عادية (+50%) أو أغلبية مطلقة كأغلبية الثلثين أو غير ذلك استنادا إلى التنظيم الإداري المنظم لهذه العملية.

2- وكما هو الحال بالنسبة لتفويض الأفراد، فإن تفويض الهيئات لهيئات أخرى، ينبغي أن يحدد المهمة المفوض بها، وللهيئة صاحبة الصلاحية وضع قيود على حجم وطبيعة السلطة المفوض بها إلى الهيئة أو المجلس أو الشخص المفوض له كالحدود المالية، أو المكانية، أو الوظيفية، بحيث لا يسمح له بتجاوزها إلا بعد الرجوع إلى الجهة صاحبة السلطة الأصلية.

3- عندما يصدر التفويض من هيئة إلى هيئة أخرى أو مجلس إدارة، فإن التفويض يكون للأشخاص الأعضاء بالمجلس بأسمائهم وأعيانهم، وإذا جرى تعديل على عضوية المجلس فإن التشكيل الجديد للمجلس الجديد يحتاج إلى تفويض جديد من صاحب سلطة التفويض.

4- يعتبر الطرف المفوض له مسؤولا مسؤولية كاملة أمام صاحب السلطة عن نجاح المهمة.

5- يمكن للهيئة أن تحدد فترة زمنية للتفويض ينتهي بانتهائها.

6- ينتهي التفويض بانتهاء المهمة المفوض بها إذا كانت محددة بخطوات وإجراءات معلومة، كنقل ملكية عقار، الإشراف على مشروع.. أما إذا كان التفويض يشمل عملا روتينا مستمرا، فإن انتهاء التفويض يحتاج إلى قرار بإنهائه أو سحبه من المفوض له، مثل سحب صلاحية منح العاملين إجازات سنوية تزيد عن مدة محددة، أو سحب صلاحية الصرف بأكثر من 100 دولار، أو غير ذلك من الصلاحيات المصاحبة للعمل الروتيني.. وبالنسبة للمهام المستمرة أيضا، فيمكن انتهاء التفويض بانتهاء الزمن المحدد لمدة التفويض، مثل تفويض أحد الموظفين تقديم عروض تخفيض للعملاء لمدة محددة، ينتهي التفويض بانقضائها المدة المحددة.

العلاقة بين السلطة والمسؤولية

السلطة هي حق قانوني أو إداري للشخص، بهدف قيادة مرؤوسيه، لتحقيق الأهداف المناطة به، في حين أن المساءلة هي التزام الفرد للقيام بواجباته وفقا لما هو مطلوب ومتوقع منه، وتتدفق السلطة من الرؤساء إلى المرؤوسين، وتكون على شكل أوامر وتعليمات للمرؤوسين لإنجاز الواجبات والمهام المطلوبة منهم، ولا يتم ذلك إلا من خلال سلطة يتم منحها لهم لإنجاز المطلوب.

والمدير يمارس سلطاته من خلال مساءلة المرؤوسين وطلب التفسيرات منهم عندما لا تتحقق توقعاته. فيقوم مثلا مدير التسويق بتوجيه مشرف المبيعات لبيع 50 وحدة خلال شهر واحد. وإذا لم يحقق مشرف المبيعات المستهدف المذكورة، فإن مدير التسويق هو المسؤول أمام المدير العام. ولذلك، يمكننا أن نقول إن السلطة تتدفق من أعلى إلى أسفل، أما المسؤولية فإنها تتدفق من أسفل إلى أعلى. والمساءلة هي نتيجة للمسؤولية، والمسؤولية ناتجة عن السلطة. ولذلك، فإن المساءلة المتساوية تكون مترافقة مع كل سلطة.

الفروق بين السلطة والمسؤولية

السلطة	المسؤولية
هي حق قانوني أو إداري للشخص أو الرئيس لقيادة مرؤوسيه بحكم المنصب الذي يشغله.	ومن واجب المرؤوس أن يؤدي العمل الموكل إليه من قبل رئيسه صاحب السلطة.
تعلق السلطة على منصب رئيس معني.	وتنشأ المسؤولية عن العلاقة بين الرئيس والمرؤوس ويتطلب ذلك موافقة المرؤوس على أداء الواجب المفوض به.
يمكن تفويض السلطة من قبل رئيس إلى مرؤوس	لا يمكن نقل المسؤولية أو التنصل منها
تنتقل السلطة من أعلى إلى أسفل	تنتقل المسؤولية من أسفل إلى أعلى.

أهمية التفويض

تفويض السلطة هو عملية يتم فيها تقسيم السلطة ونقل بعضها إلى المرؤوسين عندما يتعذر على المدير عن أداء العمل المطلوب منه في ظل وجود من يقوم بمساعدته، يجب أن يكون هناك نظام واضح لتقاسم العمل ونقل السلطات. وهكذا يصبح تفويض السلطة أداة هامة في وظيفة المنظمة. من خلال التفويض، فإن التفويض يمكن المدير من امتلاك وقت أكثر للأعمال الاستراتيجية، كما يمكنه من قدراته ومنجزاته من خلال تقاسم عمله مع المرؤوسين. ويساعده في تطوير فريقه، يحقق النتائج من خلال العمل الجماعي وجهود الفريق، وعلاوة على ذلك، فإن التفويض يسمح للمدير بالتركيز على تطوير وتنمية المنظمة بشكل شامل ومتوازن. وللتفصيل أكثر، فإن أهمية أهمية التفويض تبدو جلية من خلال النقاط التالية:

1- ومن خلال التفويض، يستطيع المدير تقسيم العمل وتوزيعه على المرؤوسين. وهذا يساعده في تخفيف عبء العمل عنه؛ حتى يتمكن من العمل على مجالات هامة أخرى مثل – التخطيط والتنظيم والرقابة والمتابعة وتحليل الأعمال وما إلى ذلك.

2- يساعد المدير في تركيز طاقته على القضايا الهامة والحرجة والمؤثرة على المنظمة. وبهذه الطريقة يستطيع أن يحقق الفعالية في عمله وكذلك في وحدة العمل. وهذه الطاقة تساعد المدير على إثبات قدرته ومهاراته بأفضل طريقة.

3- تفويض السلطة هو الأساس الذي تقوم عليه العلاقة الرئيس والمرؤوس لإنجاز المهام. فنقل السلطة من أعلى إلى أسفل وهو وسيلة لتحقيق النتائج من قبل المرؤوسين.

4- تفويض السلطة يعطي مساحة كافية للمرؤوسين لإبراز قدراتهم ومهارتهم. ويعطي المرؤوسون الشعور بالأهمية. فهم يحصلون على دوافع وتحفيز للعمل، وهذا الدافع يعطي النتائج المناسبة المتوقعة، كما أنه يرفع مستويات الرضا الوظيفي الذي يعد معيارا مهما لتحقيق الاستقرار الوظيفي، ويعزز سلامة العلاقة بين الرؤساء والمرؤوسين. كما يساعد في كسر رتابة المرؤوسين لكونوا أكثر إبداعا وكفاءة.

5- يساعد المديرين على تطوير مواهبهم ومهاراتهم. وبما أن التفويض يعطي المدير ما يكفي من الوقت للتركيز على القضايا الهامة، فإن عملية صنع القرار الخاصة به تصبح قوية، ويمكن أن تظهر المواهب العظيمة في المدير من خلال منح الصلاحيات وإنجاز العمل، كما يساعد التفويض المدير على تقوية وتعزيز مهارات الاتصال والإشراف والتوجيه، وإبراز النتائج الفعالة والصفات القيادية. لذلك فمن خلال التفويض فقط، يمكن اختبار المدير على صفاته.

6- تفويض السلطة يساعد في صناعة المزيد من المديرين الخبراء والمهرة إلى مناصب قيادية أي أنه يعزز بناء الصف الثاني من القادة القادرين على استلام زمام الأمور عندما يكون الوقت مناسبا..

مبادئ التفويض

مبادئ التفويض يمكنها أن تساعد المدير على عملية التفويض. ومن هذه المبادئ: –

التفويض هو وظيفة يجب على المدير أن يجيد استخدامها بمهارة عالية؛ لأن التفويض الفعال سيؤدي إلى حسن سير العمل ونجاح المنظمة. ولهذا، يجب الاستناد على المبادئ التالية للتفويض:
1- تحديد المهمة
2 تحديد النتائج
3- التوازن بين السلطة الممنوحة مع المسؤولية
4- المسؤولية الثابتة
5- وحدة القيادة
6- تحديد حدود السلطة.

المبدأ الأول – تحديد المهمة قبل تفويض السلطة فعليًا:
يجب على المدير أن يحدد بوضوح نطاق ومدى المهام إلى المرؤوس. ويجب أن يكون المرؤوس على دراية بالمهام التي يتعين عليه القيام بها، وكذلك الأنشطة التي يجب أن يشرف عليها ، وعلاقتها بالوظائف الأخرى وأهميتها. سيساعده هذا على أداء المهمة بشكل أفضل..

المبدأ الثاني – تحديد النتائج المتوقعة قبل تفويض السلطة:
قبل تفويض السلطة ، يجب على المدير أن يناقش مع مرؤوسيه النتائج التي يتوقعها منهم عند تنفيذ هذه المهمة. وهذا بدوره سيسمح للمرؤوسين فهم معيار العمل ومستوى النتائج المتوقعة منهم. وبناءً عليه ، يجب تفويض السلطة

المبدأ الثالث – التوازن بين السلطة والمسؤولية:
يجب أن يكون التوازن بين السلطة والمسؤولية مبينا على مبدأ التكافؤ، أي أن يكون هناك تكافؤ بين المسؤولية والسلطة المفوضة إلى المرؤوس من أجل التفويض الفعال. إذا لم تكن هناك سلطة لقيام المرؤوس بمسؤولياته، فلن يكون قادرًا على القيام بمهامه. وعلى النقيض من ذلك، فإن تفويض السلطة دون أي مسؤولية سيجعل المرؤوس غير مسؤول وغير آبه بأفعاله.  

المبدأ الرابع – المسؤولية ثابتة ولا تفوض:
هذا المبدأ يخبرنا أنه يمكن تفويض السلطة ولكن لا يمكن تفويض المسؤولية من قبل المديرين إلى مرؤوسيه، مما يعني أن المسؤولية ثابتة. المدير في كل مستوى ، بغض النظر عن سلطته ، مسؤول دائمًا أمام رئيسه عن تنفيذ مهمته من خلال تفويض الصلاحيات. هذا لا يعني أنه يستطيع الهروب من مسؤوليته. سيظل دائمًا مسؤولاً حتى الانتهاء من المهمة.

المبدأ الخامس – وحدة القيادة (وحدة المرجع) في المنظمة:
يجب أن تكون هناك قائدا لكل فرد في المنظمة يرجع لها، ويتلقى منها الأوامر والتوجيهات، لذلك، يجب أن يكون هناك مرجعا واحد فقط لكل مرؤوس. فإذا تلقى أحد المرؤوسين تعليمات وأوامر من أكثر من رئيس واحد، فسيؤدي ذلك إلى الارتباك والصراع. قد يضطر إلى اختيار من يستمع إليه وقد يؤدي ذلك إلى انقسام الولاءات.

المبدأ السادس – تحديد حدود السلطة:
هناك نقطة أخرى يجب ملاحظتها وهي أنه يجب على المدير التأكد من أن جميع المرؤوسين لديهم سلطة محددة وواضحة جيدًا. لذلك يمكننا تجنب أي تداخل في السلطة التي تمكّن المرؤوس من القيام بعمله بكفاءة. وإذا كان هناك عمل خارج نطاق السلطة، فيجب على المرؤوس الرجوع في هذا العمل إلى رؤسائه لمنحه السلطة المناسبة، أو تكليف شخص آخر للقيام به بسلطة مستقلة.

المبدأ السابع – مبدأ مستوى السلطة:
يجب على المدير في كل مستوى إداري محاولة اتخاذ قراراته الخاصة بنطاق عمله، وتجنب ممارسة صلاحيات رئيسه أو اتخاذ القرارات بدلا منه ما لم يكن مصرح له بذلك. وإذا كانت القرارات المطلوب اتخاذها خارج نطاق السلطة الممنوحة للمدير الأدنى، فيجب على المدير الأدنى الرجوع إلى رئيسه لمعالجة الموضوع الخارج عن سلطته..

قواعد التفويض:

1- يكون التفويض جزئيا، وليس كليا.
2- أن يكون هناك مرجعا نظاميا يجيز عملية التفويض، ويمنح الشخص صاحب المهمة الأصلية حق نقل صلاحياته إلى غيره.
3- يحدد في قرار التفويض صلاحية نقل السلطة المنقولة من المفوض إليه إلى شخص آخر، وقد تغطي ثقافة المنظمة هذا الجانب بحيث يكون من حق المفوض إليه تفويض ما نقل إليه من صلاحيات أم لا.
4- هناك دائما قائمة بالمهام التي لا يجوز التفويض بها إلى الآخرين.
5- يحدد قرار التفويض حدود المهمة المفوض بها إلى الآخر، سواء الحدود المكانية، أو الزمانية، أو المالية، أو النوعية، أو المادية، أو البشرية، أو الوحدة التنظيمية وغير ذلك، ولا ينبغي أن يكون التفويض مطلقا.
6- يتوافق التفويض مع التنظيم الإداري للمنشأة، واختصاصات الوحدات التنظيمية فيها، ولا يتعارض مع المراجع التنظيمية التي تحكم عمل المنشأة، فيمكن تفويض مهمة محاسبية لأحد موظفي الإدارة المالية المتخصصين بالمحاسبة، ولا ينبغي تفويضها لشخص لا تتوفر لديه المعرفة الكاملة حتى لو كان يعمل في نفس الإدارة.

إجراءات عملية التفويض

أساس العلاقة بين المستويات الإدارية والعليا والمستويات الإدارية التابعة لها هي عملية التفويض، وهذه العملية تنطوي على الإجراءات التالية:  
1- تحديد المهام والواجبات
2- منح السلطة إلى الشخص المفوض إليه
3- توضيح المسؤولية والمساءلة

تحديد المهام والواجبات – يقوم المدير أولا تحديد المهمة والواجبات للمرؤوس. كما يتعين عليه تحديد النتيجة المتوقعة منه. وينبغي أن تكون المهام والواجبات واضحة للمرؤوس، وكذلك النتيجة المتوقعة، وتعد هذه الخطوة بمثابة الخطوة الأولى في التفويض.

منح (نقل) السلطة إلى الشخص المفوض إليه – يتم تقسيم السلطة عندما  يقسم الرئيس  ويتقاسم سلطته مع المرؤوسين. ولهذا السبب، ينبغي منح كل مرؤوس استقلالا كافيا للقيام بالمهمة التي كلفه بها مديره. ويفوض المديرون على جميع المستويات السلطة المرتبطة بمناصبهم الوظيفية. وينقلونها إلى مرؤوسيهم للقيام بالواجبات المكلفين بها.

التمسك بالمسؤولية والمساءلة – لا تنتهي عملية التفويض بمجرد منح السلطات للمرؤوسين. والمسؤولية هي التزام المرؤوس للقيام بواجباته (المفوض بها) على أكمل وجه وفقا لتوجيهات المدير. وهذا ما يعطي فعالية للسلطة. وفي الوقت نفسه، فإن المسؤولية ولا يمكن التنصل منها. ومن ناحية أخرى، فإن المساءلة هي التزام الفرد بأداء واجباته وفقا لمعايير الأداء. ولذلك يقال إن السلطة تفوض، وعندئذ تنشأ المسؤولية، وتفرض المساءلة. وتنشأ المساءلة عن المسؤولية وتنشأ المسؤولية عن السلطة. ولذلك، يصبح من المهم أن تكون مسؤولية متساوية ومتقابلة مع كل منصب من مناصب السلطة.

عوامل نجاح عملية التفويض:

أولا – المهمة الصحيحة:
أول وأهم شيء يجب تقييمه عند اتخاذ قرار بشأن المهام التي يجب نقلها من الرئيس إلى إلى مرؤوسه هو ما إذا كانت المهمة يمكن تفويضها أم لا. فهناك بعض المهام لا يمكن تفويضها للمرؤوسين، مثل تقييم الأداء، أو كتابة تقرير عن مهامك، أو توقيع عقد يقع تحت مسؤولياتك الشخصية.. فالتفويض يجب أن يغطي المهمة التي يمكن إسنادها إلى شخص آخر، وبنفس الوقت تقع ضمن صلاحياتك الأصيلة.

ثانيا – الظرف الصحيح:
بمجرد أن تقرر أن المهمة مناسبة للتفويض، قم بتقييم الظروف. هل الشخص أو المجموعة التي يتعين عليها القيام بالمهمة يمكنها إكمال المهام المطلوبة؟ قد يكونوا مشغولين في مشروع آخر وليس لديهم الوقت المتاح. علاوة على ذلك، ضع في اعتبارك الموعد النهائي للمشروع للتأكد من أن الشخص/ الأشخاص سيكون لديهم الوقت الكافي لإنجاز كل شيء.

ثالثا – الشخص المناسب:
قد لا يكون كل شخص من مرؤوسيك هو أفضل مرشح لمهمة معينة. فالناس مختلفون، ولديهم نقاط قوة وضعف مختلفة ومتباينة، وأيضا لديهم مهارات وخبرات متنوعة. يجب أن تفكر في المهمة المطروحة، وأن تفكر في من سيكون من بين مرؤوسيك هو الأنسب لإنجاز المهمة بشكل صحيح.

رابعا – الاتصال الصحيح ذو الاتجاهين:
تتطلب هذه الخطوة في عملية التفويض عملية اتصال ثنائية الاتجاه يشرح فيها الرئيس بشكل صحيح وواضح ما يجب القيام به من قبل المرؤوس، ويفهمه الشخص الذي يتم تفويضه فهما صحيحا. قد يتطلب ذلك من الموظف طرح أسئلة أو إثارة مخاوف إذا كان هناك شيء غير واضح ، ويتحقق المدير مرة أخرى من إيصال الرسالة وفهمها الفهم الصحيح.

خامسا – الإشراف الصحيح:
تتطلب الخطوة الأخيرة في خطوات التفويض الخمس المقدار المناسب من الإشراف على المهمة المعينة، اعتمادا على الموظف والظروف. إذا كان موظفًا جديدا، أو موظفًا ينفذ مشروعًا لأول مرة، فقد يكون من المفيد القليل من الإدارة التفصيلية. ومع ذلك، إذا كان الموظفون المتمرسون أكملوا عددا المشاريع المماثلة سابقا، فقد تكون عملية الإشراف والمتابعة أكثر سهولة أقل تفصيلا.

حل المشكلات الرئيسية للتفويض

لا أحد اليوم يعرف كل شيء عن كل شيء. هذا يتطلب منك كمدير أو رئيس فريق الاعتماد على الأشخاص الذين يعملون لديك للتوصل إلى أفكار يمكن تحويلها إلى واقع حقيقي ملموس، وللوصول إلى ذلك، لا بد أن تتوفر لدى المدير القدرة على التفويض الفعال لأعضاء فريقه. وفي بعض الأحيان، لا يكون هذا الأمر ممكنًا أو واقعيا، ولكن كلما عُطلت عملية التفويض، كلما طال انتظار النتائج. تذكر أنك وظفت أشخاصاً في فريقك لإنجاز الأعمال المطلوبة. فكلما انخفض مستوى تفويضك لهم، زاد شعور أعضاء الفريق بأنهم غير موثوق بهم، وسرعان ما شعروا بالملل بسبب عدم قدرتهم على مواجهة التحدي وعدم النمو. مهمتك هي قيادة وتطوير مهارات فريقك، وتفويض المسؤوليات هو الطريقة الأساسية للقيام بذلك. ويعد نقص التفويض أحد الأسباب الرئيسية لفقدان الحماس لدى الموظفين.

ولكن ماذا لو كان لديك مشكلات في التفويض؟ ماذا لو رأيت أن التفويض ينطوي على مخاطر كبيرة؟ أو لم يكن لديك معرفةً أو إلماماً بما يجب تفويضه؟ في هذا الشأن، سنذكر لك خمس مشكلات يعاني منها المدراء في عملية التفويض، ونقدم لك الحل المناسب لها. (المصدر)

المشكلة (1): تشعر بالتوتر حيال تفويض المهام لأنك لست متأكدًا من قدرات الشخص المكلَّف:
الحل: تفويض المهام الصغيرة والبسيطة ثم تكوين مهام أكثر صعوبة. في الواقع، أنت تبني الأسس قبل بناء الهيكل الحقيقي. أنت تختبر قدرات الشخص وموقفه قبل المضي قدما معه في المام الكبيرة. ضع خطة لتنمية الشخص المستهدف حتى تتمكن من رؤية تحسن أدائه مع مرور الوقت.

المشكلة (2): أنت أكثر كفاءة من الفريق ، فلماذا تفوض أصلا؟
الحل: تذكر أنك وظفت أشخاصًا للقيام بأدوار ومهام محددة، ولكن هذه الأدوار تتطور مع الوقت، ولا تريد أن يشعر الناس أنهم وصلوا إلى “سقف” في تطورهم، وليس لديهم فرصة للارتقاء. فمهاراتهم تحتاج إلى تطوير، ويعد التفويض من أفضل الأساليب التي تحسن الدافع لدى أعضاء الفريق. ويُشعِر عضو الفريق بالثقة وبالتالي يشعُر بمزيد من بالمشاركة في النتائج إذا تم تفويضه. انظر عزيزي المدير إلى التفويض على أنه تعزيز لمهاراتك أيضا، حيث يمكنك من تبني تلاميذ لك يعملون معك في المهام المشتركة التي تكون قادرا على القيام بها ويتعلمون أداءها بمهارة تجعلك راضيا عما يقومون به.

المشكلة (3): إنك لست متأكدًا مما يجب تفويضه
الحل: تحقق من مهارات الأشخاص وخبراتهم في موقعهم الحالي. انظر إلى ما يمكنهم القيام به، آخذاً بعين الاعتبار النتائج التي يحققونها حاليا. اختبر مهاراتهم في مهام أكثر صعوبة. قم بمطابقة الأشخاص مع المهام ومعرفة من القادر منهم على مواجه التحديات التي تريد إسنادها لهم.

المشكلة (4): ليس لديك وقت
الحل: سيؤدي ذلك إلى عدم وجود وقت لوضع الاستراتيجيات أو التخطيط المستقبلي. احجز فترات من خمس وعشر دقائق في التقويم الخاص بك لتفويض المهام الصغيرة للموظفين. سيوفر هذا المزيد من وقتك حيث يبدأ الناس في تحمل المزيد من المسؤوليات. استخدم الوقت الذي تم توفيره للتخطيط لمزيد من حالات التفويض.

المشكلة (5): أنت قلق من عواقب الفشل
الحل: يحتاج أعضاء فريقك إلى تعزيز ثقتهم بأنفسهم، وتقديم أكبر قدر ممكن من الدعم. ابدأ دائما بالمهام الصغيرة التي يمكن التعامل معها ومراقبتها ومتابعتها بشكل أسهل، وأكد لهم دعمك واعمل معهم لتجنب ما يمكن تجنبه من الفشل

تذكر عزيزي المدير…
لن تؤدي كل حالة تفويض إلى نجاح باهر. وقد لا يرغب بعض أعضاء الفريق في تحمل مسؤولية إضافية، لأنهم يريدون فقط القيام بعملهم الاعتيادي والعودة إلى ديارهم. ولكن سيكون هناك أعضاء فريق آخرين يمكنك تخصيص بعض المسؤوليات لهم، وسوف يستمتعون بها ويبدعون في التحديات الإضافية. يتمثل دورك في العثور على هؤلاء الأشخاص، والعمل معهم لتطوير مهاراتهم ومساعدتهم في النمو والتعلم من أجل أدوار جديدة لهم محتملة في المستقبل.

التفويض.. هو الدرجة التالية في الصعود على السلم

يتناول الكثيرون موضوع التفويض من الزاوية الإدارية البحتة المبنية على النظريات المختلفة. في هذه الرسالة سنتجاوز بعض النظريات ونصعد على الدرجة التالية من درجات السلم حتى نصل إلى القمة، وكلما وصلنا إلى قمة، نصنع قمة جديدة بعدها ونبدأ بالصعود.

ما الذي عليك فعله إذا كنت تقوم بدور القائد؟

تنوعت الوظائف والمهام التي ينسبها العلماء إلى القادة، إلا أن ثمة وظيفة أساسية هي التي تجمع كل الوظائف، إنها توسيع آفاق العمل والمحافظة عليه، وبناء على هذا الاختزال، فإن المهمة الأساسية للقائد هي البحث عن آفاق جديدة للعمل والوصول إليها، سواء شمل ذلك أسواقاً أو منتجات سلعية أو خدمية أو برامجية جديدة وكل ما له علاقة بالجانب الأفقي للمهمة، وأما في الجانب العمودي لها فإن وظيفته تتناول التحفيز والتطوير والتحسين وإصلاح الثغرات التنظيمية وغيرها، وجميعها تكون في إطار المنظمة.

ولا يمكن لأي شخص بمفرده القيام بهذه المهام وتفرعاتها مهما كانت قدراته وطاقاته، إذ لا بد من إسناد هذه المهام إلى الآخرين من خلال التفويض. والتفويض كما وصفه أحدهم هو تصدير الأعمال إلى لآخرين، فتقوم الجهة التي صدر إليها التفويض باستلام المهمة وبدء العمل بها، وأما الجهة التي أصدرت التفويض فإنها ستنتقل للبحث عن دائرة أو مهمة جديدة ودراستها وتقييم إمكانية تنفيذها ثم رسمها على شكل مشروع، وتفويض جهة أخرى داخلية لتنفيذها وهكذا دواليك.

والمهمات القابلة للتفويض عموما لها ثلاثة مستويات: مهمة أحادية بسيطة مثل سداد فاتورة، ومهمة مركبة تتكون من مجموعة مهام فرعية كالمشاريع، والمهمة الوظيفية وهي وهي مهام متشعبة ومستمرة مثل التسويق والإعلام.

لكن ما هي مواصفات الجهة التي ستستلم التفويض؟

قد يكون التفويض موجهاً لشخص أو إدارة أو قسم، وأفضل صور التفويض هي التي تصل إلى أدنى مستوى إداري أو فني قادر على القيام بها، ولديه والمؤهلات الكافية والرغبة في التنفيذ.

ما الذي تحتاجه الجهة التي استلمت التفويض؟

لقد اختزل البعض هذه الاحتياجات بمفهوم التمكين، والتمكين يعني (قبول الجهة المعنية للمهمة الجديدة وتأهيلها لها) وهنا لا بد من تأمين كافة الاحتياجات التي يتطلبها التنفيذ علاوة على القبول، ومن هذه الاحتياجات على سبيل المثال: موازنة مالية للمهمة، تدريب خاص للفريق إن لزم، فريق عمل متكامل للأداء، ووقت كاف للإنجاز، وبيئة مناسبة. وتتولى الجهة التي أصدرت التفويض عمليات المتابعة والمراقبة من جهة، والتوجيه بناء على ذلك من جهة أخرى دون أن تتدخل بتفاصيل العمل.

ومع كل ذلك، فإن هناك بعضاً من المهام لا يجوز تفويضها، مثل: التخطيط، التحفيز، المتابعة، الرقابة، المفاوضات الشائكة وأيضا المهام التي تتطلب حضورك شخصياً وكذلك توظيف القيادات أو الاستغناء عن بعضهم…

عزيزي القائد، هل أحسنت في تفويض مهمة عمل لديك إلى أشخاص آخرين ومناسبين؟ إذا نجحت في ذلك فعليك البحث عن مهمة جديدة وإسنادها إلى أشخاص آخرين – عند اكتمال واجبك نحوها – لتتمكن من الصعود على الدرجة التالية من السلم.

فيديو فن تفويض المهام