المستندات والوثائق المطلوبة لزيارة الحوكمة

عند زيارة مندوب أو فريق تقييم الحوكمة، ينبغي على أخصائي الحوكمة في الجهات الخيرية أن يقوم بتجهيز وتوفير الوثائق والمستندات الواردة أدناه ووضعها تحت الطلب من قبل فريق أو مندوب تقييم الحوكمة أثناء زيارته للجهة الخيرية، ويفضل أن تكون مرتبة ومرقمة ومرمزة – إن أمكن – لتسهيل الوصول إليها، مما يساعد في تسريع عمل المندوب من جهة، والتعبير عن جاهزية الجهة للتقييم من جهة أخرى، وهذه الوثائق هي:

انقر هـــنــــــا لتحميل ملف المستندات والوثائق المطلوبة لزيارة تقييم الحوكمة (للمؤسسات الخيرية)

قائمة المستندات والوثائق المطلوبة لزيارة الحوكمة (للجمعيات الأهلية) انقر هــنـــــا لتحميل ملف القائمة

1	اللائحة الأساسية المحدثة والمعتمدة للجمعية
2	الإجراءات التي تمت عند التعديل على اللائحة، والمخاطبات والمراسلات الخاصة بها
3	سجل أعضاء الجمعية العمومية المحدث
4	سجل محاضر اجتماعات الجمعية العمومية العادية
5	سجل محاضر اجتماعات الجمعية العمومية غير العادية
6	محتوى المراسلات والخطابات التي تمت بين الجمعية والمركز الوطني حول التغيير في أعضاء الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة
7	نسخ من الدعوات المرسلة للأعضاء لاجتماعات الجمعية العمومية
8	محتوى إرسال محاضر اجتماعات الجمعية العمومية للمركز الوطني
9	محتوى محاضر فرز أصوات اجتماعات الجمعية العمومية
10	محتوى الإنابة في اجتماعات الجمعية العمومية
11	شهادات إفصاح أعضاء الجمعية العمومية عند تعارض المصالح
12	الخطة التشغيلية للجمعية
13	المراسلات والدعوات لاجتماعات الجمعية العمومية غير العادية
14	محتوى موافقة المركز الوطني على تنفيذ قرارات الجمعية العمومية غير العادية
15	قرار تعيين أو تكليف المراجع الداخلي
16	محتوى نظام الرقابة الداخلي
17	آلية إدارة طلبات العضوية في الجمعية العمومية
18	محتوى تقارير المتابعة والإشراف
19	سياسة تعارض المصالح المعتمدة
20	سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات المعتمدة
21	سياسة خصوصية البيانات المعتمدة
22	سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها المعتمدة
23	سياسة جمع التبرعات المعتمدة
24	سياسة تنظيم العلاقة مع المستفيدين وتقديم الخدمات لهم المعتمدة
25	آلية التأكد من استحقاق المستفيد للخدمة
26	آلية إدارة المتطوعين
27	لائحة الموارد البشرية المعتمدة
28	الميثاق الأخلاقي الموقع من العاملين في الجمعية
29	لائحة صلاحيات مجلس إدارة والصلاحيات الممنوحة للمجلس
30	قائمة بصلاحيات المجلس ومدة التفويض
31	تقارير متابعة ممارسة الصلاحيات الممنوحة من مجلس الإدارة
32	موافقة المركز الوطني على الصلاحيات المالية
33	قائمة أسماء أعضاء مجلس الإدارة المحدثة ووظائفهم الرئيسية والمدة المتاحة لهم
34	قائمة أسما ء أعضاء مجلس الإدارة في الدورتين السابقتين
35	موافقة المركز الوطني على أعضاء مجلس الإدارة
36	محتوى تقارير البرامج التوعوية الداخلية
37	محتوى قائمة الإجراءات المتبعة لتعريف أعضاء مجلس الإدارة الجدد بعمل الجمعية
38	قرار مجلس الإدارة بتعيين المدير التنفيذي
39	عقد المدير التنفيذي
40	خطاب تعيين المحاسب للمركز
41	مؤهلات المشرف المالي
42	موافقة المركز السابقة على المجلس الذي انتهت دورته أو الذي على وشك الانتهاء
43	قرار تشكيل لجنة الانتخابات
44	محاضر اجتماع لجنة الانتخابات مع مجلس الإدارة لعرض قائمة الأسماء الواردة من المركز
45	قائمة المرشحين لعضوية المجلس الجدد
46	تقارير تصحيح المخالفات إن وجدت
47	تقارير عدم وجود أية مخالفات مالية أو إدارية أو فنية على الجمعية
48	قائمة فروع الجمعية داخل المملكة
49	موافقة المركز الوطني على إنشاء الفروع داخل المملكة
50	قائمة المكاتب التعريفية للجمعية
51	محتوى قائمة الأنشطة التي تقوم بها المكاتب
52	التقرير السنوي المفصل عن القوائم المالية المعتمد
53	صورة من إرسال التقرير السنوي للمركز الوطني
54	التقارير المالية الربعية المعدة من المشرف المالي
55	صورة من إٍرسال التقارير المالية الربعية المعدة من المشرف المالي للمركز
56	التقرير السنوي لبرامج وأنشطة الجمعية المعتمد من الجمعية العمومية
57	تقارير برامج وأنشطة تحديد وفهم مخاطر جرائم الإرهاب وتمويله وتقييمها وتوثيقها
58	محتوى تقييم المخاطر المتأصلة والكامنة مطابقة مع عمل الجمعية
59	قائمة السياسات والإجراءات المتعلقة بتدابير العناية الواجبة لمكافحة جرائم الإرهاب وتمويله
60	قائمة المؤشرات الدالة على وجود شبهة غسيل أموال
61	قائمة السياسات والإجراءات عند الاشتباه في أن الأموال أو بعضها تمثل عمليات لها علاقة بغسل الأموال أو أنها سوف تستخدم في عمليات غسل أموال
62	تقارير البرامج التوعوية للعاملين في الجمعية
63	شهادة تسجيل الجمعية
64	محتوى أنشطة الجمعية خارج نطاق الجمعية الإداري وموافقة المركز الوطني عليها
65	قائمة الأنشطة والفعاليات خارج المملكة ووجود موافقة الوزارة عليها
66	قائمة التعاقدات أو الشراكات أو الاتفاقات مع دول أو منظمات أو مؤسسات دولية ووجود موافقة المركز الوطني عليها
67	قائمة استلام الخدمات والمساعدات للمستفيدين
68	موافقة المركز الوطني على جمع التبرعات
69	محتوى قائمة العقارات والاستثمارات في ملكية الجمعية
70	موقع الملفات والسجلات والمستندات داخل مقر الجمعية
71	بطاقات عضوية أعضاء الجمعية العمومية ومسخ البطاقات المسلمة للأعضاء
72	قائمة باللجان الدائمة والمؤقتة بالجمعية
73	محتوى قرارات تكوين اللجان وتحديد أعضائها واختصاصاتها
74	محتوى سجل التوظيف والوظائف الشاغرة والإعلان عنها
75	سجل الاستفسارات أو المقترحات أو الشكاوى التي تم أو يتم معالجتها
76	استبانات قياس رضا أصحاب العلاقة والقرارات المتخذة بخصوصها من مجلس الإدارة
77	تقارير التواصل مع المستهدفين لإبلاغه م عند نشر أو تحديث الأنظمة أ و اللوائح أو السياسات
78	الهيكل التنظيمي للوظائف المالية في الجمعية ضمن هيكل الجمعية المعتمد من مجلس الإدارة
79	بطاقات الوصف الوظيفي للوظائف المالية
80	لائحة السياسات المالية
81	دليل الإجراءات المالي
82	إجراءات التعامل مع المقبوضات
83	لائحة المشتريات
84	سياسة الصرف للبرامج والأنشطة
85	تقارير مالية
86	سياسة الاستثمار

(1)

انقر على الرابط أدناه لتحميل ملف الوثائق المستندات المطلوب توفرها عند زيارة الحوكمة

(2)

انقر على الرابط أدناه لتحميل ملف الوثائق المستندات المطلوب توفرها عند زيارة الحوكمة

(3)

انقر على الرابط أدناه لتحميل ملف إكسيل – نموذج تقييم الحوكمة

(4)

انقر على الرابط أدناه للانتقال إلى صفحة الحوكمة ومزيد من الملفات والأدلة

تحديث 2024