ما الذي يحتاجه القائد والمدير لضمان انضباط العاملين؟

ليس بالضرورة أن يكون المدير أو القائد مستبدا، كما أنه ليس متفرغا لانتظار قيام الموظف بارتكاب الأخطاء لإيقاع العقوبة عليه، فالموظفون ليسوا أبناءك، ولا أطفالا ولا تلاميذ مدرسة، فإذا كنت تعتقد أن العقاب السلبي المتكرر سيؤدي إلى نتيجة إيجابية، فأنت مخطئ على وجه اليقين، وفي أغلب الأحيان، لن يؤدي ذلك إلا إلى توليد الاستياء تجاه الرؤساء، والمزيد من التذمر والسخط وعدم الرضا عن بيئة العمل وعن المنشأة بشكل عام.

لذلك، فإن وجود النظام وقواعد العمل أمر لا بد منه في مكان العمل، من أجل خلق بيئة آمنة وممتعة للجميع، ومن هنا يجب أن يكون الرؤساء قادرين على الحفاظ على الاحترام المتبادل والنظام في مكان العمل، والخطوة الأولى للقيام بذلك هي وضع خطة أو عملية تضمن وجود حالة من الانضباط لدى جميع الأطراف في المنظمة. وفيما يلي بعض الإرشادات والنصائح المتعلقة بانضباط الموظفين والتي ستفيد المدراء والقادة بشكل كبير:

تعرف على القوانين المتعلقة بانضباط الموظفين

على الرغم من عدم وجود أنظمة ولوائح رسمية تحدد الإجراءات التأديبية وهي مقبولة لدى المنظمات والأفراد على حد سواء، وبنفس الوقت، فإن هناك بنودا محدودة تتناول المشكلات التأديبية التي تؤدي إلى انتهاء العلاقة بين المنظمة والعامل.. إنك كمدير أو صاحب عمل، تأكد من أنك مطلع على جميع قوانين العمل الخاصة بمنشأتك، وجميع الأنظمة واللوائح المفسرة لها وكذلك يجب اطلاع قسم الموارد البشرية لديك على تلك الأنظمة والقوانين والتعليمات.

على الرغم من أن تأديب الموظف يعود في المقام الأول إلى تقدير صاحب العمل، إلا أنه لا تزال هناك بعض الجوانب التنظيمية التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار، فمن الحكمة دائما استشارة محام لمراجعة سياسات انضباط وتأديب الموظفين المتبعة في منشأتك حتى تتجنب الوقوع في مخالفات قانونية، وهنا أقدم لك بعض الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار ومنها:

• تأكد من أن لمنشأتك الحق في اتخاذ الإجراء التأديبي بما في ذلك إنهاء العلاقة التعاقدية مع الموظف.
• تأكد من أن العاملين في منشأتك لديهم دراية واضحة بالسلوك المقبول وغير المقبول.
• تأكد من أن الرؤساء والمديرين في منشأتك حريصون على بقائهم محايدين وعادلين ومتسقين
• تأكد من توثيق المخالفات السلوكية وأداء الموظف في الملف الخاص به.

لتكن لديك قواعد وتعليمات واضحة للعاملين:

من المهم للغاية وجود قواعد وتعليمات وسياسات وإجراءات في منشأتك، وتكون هذه القواعد واضحة لموظفيك لتجنب أي سوء إدراك أو سوء فهم فيما يتعلق بالسلوك المقبول أو غير المقبول في مكان العمل وتذكيرهم بها باستمرار بشتى الوسائل المتاحة لديك من رسائل نصية أو إلكترونية أو إعلانات أو أية وسيلة أخرى متاحة، فلا تفترض أن الجميع يعرف ما هي سياسات المنشأة حتى تتحلل من مسؤوليتك، فيحتاج الموظفون إلى معرفة ما هو متوقع منهم أدائيا وسلوكيا.

إذا لم يكن لديك دليل مكتوب للموظفين، فقم بتجميعه على الفور، وبالإضافة إلى ذلك، اطلب من كل موظف التوقيع على هذا الدليل كإقرار بالاطلاع عليه، والاحتفاظ به في سجلاتك، وهنا أود أن أذكر لك بعض الأمور التي تحتاج إلى التوضيح والمعالجة وإطلاع الموظفين عليها كل على حدة:

1. تعليمات الحضور والإجازات والتأخر والاستئذان بالخروج.
2. تعليمات الزي وقواعد اللباس
3. قواعد السلوك في بيئة العمل من خلال تحديد السلوك المقبول وغير المقبول
4. تعليمات الإنتاجية وتقييم الأداء الدوري وميثاق تقييم الأداء
5. تعليمات استخدام أجهزة الهواتف الشخصية وأجهزة الكمبيوتر وشبكة الإنترنت واستخدام شبكات التواصل الاجتماعي وغيرها

اختر طريقة الانضباط

بناءً على خبراتك السابقة في العمل والإدارة، هناك عدة أنواع من أساليب الانضباط التي يمكنك اختيارها. وأبرز هذه الأساليب:

1- الانضباط التدرجي

ربما يكون هذا هو النوع الأكثر انتشار لانضباط الموظفين، يزداد انضباط الموظف إذا فشل في تصحيح مشكلة ما، فعلى سبيل المثال، يمكنك اتخاذ أي من الإجراءات التالية:

• إنذار شفهي.
• إنذار كتابي على السلوك أو العمل المخالف بإيقاع العقوبة
• إيقاع عقوبة (كالعقوبة المالية، أو الحرمان من بعض الحقوق في وقت ما، أو وضعه تحت الرقابة…)
• إنهاء الخدمة

2- خطة التدريب أو تحسين الأداء:

ويقصد بهذا الأسلوب إعادة تأهيل الموظف من خلال برامج تدريبية من خلال تحديد الأهداف المراد تحقيقها من قبل الموظف للتغلب على القصور الذي يعاني منه سواء من الناحية السلوكية أو الأدائية.

3- إعادة التعيين أو التعليق

هذا الأسلوب بتقضي حصر القضايا والمشكلات السلوكية الأكثر خطورة أو المشكلات التي لا تستدعي الإنهاء الفوري، واللجوء إلى الإيقاف المؤقت عن العمل بسبب ارتكابها، ومن جهة أخرى يمكن أن يتضمن هذا الأسلوب إعادة تعيين الموظف بعقد جديد وشروط تضمن محاصرة المشكلات الخطرة التي ارتكبها الموظف سابقا للحيلولة دون ارتكابها، وتكون مبررا مشروعا لإنهاء الخدمة إن تكررت المخالفات السلوكية أو الأدائية، ويتم إنهاء الخدمة كملاذ أخير عندما نفقد السيطرة على سلوك وانضباط وأداء الموظف.

توثيق السلوك والإجراءات التأديبية

إذا تم اتخاذ إجراء تأديبي نتيجة السلوك غير المقبول أو إن تحول هذا الإجراء إلى قضايا قانونية، كلما زادت الحاجة لتوثيق كل حدث أو نشاط متعلق بالسلوك غير المقبول أو ما تم اتخاذه من إجراءات تأديبية، وهنا تظهر لدينا الحاجة للاحتفاظ بنوعين مختلفين من الوثائق:

1- ملف الموظف

احتفظ بسجل خاص للتاريخ التأديبي للموظفين، ويتضمن هذا السجل الملاحظات وردود الموظف والخطوات المتخذة وما إلى ذلك، ويجب الاحتفاظ بذلك في ملف الموظف، وهذا الملف يفيد في تحديد نمط سلوك الموظف، وتأكد من إبلاغ الموظفين أنك ستقوم بذلك وإدراجه في المكان المناسب ما في دليل الموظف.

2- التنبيهات والإنذارات الكتابية:

إذا أصدرت تنبيها أو إنذارا تحذيريا مكتوبا للموظف، فتأكد من الاحتفاظ بنسخة من هذه الإشعارات كدليل على أن الموظف قد تم منحه متسعا من الوقت للرد وأنه حصل على العدد المناسب من التحذيرات.

الختام..

في حين أن وجود قواعد وتعليمات الموظفين أمر ضروري لأي عمل تجاري، فمن الأهم متابعة تطبيق هذه القواعد والتعليمات، فالقواعد ستكون بلا جدوى إن لم تتم متابعة تنفيذها، وتكافؤ القواعد والتعليمات بين المنشأة والموظفين أمر حيوي لتجنب أي اتهام بالمحسوبية والظلم وغياب العدالة، وكملاحظة أخيرة، تأكد من أن المديرين وقادة الفرق يخضعون لنفس المعايير مثل بقية الموظفين.

المرجع: انقر هنا