في الصباح الباكر، وبعدما كنت أوصل أبنائي إلى المدرسة، لاحظت في أحد الأماكن مجموعة من الشباب يتراوح عددهم ما بين (8 – 10) أشخاص، وفي وسطهم شخص يتحدث معهم، ولم أعط هذا الموضوع أية أهمية أو اعتبار، لكن هذه التجربة أصبحت تتكرر يوميا، ربما أن توقيت المدارس متوافق مع توقيت انطلاقة هذا الفريق إلى العمل.

كان الجميع واقفين، فلا توجد في المكان طاولة اجتماعات ولا كراسي، ولا حتى أي قطعة أثاث لها علاقة بالمكاتب أو الاجتماعات، فقط إنهم واقفهوم ويتناقشون، وبعد فترة من الوقت، صادف أن مررت بجانبهم مشيا على الأقدام، وكانوا قد أنهوا اجتماعهم وتفرقوا، فألقيت السلام على من كان يوجههم ويوزع الأدوار عليهم:

أنا: السلام عليكم، أنا خالد، أراكم مجتمعين هنا كلما مررت من هذه الطريق
أحمد: وعليكم السلام ورحمة الله وبركاته
أنا: أسعد الله صباحكم بكل خير، يعجبني الأشخاص النشيطون في الصباح الباكر.
أحمد: لقد كنا في اجتماع، نوزع فيه الأدوار، ونستعرض أعمال الأمس، وما سنقوم به اليوم، وأية عقبات تواجه أي فرد من أفراد الفريق.
أنا: هل تجتمعون وأنتم واقفون؟
أحمد: نعم، إن هذا الاجتماع هو أحد أنواع الاجتماعات الفعالة، خاصة عندما يكون في المكان والزمان المناسبين، ويبقى الجميع واقفين حتى نهاية الاجتماع، ثم ينصرف كل واحد منهم إلى عمله.
أنا: ألا يشعر المشاركون بشيء من التعب أو عدم التقدير عندما يكون الاجتماع وأنتم واقفون؟
أحمد: كلا، إننا تدربنا على هذا النوع من الاجتماع، بل إنه أصبح ممتع لنا، لأنه يوفر علينا الوقت، ويجعلنا نركز على الموضوعات التي نعمل من أجلها.
أنا: ألا يشعر المشاركون بالملل من الاجتماعات اليومية على هذا الشكل؟
أحمد: كلا، إنهم سعداء بذلك، فالفرصة متاحة لهم للنقاش والمشاركة والاعتراض وتقديم المقترحات وكذلك يشاركون في اتخاذ القرارات، وفي كثير من الأحيان يتعاونون في أداء المهام، خاصة عندما يزيد العبء على البعض ويقل عن البعض الآخر.
أنا: هل الشركة تعلم عن هذا الاجتماع أم أنه اجتهاد منكم؟
أحمد: بلى، إن الشركة هي التي دربتنا على هذا النوع من الاجتماعات، كما أنها تطالبنا يوميا بتقرير عن الاجتماع السابق وخطة اجتماع اليوم، وأقوم بتزويدهم بها فور انتهاء الاجتماع.
أنا: هل أنت راض عن هذا النوع من الاجتماعات؟
أحمد: نعم، إنني راض تماما، فهذا النوع من الاجتماعات يجعلني شخصيا – كمشرف على هذا الفريق – في قلب الحدث، وتكون الصورة واضحة بالنسبة لي عن كل الأنشطة التي يقومون بها، وكذلك أكون على اطلاع على تفاعل العملاء معهم، فضلا عن الاطلاع المستمر على مدى التقدم في الإنجاز، ومدى رضا العملاء عن الخدمات والمنتجات.
أنا: هل لي أن أحضر أحد اجتماعاتكم الصباحية؟
أحمد: لا، وأعتذر لك، فهذه الاجتماعات خاصة بفريق العمل، حتى أعضاء الفرق الأخرى لا نسمح لهم بحضورها إلا إذا طلبت الإدارة منا ذلك.
أنا: شكرا جزيلا لك أخي أحمد على هذه اللحظات الجميلة، وأتمنى لكم يوما سعيدا.

ما هو اجتماع الوقوف؟

هو  اجتماع قصير الوقت ومركز الموضوعات، يعقد بشكل دوري (غالبا ما يكون يوميا) يجمع أعضاء الفريق لمناقشة مدى تقدمهم في أداء المهام المسندة إليهم، والتعرف على أهم العقبات والتحديات التي تواجههم. ويساعد هذا النوع من الاجتماعات تعزيز وتحسين  التواصل و  التعاون بين أعضاء الفريق، كما يساعد في التأكد من سير العمل بشكل انسيابي وطبيعي كما هو مخطط له.

أهمية اجتماع الوقوف:

إن الجلوس أثناء الاجتماع يشعر المجتمعين بالراحة والاسترخاء، وبالتالي يساعد على زيادة وقت الاجتماع وإطالته، وفي هذه الحالة لا نضيع الوقت فحسب، بل إننا ننحرف عن الغرض من الاجتماع إلى موضوعات عديدة ومتشعبة، ومن هنا جاءت أهمية اجتماع الوقوف، لأنه يجعلنا أكثر تركيزا ويقظة واهتماما، ويحافظ على وقت جميع المشاركين بعيدا عن الهدر والتبديد.

كيف يعقد اجتماع الوقوف:

بكل بساطة، يقف جميع المشاركين على شكل دائرة أو نصف دائرة في موقع العمل أو أي موقع آخر يساهم في نجاح الاجتماع، ويرحب بهم مدير الاجتماع ويطرح عليهم الأسئلة، ويفتح أبواب النقاش أمام المشاركين، ويستعرض أبرز بنود الاجتماع السابق وأية بنود معلقة، ثم يفسح المجال للجميع للمشاركة، ويتحدث كل مشارك عما تم إنجازه خلال الوقت (أو اليوم) السابق، وما الذي سيقوم بإنجازه في هذا اليوم، وما هي العقبات التي واجهته أو يتوقع أن تواجهه، ويقوم بتدوين نتائج الاجتماع لاستعراضها في اليوم التالي.

أبرز فوائد اجتماعات الوقوف:

في مجال تعزيز وتحسين التواصل فيما بين أعضاء الفريق ومع رؤسائهم:

1. مشاركة التحديثات بشكلٍ منتظم.
2. طرح الأسئلة وتلقي الإجابات.
3. مناقشة الأفكار وحل المشكلات.

في مجال التعاون:

1. تحقيق  الأهداف المشتركة.
2. تقديم  الدعم و المساعدة لبعضهم البعض.
3. بناء الثقة بين أعضاء الفريق.

في مجال زيادة  الإنتاجية:

1. التركيز على المهام الحالية.
2. تحديد  العقبات وحلها بسرعة.
3. التأكد من سير  العمل بسلاسة.

في مجال  تحفيز الموظفين:

1. شعور الموظفين بالتقدير والإصغاء إليهم.
2. مشاركة أعضاء الفريق في اتخاذ القرارات.
3. اطلاعهم على نتائج عملهم.

في مجال اكتشاف المشكلات وحلها مبكرا:

• مناقشة أية عقبات أو تحديات تواجه أعضاء الفريق.
• إيجاد حلول لها قبل أن تتفاقم وتصبح مشكلات معقدة.

عناصر الاجتماع الفعال:

1. الوضوح: تحديد الهدف من الاجتماع بشكل واضح ومحدد.
2. الاختصار: لا تزيد مدة اجتماع الوقف عادة عن 15 دقيقة.
3. المشاركة: مشاركة جميع أعضاء الفريق في النقاش.
4. التركيز: التركيز على المهام الجارية والعقبات المعترضة.
5. الإجراءات: تحديد الخطوات يجب اتخاذها في نهاية الاجتماع.

نصائح لإجراء اجتماع وقوف فعال:

1. حدد وقتا ومكانا منتظمين للاجتماع.
2. ابدأ الاجتماع بتحية الجميع وشكرهم على حضورهم.
3. اطلب من كل عضوٍ في الفريق الإجابة على ثلاثة أسئلة:
   * ما الذي أنجزته بالأمس؟
   * ما الذي ستنجزه اليوم؟
   * هل تواجه أية عقبات في نشاطك؟
4. ناقش أية عقبات أو تحديات تواجه أعضاء الفريق.
5. حدد أية خطوات لاحقة يجب اتخاذها.
6. اشكر الجميع على مشاركتهم واختتم الاجتماع.
7. إجراء الاجتماع في موقع عمليات الفريق.

أدوات مفيدة لاجتماعات الوقوف:

1. لوحة لتدوين الملاحظات والأفكار.
2. ساعة أو مؤقت للحفاظ على مدة محدودة للاجتماع
3. أدوات إدارة الأداء لتتبع تقدم المهام.
4. تدوين نتائج الاجتماع.
5. مكافأة أعضاء الفريق بين الحين والآخر على المشاركة في الاجتماع
6. يمكن عقد أكثر من اجتماع وقوف في اليوم الواحد إذا تطلب العمل ذلك.